Comunidades EN ACCIÓN. Guía para proyectos eficaces

Transcripción

1 Comunidades EN ACCIÓN Guía para proyectos eficaces

2 La misión de Rotary La misión de Rotary International, asociación mundial de clubes rotarios, es servir a los demás, promover la integridad y fomentar la comprensión, la buena voluntad y la paz mediante las actividades de compañerismo de los líderes empresariales, profesionales y cívicos.

3 Índice Introducción 1 Evaluación de las necesidades 3 Selección del proyecto 5 Elaboración de un plan 7 Alianzas de cooperación 9 Recaudación de fondos 11 Gestión del proyecto 13 Evaluación de los logros 15 Lista de verificación 17

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5 INTRODUCCIÓN Los clubes rotarios participan en proyectos de servicio en miles de comunidades alrededor del mundo. Este diverso grupo de socios trabaja unido en torno a un propósito común: fomentar la comprensión internacional, la buena voluntad y la paz a través del servicio. Como miembros activos de sus respectivas comunidades, los rotarios conocen las necesidades, prioridades, cultura y recursos locales, factores que contribuyen al logro de proyectos de servicio eficaces, para lo cual se requieren otros elementos, además de la comprensión cabal de la comunidad. Sin embargo, los proyectos eficaces van más allá del conocimiento de la comunidad. El club deberá tener la capacidad de evaluar eficazmente las necesidades de la comunidad, planificar proyectos relevantes y administrar los recursos disponibles. Por qué se preparó esta guía? Comunidades en acción: Guía para el desarrollo de proyectos eficaces se preparó para proporcionar a los clubes rotarios los recursos necesarios para planificar, implementar y evaluar proyectos de servicio eficaces. Los métodos descritos en esta guía se seleccionaron de entre una gama de técnicas utilizadas por los clubes rotarios y los expertos en desarrollo de la comunidad de todo el mundo. Los clubes rotarios podrán adaptar dichos métodos a las circunstancias locales específicas. Al utilizar esta guía junto con Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad, (605C-ES) los clubes podrán implementar proyectos más eficaces. La información y datos adicionales, incluidas las publicaciones mencionadas en esta guía, están disponibles en Guía para proyectos eficaces 1

6 Un idioma común La interpretación de conceptos como comunidad, género y servicio está profundamente relacionada con el idioma, el bagaje cultural, la formación académica y las experiencias personales. Para evitar confusión, definimos varios de los términos clave que se utilizan en esta guía: Activo: Todo elemento que contribuye al éxito de un proyecto de servicio, por ejemplo: conocimientos, experiencia, redes de colaboración y lugares de reunión. Comunidad: Grupo de personas con intereses comunes. A veces, la definición de comunidad responde a elementos muy tangibles, tales como un área geográfica o un gobierno específico; en otras ocasiones, se define según las creencias comunes, como las costumbres sociales o las tradiciones culturales. Género: Idea concebida por la sociedad y moldeada culturalmente, mediante la cual se establecen roles, conductas y relaciones entre hombres y mujeres, y entre niñas y niños. Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, grupos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que podrían resultar afectados por el resultado de un proyecto. Servicio: En sentido amplio, toda acción de una o varias personas que beneficia a otra(s) persona(s). Rotary ha establecido cinco Avenidas de Servicio: El Servicio en el Club procura afianzar el compañerismo y asegurar el buen funcionamiento del club. El Servicio a través de la Ocupación estimula a los rotarios a servir a sus semejantes a través de su labor profesional o empresarial y promueve la puesta en práctica de elevadas normas de ética. El Servicio en la Comunidad abarca los proyectos y actividades que el club emprende a fin de mejorar la calidad de vida de la comunidad. El Servicio Internacional abarca todas las acciones rotarias emprendidas para ampliar el alcance de Rotary en todo el mundo y fomentar la comprensión y la paz en el ámbito internacional. El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios positivos implementados por los jóvenes y los adultos jóvenes a través de actividades para el desarrollo del liderazgo, la participación en proyectos de servicio en la comunidad e internacional y programas de intercambio. Qué elementos se incluyen en esta guía? Esta guía abarca todas las fases de un proyecto de servicio eficaz: selección, planificación, implementación y evaluación. También incluye información sobre varios de los recursos que Rotary International pone a disposición los clubes rotarios. Al final encontrará una lista de verificación de los pasos clave de cada fase de un proyecto de servicio eficaz. Utilice la lista para revisar los conceptos más importantes que aprendió y para garantizar que su club aplique estas mejores prácticas al emprender un nuevo proyecto de servicio. Cuáles son las características de un proyecto eficaz? Los proyectos de servicio eficaces brindan muchos beneficios permanentes, no solamente una solución rápida a los problemas. Generalmente, los proyectos de servicio más eficaces de Rotary: Abordan problemas reales de la comunidad. Mejoran las condiciones de vida de los residentes de la comunidad. Incorporan las habilidades de los beneficiarios. Reconocen que las contribuciones de todos los participantes son importantes y necesarias. Se basan en una evaluación realista de los recursos disponibles. Establecen metas y objetivos específicos con resultados mensurables. Generan redes de contacto valiosas. Potencian personas y comunidades. Sostenibilidad: Capacidad de un proyecto o programa para continuar operando sin apoyo ni intervención exterior. Se usa frecuentemente como parámetro para evaluar la eficacia a largo plazo de un proyecto. 2 Comunidades en acción

