Hospital San Juan de Dios Número de Informe: de junio de 2016

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1 DIVISIÓN DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA Hospital San Juan de Dios Número de Informe: de junio de

2 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.721/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JUN16*04664S Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoria al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., in 1717 JORGE BERMUDEZ SOTO C~mznlor General de la Repübjjce 094U(41 0k, A LA SEÑORA CARMEN CASTILLO TAUCHER MIN~STRADESALUD j PRESENTE,-j IGNAcIO 4 ~ MUÑOZ 3 / Y GE31,QW 0

3 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 1.722/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JUN 16* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., RICARÍ)O PROVOSTE ACEVEDO ~ ~;c~i~n~ H AL SEÑOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE flrte ~ERt ~ 4? IGNPC ~ ~ MUÑOZ ~? r:~ 6

4 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.723/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JUN16* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., RICARDO PROVOS Sr.i~j~ít:: División de Aiidit AL SEÑOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO OCCIDENTE RESENTE RFE A NTECIjD

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 1.724/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JUN 16* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., R1CARflQÍPRQVOSTF ACEVEDO S tur)fe l)svi~ióii Aiidjtí~~j~1 ~dininjs{j~jtjva AL SEÑOR DIRECTOR HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS PRESENTE 4- R1 E [

6 ONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 1.725/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JLIN 16 * Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., )c R!OARDO ~rovortr ACEVEDO SuLijufe División Un Auditol a i~riininistru1wa A LA SEÑORA JEFA DE AUDITORíA INTERNA HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS PRESENTE [ S R1 E ANTECE~LJ

7 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.726/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 24.JUN 16* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., RICARDO ppfl\/oc~]t ACE\IEDO Su bjo ~e D visiái do Auditor a kd mu u, ir. Uva Unidad TÓCnI de ~xtemo z~ jun, tuis AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO (5) DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA ~RESENTE r~ AN1I3CIH)

8 - GENERAL DE LA REPÚBLICA 0 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AD DE SEGUIMIENTO DAA N 1.727/2016 REF.: N /2016 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO our INDICA. ANTIAGO, 24. JUN lg /O4i;Gr~4 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de SegLlimiento al Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría al proceso de adquisición de medicamentos en el Hospital San Juan de Dios. Saluda atentamente a Ud., RECIBIDO EN A LA SEÑORA JEFA DE LA FISCALíA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTF 29 JLJN 2016 FIS CA L la CONT~LORIA G~L. DE LA REPUBIJCA

9 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA USEG N 89/2016 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 1.041, REF. N /2016 DE 2015, SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS EN EL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS. SANTIAGO, 24 ion De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 1.041, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones de medicamentos del Hospital San Juan de Dios, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fue la señorita Rocío Valenzuela Valverde. El proceso de seguimiento consideró el citado Informe Final N 1.041, de 2015, y la respuesta a dicho documento remitida mediante el oficio Ord. N 304, de Los antecedentes aportados fueron analizados con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. AL SEÑOR JORGE BERMÚDEZ SOTO CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE 7) 1 4 Contra~ Cjeneral de 1a ~e~4blica

10 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS VERIFICACIONES DE LA RESPUESTA REALIZADASY CONCLUSIÓN 1-4 Falta de póliza de fianza Se verificó que el encargado de la bodega de medicamentos del Hospital San Juan de Dios! HSJD, don Richard Faúndez Cancino, no ha rendido fianza de fidelidad funcionaria por la custodia de tales bienes, transgrediendo con ello lo dispuesto en el articulo 68 de la citada ley N , que señala que toda persona que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, debe rendir una caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes u obligaciones. Sobre la materia, cabe agregar que el articulo 56 del decreto ley N 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, en lo que interesa, establece que los cargos cuya función consiste en la administración y/o custodia de bienes o dinero del Estado, deberán estar debidamente identificados en la organización de los servicios, y los funcionarios que los ejerzan estarán en la obligación de rendir caución individual o colectiva, en la forma que determine la Contraloria General; además, la omisión anotada no se ajusta al numeral 38 de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta procedencia, que Aprueba Normas de Control Interno, en el sentido que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economia, eficiencia o eficacia. MC, observación medianamente compleja: Otros incumplimientos legales o reglamentarios. La repartición argumentó que mediante el oficio Ord. W 316, de 2016, el Director del Servicio de Salud Metropolitano Occidente solicitó a este Organismo de Control el visto bueno de la propuesta de fianza a favor del aludido funcionario. Se confirnió que a través del mencionado oficio Ord. N~ 316, de 2016, se remitió la propuesta de póliza de la empresa aseguradora HDI Seguros SA. Además, se verificó que dicha propuesta de fianza de fidelidad funcionaria para el señor Richard Faúndez Cancino, fue aceptada por esta Contraloria General, con fecha 6 de mayo del mismo año. Por lo expuesto, se subsana la observación. -z 2

