DATAMART PARA APOYO A LAS ESTRATEGIAS DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL REALIZADAS POR EL ÁREA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL DOCUMENTO DIAGNOSTICO

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1 DATAMAT PAA APOYO A LAS ESTATEGIAS DE PEMANENCIA ESTUDIANTIL EALIZADAS PO EL ÁEA DE BIENESTA INSTITUCIONAL DOCUMENTO DIAGNOSTICO 0 de junio de 203

2 Tabla de Contenido Introducción... 3 Antecedentes... 4 Objetivo del Documento Metodología Aplicada Diagnostico Identificación de Procesos Procesos Actuales Matriz de áreas involucradas con cada proceso Identificación de equerimientos equerimientos uncionales equerimientos Técnicos uentes de Información uente Principal: uentes Secundarias Sistemas de Información ormatos en Excel Diseño Inicial de la Solución Arquitectura DataMart Mapa de Servicios Capa ront End Capa Metadato Capa Data Warehouse Capa Back End Capa Data Source Modelo de Alto Nivel Dimensiones Medidas y Jerarquías Modelo Conceptual Diccionario de Datos... 4

3 Introducción La solución integral para el apoyo a las estrategias de permanencia estudiantil en la Escuela Colombiana de carreras Industriales -ECCI- se basa en el análisis, diseño, construcción e implantación de un DataMart que reúne en un solo sitio los diferentes procesos asociados a la identificación, seguimiento y acompañamiento de la población estudiantil con posibles vulnerabilidades de deserción, para lo cual se han identificado todos los posibles escenarios delimitados en el alcance del proyecto que se describe en el documento de Plan de Acción. De este modo se detalla en esta fase inicial del proyecto lo evidenciado a partir del análisis y el levantamiento de información con los líderes de los procesos directamente implicados, con el objetivo principal de definir los requerimientos a nivel funcional y técnico permitiendo así realizar los diseños tanto de las fuentes de información no sistematizadas y la definición general de la solución del DataMart.

4 Antecedentes A partir de las estrategias y políticas implementadas en la ECCI para mitigar el riesgo de deserción estudiantil apoyado por el proceso denominado Permanencia y Graduación y poder así cumplir no solo con la normativa exigida por el Ministerio de Educación bajo el decreto 295, del 20 de abril de 200 el cual reglamenta el registro calificado (Ley 88 de 2008) sino también con el objetivo principal de la misión a nivel Institucional, este proceso que es liderado por Bienestar Institucional ha tenido la necesidad de buscar un apoyo en herramientas tecnológicas que faciliten la identificación de factores de riesgo y poder así realizar un acompañamiento y seguimiento de forma efectiva dejando a un lado el desgaste que conlleva esta identificación de forma manual.

5 Objetivo del Documento Detallar el estado actual del proceso de Permanencia y Graduación y el diseño inicial de la solución DataMart los cuales se han definido a partir de esta primera etapa del proyecto que consistió en el levantamiento de información y análisis de procesos y fuentes asociados.

6 . Metodología Aplicada Nos hemos apoyado en la metodología de Kimball debido a su tipo de implementación y las necesidades encontradas inicialmente, para ello se detalla a continuación en qué consiste y como es tenida en cuenta: La metodología se basa en lo que Kimball denomina Ciclo de Vida Dimensional del Negocio (Business Dimensional Lifecycle) (Kimball et al 98, 08, Mundy & Thornthwaite 06). Este ciclo de vida del proyecto de DataWhereHouse(DW), está basado en cuatro principios básicos: Centrarse en el negocio: Hay que concentrarse en la identificación de los requerimientos del negocio y su valor asociado, y usar estos esfuerzos para desarrollar relaciones sólidas con el negocio, agudizando el análisis del mismo y la competencia consultiva de los implementadores. Construir una infraestructura de información adecuada: Diseñar una base de información única, integrada, fácil de usar, de alto rendimiento donde se reflejará la amplia gama de requerimientos de negocio identificados en la empresa. ealizar entregas en incrementos significativos: crear el almacén de datos (DW) en incrementos entregables en plazos periódicos. Usar el valor de negocio de cada elemento identificado para determinar el orden de aplicación de los incrementos. En esto la metodología se parece a las metodologías ágiles de construcción de software. Ofrecer la solución completa: proporcionar todos los elementos necesarios para entregar valor a los usuarios de negocios. Para comenzar, esto significa tener un almacén de datos sólido, bien diseñado, con calidad probada, y accesible. También se deberá entregar herramientas de consulta ad hoc; esto significa flexibilidad de uso en herramientas de consulta para obtener reportes, aplicaciones para informes y análisis avanzado, capacitación, soporte, sitio web y documentación. 6

