1. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE 2 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES 2 (NO APLICA)

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Ángel Belmonte Salinas
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1 /;: r: ININ PROCEDIMIENTO: GESTiÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PARQUE N : P.SG-4 REV.: 2 FECHA DE EMISiÓN: Noviernbrecoos HOJA: 1 ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES índice PÁGINA 1. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE 2 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES 2 (NO APLICA) 3. DESARROLLO INTEGRACiÓN Y CONTROL DE EXPEDIENTES PAGOS DE DERECHOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS REGISTROS Y DOCUMENTACiÓN 5 4. RESPONSABILIDADES GERENTE DE RECURSOS MATERIALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ENCARGADO DEL ÁREA DE TRANSPORTES 6 5. REFERENCIAS. 6 (NO APLICA) 6. ANEXOS ANEXO 1: "DIAGRAMA DE FLUJO" 7 / ró, LJ-W1 GARANTIA DE CALIDAD DOCUMENTO VERifiCADO Y LIBERADO POR: V 6(-5 93 (LAVE I07-~ F~(HA. FIRMA~ "/1b"i ) 1,2J1f)~ ~ r: PREPARADO N PO ECHA: Noviernbrezzoos ro ~ U. REVISADO POR: ECHA: Noviembre/zoos 19 u: APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXTLER ""., ~ r- FECHA: Noviernbre/znos -; I

2 r W.: P.SG-4 REV.: 2 HOJA: 2 1. OBJETIVO Y ALCANCE. 1.1 OBJETIVO. Establecer los lineamientos necesarios para el control de la documentación del parque vehicular oficial y el correspondiente trámite administrativo ante las dependencias gubernamentales. 1.2 ALCANCE. Este procedimiento aplica para todas las unidades vehiculares, propiedad del Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares. 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES. (No Aplica). 3. DESARROLLO. En el Anexo 1 del presente procedimiento, se presenta el diagrama de flujo, en el cual se pueden apreciar los pasos a seguir para la consecución del referido servicio. 3.1 INTEGRACiÓN Y CONTROL DE EXPEDIENTES El Departamento de Servicios Generales a través del Área de Transportes deberá integrar un expediente por cada unidad vehicular, el cual contendrá lo siguiente: a) Factura o Carta Factura. b) Tarjetón (cuando corresponda). e) Tarjeta de Circulación y/o Formato de Pago. d) Comprobante de Revista (cuando corresponda). e) Tenencia. f) Certificado de Verificación Vehicular. g) Cédula de Resguardo. h) Póliza de Seguro. '-...--" 8~IANTIA DI C(LICID I H 1 JI NOTA: Todos los documentos se conservarán en original, a excepción de los indicados. en los incisos a), e) e), f) y h), los cuales se tendrán como fotocopia. Los originales a) y e).los custodia Control Presupuestal y los restantes estarán en la unidad vehicular Asimismo, cada vehículo deberá tener los siguientes documentos:

3 .--- r a) Tarjeta de Circulación. N.: P.SG-4 REV.: 2 HOJA: 3 b) Comprobante de Revista (cuando corresponda). C) Certificado de Verificación Vehicular. d) Póliza de Seguro. NOTA: Todos los documentos se conservarán en fotocopia, a excepción de los indicados en los incisos a) y d), los cuales se tendrán en original El departamento de Adquisiciones y Almacenes asigna un número económico consecutivo a cada unidad vehicular, en conformidad con lo indicado en el procedimiento P.AA-1 "Control de entradas y salidas del almacén", vigente Los expedientes de las unidades se archivarán de acuerdo al orden dado, por el número económico consecutivo, teniendo al inicio del archivo la lista maestra del parque vehicular Se mantendrá vigente una relación que contenga los datos principales por unidad vehicular, es decir: a) Número Económico. b) Número de Placas. c) Marca. d) Modelo Se tendrán integrados 5 expedientes que clasifiquen las unidades de acuerdo a su prohibición de circulación en la zona metropolitana del Distrito Federal Dichos expedientes se clasifican por colores asignados a las placas y son los siguientes: a) Unidades vehiculares con engomado amarillo. b) Unidades vehiculares con engomado rosa. <:> G111~tll. DI. Cl LrC:ID', un. e) Unidades vehiculares con engomado rojo. d) Unidades vehiculares con engomado verde. e) Unidades vehiculares con engomado azul.