7 EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES La evaluación de los aspectos positivos y negativos de la comunidad constituye el primer paso importante en la planificación de un proyecto de servicio eficaz. Si el club estudia detenidamente los problemas de la comunidad, podrá descubrir nuevas oportunidades para emprender iniciativas de servicio y evitar la duplicación de esfuerzos. Las evaluaciones formales de la comunidad pueden hacerse a través de encuestas en línea, entrevistas telefónicas y grupos de opinión. Las evaluaciones informales pueden ser tan sencillas como una charla en una cafetería, leer el periódico local o discutir asuntos en una reunión comunitaria. Una manera eficaz y económica de estudiar una comunidad es usar una combinación de evaluaciones formales e informales. Las evaluaciones eficaces no solo proporcionan un cuadro preciso de los aspectos positivos y negativos de la comunidad, sino que incrementan el apoyo y la buena voluntad de los residentes hacia las iniciativas de servicio. Además, deben ser sistemáticas y procurar la participación significativa de una amplia gama de miembros de la comunidad. Propósito de la evaluación y participantes La evaluación lo ayudará a comprender mejor la dinámica de su comunidad y a obtener la información que necesita para hacer decisiones que contribuirán al desarrollo de la comunidad a largo plazo. Una evaluación eficaz revelará información de la cual usted no tenía conocimiento. Una evaluación eficaz incluirá a una amplia representación de las partes interesadas de la comunidad, especialmente a aquellos sectores a los que suele marginarse, como mujeres, jóvenes, adultos mayores y grupos de minorías étnicas o religiosas. La inclusión de una amplia muestra representativa de tales sectores es fundamental para captar una gama más diversa de perspectivas dentro de la comunidad e identificar recursos y problemas que, de otro modo, hubieran pasado desapercibidos. Tipos de activos En general, toda comunidad cuenta con cuatro categorías principales de activos: humanos, organizativos, físicos y el club rotario local. Activos humanos Uno de los más importantes activos de una comunidad son sus residentes. Todos tienen habilidades, conocimientos y experiencia singulares que pueden contribuir al éxito del proyecto, a veces de modo no previsto. A menudo, el éxito o el fracaso de un proyecto dependen de la manera cómo se involucra y potencia a la comunidad. La evaluación examinará detenidamente los diferentes roles de los miembros de la comunidad, incluidos los sectores marginados como mujeres, jóvenes, integrantes de grupos minoritarios y personas de bajos recursos. Activos organizativos Tanto las organizaciones formales como las agrupaciones informales proporcionan recursos esenciales para el éxito de un proyecto de servicio. Normalmente, las organizaciones formales (dependencias gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y sin fines de lucro, instituciones religiosas, escuelas y empresas) disponen de recursos económicos, experiencia técnica e información que pueden ser útiles para todo proyecto de servicio. Es posible que las agrupaciones informales (equipos deportivos, asociaciones vecinales, cooperativas de mujeres, grupo de amigos que se reúne regularmente en una cafetería) no sean tan notorias pero pueden desempeñar un papel primordial respecto al apoyo y la promoción de los proyectos de servicio. Activos materiales Incluyen todo tipo de infraestructura que podría usarse para apoyar el proyecto: edificios, parques, servicios de transporte público, centros de atención de la salud, instalaciones de suministro de agua potable y desagüe, centros de reciclaje y vertederos, bibliotecas, teatros y salones de reuniones. La información que compile sobre los activos físicos de una comunidad también le ayudará a encontrar ideas para proyectos que podrían mejorar la infraestructura existente en la comunidad. Guía para proyectos eficaces 3

8 Activos del club rotario La experiencia y capacidad profesional de los socios del club constituyen recursos esenciales para los proyectos de servicio. Un examen detallado de los recursos económicos y humanos del club ayudará a determinar los tipos de proyectos que puede administrar con éxito. Los clubes que disponen de recursos económicos significativos, por ejemplo, es posible que no necesiten recaudar muchos fondos para un proyecto, mientras que otros clubes podrían seleccionar actividades o proyectos que demanden una inversión mínima de fondos. Generalmente, a los clubes rotarios que gozan de respeto en la comunidad les resulta más fácil implementar iniciativas de servicio de mayor magnitud. Métodos eficaces para la evaluación de necesidades Uno de los riesgos de toda evaluación de necesidades es la tendencia a examinar solamente los problemas o las deficiencias de la comunidad, ya que éstas suelen desviar la atención de los recursos y soluciones que podría haber en la comunidad y a menudo resultan en proyectos que dependen del apoyo exterior. Una evaluación enfocada en las características positivas de la comunidad contribuirá a que el club aproveche recursos para proyectos más sostenibles y que las partes interesadas aporten los mejores recursos disponibles en la comunidad. En este tipo de evaluaciones se formulan las siguientes preguntas: Cuáles son las mejores cualidades de nuestra comunidad? Por qué? Qué proyectos se han llevado a cabo con buenos resultados? Por qué? El éxito de proyectos exitosos anteriores infunde confianza en los miembros de la comunidad y los motiva a emprender nuevos actividades e iniciativas. Recursos para la evaluación Las siguientes opciones de evaluación son eficaces y de bajo costo que cada club rotario podrá adaptar a las circunstancias específicas de la comunidad En la publicación Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES) podrá encontrar descripciones detalladas de cada uno de estos métodos y modelos de planes para las sesiones. Encuesta Inventario de los activos de la comunidad Mapeo de la comunidad Actividades diarias en la comunidad Calendario de actividades estacionales Reunión informal en el café o restaurante del barrio Grupo de opinión Análisis e informe de los resultados Después de concluida la evaluación tendrá que presentar los resultados. Mediante un análisis exhaustivo de la evaluación de la comunidad, podrá seleccionar el mejor proyecto de servicio y determinar si será eficaz. Proceso de evaluación La mayoría de las evaluaciones de las necesidades de la comunidad siguen un ciclo similar al descrito a continuación. 1. Nombrar un comité que supervise la labor de evaluación. (Dicho comité tendrá a su cargo los pasos restantes del proceso) 2. Establecer el propósito y los objetivos de la evaluación. 3. Decidir qué métodos de evaluación se usarán, en base a los recursos disponibles del club. 4. Identificar a las partes interesadas de la comunidad que participarán, incluidos docentes, funcionarios gubernamentales, agentes policiales, administradores de hospitales, trabajadores sociales, líderes de organizaciones cívicas y estudiantes. Cerciorarse de incluir a los sectores que suelen marginarse de este tipo de evaluaciones. 5. Fijar un calendario con plazos específicos para completar y revisar la evaluación, así como para difundir los resultados entre los socios del club, y todos los grupos y personas que participaron en dicha evaluación. 6. Llevar a cabo la evaluación. 7. Examinar los resultados de la evaluación. Determinar qué problemas fueron detectados con mayor frecuencia y qué problemas abordan otros clubes y organizaciones comunitarias. Existe una duplicación de esfuerzos? Al llegar a este punto, sería conveniente reunirse con un grupo reducido de líderes de la comunidad a efectos de analizar los resultados. 8. Redactar un breve informe con sus conclusiones para compartirlo con el club y las partes interesadas que participaron. Panel de discusión 4 Comunidades en acción