7 2. Diagnostico 2. Identificación de Procesos En esta actividad se estableció como punto inicial el análisis del estado actual del proceso principal denominado Permanencia y Graduación y todos los procesos que están directamente asociados a este para que el resultado sea efectivo. 2.. Procesos Actuales P: Proceso de Permanencia y Graduación: Este es liderado por Bienestar Institucional y el objetivo principal es apoyar a toda la población estudiantil buscando prestarle atención a aquellos que son identificados con posibles factores de deserción llevando un control y seguimiento de: estado académico, tramites, apoyos, acompañamientos y seguimientos recibidos para que de esta forma se pueda medir el impacto de las estrategias que ayudan a la mitigación del riesgo de deserción evaluando los diferentes escenarios en los que puede estar un estudiante. P2: Procesos de egistro y Admisiones: Por medio de este el estudiante inicia su vida académica en la ECCI y el objetivo de este es realizar el registro académico inicial brindado el servicio de aceptación y evaluación de admisión. Este proceso es muy importante para el proyecto porque desde allí se empiezan a evaluar los diferentes aspectos de vulnerabilidad de un estudiante por medio de los resultados de su admisión e información personal y socioeconómica. P3: Proceso egistro Académico: Por medio del cual el estudiante cuenta con un registro detallado de su rendimiento académico en los diferentes sistemas de Información durante su proceso de aprendizaje en la ECCI. 7

8 Diseño del proceso actual en notación BPMN 2.0 8

9 2..2 Matriz de áreas involucradas con cada proceso Se han identificado las diferentes áreas que podrían estar involucradas con cada uno de los procesos, a partir de esto se ha creado una matriz que detalla la relación: Procesos ÁEA P P2 P3 Admisiones X X X Área de Informática X Aulas Virtuales X X X Bienestar X X Bolsa de Empleo X Centro de Ingles X Consejo Superior X Coordinación Ingen Industrial X X Coordinación Articulación X X Coordinación Biomédica X X Coordinación Comercio Ext. X X Coordinación Comercio Medellín X X Coordinación Contaduría Pública X X Coordinación Diseño De Modas X X Coordinación Electrónica Medel X X Coordinación Enfermería X X Coordinación Industrial Medell X X Coordinación Ingen Electrónica X X Coordinación Ingenier Ambient X X Coordinación Ingenier Mecánica X X Coordinación Ingenier Sistemas X X Coordinación Lenguas Modernas X X Coordinación Mecánica Medellín X X Coordinación Mercadeo Y Public X X Decanatura Ciencias Econ Y Adm X X Decanatura de Pregrado X X Decanatura Ingenierías X X Decanatura Pregrado Medellín X X Dirección de Planeación Arquitect X X Dirección De Investigación X X Dirección de posgrados X X 9

10 Dirección Mercadeo y Publicidad X Doctorados X X Educación Continuada X X Egresados X Especialización X X ac Ciencias de la Salud X X ac ciencias econ y adms Med X X ac ciencias económica y adms X X ac de Ciencias Soc. y Hum X X acultad de Artes X X acultad de ingeniería X X acultad de ingeniería Medellín X X Informática Y edes X Laboratorio Bioquímica X Laboratorio De Mecánica X Laboratorio Electrónica X Laboratorio ísica X Laboratorio otografía X Laboratorio Química X Maestrías X X Oficina Calidad X Oficina Maestría Doct y Espec X Orii Y Proyección Social X ectoría X ectoría Medellín X egistro Y Control X Secretaría General X Servicios Audiovisuales X Taller Mecánica X Vicerrectoría Académica X Vicerrectoría Académica Medell X Vicerrectoría Admin Medellin X Vicerrectoría Administrativa X Vicerrectoría de Investigación X Vicerrectoría Educac. Abierta X 0

