INFORME DE SEGUIMIENTO

Transcripción

1 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Hospital Barros Luco Trudeau Número de Informe: de marzo de

2 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 649/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 17. MAR ) Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau Saluda atentamente a Ud., 1n ~j ~ JORGE B EZ SOTO Contralor General de la República A LA SEÑORA CARMEN CASTILLO TAUCHER MINISTRA DE SALUD PRESENTE

3 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 650/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 17. MAR , Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. Saluda atentamente a Ud., 27 RICAR~Y~ PPOVOSTE ACEVEDO Suhj&e Uiv~sioii de Auditoría Administrativa - 7y,-~t,04 AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE 4 ~ -Ii P~ 4,?Ç~L:

4 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA REF. N 651/2016 N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 1 7. rarzo Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoria al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. Saluda atentamente a Ud., 27 RICARDO PROVOSTE Subido División de Auditoría ACEVEDO Administrativa A LA SEÑORA SUBSECRETARIA DE REDES ASISTENCIALES MINISTERIO DE SALUD PRESENTE

5 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 653/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 17. MAR Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. Saluda atentamente a Ud., pir r~pt ~fl~q\/oste ACEVEDO ue Audiloría Administrativa AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR PRESENTE

6 DAA N 654/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, Ti. MAR2 O 1&0208(jS Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau Saluda atentamente a Ud., Z RICARDO ppqvoste ACEVEDO Sub~ek Division do Auditoria Administrativa -. L/~QE~PJ AL SEÑOR DIRECTOR HOSPITAL BARROS LUCO TRUDEAU PRESENTE

7 DAA N 655/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 17. MAR Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoria al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. Saluda atentamente a Ud., 27 R!CARDO PROVOSTE ACEVEDO SLIh~OtO DivisiÓfl de Auditoría Administrativa (~i A LA SEÑORA JEFA DE AUDITORÍA INTERNA HOSPITAL BARROS LUCO TRUDEAU PRESENTE

8 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DM~ N 656/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 17. MAR ~O Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. Saluda atentamente a Ud., 77 e: SERGiO JIMÉNEZ MERINO Jefe Uiided Téa*a de C~tvl Eflemo OM&Ó., de Audkofla Mnflsfl~ya PROVOSTE ACEVEDO Subieflt Uiv:siofl de fr.ud~toda Administrauva 1 8 MAR, 2016 AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE 4c

9 DAA N 718/2016 REF. N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 12, MU Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición del servicio de Día Cama Hospitalización Integral, en el Hospital Barros Luco Trudeau. APDO PROVOSTE %LIri~efe Division de Auditoria ACEVEDO Administrativa MDAbRECIE3;oo DE beguimient0 EN A LA SEÑORA JEFA DE LA FISCALÍA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE ~7MAR2~ LORIA G~L LA REPVBLICA

10 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA USEG N 37/2016 REF. N /2016 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 806, DE 2015, SOBRE AUDITOR1AAL PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO DE DIA CAMA DE HOSPITALIZACIÓN INTEGRAL, EN EL HOSPITAL BARROS LUCO TRUDEAU. SANTIAGO, De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N~ , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 806, de 2015, sobre auditoría al proceso de contratación de los servicios de Día Cama de Hospitalización Integral, respecto de aquellas denominadas Camas Críticas, para beneficiarios que se atienden en la modalidad de atención institucional, y que han sido derivados por intermedio de la Unidad de Gestión Centralizada de Camas, UGCC, de la Subsecretaría de Redes Asistenciales, por el Hospital Barros Luco Trudeau, HBLT, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue la señorita Jenny Alvarez Acuña. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 806, de 2015 y la respuesta a dicho documento, remitida mediante el oficio ordinario N 66, de Los antecedentes aportados fueron analizados con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. AL SEÑOR JORGE BERMÚDEZ SOTO CONTRALOR GEF ZRAL DE LA REPÚBLICA PRESENTEc General de ública

