Manual de Facturación y Entrega para Proveedores Nacionales

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1 Manual de Facturación y Entrega para Proveedores Nacionales Revisión 2 Actualización al 27 de Julio del 2015

2 ÍNDICE 1. Introducción 1.1 Términos y condiciones de compra 1.2 Declaración unilateral de confidencialidad 1.3. Material de empaque de madera 1.4 Sistema de gestión de calidad 1.5 Red cofidi 1.6 Manual de seguridad para proveedores de la cadena de suministro de grupo Bocar 2. Alcance 3. Validez 4. Facturación 4.1 Requisitos 4.2 Estructura de archivo xml 5. Recepción de bienes o servicios 6. Recepción y validación del cfdi 6.1 Requerimientos mínimos de Hardware 6.2 Proceso de carga de comprobantes fiscales digitales 7. Pago de sus facturas, requisitos 8. Anexos 8.1 Orden de compra, Pedido FO con dirección de entrega y datos para facturación 8.2 Contrato marco con dirección de entrega y datos para facturación Lista de distribución Control de cambios Página 2 de 20

3 INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene la finalidad de dar a conocer a nuestros proveedores, los requisitos que sin excepción deben cumplir en la facturación, entrega, recepción y validación de los archivos XML de sus Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) para el pago oportuno de sus facturas. 1.1 Términos y Condiciones de Compra El Grupo Bocar requiere de sus proveedores de bienes o servicios la entrega de Términos y Condiciones de Compra (TCC) para cada una de las empresas del Grupo Bocar. El proveedor entrega al comprador los TCC con firma autógrafa, copia del poder notarial, copia de la identificación oficial vigente del Representante Legal que firmó los TCC, copia del acta constitutiva con inscripción al registro público y comprobante de domicilio con antigüedad no mayor a 3 meses. El uso o surtimiento parcial o total de nuestras órdenes de compra o contratos marco establece que el proveedor conoce, ha leído, entiende, está de acuerdo y acepta los TCC de las empresas del Grupo Bocar publicados en Declaración Unilateral de Confidencialidad El Grupo Bocar requiere de sus proveedores de bienes o servicios la entrega de la Declaración Unilateral de Confidencialidad (DUC) para cada una de las empresas del Grupo Bocar. El proveedor entrega al comprador la DUC con firma autógrafa, copia del poder notarial, copia de la identificación oficial vigente del Representante Legal que firmó la DUC, copia del acta constitutiva con inscripción al registro público y comprobante de domicilio con antigüedad no mayor a 3 meses. El uso o surtimiento parcial o total de nuestras órdenes de compra o contratos marco establece que el proveedor conoce, ha leído, entiende, está de acuerdo y acepta la DUC de las empresas del Grupo Bocar publicada en Material de empaque de madera El material de empaque de madera y/o tarimas de madera deben cumplir con las Normas Internacionales para medidas fitosanitarias que regulan el material de embalaje de madera para el comercio (ISPM 15 / NIMF 15) y/o la Norma Mexicana NOM 144 SEMARNAT Página 3 de 20

4 INTRODUCCIÓN 1.4 Sistema de Gestión de Calidad El Manual de Requerimientos del Sistema de Calidad a Proveedores está publicado para consulta y cumplimiento a las normas de Gestión de Calidad y requerimientos de nuestros clientes en Red cofidi En el presente Manual de Usuario se describe de forma gráfica como se operan los módulos que integran la Red Cofidi: desde el inicio de sesión hasta la confirmación de la aceptación de sus CFDI archivo XML. 1.6 Manual de Seguridad para proveedores de la cadena de suministro de Grupo Bocar El Manual de Seguridad para Proveedores de la Cadena de Suministro de Grupo Bocar se soporta en las políticas y procedimientos de seguridad patrimonial, aplicables y vigentes para todos los proveedores, contratistas, visitantes y empleados de Grupo Bocar y de sus empresas asociadas. Es importante que los proveedores y todos sus empleados que tengan relación con las empresas de Grupo Bocar conozcan este documento para saber el alcance y la responsabilidad que tienen al respetar, mantener y participar de los estándares de seguridad patrimonial establecidos para preservar la integridad de las personas, de los bienes muebles e inmuebles, así como para asegurar todos los procesos de la Cadena de Suministro de Grupo Bocar y/o de sus empresas asociadas. El Manual de Seguridad para proveedores de la cadena de suministro de Grupo Bocar està publicado para consulta y cumplimiento de nuestros proveedores en Página 4 de 20

