CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN

Transcripción

1

2 El aumento de la eficacia y eficiencia, dependen en gran medida de la apropiada y continua realización de actividades de los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, que promuevan el mejoramiento continuo y el compromiso permanente de todos los integrantes de la organización. Para garantizar su éxito, la Alta Dirección toma en consideración toda la información que es requerida para efectuar la adecuada revisión al SGC (ISO 9001:2015); esta información proviene de diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la satisfacción de los clientes y retroalimentación de partes interesadas pertinentes, cuestiones externas e internas pertinentes al SGC, el desempeño de los procesos, el cumplimiento de objetivos de la calidad, la conformidad del servicio, el estado y eficacia de las acciones correctivas y acciones para abordar los riesgos y oportunidades, los cambios que podrían afectar al SGC, las recomendaciones para la mejora del SGC, los resultados del seguimiento y medición al SGC, el desempeño de los proveedores, los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados, la adecuación de recursos y las revisiones previas que se le han realizado al Sistema, entre otros. Este informe evidencia el compromiso que asume la alta dirección con la implementación, mantenimiento y la mejora continua del Sistema de gestión de la calidad. 2

3 1. PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA INCLUÍDA LA POLÍTICA, OBJETIVOS Y EL ALCANCE DEL SGC La planificación estratégica fue revisada por la alta dirección, se verificó que se mantienen vigentes los lineamientos de la norma ISO 9001:2015 y la estrategia de la organización. Se efectuaron capacitaciones al personal, en las cuales se realizó difusión de la política, objetivos y alcance del SGC, información que está disponible y se transmitió en varios medios como es el caso del video creado especialmente para el SGC y se evaluó su entendimiento y aplicación en las auditorías internas. 2. ESTADO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS PREVIAMENTE POR LA DIRECCIÓN Actividades Por Realizar Es conveniente que se revise la disponibilidad de recurso humano calificado y técnico adicional para atender los remplazos de personas que salieron del proceso de mantenimiento y para atender actividades no previstas en el mantenimiento programado Es adecuado mantener campañas en el 2017 sobre el tratamiento adecuado de residuos para el aumento de la cultura ambiental. Gestionar los recursos humanos y técnicos para dar cumplimiento del PMA. Capacitación al líder del proceso de calidad como auditor líder en la Norma ISO 9001:2015, se encuentra en proceso de búsqueda de dicha capacitación para que sea realizada en el segundo semestre del Es conveniente que los objetivos Estratégicos de la Compañía se completen y sean documentados para que estén alineados a la política y objetivos del sistema de gestión de la calidad. Considerando que en el 2016 se realizaron los ajustes correspondientes a la transición de la nueva versión de la norma, se debería reforzar el conocimiento en los fundamentos de la nueva norma a los líderes de los procesos. Seguimiento Se han cubierto las vacantes pendientes en el proceso de mantenimiento y se vienen cubriendo a medida de las circunstancias. El proceso ambiental ha venido trabajando sobre el tema, se cuenta con una ingeniera auxiliar ambiental en misión (contratada por medio de Temporal S.A) y se contó con pasantes ambientales de apoyo para los temas ambientales. Se realizó la capacitación como auditor líder en ISO 9001 en septiembre del 2017, obteniendo el título de auditor líder. Todavía se encuentra en estudio, pero se realizará unificadamente con Termotasajero Dos para la definición de estos objetivos estratégicos. Se tuvo que aplazar la capacitación que se tenía planeada por motivos de trabajos que se alargaron de parada de planta, lo cual dificulta la asistencia de la mayoría de los participantes, dicha actividad de formación queda pendiente para reprogramarla. 3