11 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1. OBSERVACIÓN QUE SE SUBSANA N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS Carencia de registro en el historial clínico Una de las condiciones que se debe cumplir para realizar la derivación de pacientes, es la certificación de la atención de urgencia, la cual debe adjuntarse en la ficha médica junto con el registro de la evaluación clínica y el diagnóstico, la indicación de hospitalización y destino por el médico tratante. Sobre el particular, se comprobó que en 53 casos, dicho expediente clínico no contaba con la totalidad de antecedentes que acreditaran la atención prestada y posterior derivación al extrasistema, vulnerando con ello lo instruido en el articulo 60 del decreto N 41, de 2012, del Ministerio de Salud, MINSAL, que Aprueba el Reglamento Sobre Fichas Clinicas, además de lo señalado en el numeral 13, del punto 1, del Manual de Procedimientos Sistema de Derivación de Pacientes del HBLT, el cual indica que los documentos que deben acompañar al paciente son, entre otros, la epicrisis médica y la de enfermeria. En tanto, el numeral 2, del mismo punto, indica que es responsabilidad del director y del subdirector médico, autorizar los traslados de pacientes a clinicas privadas, según las condiciones médicas del caso, hecho que se dificulta al carecer de los antecedentes que evidencian tal hecho. El detalle de lo indicado se aprecia en el anexo N 3, del Informe Final N 806, de 2015, de este origen. De igual modo, lo anterior incumple el principio de control, establecido en el articulo 3, de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, como tampoco se condice con lo dispuesto en los numerales 57 al 60, relativos a la supervisión, consignados en la resolución exenta N 1.485, de 1996, que Aprueba Normas de Control Interno de esta Contraloria General. Sobre la materia, la Dirección del Hospital Barros Luco Trudeau consignó que, revisados los casos que carecían de Dato de Atención de Urgencia, DAU, a excepción del correspondiente al RUT N XXX-X, cuyo respaldo se obtuvo desde el sistema Informático, estos fueron encontrados en las fichas clínicas respectivas, de las cuales adjuntó copias. En lo relacionado con la epicrisis de enfermería, expone que si bien el protocolo de derivación de pacientes establece que este será parte de los documentos que deben acompañar a los pacientes trasladados, no se contempla que deba quedar copia de este en la ficha clínica, ya que no es requerido por el reglamento sobre la materia. En tanto la epicrisis médica se envía con cada traslado, ya que de lo contrario, los establecimientos que La repartición proporcionó en su respuesta copia de los Datos de Atención de Urgencia de los 6 pacientes individualizados en la observación, así como de los Informes Estadísticos de Egreso Hospitalario de cada uno de ellos. Los antecedentes aportados por el hospital permiten acreditar la atención de urgencia de los pacientes RUT N XXXX, XXX-X, XXX-X, XXX-X, XXX-X y XXX-X, acorde a lo requerido en el Informe Final N 806, de 2015, de este origen. Por lo expuesto. se da por subsanada la observación. 2

12 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN reciben a los pacientes no lo hartan. Sin perjuicio de lo anterior, añade que se insistirá en la importancia de dejar copia de esta en la ficha respectiva, de una manera ordenada y de fácil acceso. En lo referente a la responsabilidad del director y del subdirector médico de autorizar los traslados de pacientes a clínicas privadas, según las condiciones médicas, y la dificultad de tal hecho ante la carencia de los citados antecedentes, es dable precisar que, al momento de solicitar el traslado, las autoridades del hospital no cuentan con la ficha clínica, ya que el proceso establecido para la comunicación es vía telefónica, siendo el Gestor de Camas quien informa junto al médico tratante el caso clínico, el requerimiento de cama y con esa información se toma la decisión de autorizar o no el traslado, por lo que esta es la via a utilizar en el proceso, que es realizado las 24 horas de todos los dias del año. En razón de lo expuesto, para el caso del RUT N XXXX, en que la autoridad reconoció que no fue encontrado, acompañando el DAU obtenido desde el sistema informático, y los RUT N XXX-X, 3,632.XXX-X, XXX-X, XXX-X y 1O.505.XXX-X, cuyas fechas de atención no concordaban con los casos revisados por este Ente Contralor, se mantuvo lo objetado. Por otra parte, se precisó que el procedimiento regular descrito por la autoridad en su oficio de respuesta, relacionado con la epicrisis, tanto de enfermería como médica, no se ajustaba al Manual de Procedimientos Sistema de Derivación de Pacientes del HBLT, careciendo el mismo de uniformidad sobre dicho actuar. Al respecto, se requirió al recinto de salud los Datos de Atención de Urgencia, relacionados con los RUT NM XXXX, XXX-X, XXX-X, XXX-X, XXX-X y 1O.505.XXX-X, los que serian corroborados en el proceso de seguimiento. MC, Observación medianamente compleja: Incumplimiento de procedimientos que dieta la normativa. 3