11 2.2 Identificación de equerimientos La identificación de los requerimientos se realizó en conjunto con la coordinadora del proyecto a partir de las preguntas detalladas en el alcance de la propuesta del proyecto, de esta forma se realizó una depuración y se codificaron para facilitar la referenciación de estos requerimientos equerimientos uncionales 0 Estudiantes Matriculados por Semestre y programa eporte Crear un reporte en el que se permita identificar cuáles son los esumen estudiantes matriculados a primer semestre por programa y por curso Semestre, Programa, Curso esultados esperados Listado de cantidad de estudiantes matriculados a primer semestre por programa y por curso esumen Semestre 02 esultado examen admisión eporte Crear un reporte en el que se permita identificar la nota del examen de admisión de todos los estudiantes de primer semestre. esultados esperados Listado de estudiantes en primer semestre y la respectiva nota obtenida en el examen de admisión.

12 esumen Nota_inferior_a 03 Estudiantes con nota inferior a en el examen de admisión eporte Crear un reporte en el que se permita identificar los estudiantes que obtuvieron nota inferior a en el examen de admisión esultados esperados Listado de estudiantes con nota inferior a en el examen de admisión. esumen Nota_inferior_a 04 Estudiantes de nivelatorio eporte Crear un reporte en el que se permita identificar los estudiantes que deben presentar el curso nivelatorio esultados esperados Listado de estudiantes que deben presentar curso nivelatorio. esumen Semestre, tutorías esultados esperados 05 Estudiantes Qué estudiantes asisten a tutorías y de que semestres eporte Crear un reporte en el que se permita identificar los estudiantes asisten a tutorías y de que semestres 2

13 Listado de estudiantes que asisten a tutorías y de que semestres. esumen Semestre, tutorías 06 Estudiantes Qué estudiantes asisten a tutorías cuantas y de que semestres eporte Crear un reporte en el que se permita identificar los estudiantes que asisten a tutorías cuantas y semestres al que corresponde. esultados esperados Listado de estudiantes que asisten a tutorías, cantidad de tutorías y el semestre. 07 Estudiantes de curso virtual matemáticas, lectoescritura y el semestre eporte Crear un reporte en el que se permita identificar los esumen estudiantes que están tomando el curso virtual de matemáticas, lectoescritura y el semestre. Semestre, curso_virtual esultados esperados Listado de estudiantes que asisten a cursos virtuales de matemáticas, lectoescritura y su respectivo semestre. 08 Estudiantes aprobaron curso virtual matemáticas y lectoescritura. 3

14 eporte Crear un reporte en el que permita identificar qué estudiantes esumen aprobaron el curso virtual de matemáticas y lectoescritura. Semestre, curso_virtual, aprobados esultados esperados Listado de estudiantes que aprobaron el curso virtual de matemáticas y lectoescritura. 09 Estudiantes de lenguas modernas con notas inferiores a nivelatorio de lectoescritura. eporte Crear un reporte en el que permita identificar cuáles esumen estudiantes de Lenguas Modernas obtienen nota inferior a en el curso nivelatorio de lectoescritura. programa, nota_inferior, nivelatorio esultados esperados Listado de estudiantes de Lenguas Modernas que obtienen nota inferior a en el curso nivelatorio de lectoescritura. esumen Inducción 0 Estudiantes de inducción institucional eporte Crear un reporte en el que permita identificar qué estudiantes asistieron a inducción institucional, el documento debe asociarse al código del estudiante, una vez este sea asignado. esultados esperados Listado de estudiantes que asisten a inducción institucional. 4