4 3. CAMBIOS EN LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS PERTINENTES AL SGC En cuanto a los factores externos e internos, en el 2017 se revisó lo establecido de esta información a través de la matriz PCI y POAM, las cuales permanecen vigentes. Se mantiene con un mayor nivel de seguimiento en los factores internos sobre la imagen corporativa, el acceso a capital y la rentabilidad, para los factores externos se mantendrá un mayor seguimiento a la estabilidad del sector eléctrico y la política tributaria. 4. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. 4.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS Se revisan las encuestas de satisfacción de los clientes de venta de energía con contratos finalizados en el 2016, las cuales reflejan que todos los clientes tienen una buena percepción, con calificaciones superiores a 4.2, en una escala de 1 a 5. En total, Se efectuaron 10 encuestas de las cuales solo una calificación se encuentra por debajo de la meta global del indicador y obteniendo un promedio total de Se debe Seguir Manteniendo la buena gestión comercial y cumplimiento de los contratos de venta de energía, para asegurar la satisfacción de los clientes. En el 2017 se revisaron las partes interesadas pertinentes y sus requisitos para el SGC, así mismo, se determinó a nivel de cada proceso sus partes interesadas y su comunicación con estos. La retroalimentación de las partes interesadas se evidencia a través de la matriz de partes interesadas y su comunicación que se tiene para los procesos del SGC. Se encuentra una retroalimentación fluida y abierta, en donde son atendidos correctamente de acuerdo con los requerimientos. A Partir del 2017 se solicitó por parte de la alta dirección informes de seguimiento y/o de gestión periódicos a los líderes de proceso responsables sobre el cumplimiento de los requisitos o necesidades de las partes interesadas identificadas. 4

5 EXTERNA INTERNA PARTE INTERESADA PERTINENTE REQUISITOS PERTINENTES PROCESO RESPONSABLE Condiciones laborales y estabilidad laboral Gestión Humana TRABAJADORES (Directivos, Empleados, Sindicato) Desarrollo profesional Cumplimento obligaciones legales laborales, seguridad y salud en el trabajo. Gestión Humana Gestión Humana y SISO ACCIONISTAS (Capital Privado) CLIENTES (XM- CND, agentes regulados y no regulados) Resultados financieros Planes de Inversión. Cumplimiento del despacho de energía Cumplimiento de los contratos de venta de energía Satisfacción Gestión gerencial y estrategia Gestión gerencial y estrategia Operación de planta Gestión Reportes Gestión Reportes PROVEEDOR EXTERNO (Mineros, Servicios y Materiales) Cierre de la compra Cumplimiento de los contratos informes de regalías (Mineros) Gestión compras Gestión compras Gestión compras Cumplimiento de la normatividad legal aplicable vigente Todos los procesos del SGC GOBIERNO - ESTADO - AUTORIDADES Reporte de novedades y/o inconvenientes relevantes Cumplimiento de compromisos adquiridos con la licencia ambiental Todos los procesos del SGC Gestión ambiental y Gestión Gerencial y estratégica COMUNIDAD Posibilidades de empleo Cuidar los aspectos medio ambientales Gestión Humana Gestión ambiental 5

6 4.2 GRADO DEL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD. Se evidencia que los objetivos de la calidad se están cumpliendo a través del resultado de los indicadores de gestión. Se revisa la planificación del cumplimiento de los objetivos del SGC, el cual se vienen alcanzando para lo recorrido del Ver Matriz Planificación del cumplimiento de los objetivos del SGC (2017) 4.3 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS El desempeño de los procesos del SGC, en su mayoría es bueno para este periodo de revisión, con las siguientes excepciones: El proceso de almacén, específicamente en la gestión de los inventarios cíclicos, para lo cual ya se cuenta con una acción correctiva, que no dará resultados eficaces si no hasta el El proceso de Gerencia y Estrategia en cuanto a las acciones de mejora planteadas en la anterior revisión por la dirección al SGC, de la cual dos no están cumpliendo la meta debido a actividades que se aplazaron para el 2018 aprovechando los recursos compartidos con Termotasajero Dos. El desempeño general de la organización para la prestación del servicio de generación de energía eléctrica al 31 de octubre se describe a continuación: Energía neta producida: kwh Consumo de carbón: ,6 t Horas en servicio: 1.839,54 h Horas indisponibles por disparo de planta o mantenimiento correctivo: 94,8 h Factor de disponibilidad de planta: 88,92 % Confiabilidad: 98,52 % Eficiencia de planta (neta): 35,87 % Total de arranques de planta: 37 Nota 1: Se tiene bajo despacho de energía debido al exceso de oferta de energía hidroeléctrica en el sistema eléctrico nacional. Nota 2: En el mes de agosto y septiembre se realizó el mantenimiento programado a la unidad, efectuando las pruebas correspondientes, las cuales fueron exitosas. 6