13 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS 11-4 Circularización a proveedores Se efectuó el referido procedimiento con 14 prestadores privados, con el objeto de corroborar la información presentada en los registros contables del HBLT, recibiéndose, al 10 de agosto del 2015, un total de 9 respuestas. En relación con lo anterior, 8 de estas instituciones respondieron que el hospital no poseía deuda vigente sobre la materia. En tanto la Clinica Alemana de Santiago SA. y sus empresas relacionadas, informaron una deuda vigente a agosto de 2015, conforme al siguiente detalle: -Servicio de Diagnóstico Clinica Alemana Ltda., factura N 35028, de 20 de marzo de 2013, por $ y N , de 30 de noviembre de 2013, por $ ; -Clinica Alemana de Santiago SA., factura N 1.711, de 29 de noviembre de 2012, por $ y N , de 28 de octubre de 2013, por $ Analizados los citados documentos con el HBLT, el departamento de contabilidad informó que los tres primeros fueron devueltos, mientras que la factura N 1.711, al 14 de agosto de 2015, se encontraba pendiente de pago. Igualmente, indicó que las facturas N y fueron devueltas al proveedor por presentar diferencias en el monto facturado respecto a la carta de respaldo, en tanto, que la N 35,028 fue regresada debido a que el proveedor no se encontraba inscrito en Chilecompra. En relación con lo anterior, es del caso consignar que el argumento de devolución de la factura N , antes citada, no es atendible, toda vez que el propio HBLT solicitó los servicios de la aludida clínica, efectuando la derivación, por lo que en dicho proceso debió arbitrar previamente las medidas para detectar tal situación. Lo anteriormente expuesto, vulnera lo previsto en los artículos 37, letra d), del decreto con fuerza de ley N 1, y 16, letra e), del decreto N 38, ambos de 2005, del MINSAL, en los cuales se indica que los pagos de los servicios públicos a sus proveedores deberán hacerse antes de 60 días contados desde la recepción conforme de los bienes o servicios por parte de la entidad. De igual modo, incumple los principios de control, eficiencia y eficacia establecidos en los artículos 3 y 5, de la referida ley N El Director del HBLT informó que, en lo que concierne a las facturas devueltas, estas no registraban reingreso en el centro hospitalario, mientras que para el documento N 1.711, de la Clínica Alemana de Santiago SA. se acreditó el pago el día 23 de El hospital informó que al 22 de febrero de 2016 y tras contacto reiterativo con el proveedor -del cual adjuntan registro de salida de correspondencia- no se obtuvo respuesta sobre las facturas devueltas. Agregó, que continuarán con las gestiones para regularizar la situación. Se constató copia de los correos electrónicos de fechas 15 y 18 de febrero de 2016, enviados por el Jefe de Contabilidad del Departamento de Gestión Financiera y Contable del Hospital Barros Luco Trudeau, al proveedor, a través de los cuales requirió información sobre el estada de las facturas N y , ambas de 2013, dei Servicio de Diagnóstico Clínica Alemana Ltda., y de la factura N , de igual año, de la Clínica Alemana de Santiago SA. Sin perjuicio de las La aclaración de la gestiones realizadas deuda vigente con la por el centro Clínica Alemana de hospitalario, se Santiago SA. y sus mantiene la empresas observación, toda vez relacionadas, será que continúan sin ser validada en una futura aclaradas las cuentas auditoria que lleve a adeudadas a la referida cabo este Organismo Clínica Alemana. Superior de Control. 4

14 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS septiembre de 2015, lo cual permitió subsanar lo objetado, reconociendo que la demora fue por debilidad en sus procesos internos y agregando que, para evitar la ocurrencia de estas situaciones se implementó la solicitud de pre-facturas a los proveedores indicados en la observación, en tanto que por los documentos restantes, se mantuvo la observación, toda vez que no se han efectuado las gestiones con la institución privada, que permitan aclarar la cuenta impaga a nombre del RBLT. MC, Observación medianamente compleja: Incumplimiento de procedimientos administrativos. CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA 5 t