15 esumen Inducción Estudiantes abordados en inducción a la vida universitaria eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes fueron abordados en la inducción a la vida universitaria. esultados esperados Listado de estudiantes abordados en inducción a la vida universitaria. esumen orientación 2 Estudiantes del software de orientación vocacional eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes aplican al software de orientación vocacional. esultados esperados Listado de estudiantes aplican al software de orientación vocacional. esumen inconsistencia 3 Estudiantes con inconsistencias eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes tienen inconsistencia entre el programa académico y los resultados de la prueba. esultados esperados Listado de estudiantes con inconsistencias entre el programa académico y los resultados de la prueba 4 5

16 esumen orientación Estudiantes vocacional eporte abordados con el proceso de orientación Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes se abordaron con el proceso de orientación vocacional. esultados esperados Listado de estudiantes abordaron en el proceso de orientación vocacional 5 Estudiantes con notas inferiores a 3.0 esumen corte eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes obtuvieron resultados inferiores a 3.0, esta información la necesitamos por corte e incluyendo la definitiva. esultados esperados Listado de estudiantes que obtuvieron resultados inferiores a 3.0 esumen corte esultados esperados 6 Estudiantes con notas inferiores a 3.0 en más de tres materias eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes obtienen nota inferior a 3.0 en tres o más asignaturas y en que asignaturas, por corte y la nota final. 6

17 Listado de estudiantes que obtuvieron resultados inferiores a 3.0 en mas de tres asignaturas esumen Actividad 7 Estudiantes que participaron en el semestre anterior en actividades deportivas y culturales eporte Crear un reporte que permita identificar los estudiantes que participaron en el semestre anterior en actividades deportivas y culturales y cuál fue su promedio en ese periodo. esultados esperados Listado de estudiantes que participaron en el semestre anterior en actividades deportivas y culturales esumen 8 Estudiantes con apoyos eporte Crear un reporte que permita identificar los apoyos que obtuvo cada estudiante, en el momento de parametrizar se define los tipos de apoyos y se enuncian. Apoyos académicos (seguimiento a la nota inferior a 3.0, tutorías, monitorias, lectoescritura, asesorías, consultorías matemáticas virtual y lectoescritura, ), apoyos financieros (becas, auxilios, descuentos por participación en eventos, descuento por permanencia, descuentos por convenios descuento plan piloto y otros), otros apoyos: orientación vocacional, asesoría clínica, participación en talleres (sentirá, promoción y prevención salud, manejo ansiedad, hábitos de estudio, organización de tiempo, técnicas para hablar en público, manejo del estrés, asesoría para realizar exposición) participación en conferencias, simposios o congresos, asesorías en temas financieros, académicos e institucionales, portal del empleo, pasantías, práctica y programas de movilidad, participación en grupos de investigación, participación en deportes, cultura, asesoría espiritual, participación en programa de acompañamiento estudiantes fuera de Bogotá, y participación 7

18 apoyo esultados esperados Listado de estudiantes con apoyos en otras actividades, abordaje grupal esumen ninguno 9 Impacto de las estrategias en términos de permanencia estudiantil eporte Crear un reporte que permita identificar los estudiantes que participaron en el semestre anterior en actividades deportivas y culturales y cuál fue su promedio en ese periodo. esultados esperados Listado del impacto de las estrategias en términos de permanencia estudiantil esumen ciclo 20 Estudiantes graduados eporte esultados esperados Listado de estudiantes graduados Crear un reporte que permita identificar los estudiantes graduados del ciclo tecnológico y profesional 2 Prerrequisitos cumplidos por estudiantes. eporte 8

19 esumen prerrequisito Crear un reporte que permita identificar de los prerrequisitos de grado estipulados para el programa, cuales tiene cumplidos cada estudiante, se deben colocar todos los prerrequisitos y se debe alimentar a medida que el estudiante los va cursando esultados esperados Listado de estudiantes con prerrequisitos cumplidos 22 Estudiantes con aplazamiento o congelación de semestre. eporte Crear un reporte que permita identificar de los estudiantes que esumen congelaron y aplazaron el semestre, causas y de que semestre Semestre aplazado o congelado esultados esperados Listado de estudiantes que congelaron y aplazaron el semestre. 23 Estudiantes que cancelaron asignaturas y cuáles fueron por semestre. eporte Crear un reporte que permita identificar que estudiantes esumen cancelaron asignaturas y cuáles fueron, por semestre. Semestre, Asignaturas canceladas esultados esperados Listado de estudiantes que cancelaron asignaturas y cuáles fueron, por semestre. 24 Estudiantes que realizan trámites académicos y 9