9 SELECCIÓN DEL PROYECTO Después de que el club rotario haya completado la evaluación, deberá seleccionar un proyecto de servicio, sobre la base de los problemas relevantes de la comunidad, los recursos disponibles y los intereses de servicio de los socios del club, los cuales se determinaron en la evaluación. La selección de un proyecto puede ser difícil. No es posible que un proyecto aborde todos los problemas o carencias de la comunidad, y los clubes deberán decidir qué proyecto posibilitará que la labor rotaria ejerza la mayor influencia posible. Algunos seleccionan por consenso el proyecto que se implementarán, otros clubes debaten y votan sobre el tipo de problema o carencia que se abordará, y en otros clubes, la tarea queda a cargo de los comités de servicio. Independientemente del método que se utilice para tomar tal decisión, los clubes deberán tener en cuenta los desafíos comunes antes de seleccionar un proyecto. Las áreas de interés de Rotary Rotary International y La Fundación Rotaria han adoptado como prioridades organizativas seis áreas de interés: Fomento de la paz, prevención y resolución de conflictos Prevención y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Salud materno-infantil Alfabetización y educación básica Desarrollo económico y cívico Los clubes rotarios tienen a su disposición un sinnúmero de opciones para abordar estos asuntos tanto en el ámbito local como el internacional, y la publicación Áreas de interés de Rotary (965-ES) es un excelente recurso. Guía para proyectos eficaces 5

10 Participación y apoyo de la comunidad El desarrollo de una sólida red de apoyo y participación de la comunidad en los proyectos de servicio del club redunda en numerosos beneficios, tales como el acceso a recursos locales y el fomento de amistades y de buena voluntad. Además, aumenta las posibilidades de que el proyecto resulte exitoso y que satisfaga las necesidades de la comunidad. Recuerde que un proyecto exitoso requiere el respaldo de todos los participantes. Trayectoria de servicio Los clubes deberán considerar detenidamente el tipo de proyectos que implementaron exitosamente y las razones de dicho éxito. Prefieren los socios participar activamente en la implementación del proyecto o concentrarse en recaudar y donar fondos a proyectos comunitarios existentes? Al reflexionar sobre estas preguntas, el club tendrá una idea más clara de sus fortalezas y debilidades en cuanto a servicio para seleccionar el proyecto más adecuado. Pero los antecedentes históricos tampoco deberán limitar las opciones del club. Para asegurarse de que un proyecto tenga éxito, seleccione uno que capte el interés del club. Tiempo, recursos y duración del proyecto En vista de que los recursos del club y el tiempo que los socios pueden dedicar a un proyecto son limitados, los clubes deben seleccionar con detenimiento los proyectos en base a los recursos disponibles. El éxito de un proyecto no siempre lo determina su duración. Los proyectos a largo plazo generalmente requieren más planificación y una mayor participación de los socios del club, por lo que es importante determinar anticipadamente el tiempo que los socios van a dedicar a la implementación del mismo. El establecimiento de metas realistas contribuirá al éxito del proyecto. Ayuda para casos de desastre Los rotarios cuentan con un largo historial de ayuda a víctimas de desastres. A través de los esfuerzos realizados por los clubes y distritos, los rotarios donan a fondos de socorro, envían alimentos, ropa y medicinas, trabajan con organizaciones locales de ayuda humanitaria y participan en proyectos de reconstrucción a largo plazo. A fin de brindar ayuda inmediata tras un desastre, se insta a los clubes a cooperar con organizaciones internacionales de ayuda reconocidas, las cuales están equipadas para distribuir las donaciones rápida y eficazmente. Sostenibilidad Los proyectos sostenibles aumentan la capacidad de la comunidad para abordar problemas o carencias sin depender de apoyo externo. Al seleccionar un proyecto, piense detenidamente sobre la influencia que éste ejercerá a corto y largo plazo. Por ejemplo, la instalación moderna de un pozo y una bomba de agua en un vecindario sin acceso al agua potable puede resolver los problemas inmediatos de la comunidad, pero si ésta no tiene la capacidad para efectuar el mantenimiento de dichas instalaciones, los problemas resurgirán rápidamente. Los mismos parámetros pueden aplicarse a un proyecto de embellecimiento de la comunidad. El club puede construir un parque, realizar tareas de limpieza o cubrir con pintura los grafitti en un vecindario pobre. Sin embargo, si los vecinos no colaboran con el proyecto, seguramente el grafitti y la basura reaparecerán. A través de los proyectos sostenibles se abordan estos factores y se brindan soluciones a largo plazo para los problemas crónicos. 6 Comunidades en acción

