TÍTULO DEL PROYECTO : ARCAS ANÁLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN Y COSTES ADMINISTRATIVOS DE SISTEMAS

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1 TÍTULO DEL PROYECTO : ARCAS ANÁLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN Y COSTES ADMINISTRATIVOS DE SISTEMAS Implantado en: MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO Logo Organismo Logos socios tecnologicos ANTECEDENTES/PROBLEMÁTICA Actualmente, la exigencia de una cada vez mayor racionalización del gasto y la debida transparencia y reducción de cargas hacia el ciudadano que requiere toda iniciativa en la Administración, hacen patente la necesidad de concentrar los esfuerzos públicos en aquellos proyectos e iniciativas que mayor beneficio aporten a la Sociedad. Para conseguirlo, se hace preciso contar con un instrumento objetivo de medición, que permita seleccionar y priorizar aquellos proyectos futuros que aporten al ciudadano mayores ahorros, concienciando a los propios gestores de la Administración del papel crucial que desempeña la Administración Electrónica en el contexto actual. El cálculo preciso de los costes y el ahorro asociados a la informatización de los procedimientos administrativos supone un gran avance, al permitir evaluar la rentabilidad de los distintos procesos desde la óptica del ciudadano y las empresas. Asimismo, la medición del ROI (Retorno de la Inversión) de los proyectos a abordar, permite demostrar si la inversión en Tecnologías de la Información está justificada y dota al Gestor TIC de una herramienta muy valiosa para demostrar el impacto de las TIC y su potencial para impulsar el crecimiento y mejorar los procesos en la Administración. En este contexto, surge ARCAS, una aplicación que sirve como instrumento para estimar la conveniencia de desarrollar futuros proyectos de eadministración. ARCAS se inspira a su vez en los principios propuestos en el Programa de Acción de la Comisión Europea para la reducción de las Cargas Administrativas y se enmarca dentro del modelo SCM de la Unión Europea y de la iniciativa Better Regulation.

2 OBJETIVOS PERSEGUIDOS El objetivo fundamental de ARCAS es el Asesoramiento y cálculo del Retorno de la Inversión de Proyectos TIC, ya que cualquier Proyecto TIC a abordar en la Administración debería ir acompañado de la consiguiente Memoria de Impacto que evalúe la rentabilidad de la inversión, de forma similar a la Memoria del Análisis de Impacto Normativo que resulta preceptivo elaborar ante la aprobación de cualquier proyecto legislativo (regulada en el Real Decreto 1083/2009). A través de un asistente (Wizard), ARCAS permite evaluar la idoneidad de abordar un nuevo proyecto en función de su rentabilidad, esto es, de la comparación entre los ahorros que permitiría obtener tanto al ciudadano/empresa como a la Administración, así como los costes que supondría su desarrollo. Para ello, el asistente guía al usuario (gestor) a través de un sencillo cuestionario, donde va contestando distintas preguntas y añadiendo datos sobre el proyecto a desarrollar, estructurado en las siguientes partes: Ahorros Externos, enfocados a los conseguidos por ciudadanos y empresas gracias al proyecto (nº solicitudes estimadas y duración, documentación a anexar, inscripción en registros, llevanza de libros, envío de información a terceros, etc.). Su cálculo se basa en el Método Simplificado de Medición de Cargas Administrativas y de su Reducción del MINHAP. Ahorros internos, que recogen los ahorros administrativos obtenidos internamente por la Administración. Costes, tanto externos, entendidos como la necesidad de contratación de personal/infraestructura externa a la Administración como internos. El objetivo de ARCAS es poder priorizar, en el entorno económico actual que viven las TIC, aquellos proyectos motivados por nueva normativa más prioritarios, en función del ahorro y la rentabilidad que suponen para el ciudadano.