5 ALCANCE El presente Manual tiene aplicación inmediata y exclusiva para los proveedores ubicados dentro de la República Mexicana, y su alcance va desde que el proveedor recibe y valida nuestras Órdenes de Compra o Contrato Marco hasta la confirmación de aceptación de su factura en archivo XML. Página 5 de 20

6 VALIDEZ Este Manual solo aplica para los proveedores de bienes o servicios ubicados dentro de la República Mexicana y es válido a partir de su publicación en Página 6 de 20

7 FACTURACIÓN Antes de emitir una factura a las empresas del Grupo Bocar, el proveedor debe hacer las siguientes consideraciones: a. Haber recibido la confirmación de los acuerdos comerciales previamente negociados para el abastecimiento del bien o servicio requerido en una Orden de Compra, Pedido FO, o un Contrato Marco. b. Confirmar al comprador la recepción y aceptación de los precios y condiciones especificados en la Orden de Compra, Pedido FO, o Contrato de Marco, la inconformidad a los acuerdos comerciales establecidos en la Orden de compra, Pedido FO, o Contrato Marco debe reportarlos el proveedor directamente al comprador antes de la facturación y surtimiento del requerimiento. c. El pago de las facturas expedidas a las empresas del Grupo Bocar se realizan contra una Orden de Compra, Pedido FO o Contrato Marco considerando los precios y condiciones que se indican en estos documentos. Queda estrictamente prohibido el pago de facturas que no son soportados por una orden de compra, Pedido FO, o contrato marco. 4.1 Requisitos El proveedor debe expedir la factura a nombre de la empresa del Grupo Bocar que indique la Orden de Compra, Pedido FO, o Contrato Marco (Ver Anexo 1 y 2). a. Es indispensable que la factura indique el número de la orden de compra o contrato marco. b. El proveedor debe incluir las posiciones en su factura en el mismo orden que lo indica la Orden de Compra, Pedido FO, o Contrato Marco. c. La descripción; número de parte proveedor; número de parte del cliente; número de parte interno, y unidad de medida en la factura debe ser la misma que menciona la Orden de Compra, Pedido FO, o Contrato Marco. d. En el caso de maquinaria, equipo, automóviles, montacargas el proveedor debe indicar en la factura Número de serie, Marca, Modelo y Año de Fabricación. e La cantidad, precio unitario, subtotal, descuento, monto total, moneda de la factura deben ser los mismos que la Orden de Compra, Pedido FO, o Contrato Marco. f. Para proveedores nacionales que envíen ASN s, deben verificar que el folio de su factura sea el número de folio fiscal incluyendo ceros a la izquierda (sin letras, espacios ni caracteres especiales). g. Los proveedores en México deben cumplir con los requisitos de acuerdo a la legislación fiscal vigente. Página 7 de 20

8 FACTURACIÓN - Nombre completo y dirección fiscal de quien expide la factura. - Clave del R.F.C. (Registro Federal de Contribuyentes) de quien expida la factura. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales. - Número de folio y sello digital del Servicio de Administración Tributaria, referidos en la fracción cuarta, incisos b) y c) del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación así como el sello digital del contribuyente que lo expide. - Lugar y fecha de expedición. - Nombre, dirección, y clave del R.F.C. de la empresa del Grupo Bocar a favor de quien se expida la factura y en todos los casos debe ser la compañía que indique la Orden de Compra o Contrato Marco (ver Anexo 1 y 2). - Cantidad o número de bienes por cada posición, Unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que ampare, Valor unitario consignado en número, Importe Total consignado en número o letra. - Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. - Dirección de entrega que se indica en la orden de compra o contrato marco (ver anexo 1 y 2). 4.2 Estructura de archivo xml El proveedor debe asegurarse de que sus archivos XML cumplan con lo establecido según la legislación vigente: y en su estructura tengan como mínimo los siguientes nodos: a) Emisor: Datos Fiscales de la persona física o moral que expide el CFDI. b) Receptor: Datos Fiscales de la empresa del Grupo Bocar que recibe el bien o servicio descrito en el CFDI. c) Conceptos: Cantidad, unidad de medida, descripción, valor unitario e importe de los bienes o servicios requeridos por el Receptor. d) Impuestos: Desglose de impuestos generados por concepto de la venta de los bienes o servicios descritos en el CFDI. Página 8 de 20