11 ELABORACIÓN DE UN PLAN Una vez seleccionado el proyecto, la próxima etapa es trazar un plan. Un plan eficaz ayudará al club a administrar los recursos con más eficacia, prever posibles problemas o dificultades y evaluar cuán exitoso fue el proyecto. Comité de Proyectos de Servicio El Comité de Proyectos de Servicio es uno de los cinco comités permanentes del club que se recomiendan en la publicación Cómo ser un club dinámico: plan de liderazgo (245-ES). Los integrantes de dicho comité supervisan el proyecto desde el comienzo hasta el final y son responsables de motivar a los socios del club y encontrar nuevas oportunidades para el servicio. Las tareas del comité también están vinculadas con la planificación estratégica del club, la captación y conservación del cuadro social, la recaudación de fondos y las actividades de imagen pública. Consulte el Manual del Comité de Proyectos de Servicio del Club (226D-ES). Fijación de metas y objetivos del proyecto Una de las tareas más importantes del Comité de Proyectos de Servicio del club es la fijación de metas y objetivos eficaces para el proyecto. Las metas son una descripción general del propósito del proyecto mientras que los objetivos son aspiraciones concretas basadas en tales metas. Las metas son importantes para organizar, definir el alcance y medir el éxito del proyecto. Características de las metas eficaces Compartidas representan las aspiraciones de todos los participantes. Estimulantes son ambiciosas y deben superar los logros realizados por el club en años anteriores. Alcanzables se establecen teniendo en cuenta los recursos y tiempo disponibles. Mensurables tienen un fin tangible y cuantificable. Tienen un plazo específico siguen un plazo o cronograma para la conclusión del proyecto. Ejemplos El plan de nuestro club de establecer un banco de alimentos fue el resultado de una reunión con actores de la comunidad como empresarios locales, organizaciones benéficas, agencias cívicas y con las familias de escasos recursos que se beneficiarán de este servicio. Anteriormente organizábamos colectas de alimentos durante los feriados principales, pero nos hemos propuesto ahora establecer un banco de alimentos permanente en la comunidad. Ya contamos con patrocinadores para el proyecto (empresas locales que suministrarán los alimentos y el almacenaje) y con beneficiarios (organizaciones locales de caridad y centros de apoyo) que distribuirán la comida a las personas necesitadas. Nuestros socios, en colaboración con los clubes Interact y Rotaract y el Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad que patrocinamos, participarán como voluntarios. Una vez en funcionamiento, el banco distribuirá 5 kilos de alimentos no perecederos por semana a 100 familias. El banco de alimentos estará en funcionamiento en 12 meses, bajo la gestión de una organización de caridad local. Nuestros socios seguirán apoyando al banco a través de campañas de promoción, recaudación de fondos y trabajo voluntario. Guía para proyectos eficaces 7

12 Preparación del plan de trabajo Teniendo en cuenta las metas, prepare un plan de trabajo, es decir un cronograma sencillo y fácil de comprender que documente cada una de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto. El plan deberá incluir: Tareas específicas. Responsabilidades individuales Presupuesto para recursos Cronograma y plazos del proyecto Resultados previstos El club podrá también nombrar a una persona o un subcomité para monitorear el progreso del plan, enviar recordatorios, y alentar y recompensar a las personas que toman parte en cada tarea. Preparación del presupuesto Para evitar gastos imprevistos durante el proyecto deberá elaborarse un presupuesto detallado con expectativas financieras realistas y en base al plan de trabajo. Determine anticipadamente los gastos e ingresos, por ejemplo: Gastos Impresión de materiales promocionales Franqueo de materiales promocionales Transporte para los voluntarios Refrigerios para los voluntarios Materiales y suministros Ingresos Bienes y servicios donados Fondos recaudados para el proyecto Subvenciones Transparencia y rendición de cuentas Un presupuesto bien elaborado no solo ayuda al club a administrar eficazmente los recursos del proyecto, sino que fomenta el apoyo de la comunidad, evita el uso inadecuado de los recursos y facilita la planificación de proyectos futuros. Generalmente, los donantes, organizaciones y fundaciones solicitan la presentación de un informe financiero detallado antes de emitir fondos a un proyecto. Al establecer un sistema transparente de contabilidad, considere las siguientes recomendaciones: Familiarícese con las leyes y ordenanzas locales que pudiera regir para el proyecto. Redacte una declaración de custodia de fondos y rendición de cuentas. Abra una cuenta bancaria para los fondos del proyecto. Conserve los comprobantes de todos los gastos relacionados con el proyecto, y entregue recibos a todo donante de fondos o materiales para el proyecto. Reconcilie periódicamente los recibos con las cuentas financieras. Establezca un sistema para facilitar la auditoría de las finanzas del proyecto a cargo de una firma independiente reconocida. Envíe informes periódicos a las partes interesadas del proyecto y la comunidad, incluido un desglose de gastos e ingresos. Responsabilidad civil y protección Cuenta el club con un plan para casos de accidentes o urgencias? Cuenta usted con protección legal? Al planificar un proyecto de servicio, tenga en cuenta estas preguntas y las medidas indicadas a continuación a fin de que todas las partes involucradas estén debidamente protegidas en caso de accidente u otra situación de urgencia. Después de consultar con el cuerpo de policía, bomberos, paramédicos y otros expertos locales en seguridad, elabore un plan de acción para casos de accidente, lesiones o daños a la propiedad. Lleve un teléfono móvil y un botiquín de primeros auxilios a la sede del proyecto. Obtenga de los participantes los datos del contacto para casos de emergencia. Busque asesoramiento legal sobre responsabilidad civil y riesgos asociados con la implementación de proyectos y actividades del club. Si lo permite las leyes locales, obtenga personería jurídica para el club o el proyecto, si se tratase de una actividad de envergadura, para contar con mayor protección de responsabilidad civil. La escritura de constitución en sociedad del club o del proyecto no debe contravenir las disposiciones de los Estatutos ni del Reglamento de RI, e incluirá una cláusula al respecto. Remita la escritura constitutiva a su representante de Apoyo a los Clubes y Distritos, quien podrá suministrarle mayor información sobre la normativa de RI en materia de personería jurídica. 8 Comunidades en acción