3 Una vez estimados cálculos y ahorros, ARCAS cuenta con un módulo de Informes sobre proyectos ya realizados que permiten comparar los resultados obtenidos para el nuevo proyecto con otros similares en funcionamiento, a partir de criterios como la Unidad Orgánica a la que se adscriba el proyecto o el volumen de solicitudes del mismo. Estos informes recogen información real de los procedimientos administrativos implementados en el Ministerio y calculan los ahorros generados por dichos procedimientos, desde el inicio hasta la actualidad, en las distintas dimensiones de ahorro: por envío de solicitudes telemáticamente, por digitalización de documentación, inscripción en registros, envío de información a terceros, etc. Finalmente, a partir de los datos recopilados en el asistente, ARCAS calcula la rentabilidad del proyecto para el ciudadano y genera un completo informe gráfico. En él, se justifica la conveniencia o no de acometer el Proyecto, a través de distintos gráficos donde se muestra el ROI (Retorno de la Inversión del proyecto), como cruce gráfico entre el ahorro estimado y los costes, y los ahorros obtenidos totales, tanto externos como internos en sus distintas categorías: presentación de solicitudes, documentación electrónica, información a terceros, etc. FASES DEL PROYECTO RECURSOS EMPLEADOS Las características técnicas más destacables de ARCAS son: Utilización de gráficos proporcionados en la nube (Cloud Computing) por Google Visualization, reduciendo así el coste de desarrollo del proyecto frente a opciones propietarias. El empleo de estas librerías de gráficos reduce costes de desarrollo y agiliza tiempos, al disponer también de un entorno de

4 desarrollo, Google Code Playground, sencillo y enfocado para que un usuario con conocimientos básicos de informática pueda hacer uso de estas APIs. Aplicación desarrollada en ASP.NET con tecnología AJAX (Asynchronous JavaScript And XML). Adaptación de la visualización a los navegadores más extendidos en el mercado (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome y Safari). Gracias a un uso intensivo de las APIs de Google Visualization, ARCAS ofrece una interfaz dinámica y altamente interactiva. Los cálculos realizados en ARCAS, además de basarse en métodos de cálculo del Retorno de la Inversión en el ámbito público/privado, deben sustentarse sobre metodologías que justifiquen correctamente los ahorros unitarios incluidos en la aplicación. En el caso de los ahorros externos, se ha utilizado el Método Simplificado de Medición de Cargas Administrativas y de su Reducción, del actual Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Se trata de un método basado en el Modelo de Costes Estándar (MCE) que introduce una serie de aclaraciones y ayudas para adaptarlo a la realidad de nuestras Administraciones y permite obtener datos objetivos y uniformes sobre el ahorro total conseguido gracias al desarrollo del Proyecto TIC, frente a la alternativa tradicional en papel. Según la metodología, se consideran cargas administrativas aquellas actividades de naturaleza administrativa que deben llevar a cabo los ciudadanos para cumplir con las obligaciones derivadas de la normativa. En el caso de las empresas, son los costes que deben soportar para cumplir las obligaciones de facilitar, conservar o generar información sobre sus actividades o su producción, para su puesta a disposición y aprobación, en su caso, por parte de autoridades públicas o terceros. Así, ARCAS contempla las tablas de ahorro de costes manejadas por dicho modelo. Para calcular estas reducciones, se halla la diferencia entre los valores de los costes respectivos, por ejemplo: si pasamos de presentar una solicitud presencial (coste 80 ) a presentar una solicitud electrónica (coste 5 ) el ahorro que se obtiene es la diferencia entre los dos valores, es decir 75. A esto se añade, de forma acumulativa, ahorros compatibles que se consiguen en otros aspectos, como la llevanza de libros telemática, la información a terceros o la presentación de documentos, debidamente reguladas en el método.

5 Respecto al cálculo de los Ahorros Internos, por su parte, el hecho de que no exista ninguna metodología oficial en el ámbito de la AGE ha exigido recurrir a una metodología interna al Ministerio, consensuada entre todas sus áreas de trabajo. Dichos cálculos se han parametrizado de tal forma que podrían ser fácilmente sustituidos por los incluidos en futuras metodologías comunes a la Administración. Dicha metodología se base en las actuaciones administrativas que es necesario realizar sobre un expediente en papel y que son aligeradas o eliminadas gracias a la informatización del procedimiento. Así, calcula el número de actuaciones administrativas a realizar, por ejemplo en la tramitación de un expediente, y las multiplica por el tiempo y coste promedio de cada una de ellas. MEJORAS EN EFICIENCIA Y REDUCCIONES DE COSTE ARCAS persigue la consecución de los siguientes objetivos fundamentales: Transparencia y rendición de cuentas al ciudadano, a través de la medición y publicación de los ahorros obtenidos por la Administración Electrónica. Resulta crucial poder evaluar el ahorro, de cara a ciudadanos y empresas, que supone la tramitación de los distintos procedimientos administrativos de forma telemática. Para ello, ARCAS se basa en el mencionado método de medición de cargas administrativas, extrapolable a todas las Administraciones Públicas. Generación de ahorros y beneficios para ciudadanos y empresas, gracias a la priorización de los proyectos a abordar en la Administración, obtenida al realizar el análisis del Retorno de la Inversión de Proyectos TIC. En aras de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y la competitividad de las empresas, ARCAS permite generar un completo informe previo al desarrollo de cualquier Proyecto TIC que describa la conveniencia de llevarlo a cabo. De hecho, todo proyecto debería ir acompañado por la consiguiente Memoria de Impacto que evalúe la rentabilidad de la inversión, de forma similar a la Memoria del Análisis de Impacto Normativo que resulta preceptivo elaborar ante la aprobación de cualquier proyecto legislativo (regulada en el RD 1083/2009). Así, el objetivo esperados con la aplicación de ARCAS en el Ministerio (inicialmente para la Secretaría de Estado de Energía) es que cada euro invertido en un proyecto público redunde en, al menos, cinco euros de ahorro para ciudadanos y/o empresas. Dicho ahorro será medido de forma cuantitativa (ahorro real estipulado por la metodología) o cualitativa, esto es, traducido en una mejora equivalente de la calidad de vida del ciudadano, por ejemplo con sistemas que mejoren la accesibilidad o disminuyan la brecha tecnológica, entre otros. A continuación se muestran los resultados ofrecidos por ARCAS correspondientes a las aplicaciones del Ministerio de Industria, Energía y Turismo en el ejercicio 2011:

