INFORME DE SEGUIMIENTO

Transcripción

1 DIVISIÓN DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Servicio de Salud Metropolitano Central Número de Informe: 441/ efebre.ode2 6 ralo ri a. ci

2 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 424/2016 REFS. Nos / FEÚ Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines perinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central 1n~1 ~ JORGE BERMUDEZ SOTO Couftalor General de la República 2M4~< 6 01 IUNMUE $ r ~ A LA SEÑORA CARMEN CASTILLO TAUCHER MINISTRA DE SALUD PIRES E NTE

3 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 425/2016 REFS.: N / FE~z Di L Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el n orme de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL DE SALUD PRESENTE Le~ig2!PJ [TRAMITADO [~plla ÓIV

4 DAA N REFS.: Nos 426/ / LIB Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. FABIAN ARREDONDO PIÑA Rut: Servicio de Salud Metropoflano Central AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL PRESENTE

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 427/2016 REES.: Nos / ,I:En2o ID, 0156 isi Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoria al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central FABIAN ARREDONDO PIÑA Rut: Servicio de Salud Metropolitano central o2~o~ Ui ANTECED A LA SEÑORA AUDITORA INTERNA SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL PRESENTE

6 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N REFS.: Nos 428/ / FEO zol Ii 01502» Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines perlinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. D2~~3 ~ ~1 AL SEÑOR DIRECTOR HOSPITAL CLíNICO SAN BORJA ARRIARÁN PRESENTE FABIAN ARREDONDO PIÑA Rut Servido de Salud Metropolitana Centr~I

7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N REFS.: Nos 429/ / PEB 201(3, Adjunto remito a Ud., para SLI conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. ~ie Auditoria Admjnjstrauv~i 1~.. 1~ñ~iE~ L AN A LA SEÑORA AUDITORA INTERNA HOSPITAL CLÍNICO SAN BORJA ARRIARÁN PRESENTE t ol-03 kb. FABIAN ARREDONDO PIÑA Rut Servicio de Salud Metropolitano Central

8 DAA N 431/2016 REFS.: N / FEBZ U22 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al ~FOCCSO de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. CiNflfl / ir A LA SEÑORA DIRECTORA FONDO NACIONAL DE SALUD PRESENTE RTF

9 DAA N 432/2016 REFS.: N ~ / FLB2016Jj15í123 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central Loa MAR 2016 ~w~~ r~- ry AL SEÑOR AUDITOR INTERNO FONDO NACIONAL DE SALUD PRESENTE

10 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 430/2016 REFS.: Nos / FEU2O 16, Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines perlinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoría al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central. EZ MERINO UI~d Téaii~a de Confr~ E~teçno Vivista * A*a$torja Mn~j~ 01 MAR AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE

11 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 523/2016 REFS.: N ~ /2016 ZWFEUL oin Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 441 de 2015, sobre auditoria al proceso de transferencias al Programa de Prestaciones Valoradas en el Servicio de Salud Metropolitano Central POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL RICARDO PROVOSTE ACEVEDO efe (8) DMsiÓn de Auditoría Adiiiinjslratjva ? ( (o AL SEÑOR JEFE DEL ÁREA SALUD CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE ANTECED

12 USEG N 28/2016 REFS. Nos /2016 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 441, DE 2015, SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE TRANSFERENCIAS AL PROGRAMA DE PRESTACIONES VALORADAS EN EL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL. De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 441, de 2015, sobre auditoria al macroproceso de Recepción y/o Entrega de Transferencias, en el Servicio de Salud Metropolitano Central, en adelante SSMC, provenientes del Fondo Nacional de Salud, FONASA, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue la señora Daniela Gálvez Fuentes. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 441, de 2015 y las respuestas a dicho documento remitidas mediante los oficios ordinarios N 5 43 y 71, ambos de 2016, del Servicio de Salud Metropolitano Central y el Hospital Clínico San Borja Arriarán, respectivamente. Los antecedentes aportados fueron analizados, con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. AL SEÑOR JORGE BERMÚDEZ SOTO C~ CONTRALOR RAL DE LA REPÚBLICA J~,P RES E NTE br General la República