11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA NG ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN 11-4 Inconsistencias entre órdenes de compra y facturas Se advirtieron diferencias entre los montos consignados en las órdenes de compra que se detallan en la tabla W 5, del nombrado Informe Final N 1.041, de 2015, emitidas por el hospital, y las facturas proporcionadas por los proveedores, sin que existan los fundamentos correspondientes, situación que no guarda armonía con los principios de control y de responsabilidad, consagrados en el articulo 35 de la ley N~ , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. En respuesla al preinforme, la entidad proporcionó los antecedentes que permilieron levantar y salvar parte de lo observado, no obstante, se mantuvo respecto a la orden de compra N E14, por cuanto reconoció que el proveedor realizó un cobro en exceso por $667, y comprometió solicitar su reintegro. C, observación compleja: Error de cálculo en el pago La repartición argumentó que la empresa Novartis Chile SA. reintegró el monto en cuestión, adjuntando copia del depósito y comprobante de ingreso contable correspondiente. Se cotejó el comprobante de depósito en efectivo W C54C690B14 y de recaudación de fondos NG 552, de 26 y 27 de abril de 2016, respectivamente, por $ 667, donde consta el reintegro del monto pagado en exceso. En consideración a o expuesto, las observaciones se subsanan Falta de acreditación de fundamentos en contrataciones por trato directo Se verificó que los tratos directos aprobados mediante las resoluciones exentas dictadas por el HSJD en el 2014, cuyo detalle se encuentra en la tabla NG 8, del referido Informe Final N 1.041, de 2015, se fundamentaron en la causal de excepción dispuesta en el articulo 10, número 7, letra f), del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley NG , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, esto es, cuando por la magnitud e importancia que implica la contratación, se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado en razón de la confianza y seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en la provisión de los bienes y servicios requeridos y siempre que se estime fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza, condiciones que no fueron debidamente acreditadas en los casos en comento. Cabe precisar que, tal como esla Contraloria General ha manifestado a través de los dictámenes N , de 2010, y , de 2011, cualquiera que sea la causal en que se sustente un La institución comunicó que impartió las capacitaciones en materia de compras públicas y procedimientos administrativos para funcionarios de abastecimiento, remitiendo los siguientes antecedentes que lo demuestran: - Orden de compra NG CM16 del 8 de marzo de 2016 para la contratación de la capacitación en compras públicas. - Memorándum NG 67 del 24 de marzo de 2016, del Jefe CR. Abastecimiento a funcionarios de compra y contrataciones, instruyendo sobre mejoras en los procesos. Se confirrnó, mediante los antecedentes remitidos en su respuesta asi como en la reunión sostenida el dia 7 de junio de 2016, con la Subdirectora Administrativa (5) y la Jefa de la Unidad de Auditoria Interna del recinto asistencial, que el HSDJ adquirió un curso organizacional y de negocio - preparación compradores sistema compras públicasg, para 10 personas, el cual se impartió en dos versiones, la primera de ellas entre los dias 10 y 11 de abril, y la segunda los dias 7 y 8 de abril, ambas del año