9 RECEPCIÓN DE BIENES O SERVICIOS 5.1 Los proveedores que realicen entregas de mercancías en las instalaciones del Grupo Bocar, tendrán acceso al Almacén Recibo siempre y cuando sus vehículos estén rotulados con el nombre del proveedor o el prestador del servicio. Página 9 de 20

10 RECEPCIÓN DE BIENES O SERVICIOS 5.2 Identificación del número que registra el proveedor al subir su archivo XML a la Red Cofidi, en el campo llamado Número de Referencia, de acuerdo a las siguientes opciones: 1. Entrada de Almacén: Este documento se caracteriza por la numeración que inicia con el número 5 más nueve dígitos, ejemplo La Entrada de Almacén la emite Almacén Recibo contra la entrega de la mercancía, o el Solicitante usuario cuando se trate de servicios, en esta opción el proveedor recibe anticipadamente del Comprador una Orden de Compra con rango de numeración que inicia con 44XXXXXXXX, 45XXXXXXXX, 47XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, o un Contrato Marco/Reparto con rango de numeración que inicia con 55XXXXXXXX o 58XXXXXXXX. 2. Documento de Transporte: Este documento se caracteriza por la numeración que inicia con el número 8 más siete dígitos, ejemplo e identifica los servicios de transporte de embarque/salida de mercancía de nuestras instalaciones; y/o que inicia con el número 9 más siete dígitos, ejemplo e identifica los servicios de transporte de Entrada de mercancía a nuestras instalaciones. El Documento de Transporte lo emite el Coordinador de Tráfico. 3. Pedido FO: Este documento se caracteriza por la numeración que inicia con 40 más ocho dígitos ejemplo En este caso el proveedor debe indicar el número del pedido 40 más ocho dígitos y enseguida los 4 cuatro últimos dígitos del número de su factura, ejemplo: El Pedido FO lo emite el Comprador. Estas son las únicas opciones. IMPORTANTE CONSIDERE el proveedor que son la clave entre el Portal de la Red Cofidi y nuestro sistema, le recomendamos ampliamente se asegure de capturar correctamente el número de la opción que corresponda. La Entrada de Almacén, el Documento de Transporte, y/o el Pedido FO lo recibirá el proveedor en la cuenta de correo registrado en nuestro sistema. Es responsabilidad del proveedor notificar los cambios de los Contactos de Ventas, Cuentas por Cobrar, Calidad, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, Seguridad Patrimonial, etc. Página 10 de 20

11 RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CFDI Para el pago oportuno de las facturas es importante el registro correcto del Número de Referencia y el envío en tiempo y forma de los CFDI archivo XML por medio del Portal de la Red Cofidi, único medio autorizado por las empresas del Grupo Bocar para la recepción y validación de los CFDI. 6.1 Requerimientos mínimos de hardware 6.2 Proceso de carga de comprobantes fiscales digitales: a) Ir al siguiente link en su navegador de internet: b) Acceso a Red Cofidi: La pantalla principal de la Red Cofidi le muestra cuatro opciones, el Proveedor debe elegir la opción Enviar CFD a Miembro de la RED COFIDI. Página 11 de 20

12 RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CFDI c) En la siguiente pantalla el proveedor debe capturar el Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C.) de la empresa del Grupo Bocar a quien expidió el CFDI, y el correo electrónico en el que recibirá la notificación de la validación de su archivo XML: Página 12 de 20

13 RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CFDI d) Para Cargar su archivo XML dar clic en el botón Examinar. Página 13 de 20

14 RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CFDI e) Capturar el Número de Referencia, el proveedor debe observar las opciones mencionadas en la hoja número 8, le recordamos que el número que capture en este campo es la clave entre la Red Cofidi y nuestro sistema. f) Seleccionar el Tipo de Servicio: (Flete, Honorarios, Materiales, o Pedidos FO) Flete: exclusivo para proveedores Transportistas prestadores de servicios de fletes. Honorarios: Proveedores con nombre de persona física. Materiales: Proveedores que suministran bienes y/o servicios (servicios como mantenimiento, reparación, recolección de residuos, etc.) Pedidos FO: Órdenes de compra con rango de numeración que inicia con 40 más 8 dígitos ejemplo: 40XXXXXXXX. g) Seleccionar el tipo de Moneda: Debe seleccionar el tipo de moneda de su factura (MXN, USD, EUR) Página 14 de 20