20 esumen tramite administrativos. eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes realizan trámites académicos y administrativos, cuáles son y cuál es el estado del trámite. esultados esperados Listado de estudiantes que realizan trámites académicos y administrativos. 25 Estudiantes homologados. eporte Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes son esumen homologados, de que programa, de que semestre. Homologado, programa, semestre esultados esperados Listado de estudiantes homologados por semestre y programa. 26 Estudiantes con alertas económicas eporte 20

21 Crear un reporte que permita identificar qué estudiantes tienen las siguientes alertas económicas: Basados en la siguiente calificación según promedio general del estudiante: a) 5: ALETA ALTA A DESETA b) 3: ALETA MEDIA A DESETA c) : ALETA BAJA. Quien asume los costos de su matrícula: usted: 5 hermanos, familiares y padres:3 apoyo empresa: beca: Bancario: 5 Icetex:3 esumen 2. Trabaja actualmente No: 5 Si: 3. Que salario recibe mensualmente menos de 2 SMML: 5 entre 3 y 4SMMLV: 3 Más de 5SMMLV: 4. Qué tipo de contrato tiene actualmente Prestación de servicios u obra labor: 5 Término fijo: 3 Término indefinido: 5. Cuántos personas depende de usted económicamente persona: 0 entre y 2: 3 más de 3: 5 6. Cuál es su responsabilidad con los gastos familiares No aporta: Parcial:3 Total:5 2

22 Estudiante esultados esperados Listado de estudiantes con alertas económicas equerimientos Técnicos T Integridad de la información Seguridad Los datos recogidos y/o la información producida por el esumen sistema deben estar protegidos de corrupción, pérdida o modificación malintencionada, no autorizada o accidental Datos de fuentes de información esultados esperados eportes e Informes generados por el DataMart T2 Concurrencia y desempeño Infraestructura Permitir un buen desempeño de los informes y estadísticas esumen según demanda de uso del sistema DataMart. Acceso de usuario y solicitudes al servidor. esultados esperados Tiempos consecuentemente buenos en los resultados obtenidos. T3 22

23 equerimientos de Servidor Infraestructura Se debe contar con las siguientes especificaciones de Servidores en las cuales se divide en dos capas: Base de datos y Aplicaciones, a continuación se detalla las características básicas necesarias para los ambientes de pruebas y a partir de su implementación se hará un dimensionamiento para determinar si estas mismas características se pueden usar en producción: Servidor de aplicaciones para pruebas (Virtualizado): Procesador de 2 núcleos a 64 bits. Memoria AM: 6 GB Disco duro: 300 GB o superior. Servidor de Base de Datos: esumen Para este servidor se requiere la creación de 2 esquemas en el servidor de base de datos de Oracle licenciado, estos esquemas deben tener las siguientes características: Servicios y solución DataMart Esquema para el STAGING AEA: 2 tablespace: tbs_staging_prueba_datos 50 GB de dimensionamiento. tbs_staging_prueba_indx 0GB de dimensionamiento. Esquema para el DATAMAT: 2 tablespace: tbs_datamart_prueba_datos 50 GB de dimensionamiento. tbs_datamart_prueba_indx 0GB de dimensionamiento. esultados esperados ecursos adecuados y tiempos buenos para la demanda de solicitudes y peticiones al servidor. 23

24 2.3 uentes de Información Analizando los diferentes escenarios donde el estudiante tiene contacto con los procesos de la ECCI, se han definido las fuentes de información necesarias para dar solución a los requerimientos funcionales identificados. De este modo se describen cada una de ellas y la manera en que se extrae la información importante para fortalecer las estrategias de permanencia: 2.3. uente Principal: Definición La fuente principal que se identificó es el Sistema de Información PEOPLE SOT siendo este el que alimenta la información correspondiente al historial académico y personal de un estudiante. Proceso asociado: Proceso egistro Académico Acceso El acceso a este Sistema de Información se realizará a través de la base de datos directamente y consultando información relevante teniendo en cuenta las variables identificadas. Se construirá un diccionario de datos de cada tabla y cada campo en uso. Campos Clave Estudiantil, Documento de Identidad y de documento uentes Secundarias Las fuentes secundarias son tan importantes como la principal pero teniendo en cuenta que el proceso de cruce de información tendrá como campos claves los de la fuente principal, es por ello que en caso de no existir Información en dicha fuente el proceso no tendrá en cuenta los registros a cargar. 24