13 ALIANZAS DE COOPERACIÓN La cooperación con otros grupos u organizaciones, dentro y fuera de Rotary, realza los proyectos de servicio del club. El uso de los recursos existentes de la comunidad y la participación grupos comunitarios o empresas generan en los residentes de la comunidad un sentido de pertenencia y propician cambios tangibles y significativos. Más información y sugerencias sobre cómo colaborar con otras organizaciones en colabore. Consulte la publicación Introducción al Servicio a las Nuevas Generaciones (735-ES) para trabajar con los jóvenes. Grupos de Acción Rotaria Los Grupos de Acción Rotaria participan directamente en proyectos de servicio internacional que promueven el objetivo de Rotary. Son agrupaciones autónomas de carácter internacional compuestas por rotarios, cónyuges de rotarios y rotaractianos con amplios conocimientos y pasión por un tipo de servicio determinado. Más en Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad Los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC) están integrados por hombres y mujeres que no pertenecen a un club rotario, pero que comparten los valores y la consagración al servicio de Rotary. Gracias al apoyo y orientación brindada por sus clubes rotarios patrocinadores, éstos planifican e implementan proyectos que abordan los problemas de sus comunidades. Los grupos también pueden apoyar los proyectos de servicio del club rotario. El patrocinio de los GRFC es una manera eficaz de involucrar a los miembros de la comunidad en la planificación e implementación de proyectos y garantizar la sostenibilidad de los mismos. Más información en Guía para proyectos eficaces 9

14 Otros clubes rotarios Comuníquese con colaboradores potenciales: Planee un Intercambio Rotario de Amistad una visita recíproca entre su club y un club de otro país. Establezca un hermanamiento con un club en el exterior. Participe en una feria de proyectos para encontrar a un colaborador para un proyecto de servicio internacional. Departamento de Servicio de Rotary Requiere su club ayuda para encontrar un club, distrito u otra entidad rotaria para colaborar en un proyecto de servicio? Comuníquese con el Departamento de Servicio de Rotary en rotary.service@rotary.org y entérese sobre los recursos a su disposición. Más sugerencias sobre cómo conectarse con otros clubes en Organizaciones externas Antes de colaborar en un proyecto conjunto con una organización externa, la entidad sea reconocida y compatible con las metas de su proyecto. Averigüe: Cuál es la misión de la organización? Es dicha misión compatible con los objetivos del club? Cuáles son los antecedentes y reputación de la organización? Tiene disponible la organización informes financieros disponibles? Está la entidad dispuesta a colaborar con los rotarios y compartir las oportunidades de relaciones públicas que se presenten? Qué entidad de servicio tendrían los socios del club al colaborar con la organización? 10 Comunidades en acción

15 RECAUDACIÓN DE FONDOS Las grandes ideas y el entusiasmo ilimitado son recursos magníficos, pero el proyecto no será eficaz si usted no cuenta con el dinero necesario para que sea viable. La recaudación de fondos requiere un plan en el cual se detallen los propósitos del proyecto y de qué manera usted espera reunir el dinero necesario para que funcione. Su club bien podría financiar enteramente un proyecto a través de cenas de beneficencia, subastas, caminatas, venta de artesanías o pasteles, o lavado de vehículos. No obstante, en otras ocasiones deberá recurrir a fuentes externas de financiación. Donantes Negocios Fundaciones (incluida La Fundación Rotaria) Organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro Dependencias gubernamentales Otros clubes rotarios Elaboración del plan de recaudación de fondos La mayoría de las campañas exitosas son detenidamente planificadas e implementadas. El Comité de Proyectos de Servicio deberá coordinar las actividades de recaudación de fondos con el tesorero o el Comité de la Fundación del club. Analice qué tipos de eventos se adecuan mejor a las circunstancias de su comunidad y prepare un mensaje claro y conciso en el cual se les comunique a los posibles donantes las metas de servicio y los planes del club. Asegúrese de que el plan cumpla con las normas y leyes locales. Proceso general para la elaboración de un plan de recaudación de fondos: 1. Determinar las necesidades económicas. 2. Establecer un presupuesto. 3. Determinar los recursos disponibles. 4. Establecer los arreglos logísticos de la campaña. 5. Organizar a los voluntarios. 6. Publicitar el evento. 7. Implementar la campaña de recaudación de fondos. 8. Administrar los fondos según las prácticas comerciales. 9. Brindar reconocimiento a los voluntarios y donantes (según las costumbres locales). 10. Informar a la comunidad de los resultados a través de medios de comunicación. 11. Evaluar la actividad con el comité de recaudación de fondos, el presidente y otros líderes del club. 12. Revisar los resultados de la campaña con los funcionarios de club entrantes o el tesorero para garantizar la continuidad de futuras campañas. Cooperación con los donantes Antes de solicitar fondos, infórmese sobre los donantes para determinar el monto adecuado que su club podría solicitar. De esta manera tendrá mayores posibilidades de recibir la suma solicitada (o una cifra aproximada) puesto que los donantes responderán mejor a una solicitud razonable que a una cifra ambigua o arbitraria. Al solicitar fondos, destaque los beneficios y no las necesidades. Puesto que la mayoría de donantes aportan para marcar una diferencia, explíqueles en términos cuantificables cuál será su retorno en la inversión, especificando claramente quiénes serán los beneficiarios de su generosidad. Organice un sistema para registrar todas las contribuciones y donaciones para el proyecto. Estos registros lo ayudarán a determinar el tipo de contribución que el donante estaría dispuesto a efectuar en el futuro y a no solicitar aportaciones a las mismas personas o instituciones con demasiada frecuencia. Una estrecha relación de trabajo con los donantes podría significar un aumento de fondos para proyectos futuros. Suministre a los donantes informes periódicos sobre el uso de los fondos, no solo porque a éstos les interesa estar al tanto del destino de sus aportaciones sino porque, a la larga, beneficiará a su club al utilizar dichos fondos con máxima transparencia y responsabilidad. También es recomendable mantenerlos informados sobre el avance del proyecto, e invitarlos a concurrir a celebraciones y eventos relacionados con el proyecto. Recomendamos, además, agradecer a los donantes. Por lo general una nota de agradecimiento es lo adecuado para una donación pequeña, mientras que algunos clubes reconocen las contribuciones considerables a su manera. Guía para proyectos eficaces 11