13 1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA REALIZADASY VERIFICACIONES CONCLUSIÓN -1.2 Falta de manuales de procedimientos 1-2 Falta de aprobación del manual de procedimientos Si bien el SSMC contaba con un marco que establecia la estructura orgánica de sus principales estamentos, en el cual se regulaban las funciones que desarrollan, no disponía de manuales de procedimientos para los departamentos de auditoria interna y de finanzas, careciendo este último de instructivos sobre conciliaciones bancarias y manejo de transferencias. Cabe hacer presente que dichos documentos permiten, entre otros aspectos, regular con más detalle las funciones, distribución, tareas, acciones a desarrollar e instancias de control, a fin de mantener un parámetro uniforme y conocido para el funcionamiento, permitiendo, además, la delimitación de responsabilidades, por lo que su carencia contraviene el principio de control estipulado en el articulo 3 de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Asimismo, tampoco se condice con lo establecido en el numeral 9 de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Contraloria General, que Fija Normas sobre Control Interno, en la que se indica que Los controles administrativos son aquellos procedimientos y registros, relacionados con el proceso de adopción de decisiones, que permiten a los empleados realizar actividades autorizadas en la consecución de los objetivos de la institución. Se advirtió que el Manual de Procedimientos denominado Estándar de Registro Estadístico de Prestaciones Trazadoras, relacionado con el actuar del Programa de Prestaciones Valoradas, no se encontraba aprobado de manera formal por la autoridad del Hospital Clínico San Borja Arriarán, HCSBA, incumpliendo el principio de escrituración que rige las actuaciones de la Administración del Estado, consagrado en los artículos 3 y 5, de la ley N , que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado. Asimismo, no se condice con lo establecido en el ya mencionado numeral 9 de la referida resolución exenta N 1.485, de La entidad señaló que actualmente el departamento de finanzas cuenta con instructivos internos relativos a las tareas más recurrentes, formalizados y sancionados por el director del servicio, como son los procedimientos de distribución y transferencias del Programa de Prestaciones Valoradas, PPV, conciliaciones bancarias y cuentas por cobrar. Agregó, que los auditoria interna, aprobados. procedimientos de se encuentran Por otra parte, informó que con el fin de efectuar un seguimiento al cumplimiento de los compromisos de mejora concordados para la gestión del proceso de transferencias del PPV, se ha contemplado una actividad sobre la materia en el Plan de Auditoria de esa repartición. El centro hospitalario indicó que el Manual de Procedimientos del PPV, fue formalmente autorizado. Se constató que mediante las resoluciones exentas N 1.246, y 3.420, todas de 2015, dei Servicio de Salud Metropolitano Central, se aprobaron los Manuales de Procedimientos de Confección de las Conciliaciones Bancarias, de Cuentas por Cobrar y del Programa de Transferencias de Prestaciones Valoradas, respectivamente, del departamento de finanzas. A su vez, se cotejó la resolución exenta N 1, de 2016, que aprueba el Manual de Organización. Funciones y Procedimientos del Departamento de Auditoria de la Dirección del SSMC. Finalmente, se evidenció que por la resolución exenta N 3.352, de 2016, se autorizó el Plan Anual de Auditoria Interna de la institución, confirmando que este contiene una revisión al proceso de transferencias del Programa de Prestaciones Valoradas. Se corroboró que a través de la resolución exenta N 104, de 2016, del Director (5) del Hospital Clinico San Borja Arriarán, se sancionó el aludido manual de procedimientos, cuya finalidad es unificar criterios de registro. análisis y gestión de la información del PPV de los diferentes servicios clínicos y de apoyo. En mérito de las medidas adoptadas, se dan por subsanadas las observaciones.