25 Sistemas de Información Los siguientes son los Sistemas de información asociados directa o indirectamente para cargar información: Sophia: Este Sistema de información alimentará de forma directa el historial de un estudiante que se encuentre registrado a partir del periodo académico 203- y que aún no haya sido migrado al sistema de Información principal. Proceso asociado: Proceso egistro Académico Portal del trabajo: Este sistema de Información servirá para alimentar el formato de Apoyos a partir de los estudiantes que apliquen su hoja de vida. Proceso asociado: Proceso de Permanencia y Graduación Aulas Virtuales: Este sistema de Información servirá para alimentar el formato esultado de Pruebas a partir de las asignaturas de nivelatorios virtuales de matemáticas y lectoescritura que el estudiante se encuentre cursando. Proceso asociado: Proceso de Permanencia y Graduación ormatos en Excel Los formatos de Excel fueron construidos con el fin de suplir la necesidad de estandarizar Información necesaria de los procesos que no cuentan con el apoyo tecnológico y almacenamiento en una fuente de datos relacional y consistente, de esta forma cada proceso descrito anteriormente tendrá uno o varios formatos que servirán para llevar a cabo de forma efectiva la trazabilidad de un estudiante a partir de: registro académico, apoyos y tramites estudiantiles. El éxito de la 25

26 extracción, transformación y cargue de la información en el DataMart depende de la actualización constante y periódica de estos archivos, de este modo la información que se registre en estos formatos deberá ser consistente y confiable para obtener los resultados deseados. A continuación se detallan cada uno de los formatos construidos: - TAMITES ESTUDIANTILES: En este formato se registraran todos los trámites que un estudiante ha realizado durante un periodo académico los cuales deberán ser cargados al DataMart de forma periódica. Contenido del formato: Campo solicitado Descripción Área/Dependencia Área donde el estudiante es atendido que identifica al estudiante en un sistema de Estudiante Información. de Trámite Trámite Estado de Trámite Observación Es la categorización del tramite que realiza el estudiante Es el trámite que realiza el estudiante acorde al formato de solicitud estudiantil. Es el estado en que se encuentra el tramite a la hora de consolidar la información para sincronizar el DataMart Es el comentario que registra el área resumiendo el trámite del estudiante. 2- EULTADO DE PUEBAS: En este formato se registrarán los resultados de las evaluaciones que admisiones realiza a los estudiantes, ya sea de forma presencial o virtual. Contenido del formato: Campo solicitado de Prueba Estudiante esultado Descripción Corresponde a la asignatura evaluada que identifica al estudiante en un sistema de Información. Es la cantidad de preguntas acertadas que tuvo el estudiante en la prueba Categoría Evaluación Es la cantidad de preguntas totales por componente 26

27 echa Es la fecha en que se realizó la evaluación. 3- APOYOS: En este formato se registrarán todos los apoyos que la ECCI le brinde a un estudiante. Contenido del formato: Campo solicitado Apoyo de Apoyo Área/Dependencia del Estudiante echa Observación Descripción Es el apoyo que se le ofrece al estudiante Es la categorización de un apoyo determinado Es el área que registra el apoyo a un estudiante Es el código que identifica a un estudiante en un sistema de información Es la fecha en que se registra el apoyo Es la observación resumiendo el motivo del apoyo 4- INOMACION SOCIOECONOMICA: Este formato corresponde al registro de la información personal socioeconómica de un estudiante a la hora de ingresar a la ECCI para poder detectar posibles alertas de deserción. Contenido del formato: Campo solicitado Estudiantil inanciación de Matricula Actualmente trabaja? ango Salarial de Contrato Laboral Personas a Cargo esponsabilidad amiliar Descripción Es el código que identifica a un estudiante en un sistema de información Corresponde al tipo de fuente de financiación que un estudiante tiene para pagar su matricula. Corresponde a su información de estado laboral Corresponde a su información de salarial Corresponde al tipo de contrato laboral Corresponde a si tiene o no personas a cargo Corresponde a el modo en que aporta en el núcleo familiar económicamente 27