6 Como se puede apreciar, ARCAS hace posible mostrar al ciudadano que varias aplicaciones del Ministerio superaron los 2-3 millones de euros de ahorro anuales, multiplicando hasta 40 veces su beneficio respecto el coste de desarrollo. Por otra parte, el módulo de Asesoramiento de ARCAS ha permitido elaborar sendos informes sobre los proyectos que se plantea abordar en distincas unidades del Ministerio de Industria, Energía y Turismo el próximo ejercicio De este modo, la Subdirección General Responsable de las TIC en el Ministerio ha podido priorizar aquellos proyectos que mayor beneficio reportarán a la ciudadanía, descartando aquellos que no redundan en un ahorro real, por ejemplo porque afectan a colectivos muy reducidos, siempre que no sean desfavorecidos o resulte clave para su progreso, o a procedimientos costosos y poco utilizados que no resulta rentable informatizar en un marco de eficiencia y restriccion presupuestaria. La imagen adjunta, a modo de ejemplo, muestra uno de los proyectos que si se llevarán a cabo el próximo ejercicio para la Secretaría de Estado de Energía, ya que con una inversión de euros se obtiene un ahorro hacia el ciudadano equivalente a euros, esto es, casi 7 veces mayor.

7 CONCLUSIONES DE LA ENTIDAD Programas europeos como Better Regulation o el Programa de Acción para la Reducción de Cargas Administrativas en la Unión Europea, ponen de manifiesto que Europa depende del éxito de sus empresas, y en particular de las pequeñas y medianas, para volver a la vía del crecimiento sostenible, siendo necesario limitar a lo estrictamente indispensable las cargas administrativas que se les imponen. La Administración, por su parte, debe acometer una modernización interna que establezca mecanismos de gestión más ágiles y transparentes, e implante medidas de control del rendimiento de las actuaciones, así como de los ahorros y retornos de inversión generados. ARCAS pretende ser una ayuda para la medición de estos ahorros, así como un instrumento de decisión ante el desarrollo de nuevos proyectos. Ha sido concebido para presentar los proyectos a los gestores como una importante fuente de ahorro de costes, permitiendo priorizar los proyectos en función de estos ahorros y la rentabilidad de dicha inversión. ARCAS supone un cambio de paradigma: contemplar los desarrollos informáticos como una oportunidad de inversión con rendimiento en el corto y medio plazo, frente a la visión de un coste obligado que suponía desestimar ciertos proyectos sin evaluar previamente su beneficio potencial para ciudadanos y empresas. La compartición de soluciones tecnológicas es otro factor de ahorro; las nuevas tecnologías hacen posible consumir servicios en espacios accesibles por todos, como por ejemplo la tecnología en nube. En el caso de ARCAS, se emplean librerías y API s de libre acceso, que reducen de forma significativa los costes y tiempo de desarrollo. Asimismo, se prevé la incorporación de un histórico de proyectos del Ministerio que mejoren esta comparativa, haciendo que el módulo de informes se constituya como un auténtico cuadro de mando de ahorros que permita a su vez emplear ARCAS para estimar la rentabilidad de mantenimientos evolutivos sobre proyectos existentes.