15 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS IV Partidas pendientes de regularización en conciliación bancaria Examinadas las conciliaciones bancarias con las cuales opera el centro asistencial, se verificó que la relacionada con la cuenta corriente N , utilizada para el pago de sueldos, si bien presentaba un monto neto de ($83594) como partidas antiguas en proceso de análisis y regularización, contenía movimientos que en algunos casos datan del año 2007, tal es el caso, a modo de ejemplo, de un cargo ascendente a $ 6, , que presenta como concepto diferencia acumulada año 2007, y otro, correspondiente a un abono por $ , cuyo detalle indica total de documentos no reconocidos, los que se presentan en la tabla N 10; Partidas antiguas en proceso de regularización, del Informe Final N 806, de 2015, de este origen. La situación descrita precedentemente, junto con transgredir el principio de control consagrado en los artículos 3 y 5 de la ley N , ya citada, incumple lo previsto en el numeral 57, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Contraloria General, antes mencionada, el cual, en síntesis, establece que debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno. En su respuesta, el Director del HBLT informó que las diferencias establecidas en la conciliación bancaria de la referida cuenta corriente corresponden en su mayoría a arrastres ocurridos desde el año 2007, por lo que para resolver dicha situación se confeccionó un plan de trabajo, a fin de analizar las partidas objetadas. Agregó, que durante los meses de mayo y junio de 2015, se ha logrado un avance respecto de tales montos, lo cual ha contado con el apoyo de la División de Análisis Contable de esta Contraloria General, lo que ha permitido la regularización de gran parte de las diferencias, aportando los antecedentes de tales acciones, que principalmente consisten en rehacer las conciliaciones bancarias desde noviembre de 2011 a diciembre de 2012, para luego abordar los años anteriores, tarea que implica un proceso metódico de la unidad de conciliación bancaria, priorizando la mayor celeridad posible. No obstante las acciones informadas por la autoridad, tendientes a regularizar la objeción planteada, en atención a que aún persistían diferencias por aclarar, se mantuvo la observación. C, Observación compleja; Existencia de partidas no aclaradas en las conciliaciones bancarias. El centro asistencial manifestó que durante el año 2015, la unidad de conciliación bancaria ha logrado regularizar gran parte de ellas al rehacer las conciliaciones del periodo de noviembre de 2011 a diciembre de 2012, esperando finalizar la conciliación de los años 2010 y 2011, en el transcurso del año Añadió, que parte de las diferencias presentes en la conciliación bancaria de la cuenta sueldos, consiste en pagos duplicados a funcionarios, por lo que se solicitó iniciar una investigación sumada, con el propósito de determinar eventuales responsabilidades administrativas. Sin perjuicio de las gestiones comunicadas por la institución, esta no proporcionó antecedentes que acrediten la regularización de los montos relacionados con la cuenta corriente N Por lo expuesto, se mantiene lo observado. La regularización de las sumas consignadas en la tabla N 10, del referido Informe Final N 806, de 2015, será materia de examen en una futura auditoria que lleve a cabo este Organismo Superior de Control. Sin perjuicio de ello, el recinto asistencial deberá remitir copia del acto administrativo que da inicio a la investigación sumaria comprometida, y designa fiscal en un plazo de 15 días hábiles, contados desde la recepción del presente informe.

16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Hospital Barros Luco Trudeau realizó gestiones que permitieron subsanar la observación contenida en el cuadro N 1 dei presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones que se indican, dándose por concluido el proceso de seguimiento. Cabe hacer presente que, en relación con la observación del acápite II Examen de la Materia Auditada, numeral 6, sobre errores de imputación presupuestaria en la adquisición de camas criticas al extrasistema, respecto de la cual el HBLT solicitó un pronunciamiento a esta Contraloria General, lo que fue atendido por la División de Análisis Contable de este Organismo Fiscalizador por medio del oficio N , de 2015, estableciendo que no se debia efectuar el ajuste contable con el propósito de regularizar la ejecución presupuestaria, sin perjuicio de que, en lo sucesivo, la institución deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cautelar que los gastos se imputen correctamente a las asignaciones descritas en los actos administrativos que los autorizan. Dicha materia será objeto de revisión en una futura auditoría a realizar por esta Entidad de Control. Por otra parte, en cuanto a la observación IV sobre partidas pendientes de regularización en conciliación bancaria, por la que el servicio comprometió el inicio de una investigación sumaria con el propósito de determinar eventuales responsabilidades administrativas por los hechos observados, se hace presente que esa entidad deberá enviar a la Unidad de Seguimiento de Fiscalía de esta Institución Superior de Control, el acto administrativo que ordene el procedimiento disciplinario y designe al fiscal, en un plazo de 15 días hábiles contados desde la recepción del presente informe. Sin perjuicio de ello, una vez finalizado ese procedimiento administrativo, debe ser remitido a esta Contraloría General para el control previo de legalidad, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral de la resolución N 1.600, de 2008, de este origen, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, según lo precisado en los dictámenes Nos , de 2012, y , de 2014, de este origen. Transcribase a la Ministra de Salud y al Auditor Ministerial de esa cartera de Estado, a la Subsecretaria de Redes Asistenciales, al Director del Servicio de Salud Metropolitano Sur, al Director y a la Jefa de Auditoria Interna del Hospital Barros Luco Trudeau y a la Unidades Técnica de Control Externo de la División de Auditoría Administrativa y de Seguimiento de Fiscalía, ambas de este Ente Fiscalizador. Saluda atentamente a Ud., Jete Unidad de segu~mie~0 DMSIÓn de P~udflOC~S ~dmin~sttatwa

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