14 N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA REALIZADASY VERIFICACIONES CONCLUSIÓN Diferencias en número de prestaciones de la planilla control versus convenio Se detectaron diferencias en la información presentada en la planilla de control del convenio PPV año 2014, utilizada por el SSMC y aprobada por el Fondo Nacional de Salud, FONASA, con el adendum final del mismo, especificamente, en lo concerniente a la cantidad de prestaciones a realizar, lo que vulnera lo establecido en el anexo 1 B del referido acuerdo. De igual modo, incumple los principios de control, eficiencia y eficacia establecidos en los artículos 3 y 5, de la referida ley N 18,575, como tampoco se condice con lo dispuesto en los numerales 57 al 60, relativos a la supervisión, consignados en la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Contraloria General, según se detalla en la tabla N 1 Diferencias en cantidad de actividades a realizar según planilla de control SSMC, cotejadas con el convenio, del Informe Final N 441, de 2015, de este origen. El servicio de salud manifestó que en el mes de agosto de 2015, se envió una solicitud al FONASA con la normalización del aludido convenio de prestaciones valoradas, correspondientes a la ejecución del año A su vez añadió, que se realizaron los ajustes al registro de prestaciones efectuadas, corrigiendo el convenio y presupuesto de cierre del programa de transferencias valoradas del año 2014, Se advirtió que mediante el oficio ordinario N 1.239, de 2015, el Director (5) del SSMC solicitó al FONASA, gestionar la firma del adendum al convenio PPV, PPI y GES 2014, para finalmente dar un cierre a las modificaciones en cuanto a las prestaciones convenidas y otorgadas por ese servicio de salud, en el año En virtud de las gestiones realizadas por la entidad, se dan por subsanadas las observaciones, 11-1,4 Diferencias entre el marco presupuestario definido por el SSMC y lo remesado Se observó que el Departamento de Finanzas del SSMC remesó al Hospital Clínico San Borja Arriarán la suma de M$ , por sobre lo consignado en el acto administrativo que formaliza el marco regulatorio del presupuesto del referido año, mientras que al Hospital El Carmen de Maipú, se te envió un importe menor, en el mismo monto. La situación antes expuesta denota una falta de control sobre la materia, vulnerando lo contemplado en el articulo 3, inciso segundo, de la aludida ley N , que impone a los órganos que integran la Administración del Estado, el deber de observar, entre otros, el principio de control en sus actuaciones. Igualmente, se aparta de lo previsto en la letra e), numerales 57 al 60, de la ya señalada resolución exenta N 1,485, de 1996, los cuales, en síntesis, establecen que debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno, debiendo la asignación. revisión y aprobación del trabajo del personal, tener como resultado el control apropiado de sus actividades. Respecto a las observaciones precedentes, se requirió al Servicio de Salud Metropolitano Central, adoptar las acciones oportunas a fin de regularizar los actos administrativos, con el fin de reflejar la información real de las prestaciones. Se constató la emisión de las resoluciones exentas N 1,918 y 1.919, ambas de 2015, que modifican los presupuestos de cierre para el año 2014, del Hospital Clínico San Borja Arriarán y del Hospital El Carmen, respectivamente, en los montos efectivamente remesados por ese centro de salud.

15 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA VERIFICACIONES REALIZADAS -1.3 Pacientes con igual prestación dos y tres veces De la revisión practicada a la base de datos del total de pacientes atendidos en virtud del Programa de Prestaciones Valoradas Complejas efectuadas en el Hospital Clínico San Borja Arriarán, proporcionada por el Jefe del Departamento de Gestión de la Información del SSMC, se comprobó la existencia de 189 prestaciones que exhibian para igual día, los mismos códigos de atención. Consultado al respecto el referido departamento, indicó que, si bien existirían algunas de ellas en las cuales se permitiría tal situación, estas debian ser revisadas para verificar si era correcta la información o si correspondían a duplicidades del sistema, lo que no fue informado al término de la fiscalización, vale decir, al 18 de mayo de 2015, según detalle contenido en el anexo N~ 3, del Informe Final N 441, de 2015, de este origen. El Director del SSMC adjuntó en su respuesta al preinforme de observaciones, un documento emitido por el departamento de auditoria interna, que comprende una muestra y no la totalidad de los 189 casos observados, señalando que la duplicidad se debía, principalmente, a errores de interpretación, de digitación y carga de información desfasada. No obstante, agregó que en algunos casos estaría bien que las prestaciones figuren en múltiples registros, dado que se mantienen los códigos por familia de prestación. Sin embargo, se mantuvo la observación, toda vez, que la revisión fue enfocada a una muestra de los casos, unido al hecho de que no se determinó en cuántos de ellos fue justificada dicha situación. La entidad manifestó que en cuanto a la pertinencia del total de las prestaciones valoradas de patologías de alta complejidad rendidas por el aludido hospital, la auditoria efectuada por el SSMC confirmó, en base a la metodología utilizada, que la mayoría de las prestaciones fueron efectivamente realizadas el número de veces consignadas en los registros del Sistema de Gestión de Garantías Explicitas de Salud, SIGGES, lo que reduce el pago erróneo a $ Añadió, que sin perjuicio de lo anterior, se le ha encomendado al departamento de gestión asistencial, la tarea de revisar la totalidad de los casos, cuyo resultado será notificado al departamento de finanzas, para que este proceda a restituir los fondos si corresponde. Lo anterior con un plazo perentorio al 30 de marzo de No obstante lo informado por la institución, esta no acreditó la revisión de la totalidad de los casos observados, acorde a lo requerido en el referido Informe Final N 441, de 2015, de esta procedencia, así como tampoco la pertinencia del registro múltiple. Se mantiene la observación, en virtud de que la revisión en comento, no ha sido realizada. El resultado del examen efectuado por el Departamento de Gestión Asistencial del SSMC, así como la eventual devolución de los recursos que corresponda, serán materia de una futura auditoria que lleve a cabo este Organismo Superior de Control.