16 Donantes particulares Al solicitar aportaciones a un donante particular, no baje sus expectativas, pida un monto elevado pero que sea razonable y realista. Ofrezca al posible donante una idea clara de la cifra que debe recaudarse, del papel que jugará en la campaña y la cantidad de dinero que podría aportar. Al hacer la solicitud, sea considerado y cortés, y deje que el propio donante decida el monto de la donación. Averigüe, además, si la empresa del posible donante otorga fondos paralelos a los aportados por los empleados. Empresas Consulte los registros públicos para determinar el historial de contribuciones de una empresa en particular y obtener los datos de la persona de contacto. Recalque las ventajas que les reportará auspiciar el proyecto, especialmente en cuanto a publicidad. El presupuesto de marketing de las empresas generalmente es mayor que el destinado a causas sociales; por tal motivo, si la empresa considera que al auspiciar el proyecto recibirá más publicidad, es más probable que asignen fondos de la partida de marketing a dicho propósito. Si una empresa está interesada en la labor del club pero no el patrocinio de un proyecto, sugiera otro tipo de aportación como mano de obra, equipo o suministros. La aportación de servicio voluntario o donaciones en especie contribuirá a la imagen positiva de la empresa, lo que sería mucho más difícil de lograr con publicidad. Organizaciones no gubernamentales y sin fines de lucro En general, podrá aplicar la misma metodología utilizada con las fundaciones y empresas con las entidades sin fines de lucro, también conocidas como organizaciones no gubernamentales (ONG). Una diferencia es que las ONG por lo general proporcionan asistencia técnica, capacitación o donaciones en especie para potenciar la capacidad de una comunidad. Si una ONG no otorga subvenciones o subsidios a otras organizaciones, averigüe si suministra algún tipo de asistencia técnica para proyectos comunitarios. Agencias gubernamentales Los gobiernos municipales, regionales y nacionales a menudo otorgan fondos. Contacte con la oficina gubernamental para averiguar sobre los recursos disponibles. Muchos países cuentan con agencias de desarrollo internacional mediante las cuales brindan asistencia a otras naciones. La mayoría de las agencias tienen requisitos específicos para el otorgamiento de fondos como la presentación de solicitudes detalladas, similares a las solicitudes de subvenciones o subsidios de una fundación. Fundaciones Consulte los registros públicos para averiguar qué fundaciones ofrecen recursos y financiamiento. Una vez identificada la posible fuente de financiación, designe a un socio del club como contacto principal para cultivar la relación con la organización en cuestión. Por lo general, se le pedirá que presente una solicitud de fondos. Las propuestas deben ser de buena calidad ya que las solicitudes incompletas o deficientemente redactadas tienen menos probabilidades de ser aprobadas. Si su solicitud es aprobada, remita una carta de agradecimiento y averigüe sobre los informes que debe presentar, puesto que es posible que la fundación desee llevar un control del avance del proyecto. Si la solicitud no es aprobada, averigüe por qué. Asimismo, procure determinar si el club podría ser tenido en cuenta para recibir fondos para proyectos futuros. De ser así, sería una ocasión para establecer vínculos con dicha organización. Financiación a través de La Fundación Rotaria La Fundación Rotaria ofrece varias subvenciones para financiar proyectos de servicio a nivel del club y distrito. Para más información sobre estas oportunidades, comuníquese con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria. La publicación La Fundación Rotaria: Guía de consulta rápida (219-ES) contiene datos generales sobre las subvenciones u otros recursos. 12 Comunidades en acción