4 ...-- r N.: P.SG-4 REV.: El control de expedientes lo llevará únicamente el personal autorizado del Área de Transportes. HOJA: PAGOS DE DERECHOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS. Los pagos y trámites que es necesario realizar para el adecuado control de las unidades vehiculares, se realizan a través del Área de Transportes y ante las dependencias gubernamentales, todos los pagos de derechos se efectuarán en la Tesorería y los trámites administrativos se harán ante la Secretaría de Transportes y Vialidad, los cuales son: Secretaría de Transportes y Vialidad. a) Alta de vehículos. Este tipo de trámite se efectuará cuando el ININ adquiera nuevas unidades y el trámite consistirá en: i) Pagar derechos de adquisición de placas y tenencia. ii) Integrar y actualizar el expediente, de acuerdo con lo expuesto en el punto b) Baja de vehículos. Este tipo de situación se presenta en tres casos: Por licitación, pérdida total (robo) y pérdida total (siniestro). i) Para el primer caso, la baja de la unidad vehicular se hará solamente en el expediente, del cual se extraerán los documentos originales, mismos que serán entregados al nuevo propietario y las fotocopias de éstos se dejarán en el expediente. ii) El expediente se integrará con el oficio emitido por el Departamento de Servicios Generales dando de baja el vehículo, por licitación. QjljNTlA "DI CJLIC1D. I1I M iii) Para el caso de pérdida total de la unidad vehicular por robo o siniestro, la baja de la misma se realizará por el Área de Seguros, Correspondencia y Archivo, turnando copia de la documentación emitida al Área de Transportes. c) Reposición de placas o engomado. Este tipo de situaciones se presenta por:

5 r ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES N.: PSG-4 REV.: 2 ( i) Robo de placa (s). HOJA: 5 ii) iii) Extravío de placa (s). Siniestro parcial. d) Tenencias y su reposición. i) El trámite de la tenencia se hace de manera obligatoria anualmente, para lo cual se debe efectuar el pago correspond iente. ii) El trámite para reposición de la tenencia se hará en aquellos casos en que el documento original se haya extraviado. e) Revista. El trámite de revista vehicular es exclusivo para los vehículos de.carga o transporte de personal, y se hace anualmente de acuerdo con el proceso vigente: i) Recabar los requisitos que debe cumplir cada vehículo, de acuerdo a su tipo. ii) Presentar la unidad vehicular en la dependencia gubernamental correspondiente. iii) Efectuar el pago de derechos correspondiente Centro de Verificación. a) Semestralmente y de acuerdo al color de la calcomanía, cada unidad vehicular deberá ser enviada al Centro de Verificación para la evaluación de la emisión de humos y gases contaminantes, previo al pago correspondiente. b) Este trámite deberá efectuarse dos veces al año y de acuerdo al calendario oficial de la verificación semestral, así como el orden de los expedientes indicados en el punto Registros y documentación. l~:m el ID1 D I t~' T"1f Todos los documentos que se generen con motivo de los trámites expuestos en el punto 3.2, se consideran como registros y documentos propios de cada unidad vehicular y deberán ser integrados al expediente respectivo, de conformidad con lo señalado en el punto 3.1.

6 N.: P.SG-4 REV.: 2 (' HOJA: 6 4. RESPONSABILIDADES. 4.1 GERENTE DE RECURSOS MATERIALES Implantar el presente procedimiento Proporcionar el apoyo y los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento del presente procedimiento Gestionar ante la Gerencia de Recursos Financieros los recursos económicos necesarios para efectuar los diversos pagos. 4.2 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Vigilar el cumplimiento del presente procedimiento Realizar el trámite de solicitud de cheque para los diversos pagos de derechos ante la Gerencia de Recursos Materiales. 4.3 ENCARGADO DEL ÁREA DE TRANSPORTES Controlar la documentación del parque vehicular Tramitar ante las diversas instancias la documentación correspondiente. 5. REFERENCIAS. (No Aplica). 6. ANEXOS. Anexo 1: "Diagrama de Flujo". SAIAlfTIA ~ '1 III C1Lr~ID 111M

7 --- INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES Nº.: P.SG-4 REV.: 2 HOJA: 7 Anexo 1:"Diagrama de Flujo" ENCARGADO DEL ÁREA DE TRANSPORTES, JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES GERENTE DE RECURSOS MATERIALES INICIO INTEGRA EXPEDIENTES POR CADA UNIDAD VIGILA EL CUMPLIMIENTO DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO REALIZA LOS PAGOS y TRÁMITES NECESARIOS PARA EL CONTROL DE LAS UNIDADES ES REALIZA EL TRAMITE DE SOLICITUD DE PAGOS DE DERECHOS AUTORIZA ANTE LA GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS LOS DIVERSOS PAGOS DE DERECHOS A EFECTUAR TODOS LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS INTEGRAN AL EXPEDIENTE RESPECTIVO. SE FIN UN i ~ ~ e u: A: EL ÁREA DE SERV. AL ALMACEN ASIGNA NÚMERO ECONÓMICO CONSECUTIVO A CADA UNIDAD. BAIAHflA. 1)1 CJLJtAJ 11

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