15 RECEPCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CFDI h) Verificación fiscal del archivo XML: Después de haber capturado el proveedor el Número de Referencia, el tipo de servicio y la moneda, la Red Cofidi genera un Trackid el cual le confirma al proveedor que la parte fiscal del XML es correcta. i) Acuse de Recibo del archivo XML: A la dirección de correo electrónico proporcionada por el proveedor al inicio del proceso de carga del XML, recibirá de la siguiente cuenta com.mx el primer correo, confirmando el acuse de recibo de su archivo XML. En este correo se le indica que SU DOCUMENTO ESTA EN EL PROCESO 1 DE 2. j) Confirmación de aceptación del archivo XML: El proveedor recibirá la confirmación de aceptación de su archivo XML a la cuenta de correo electrónico que el mismo proveedor registra cuando hace el envío de su CFDI. Nuestro sistema le enviará de la siguiente cuenta el segundo correo correo 2/2, en este correo se le indica que EL DOCUMENTO YA FUE CARGADO, es decir, la confirmación de que su CFDI archivo XML fue aceptado. Página 15 de 20

16 PAGO DE SUS FACTURAS, REQUISITOS 7.1 Requisitos para el pago de facturas: El pago de las facturas se lleva a cabo de acuerdo a los términos de pago negociados y establecidos en nuestras Órdenes de Compra, Pedido FO, o Contratos Marco. Para el pago oportuno de las facturas el proveedor debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. El pago de las facturas de los bienes o servicios suministrados a las empresas del Grupo Bocar se lleva a cabo los días 10 y 25 de cada mes o el siguiente día hábil. 2. El proveedor debe asegurarse de haber recibido el segundo correo en el que se le confirma que su archivo XML ya fue cargado ACEPTADO. De lo contrario NO podrá ser turnado a pago. 3. Los días de crédito para su pago, cuentan a partir de la fecha en la que su CFDl fue cargado ACEPTADO y confirmado con el correo 2/2. El proveedor debe cumplir con las disposiciones fiscales vigentes en la fecha de facturación. Este Manual se pública a Proveedores en Página 16 de 20

17 ANEXOS 8.1 Orden de Compra, Pedido FO con dirección de entrega y datos para facturación El proveedor recibe órdenes de compra o contratos marco de las empresas del Grupo Bocar, en los que se especifica a que empresa debe facturar y la dirección de entrega. a) Anexo 1: Orden de Compra, Pedido FO con dirección de entrega y datos para la facturación. Página 17 de 20

18 ANEXOS 8.2 Contrato Marco con dirección de entrega y datos para facturación Anexo 2: Contrato Marco con dirección de entrega y datos para facturación. Para dudas o consultas sobre el presente manual, dirigirse a su contacto de Cuentas por Pagar de la empresa del Grupo Bocar a quien expidió la factura. Página 18 de 20

19 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIA DEPARTAMENTO/ÁREA ASIGNADA A Administración y Finanzas Logística Compras Cuentas por pagar Almacenes Recibo de materiales Comunicación con proveedores Página 19 de 20

20 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA CAMBIO O MODIFICACIÓN Emisión del Manual del proveedor para Facturación y Entrega Los cambios efectuados en el manual en la forma de la captura del campo de referencia son opciones de vital importancia para que los proveedores puedan cargar sus XML del CDFI de forma correcta con el fin de obtener el pago oportuno de las facturas electrónicas. Se captura en el campo llamado número de referencia 3 diferentes opciones para la carga del XML de la factura electrónica: 1.- Entradas de Almacén 2.- Documentos de Transporte 3. Pedido FO Se adecua el título del Manual de Facturación y Entrega para proveedores Nacionales, se anexa el alcance y validez, se adecua el inciso h del capítulo 5 Se agregan los incisos f y g en la página 14 en donde se le indica al proveedor que debe seleccionar el tipo de servicio y tipo de moneda. Se modifica el término del pedido marco por pedido FO. Página 20 de 20

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