7 Numero de Eventos - Salidas No Conformes 4.4 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Se evidencia una disminución de las salidas no conformes generadas respecto al año anterior. En comparación, en el 2016 se obtuvieron (11) y en el 2017 se obtuvieron (8). Actualmente se encuentran en proceso 6 acciones correctivas derivadas de salidas no conformes. 4 Salidas no conformes Nov Nov MES 4.5 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Las no conformidades actuales obedecen en su mayoría a incumplimientos de requisitos internos organizacionales dentro de los procesos y salidas no conformes. Se cuenta con las acciones correctivas acordes para dar solución a las mismas y evitar que se vuelvan a presentar. Se evidencia que se tiene una recurrencia importante en una acción correctiva en el proceso de mantenimiento por incumplimiento de procedimiento interno, para lo cual se han tenido que realizar varios análisis para enfocar las acciones a la causa raíz. Se generará una nueva acción correctiva desde un punto de vista externo al proceso con miras a mejorar los aspectos administrativos del mantenimiento. 7

8 ACCIONES CORRECTIVAS EN FASE DE DESARROLLO: CALIDAD. ( 1 ) COMPRAS. ( 0 ) GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRATEGIA. ( 0 ) OPERACIÓN. ( 3 ) TECNOLOGIA INFORMATICA. ( 2 ) GESTIÓN AMBIENTAL Y CIVIL. ( 2 ) SISO. (2 ) ALMACEN. ( 4 ) MANTENIMIENTO. (12) GESTIÓN HUMANA. ( 2 ) GESTIÓN REPORTES. ( 1 ) 4.6 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES En la actualidad se cuenta con acciones derivadas de la implementación de las matrices de riesgos y oportunidades para cada proceso del SGC y una específica para la generación de energía, además de las derivadas de diferentes fuentes con las auditorias, Ejecución de procesos o actividades entre otras, Con lo que se terminó de convertir al SGC en un sistema proactivo y con mejor desempeño. Ver matiz de riesgos y oportunidades por proceso Ver FO-OP-01 Matriz impacto de riesgo generación de energía 8

9 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS EN FASE DE DESARROLLO: ACCIONES DE MEJORA PARA ABORDAR OPORTUNIDADES EN FASE DE DESARROLLO: 9

10 Numero de No Conformidades 4.7 RESULTADO DEL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN En la revisión de los indicadores de gestión, incluyendo su análisis, y en la evaluación de todos los procesos del SGC, se evidencia que se cuenta con un buen comportamiento de las actividades más críticas, exceptuando el resultado adverso en los resultados del inventario cíclico en almacén y acciones de mejora propuestas de la revisión anterior que presentan dificultad para alcanzar la meta propuesta, para lo que se estableció las acciones correctivas pertinentes. Adicionalmente se realiza seguimiento a los procesos a través de los grupos primarios del SGC con los líderes de los procesos, donde se revisa el estado de los indicadores de gestión, el consolidado de todas las acciones y otra información relevante para el SGC. Ver FO-GQ-14 Matriz Despliegue Objetivos en Indicadores (2017) 4.8 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS Se realizaron dos ciclos de auditorías internas. Los informes consolidados de las auditorías internas de 2017 demuestran una disminución de 3 no conformidades y de 12 observaciones respecto al En el segundo ciclo de auditoria algunos auditores de la sede de Bogotá viajaron a la planta para ejecutarlas, también se disminuyó la cantidad de auditores activos por necesidades del servicio, retiros y vacaciones, para lo cual se realizó cambios en la planificación de los ciclos de auditoria. COMPORTAMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD AÑOS 10

