EXPEDIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL DEL I.N.I.N. REV.: 1 FECHA DE EMISiÓN: 10/03/08 HOJA: 1 DE: 7

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1 ININ PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES DEL ARCHIVO CENTRAL DEL I.N.I.N. REV.: 1 FECHA DE EMISiÓN: 10/03/08 HOJA: 1 DE: 7 AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES ínce PÁGINA 1. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE NOTACIONES Y DEFINICIONES NOTACIONES DEFINICIONES DESARROLLO SPOSICIONES GENERALES 2 4. RESPONSABILIDADES JEFE DE DPTO. SERVICIOS GENERALES TEC. ESP. ENCARGADO DE CORRESP. y ARCHIVO ARCHIVISTAS 4 5. REFERENCIAS ANEXOS. 5 I " ( PREPARADO POR: TEC. ESP. EUDOXIO HERNA.!)!f"lEZ..P~~~ ~ ~ECHA: 10/03/08 REVISADO POR: ARQ. RENE RANGEL VEM. /A" '--- L,..j- - FECHA: 10/03/08 APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXTL,~~~ I:/~ FECflJ\: 10/03/08 I

2 PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES FECHA DE EMISION: HOJA: 2 1. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO Que el Archivo Central dependiente del Departamento de Servicios Generales, brinden íntegramente los servicios de apoyo informativo-documentario necesitados por el Instituto, para el adecuado cumplimiento de sus funciones, permitiendo la coordinación y el perfeccionamiento de los mecanismos de recepción, organización, conservación y control de la documentación manejada en el ámbito institucional ALCANCE Las actividades contenidas en el presente procedimiento, serán aplicables a todas las Unidades Administrativas del Instituto. 2. NOTACIONES Y DEFINICIONES NOTACIONES. I.N.I.N. - Instituto Nacional de Investigaciones A.G.N. - Archivo General de la Nación 2.2. DEFINICIONES. Nucleares UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Son todas las Direcciones, Gerencias, Departamentos, etc, que integran al ININ. 3. DESARROLLO.(Anexo 1, Diagrama de Flujo, "Préstamo y Consulta de Expedientes") 3.1. SPOSICIONES GENERALES Las Unidades Administrativas que integran el Instituto y las generadoras y concentradoras de la información, sólo podrán solicitar los expedientes para su préstamo. El responsable de la Unidad Administrativa solicitante que firma y recibe el (los) expediente(s) será la única persona responsable del uso y manejo que se le de a la información proporcionada y quedará sujeto a la normativa vigente. GAIAlnA CILID Archivo Central, recibe "Vale de Préstamo" de la Unidad Administrativa solicitante (Anexo 11), según el formato establecido al afecto, para que se registre, asentando los datos de identificación de la Unidad administrativa que solicita el expediente, el nombre de la persona que recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado, la fecha de solicitud, clave del solicitante, el asunto al que se refiere el expediente

3 PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES FECHA DE EMISION: HOJA: 3 y la clasificación de identificación del expediente, así como la fecha de devolución (que no deberá exceder del plazo establecido dentro de la política de préstamo de la Unidad 15 días); asentando lo anterior, el solicitante firma autográficamente el vale de préstamo El responsable de la Unidad Administrativa solicitante que firma y recibe el (los) expediente(s) será la única persona responsable del uso y manejo que se le de a la información proporcionada y quedará sujeto a la normativa vigente Archivo Central, localiza el expediente dentro del acervo, lo retira de su sitio, colocando precisamente en el mismo lugar una carpeta supletoria, para indicar que dicho expediente esta en préstamo Entrega al solicitante del préstamo el expediente requerido, pidiéndole que firme y tome nota de la fecha de devolución establecida (15 días) Las Unidades Administrativas, habiendo hecho las consultas necesarias del material requerido en préstamo, entregan dentro del plazo establecido el (los) expediente(s) que le fue(ron) prestado(s), cerciorándose del descargo del préstamo respectivo El "Vale de Préstamo" de la Unidad, misma que se deberá revisar cotidianamente para determinar si algún expediente no fue devuelto en el plazo establecido y si es el caso renovar el préstamo El Archivo Central, recibe el expediente devuelto y localiza el "Vale de Préstamo" correspondiente, cerciorándose de que el (los). expediente(s) se encuentre(n) completo(s) y en buen estado, en caso contrario, lo notifica a su Jefe inmediato superior, para que se efectúen las reclamaciones, o en su caso, se apliquen las sanciones procedentes De no haber irregularidades, localiza dentro del acervo el lugar que corresponda al expediente devuelto y lo archiva de acuerdo al sistema de clasificación implantado, acto seguido, retira la carpeta supletoria El Archivo Central, imprime el sello de devuelto y/o firma autógrafa en el "Vale de Préstamo", siguiendo al efecto el orden de clasificación del expediente respectivo y se archiva. GAiAllTIA CALIDAD 11II