17 GESTIÓN DEL PROYECTO Si bien la implementación de un proyecto varía de un proyecto al otro, el uso de estas mejores prácticas garantizará que su proyecto funcione eficazmente. Uso de donaciones en especie Los materiales donados a proyectos comunitarios podrán tener un gran impacto. Pero acuérdese que los proyectos deberán centrarse en abordar necesidades y no en proporcionar materiales. Cuando su club descubre la necesidad por un suministro específico, primero deberá tratar de satisfacer dicha necesidad con la ayuda de la comunidad local. A menudo es menos costoso comprar los suministros en la comunidad local que transportarlos de otro lugar y, además, comprarlos localmente ayuda a la economía de esa zona. Si decide aceptar suministros de un patrocinador del exterior, asegúrese de que todos los participantes en el proyecto comprendan que tendrán que tratar con aduanas, con requisitos de procedimiento y con el costo de transporte. Voluntarios Invite a los voluntarios a participar en los proyectos de servicio de su club. Cuando ellos se comprometen a apoyar al proyecto, su éxito está prácticamente garantizado. A fin de sostener el tipo de acción eficaz que requiere un proyecto para tener éxito, los participantes tienen que sentirse motivados, no solo al comienzo sino durante toda la duración del proyecto. Una experiencia positiva inicial suele animar a la gente a intervenir en otras actividades de servicio. Guía para proyectos eficaces 13

18 Sugerencias para motivar a los voluntarios Asigne a los participantes tareas adecuadas a sus aptitudes, intereses o experiencia. Ofrezca una visión de las consecuencias positivas que tendrá el proyecto. Ponga de relieve la significancia de la función que cumple cada persona. Delegue responsabilidades. Estructure equipos eficaces. Una de las maneras más eficaces de mantener la motivación y dedicación de los voluntarios es hacer que las actividades sean entretenidas y dinámicas, en las cuales se incluya la capacidad y participación directa de todos. Sería conveniente nombrar un coordinador de voluntarios, que servirá de persona de contacto para aquellos voluntarios que deseen formular preguntas o comentarios. Sugerencias para los coordinadores de voluntarios Prepare las tareas de los voluntarios con antelación. Al efectuar ciertos preparativos antes de iniciar el proyecto (por ejemplo, crear una lista de actividades y pedir a los socios del club que firmen al lado de la tarea que prefieren realizar) el coordinador se asegurará de que cada etapa del proyecto cuente con el apoyo de voluntarios. Brinde información a los voluntarios. Informe a los voluntarios de los elementos que deberán llevar al lugar donde se realizará la actividad, a fin de ayudarlos a prepararse para la jornada de trabajo. Efectúe una sencilla presentación acerca de la actividad que realizarán y pregúnteles sobre sus expectativas y necesidades. Prepárese para los imprevistos. Como es imposible prever todas las circunstancias, se recomienda contar con un plan para contingencias. Si las actividades del proyecto se realizarán al aire libre, prepare un plan en caso de que surjan condiciones climáticas desfavorables, en el cual se indique a los voluntarios adónde dirigirse y qué hacer. Además, siempre es posible que ocurra un accidente. Cerciórese de que los voluntarios sepan con quién contactar y qué hacer si sufren un accidente, se pierden o necesitan atención médica. Motive la reflexión. Una manera de hacer que el servicio voluntario sea más significativo es reflexionar después de completar una actividad de servicio. Puede tratarse de una actividad muy sencilla, como una discusión de las impresiones y las actividades preferidas de los voluntarios, o pedirles a los voluntarios que anoten su opinión en un diario personal o completen formularios de evaluación del proyecto. Brinde reconocimiento a las contribuciones de los voluntarios. Cuando las personas sienten que se valora su trabajo y que han contribuido positivamente a un proyecto, se animan a intervenir en otras actividades. Al concluir una actividad de servicio, agradezca a todos los participantes. Reconozca el servicio brindado por los voluntarios a título individual durante las reuniones del club o pida a los rotarios que participaron que relaten sus experiencias. Mantenga contacto con los voluntarios. Al final del proyecto, siga dándoles a los voluntarios información actualizada sobre el proyecto y sobre nuevas oportunidades de servir como voluntario. Comunicaciones periódicas La comunicación durante todo el desarrollo del proyecto es fundamental para la motivación de los socios del club y de todas las partes interesadas directa o indirectamente en el proyecto. No se deberán guardar secretos sobre el proyecto. Todos los participantes deberán recibir regularmente noticias sobre éste. Algunos recursos para mantener informados a los rotarios: Difusión de información actualizada en las reuniones del club. Celebración de logros importantes. Otorgamiento de reconocimiento a los socios del club y otras personas a medida que se desarrolla el proyecto. Visitas de representantes de organizaciones colaboradoras. Eventos del club en la sede del proyecto. Relaciones públicas Para garantizar el éxito del proyecto de su club, tiene que contar con el apoyo de la comunidad local. El desarrollo de un plan de relaciones públicas le dará la mejor oportunidad de difundir el proyecto y de lograr el apoyo de la comunidad. Y al mismo tiempo estará realzando la imagen de Rotary en la comunidad. Vea la publicación Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES), y visite donde encontrará: Información sobre cómo redactar un comunicado de prensa eficaz Maneras de colaborar con los medios de comunicación Anuncios y materiales multimedios para descargar Imágenes para descargar Información sobre cómo conectarse con las redes sociales de RI Uso de las marcas registradas de Rotary El uso del nombre Rotary, el emblema de Rotary y otras marcas registradas de propiedad de RI (conocidas como las marcas de Rotary ) en su proyecto permitirá promover eficazmente la misión de Rotary. Asegúrese de que en los materiales publicitarios se indique claramente el nombre del club o distrito rotario que planificó e implementó el proyecto. Antes de preparar los materiales promocionales, consulte las pautas de RI para el uso correcto de las marcas de Rotary, las cuales se describen en el Manual de identidad visual de RI (547-ES). Para mayor información, contacte con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos o con la Sección de Tramitación de Licencias en la Sede de RI. 14 Comunidades en acción