28 5- EPOTE DE GADUADOS: En este formato se registrará la información de estudiantes que han cumplido todos sus objetivos y requisitos académicos y que se han graduado. Contenido del formato: Campo solicitado Departamento Municipio Descripción Departamento donde se realiza la graduación Municipio donde se realiza la graduación Área de Conocimiento Área de conocimiento al que corresponde la carrera No Documento Expedición Estudiantil Programa Modalidad Metodología Nivel Titulo Otorgado s y Apellidos echa de Grado Acta de Grado Libro olio Año Periodo No de identificación del estudiante a graduarse Lugar de expedición del documento. Es el código con el que un estudiante se identifica en un sistema de información Es el programa académico que corresponde al estudiante que se gradúa Es el tipo de grado académico académico (Técnico, Tecnóloga, Profesional, etc.) Es el tipo de asistencia al curso ya sea virtual o presencial Es el nivel académico correspondiente al ciclo propedéutico Es el titulo que se le otorga al estudiante correspondiente al programa cursado Información personal del estudiante echa de grado Acta de grado Libro donde se registra su grado en la universidad. olio donde se registra su grado en la universidad Año de grado Periodo o 2 donde se gradúa. 28

29 -DO-035 ormato de seguimiento proyecto de deserción: En este formato se registrarán las inasistencias superiores a dos semanas continuas de un estudiante que reporta un docente en determinada asignatura. Contenido del formato: echa Campo solicitado Programa académico del docente de Curso(Sophia) ó Número de Clase(PeopleSoft) Sistema de Información de la asignatura Semestre Grupo Jornada del estudiante estudiantil Motivos de la remisión Descripción echa en que se registra el reporte de inasistencia Programa académico que cursa el estudiante. del docente asignado en alguno de los sistemas de información académico a la materia que se encuentra viendo el estudiante y que reporta el docente Sistema de información académico de la asignatura Semestre que corresponde a la asignatura por pensum Grupo del curso jornada del curso del estudiante del estudiante Comentario del motivo de la remisión. 29

30 3. Diseño Inicial de la Solución En esta fase inicial del proyecto se han realizado unos diseños iniciales de la solución basado en el levantamiento de información y analizando las necesidades del modelo de negocio en el proceso de Permanencia y Graduación. A continuación se detallas los aspectos más importantes de estos diseños. 3. Arquitectura DataMart Mapa de Servicios Se describe la arquitectura utilizada para el proyecto. A continuación se explica el funcionamiento y operación de cada capa 30

31 3.. Capa ront End En esta se encuentran los objetos visuales con los cuales el usuario podrá realizar un análisis de la información que le permita mejorar su proceso de toma de decisiones. Adicionalmente, se cuenta con la funcionalidad de crear consultas las cuales le permite al usuario poder realizar sus propios reportes sin necesidad de tener conocimientos avanzados en la herramienta Capa Metadato En esta capa se realiza la creación de los modelos de negocios a partir de los objetos que se definan en el DataMart. Con la ayuda de la herramienta SpagoBI Studio And Meta se definieron los DataMart correspondientes a los objetos descritos en la capa de data warehouse. Además de lo anterior, se definen los metadatos de los elementos que harán parte de los distintos reportes que serán desplegados en la capa del ront End Capa Data Warehouse En esta capa se encuentran los elementos físicos de bases de datos, los cuales serán cargados a partir de la Metadato definida Capa Back End En esta capa se encuentra definida la estructura de bases de datos del área de Staging, además de los procesos de extracción, transformación y carga necesarios para realizar las operaciones requeridas para llevar los datos al área final de DataMart. 3

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