11 Resultados de las Auditorías internas 2017: PROCESOS No conformidades Observaciones OPERACIÓN DE PLANTA 3 3 MANTENIMIENTO DE PLANTA 3 5 GESTIÓN DE REPORTES 1 2 GESTIÓN DE ALMACÉN 2 5 SISO 2 5 GESTIÓN AMBIENTAL Y CIVIL 2 9 TECNOLOGÍA INFORMÁTICA 2 4 GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORA 1 4 GESTIÓN DE COMPRAS 0 4 GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRATEGIA 1 2 GESTIÓN HUMANA 1 1 TOTAL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS Se identifica que para esta revisión que no se encuentran proveedores reprobados, pero se tienen algunos con un desempeño medianamente confiable, por los que se les realizará la debida retroalimentación para que mejoren su calificación para la próxima evaluación. En total el 91.4% son proveedores con desempeño confiable y un 8.6% son proveedores con desempeño medianamente confiable. 5. ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS Los recursos financieros suministrados para la normal ejecución de las actividades están acordes y son suficientes. El número actual de auditores internos no es suficiente debido a la salida de varios por distintas razones, para poder cubrir con normalidad los ciclos de auditorías internas. A nivel global, el presente año de la revisión por la alta dirección los recursos son adecuados. 6. OPORTUNIDADES DE MEJORA Se verifica y se encuentra que se tienen en cuenta la mayoría de las oportunidades de mejora que se identifican en las auditorías y en las matrices de riesgos y oportunidades, además de algunas oportunidades para la mejora que se identifican en otras fuentes como lo es por ejecución de actividades, autoevaluaciones entre otras. Ver Matriz ACPM (Acciones correctivas, preventivas para riesgos y de mejora para oportunidades) 11

12 6. CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SGC Situaciones del entorno, como lo son los paros de transporte, el orden público y la delincuencia que puedan afectar la operación y continuidad de la prestación del servicio de generación de energía. Una forma de mitigar esto es a través de terceros con un sistema de seguridad física que busca apoyar la gestión de la central de generación de energía. Desarrollo de nuevas líneas de negocio nacionales e internacionales. Normatividad cambiante y exigente a nivel ambiental de carácter nacional e internacional. Una forma de mitigar esto es con una permanente interacción con las autoridades ambientales, para anticiparse a algún cambio regulatorio. Cambios en el sector energético, en las condiciones comerciales y jurídicas del sector de la energía eléctrica. Cumplimiento del decreto 1072 (Art literal 11) de 2015 y resolución 1111 (Art 4) de 2017 del Ministerio de trabajo. 7. SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 7.1 OPORTUNIDADES DE MEJORA Ni PROCESO OPORTUNIDAD PARA LA MEJORA 1. Mantenimiento de planta 2. Gestión ambiental y civil 3. Gestión calidad y la mejora 4. Gestión Gerencial y Estratégica Es conveniente que se revise la disponibilidad de recurso humano calificado y técnico para atender los remplazos de personas que están por salir del proceso de mantenimiento. Es adecuado mantener campañas sobre el tratamiento adecuado de residuos para el aumento de la cultura ambiental. Gestionar los recursos para dar cumplimiento del PMA. Formar Nuevos Auditores internos de calidad ISO 9001:2015 Para el Debido a cambios de personal, disponibilidad o rotación, es necesario nuevamente hacer convocatoria de auditores para sostener el número necesario que se requiere. Es conveniente que los objetivos Estratégicos de la Compañía se completen y sean documentados para que estén mejor alineados a las políticas y objetivos del sistema de gestión de la calidad. 12

13 5. Gestión Gerencial y Estratégica 6. Gestión Gerencial y Estratégica Considerando que en el 2016 se realizaron los ajustes correspondientes a la transición de la nueva versión de la norma, se debería reforzar el conocimiento en los fundamentos de la nueva norma a los líderes de los procesos. Diseñar una estrategia para alinear los procesos enfocándolos a la eficiencia de recursos en la organización, a través de metodologías para la organización, evaluación y mejora. 7.2 NECESIDADES DE CAMBIO EN EL SGC Alinear a los procesos enfocándolos a la eficiencia de recursos, a través de metodologías para la organización, evaluación y mejora de procesos. Evaluar la posibilidad a futuro de integrar al SGC un software para el mantenimiento y mejora del mismo. 7.3 NECESIDAD DE RECURSOS Se requiere formar nuevos auditores internos de calidad para el Generación y aprobación de los diversos presupuestos de los procesos del SGC para el Para el proceso de gestión de calidad se solicita presupuesto para la desarrollar actividades como auditorías externas de certificación, consultoría externa y capacitaciones externas en temas del SGC entre otros. 13

14