19 EVALUCIÓN DE LOS LOGROS La evaluación es clave para la implementación de los proyectos de servicio. Hay que saber cuáles aspectos del proyecto resultaron adecuados y cuáles no. El proceso de evaluación no tiene por qué ser costoso ni prolongado. Gran parte de la labor ya está cumplida cuando usted establece las metas y los objetivos durante la fase de planificación. La finalización de la evaluación no significa más que reunir los datos relacionados con cada uno de los objetivos del proyecto y determinar si éstos se lograron o no. Información necesaria Fuentes de información Método más eficaz para recolectar información Fecha en que se debe presentar la evaluación Recursos disponibles para recolectar información Método para informar de los resultados Selección del método de evaluación Para comenzar, defina los siguientes parámetros: Propósito de la evaluación Sector del público (socios del club, patrocinadores, medios de difusión, etc.) Guía para proyectos eficaces 15

20 Existen varios métodos para evaluar un proyecto. A continuación, se indican los más usuales: Análisis de datos El análisis de datos consiste en una comparación de estadísticas anteriores y posteriores al proyecto. Un proyecto de alfabetización para adultos podría incluir una prueba que los alumnos deban superar a comienzos y a finales del curso para comprobar su avance. Encuesta Para obtener resultados que puedan cuantificarse con facilidad, una encuesta podría detectar ciertos niveles de cambio. Ejemplo: una encuesta para evaluar la incidencia de SIDA en una comunidad dada, efectuada antes y después de un proyecto de concienciación sobre dicha enfermedad desarrollado por el club rotario local. Estudio de casos Un estudio de casos registra los efectos de un proyecto en un número limitado de personas. El establecimiento de un Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC), por ejemplo, podría ejercer una profunda influencia en un pequeño sector de la comunidad. Un estudio de aquellas personas cuya vida se ha visto afectada podría ofrecer un panorama más claro sobre el nivel de los cambios que han tenido lugar después de comenzada la labor del GRFC. Asimismo, podrían efectuarse entrevistas detalladas a los participantes, a efectos de tener constancia del aprendizaje registrado a través del proyecto. Comparta su proyecto con RI Rotary International acepta historias de proyectos que han tenido éxito para luego ofrecerlos como proyectos modelo para inspirar e instruir a los demás clubes rotarios. Contacte al Departamento de Servicio de Rotary en rotary.service@rotary.org para compartir información sobre su proyecto. Es posible que utilicemos datos sobre su proyecto en el sitio web de RI u otras publicaciones rotarias. Para efectuar una evaluación con el mayor nivel posible de amplitud y eficacia, se recomienda combinar varios métodos. Por ejemplo, al constatar la influencia positiva de un fondo rotatorio de préstamos en una comunidad dada, se podría indicar que el número de personas con ingresos inferiores a 500 dólares mensuales disminuyó en un 20%, que aumentó la cantidad de residentes que tienen una cuenta de ahorro, y que la calidad de vida de dos mujeres ha mejorado (indican que confían más en ellas mismas y que sus familias disfrutan de una mejor situación). Redacción del informe de evaluación El informe deberá ser conciso, atractivo, útil y fácil de comprender. Tenga presente las siguientes sugerencias: El informe deberá ser breve. Realce el impacto del informe recurriendo a la voz activa y el tiempo presente. Incluya los aspectos más importantes al principio y destaque los puntos clave. Incluya citas, anécdotas, gráficas y fotografías. Recomiende medidas específicas que pueden implementarse en otros proyectos e incluya sugerencias sobre procedimientos distintos a los que usted ha utilizado. 16 Comunidades en acción

21 LISTA DE VERIFICACIÓN Consulte esta lista para asegurarse de que su club esté siguiendo las mejores prácticas mencionadas en esta guía. Refiérase a los números de páginas en paréntesis para revisar pasos específicos. Conteste esta preguntas previa a la evaluación (páginas 3-4): Qué tipo de información desea obtener sobre su comunidad? Cómo planea incluir en su evaluación a todos los sectores de la comunidad? Describa los recursos que utilizará para evaluar las necesidades de la comunidad? Efectúe una evaluación de las necesidades de una comunidad (página 4). Relate las necesidades y puntos positivos revelados por su evaluación. Describa los proyectos realizados por su club últimamente. Mencione los proyectos que interesan a los miembros del club. Seleccione un proyecto (páginas 5-6). Indique los compromisos de tiempo y financieros que se espera de su club. Indique la duración del proyecto. Será sostenible el proyecto? Nombre a un Comité de Proyectos de Servicio (página 7). Fije las metas y objetivos del proyecto (página 7). Son metas compartidas, estimulantes, alcanzables, mensurables y capaces de lograrse dentro de un plazo específico? Prepare un plan de trabajo y un presupuesto (página 8). Ha identificado tareas específicas para lograr las metas y objetivos de su proyecto y preparado cronogramas para finalizarlo? Ha identificado los recursos financieros y materiales necesarios para realizar estas tareas? Cuenta con un plan para asegurar la transparencia y la responsabilidad? Tiene un plan para abordar casos de responsabilidad y protección legal? Identifique a los posibles colaboradores (páginas 9-10). Indique las organizaciones del exterior que colaborarán con su club. Indique otros grupos rotarios que colaborarán con su club. Elabore un plan de recaudación de fondos (página 11). Comuníquese con posibles donantes y solicite subvenciones (páginas 11-12). Designe a un coordinador voluntario y haga que los voluntarios participen activamente (páginas 13-14). Facilite la comunicación entre las personas involucradas en el proyecto (página 14). Participe en actividades de relaciones públicas durante y después de concluido el proyecto (página 14). Efectúe una evaluación (páginas 15-16). Las metas y objetivos del proyecto se lograron? Por qué sí o no? Qué ha aprendido su club de este proyecto? Guía para proyectos eficaces 17

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24 One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL EE.UU A-ES (112)