16 ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA VERIFICACIONES REALIZADAS ~1 II-2.1-b) Fichas clínicas con antecedentes falta ntes De la revisión realizada en las dependencias del Hospital Clínico San Borja Arriarán a las fichas clinicas que respaldan las prestaciones valoradas, se determinó que en 76 de ellas la identificación actualizada del paciente no contenia antecedentes tales como el domicilio, teléfonos de contacto yio correo electrónico, ocupación y representante legal o apoderado, para fines de la atención de salud, según se detalla en el anexo N 5, del Informe Final N 441, de 2015, de este origen. Lo anterior, vulnera la letra a), del articulo 6, del decreto N 41, de 2012, del Ministerio de Salud, MINSAL, que aprueba el Reglamento sobre Fichas Clinicas, el cual establece los antecedentes mínimos que deberá contener todo expediente clínico. Cabe precisar que, en el caso que la creación del expediente se haya efectuado con anterioridad a la entrada en vigencia de la aludida norma, le será aplicable el Manual de Procedimientos de la Sección de Orientación Médica y Estadistica, SOME, aprobado por la resolución exenta N 926, de 1989, del MINSAL. En tal sentido, dicho manual indica en el capítulo II, numeral 4, la información que se debe consignar en la carátula de la historia clinica, Al respecto, se requirió acreditar la incorporación de la información dentificatoria contemplada en el ya nombrado decreto N 41, de 2012, de los 76 casos observados, lo que seria corroborado en el proceso de seguimiento. El HCSBA manifestó que la actualización de los antecedentes contenidos en las fichas clínicas se realizará en la medida que los pacientes asistan a requerir prestaciones de salud. A su vez, señaló que el aludido decreto N 41, de 2012, no especifica el lugar en que deben ir consignados dichos datos por lo que existen muchas fichas clinicas en que dicha información se encuentra en el interior del historial. Finalmente, agregó que mediante el memorándum N 18, de 2016, del subdirector médico del establecimiento, se instruyó a los funcionarios de la obligación de actualizar los datos de los pacientes. Se evidenció que a través del citado memorándum N 18, de 2016, se reiteró a todos los jefes de centros de responsabilidad el deber de cumplir con lo establecido en el mencionado decreto N 41, de 2012, del MINSAL, solicitando al personal a su cargo, seguir las instrucciones para dar cumplimiento a lo establecido. Sin perjuicio de las gestiones informadas por el recinto hospitalario, se mantiene la observación, toda vez que, la incorporación de la información identificatoria contemplada en el decreto N 41, de 2012, para los 76 casos objetados, no se ha concretado. La regularización de los antecedentes comprendidos en las 76 fichas clínicas en cuestión, será materia de revisión en una futura auditoria a ejecutar por este Organismo Superior de Control.

17 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Servicio de Salud Metropolitano Central y el Hospital Clínico San Borja Arriarán, realizaron gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1, del presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones que se indican, dándose por concluido el proceso de seguimiento. En lo referente a las observaciones del acápite III Examen de Cuentas correspondientes al Hospital San Borja Arriarán, numerales 2.2 sobre pagos con atenciones sin acreditar por $ ; 2.3 por beneficiarios fallecidos al momento de la prestación por un monto de $ ; 2.4 respecto de fichas clínicas no proporcionadas; 2.5 por atenciones informadas sin respaldo en las fichas clínicas, por $ y $ , respectivamente; y 2.6 en relación a la duplicidad de atenciones registradas en el SIGGES por un total de $ , en virtud de las cuales el recinto hospitalario debía proporcionar los antecedentes que acreditaran y respaldaran dichas objeciones, en un plazo máximo de 60 días hábiles a contar de la recepción del Informe Final N 441, de 2015, o de lo contrario se formularía el reparo pertinente, se hace presente, que la repartición por medio del oficio ordinario N 71, de 2016, remitió documentación sobre la materia, la que se encuentra en estudio en el Área de Salud de la División de Auditoría Administrativa de este Ente de Control, y cuyo resultado será informado oportunamente. Transoribase a la señora Ministra de Salud, al Auditor Ministerial de Salud, al Director y a la Auditora Interna del Servicio de Salud Metropolitano Central, al Director y a la Auditora Interna del Hospital Clínico San Borja Arriarán, a la Directora y al Auditor Interno del Fondo Nacional de Salud, a la Unidad Técnica de Control Externo y al Área de Salud, ambas de la División de Auditoría,,A~ Administrativa de esta Contraloría General. BARBARA NIFURE ABARCA Jefa Unidad de Seguimiento (S) División de Auditoria Administrativa

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