INSTRUCTIVO INTERNO PARA REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN ANTE FENALCE - PROGRAMA DE COBERTURAS 2013 B

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1 INSTRUCTIVO INTERNO PARA REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN ANTE FENALCE - PROGRAMA DE COBERTURAS 2013 B Publicado el 25 de octubre de 2013 Periodo de inscripción ante FENALCE: Del 23 de octubre al 15 de noviembre de 2013 Lugar de inscripción: La entrega de la documentación exigida en el presente instructivo deberá ser radicada en las oficinas regionales de FENALCE, o en su sede central de Cota, Cundinamarca. Horario de atención oficinas regionales: El horario de atención por parte de las oficinas regionales será de 8:00 am y las 5:00 pm. El ultimo de día de inscripciones, viernes (15) de noviembre de 2014, debe informarse a productores, agremiaciones y asociaciones que se asigna turnos para atender la inscripción hasta las 5:00 pm. Información que debe publicarse en la oficina regional: En cada una de las oficinas regionales debe publicarse un listado con los requisitos exigidos por parte de FENALCE para realizar la inscripción en el programa. El listado debe estar impreso de forma visible. Igualmente pueden circular este listado dentro de la misma regional para facilitar el proceso de inscripción y que el productor conozca la documentación requerida sin necesidad de preguntar. Documentación exigida en el programa: Persona Natural Formato de Inscripción RUT Factura de venta de semilla a nombre del productor, con fecha a partir de julio de 2013 Certificación del revisor fiscal, o representante legal y contador público del establecimiento que vendió la semilla Georeferenciación del lote Formato de Vinculación Bolsa Mercantil de Colombia (productores que no participaron en el programa de coberturas 2012 ni en del 2013), Persona Jurídica Formato de Inscripción RUT y cedula del representante legal Cert. De Cámara y Comercio Factura de venta de semilla a nombre del productor, con fecha a partir del julio de 2013 Certificación del revisor fiscal, o representante legal y contador público del establecimiento que vendió la semilla Georeferenciación del lote Formato de Vinculación Bolsa Mercantil de Colombia (productores que no participaron en el programa de coberturas 2012 ni en del 2013),

2 Para las cooperativas, agremiaciones o asociaciones de productores, presentar Certificación del revisor Fiscal y/o Contador público donde conste que los agricultores que relacionan son productores de maíz amarillo y que dé constancia de que poseen las hectáreas que inscriben en el programa. Para los productores que participen en el Grupo 2 y 3 y que no inscribieron en el programa de coberturas del primer semestre de 2013, éstos deberán presentar estados financieros certificados a diciembre 31 de 2012, almenos que la persona manifieste expresamente a través de comunicación escrita no estar obligada a llevar contabilidad. Para los productores que no participaron en el programa de coberturas 2012 y 2013 A deberán presentar los formatos de Vinculación Personas Naturales o Formato de vinculación Personas Jurídicas, en el formato suministrado por la Bolsa (BMC) con información financiera a 31 de diciembre de Este formato está disponible en las oficinas regionales de FENALCE o podrá descargarlas a través de la página de Fenalce en Programa Coberturas Maíz Amarillo 2013 B Formato de vinculación BMC o en la página de la Bolsa Mercantil de Colombia. Revisión de la documentación: El funcionario de FENALCE que recibe la documentación debe: 1. Consignar su firma en el formato de inscripción. Con su firma está aceptando que: i) El productor inscrito está entregando toda la información y documentación exigida. ii) Informó al productor que la información y toda la documentación que está aportando es veraz so pena de incurrir en delito de falsedad de documento. iii) Realizó la verificación de la documentación de acuerdo con el cuadro 1, anexo en el presente instructivo interno. Ver cuadro 1, al finalizar el documento. Envió de documentación a FENALCE: i) Envío por correo electrónico: Se deberá enviar de forma diaria un archivo (Excel); Denominado; Base de inscripción Programa de coberturas 2013 B donde se relacionen los agricultores inscritos que cumplen con toda la documentación exigida. Al finalizar el día o durante el mismo, si el tiempo lo permite, se deberá enviar a la oficina central de FENALCE el archivo en Excel con los NUEVOS productores. La base regional consolidada Coberturas 2013B debe incluir: Número de Formulario Nombre completo Cédula NIT Rut Departamento Municipio Fecha de siembra