4 PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES FECHA DE EMISION: HOJA: 4 DEL ARCHIVO CENTRAL DEL I.N.I.N. 10/03/08 DE:? 4. RESPONSABILIDADES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Dirigir la planeación, programación y ejecución de las actividades de préstamo y consulta de expedientes en el Archivo Central Proporcionar el apoyo y recursos necesarios para la adecuada aplicación de este procedimiento Informar a su superior jerárquico, con la debida oportunidad de los resultados del trabajo desarrollado en el Archivo Central TECNICO ESPECIALIZADO, DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Atender las solicitudes, para el préstamo y consulta de expedientes Vigilar las actividades que se realizan en el Archivo Central Organizar la ejecución de las acciones que realice el personal en el Archivo Central Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso Informar a su Jefe inmediato superior con la debida oportunidad de las actividades desarrolladas en el Archivo Central Vigilar la apropiada aplicación de este procedimiento ARCHIVISTAS Atender las solicitudes para el préstamo y consulta de expedientes Recibir y verificar que los expedientes cumplan requisitos Archivar los expedientes de acuerdo al sistema de clasificación implantado Informar a su Jefe inmediato superior de las actividades desarrolladas GAIAHTIA CALIDA IIIIH D

5 r: AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES N.: P.SG-19 REV.:1 r PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES FECHA DE EMISION: HOJA: 5 5. REFERENCIAS Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la Entidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el Manejo de los Archivos Administrativos e Históricos de la Administración Pública Federal. (D.O.F., 31 agosto de 1998) Normas para la administración de documentos de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal, Archivo General de la Nación, ejemplar 4 y 5; 2 de septiembre de Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Capítulo 1, Artículo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (11 de junio de 2002) Ley General de Bienes Nacionales, Capítulo 1, Artículo 2. ; IX. 6. ANEXOS. ANEXO 1. AGRAMA DE FLUJO ANEXO 11. "VALE DE PRESTAMO" Gl11NTIA CALIDAD l11h

6 PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES DEL ARCHIVO CENTRAL DEL I.N.I.N. FECHA DE EMISION: 10/03/08 HOJA: 6 DE: 7 ANEXO I AGRAMA DE FLUJO UNIDADES ADMINISTRATIVAS ARCHIVO CENTRAL - INICIO T SOLICITAN EXPEDlENTE(S) SOLAMENTEU}ITDADES GENERADORAS O CONCENTRADO RAS DE INFORMACIÓN. EL SOLICITANTE QUE FiRME Y RECIBA EL EXPEENTE SERA RESPONSABLE DEL USO Y MANEJO DEL MlSMO RECIBE SOLICITUD DE PRESTAMO y.-----l--l ~1 ANOTA EN "V ALE DE PRESTAMO". EXPEENTES SOLICITADOS. LOCALIZA EXPEENTE EN ACERVO Y COLOCA CARPETA SUPLETORIA PARA INCAR QUE EL EXPEENTE ESTA EN PRESTAMO. HECHA LA CONSULTA, REGRESA EXPEENTE, CERCIORANDOSE DEL DESCARGO RESPECTIVO. ENTREGA AL SOLICITANTE EL EXPEENTE Y QUE FIRME EN "VALE DE PRESTAMO" y QUE TOME NOTA DE LA FECHA DE DEVOLUCION. RECIBE EXPEENTE Y VERIFICA QUE ESTE(N) COMPLETO(S) y EN BUEN ESTADO Y LOS ARCHlVA. SI HAY IRREGULARIDADES INFORMA A SU JEFE INMEATO SUPERIOR IMPRIME SELLO Y/O FIRMA DE DEVOLUCION EN EL "V ALE DE PRESTAMO" RESPECTIVO y SE ARCHIVA. GAiANTIA CILID-AD 111M

7 PROCEMIENTO: PRESTAMO y CONSULTA DE EXPEENTES FECHA DE EMISION: HOJA: 7 ANEXO 11 "VALE DE PRESTAMO" (FP SG-1/0/19) Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares Dirección de Administración.Gerencia de Recursos Materiales Departamento de Servicios Generales Archivo Central "VALI DE PRE TAlO" FECHA: _ CLASIFICACION EXPEENTE: ASUNTO: NOMBRE DEL SOLICITANTE: UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE: CLAVE SOLICITANTE: 1 EXTENSiÓN: VO.Bo. RECIBI ARCHIVO FIRMA FP.SG-1/0/19 GAIAlltlA C1LID1D 11\1