3 Fecha de cosecha Mes de toma de Cobertura (Obligatorio GRUPO 1) Proveedor de semilla Referencia semilla Fecha de factura de semilla (Con fecha a partir de Julio de 2013) Cantidad de semillas total comprado (Bolsa) Área sembrada (ha) Rendimiento esperado (Ton/Ha) Producción esperada (Ton) Nombre archivo georrefenciación En el caso de las agremiaciones serán inscritas en la base consolidada con el nombre de la asociación o cooperativa y los productores inscritos a ella deben ser relacionados en la base de datos Base Agremiaciones Consolidadas Coberturas 2013B. Documentos que deben ser escaneados y cargados a Dropbox: El envió de la documentación escaneada ya no se realiza por correo electrónico. Se realiza a través de Drop Box. Se debe subir a nuestra cuenta de Dropbox, la siguiente documentación: i) Copia de factura de compra de semilla (legible), ii) Certificado de venta de semilla expedido por la empresa vendedora, ii) formato de inscripción, iii) Archivos de georreferenciación, iv) Cédula o NIT y RUT, v) Formato de vinculación ante la Bolsa, vii) Cedula del representante legal (Caso de agremiación o asociación). Solamente se recibirá por correo el listado de productores que ya se cargaron a Dropbox. LA INFORMACION DE TODOS LOS PRODUCTORES INSCRITOS DEBE SER ENVIADA POR CORREO ELECTRONICO O SUBIDA A LA CARPETA DE DROPBOX HASTA EL VIERNES 15 DE NOVIEMBRE (Se recibe documentación hasta la 5:00 pm). Al igual que la información escaneada de los documentos, al finalizar el proceso de inscripción, el CD físico con la Georeferenciación deberá remitirse a la oficina central de FENALCE en Cota, con la debida carta remisoria. El paquete debe estar dirigido al Área Económica a nombre de Nathalie Amado. Al finalizar el período de inscripción cada una de las regionales deberá enviar, con su respectiva carta remisoria, la documentación física a la oficina central de FENALCE en Cota. El funcionario de FENALCE debe informar al productor inscrito que el programa de coberturas de precio de maíz amarillo 2013B garantizará a los productores la posibilidad de cubrirse de las caídas de en los precios internacionales. No obstante, el programa no asegura una compensación, los resultados del programa dependen de la variación del precio internacional el riesgo de variación de no garantiza una compensación.

4 Demostración de ventas: La venta de maíz amarillo debe realizarse con factura de venta o documento equivalente Debe advertirse al productor que el pago de la venta de maíz debe realizarse a través de consignación bancaria. El código del subyacente para registrar las facturas ante la bolsa es el 2818 A continuación se presenta el cuadro 1, con la información que debe revisarse para la recepción de la documentación. Requerimientos Fotocopia cédula de ciudadanía (Persona natural) Aspectos a tenerse en cuenta para la revisión de la documentación i) Validar que el propietario de la cédula sea efectivamente el beneficiario interesado en acceder al apoyo y sea este quién este diligenciando el formulario de inscripción. ii) La firma de formato debe coincidir con la firma de la cédula de ciudadanía. Fecha de factura de semilla del segundo semestre ( A partir de julio de 2013) Factura de compra de la semilla (Original o copia autenticada) i) Factura a nombre del beneficiario indicando su cédula de ciudadanía, así como Rut o NIT del comprador. ii) Mínimo 1 bolsa de semillas o bolsa de 18 kg por hectárea inscrita. iii) Revisar que el código de la semilla corresponda con Maíz amarillo. En caso de tener cualquier inquietud comunicarse con el proveedor de semilla, ingeniero regional, o informar a la oficina central de FENALCE. RUT normas vigentes i) Revisar dentro del RUT que la actividad principal sea Agricultura. Código; 01 de; Agricultura, Ganadería, Caza, silvicultura y pesca. En caso de no tener esta clasificación, indagar al productor o informar a la oficina central de FENALCE. ii) Cada uno de los lotes registrados por el productor debe haber sido sembrado con maíz Amarillo en el segundo semestre de 2013 iii) La información dentro del CD debe contener únicamente archivos tipo TRACK con extensiones Gpx o Gdb. CD con información de iv) Advertir al productor que deben tomarse varios puntos del lote, permitiendo realizar un cálculo de área (Polígono).

5 Georreferenciación v) Cada lote debe estar en un archivo independiente, con el siguiente nombre; Numero de cedula, seguido por la letra L, y el numero consecutivo del lote con tres dígitos. Ejemplo: El señor Hugo identificado con cédula , registró dos lotes y anexó dos archivos GPX que están nombrados de la siguiente forma: L001 y L002. vi) No se aceptan lotes georreferenciados con la toma de un solo punto. vii) El CD en la superficie debe estar marcado con nombre, cédula y departamento del productor. No es válido recibir la georreferenciación de dos o varios productores en un mismo CD. viii) El área georeferenciada debe ser lo más cercana posible al área reportada en el formulario de inscripción. ix) FENALCE tiene derecho a rechazar lotes georeferenciados que presenten errores en la estimación de área, falta de claridad o estén sobrepuestos en lugares geográficos; ríos, carreteras, bosques, ciudades, edificaciones, parque naturales, entre otros. Certificado de Cámara y Comercio (Persona Jurídica) Cédula del representante legal (Persona Jurídica) Formato de Vinculación ante la Bolsa Mercantil de Colombia Certificación venta de semilla x) Se debe informar al agricultor que al momento de realizar la Georreferenciación debe verificar que el sistema de coordenadas sea WGS 84 - coordenadas geográficas (Grados, Minutos y Segundos). FENALCE tiene derecho a rechazar lotes georeferenciados que no presenten dichas coordenadas i) No debe tener una antigüedad mayor a 90 días. i) Debe ser la misma persona que diligencia el formato de inscripción. ii) La firma debe coincidir con la cedula. Productores que no participaron en el programa de coberturas 2012 ni en del Debe contener firma y huella. Certificación del establecimiento que vendió la semilla con firma de: 1. Revisor fiscal del establecimiento o 2. Representante legal y contador público con número de tarjeta profesional del establecimiento La certificación debe informar el número de factura y total de bolsas vendidas al productor interesado en la inscripción.