12 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS eventual trato directo, al momento de invocarla no basta la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que lo fundamenten, sino que, dado el carácter excepcional de esta modalidad, se requiere una demostración efectiva y documentada de los motivos que justifican su procedencia, debiendo acreditarse de manera suficiente la concurrencia simultánea de todos los elementos que configuran las hipótesis contempladas en la normativa cuya aplicación se pretende. En respuesta al preinforrne, la Dirección del HSJD señaló que efectuará capacitaciones internas, con el objeto de asegurar que, a futuro, las causales que permiten acudir a esa modalidad excepcional estén efectivamente comprobadas. AC, observación altamente compleja: Incumplimiento de normativa relacionada con el proceso de compras. II-lO Facturas de proveedores y comprobantes de egresos sin timbre de pago Se verificó que la totalidad de las facturas pagadas por concepto de adquisición de fármacos, realizadas por el centro asistencial durante el periodo auditado, carecen de un timbre de pagado de la Unidad de Caja, como sucedió en 8 casos que se detallan en la tabla N 11, del nombrado Informe Final N 1.041, de Por otra parte, se advirtió que 23 comprobantes de egreso no tienen estampado un timbre de pagado de la Unidad de Tesoreria, los que se presentan en la tabla N 12, del anotado Informe Final. Las situaciones expuestas posibilitan el riesgo de una posterior reutilización de dichos documentos, al no ser inutilizados con un timbre u otro procedimiento de control, lo que no se condice con el numeral 19 de la mencionada resolución exentan 1.485, de 1996, en orden a que las estructuras de control interno deben proporcionar una garantia razonable para el cumplimiento de los objetivos generales y además contraviene el principio de control consagrado en el articulo V de la ley N , ya citada. C, observación compleja: Ausencia de supervisión. El establecimiento de salud manifestó que implementó el procedimiento de timbre a los egresos y facturas pagadas, y adjuntó las copias de los documentos observados. Se cotejaron las 8 facturas y 21 comprobantes de egreso aludidos, corroborándose que tienen estampado el timbre que dice taja - Pagado - Hospital San Juan de Dios - CDI - C.R. Finanzas Unidad de Tesoreria y consignan la fecha correspondiente. Cabe precisar que la entidad no remitió los comprobantes de egreso NOS 7270 y 7266, por $ y $ , respectivamente, ambos de 30 de diciembre de 2014, asociados al proveedor Novartis Chile S.A., no obstante, en la antedicha reunión de 7 de junio de 2016, la Jefa de Finanzas del servicio, indicó que tales documentos sí fueron timbrados, pero actualmente se encontraban en archivo general de la institución, lo que impidió su visualización. Sin perjuicio de la falta de evidencia de la regularización de los nombrados comprobantes de egreso N 7270 y 7266, en atención a la normalización llevada a cabo en los demás casos en cuestión, se subsana la observación. Asimismo, se reitera que tanto las facturas como los comprobantes de egreso deben ser inutilizados impidiendo con ello su reutilización. 4

13 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA.. Se constató que en el listado de cheques girados y no cobrados, adjunto El establecimiento de salud manifestó que Se verificó, en reunión sostenida el día Por lo expuesto, se La regularización del a la conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2014, de la cuenta el Servicio de Impuestos, Sil, ha 7 de junio de 2016, con la mantiene lo observado, señalado monto por corriente N , del Banco del Estado de Chile, de Gastos reintegrado los dineros por impuestos Subdirectora Administrativa (5) y la concepto de Generales, aparecen consignados documentos que tienen su plazo legal pagados en exceso, no obstante no ha Jefa de la Unidad de Auditoria Interna devolución de de cobro expirado, los que ascienden a $ y se detallan en el identificado el monto observado por esta de la repartición, que los reintegros a impuestos, pagado anexo N 1, dei referido Informe Final N 1,041, de 2015, incumpliendo Institución de Control, dado lo anterior que alude en su respuesta y sobre los en exceso, será lo previsto en el capítulo segundo, sobre materia especifica, del oficio mediante el oficio ordinario N 297, de 25 cuales el centro asistencial consultó materia de revisión circular N , de 2005, de esta procedencia, sobre Normativa del de abril de 2016, consultó al Sil el detalle su composición al SIl, no en una próxima Sistema de Contabilidad General de la Nación, en el sentido que los de los montos abonados al hospital. corresponden a la devolución de auditoria que realice cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos impuesto por pago en exceso esta Contraloria para dicho efecto, deben contabilizarse en la cuenta documentos ascendente a $ , según consta General. caducados. en el oficio Ord. N 1.332, de 12 de Asimismo, se advirtio que en el concepto denominado. Depósitos o mayo de mediante la el misma cual el anualidad, anotado Cheques cargos de la Entidad no registrados en el Banco, que ascienden a A... ca uca os y $ , presenta una calificación genérica sobre un ajuste en un pago Organismo HSJD Fiscalizador respondio al concepto efectuado por el organismo, que data de abril de 2014, lo que impide genérico en la conciliación comprobar su pertenencia en la mencionada partida. bancaria Lo descrito tampoco se avienen con los principios de eficiencia y control que debe observar la Administración del Estado, acorde a lo dispuesto en el articulo 30 de la ley N , ya citada, y a su vez, se apartan del numeral 57, de la resolución exenta N 1.485, de 1996, ya nombrada, que indica que debe existir una supervisión competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno. En respuesta al preinforme, la institución aportó los antecedentes que permitieron levantar y subsanar parte de las situaciones observadas, quedando pendiente acreditar la regutarización del caso del pago en exceso de la retención del impuesto, por $ C, observación compleja: Registros contables erróneos, incompletos y/o desactualizados. 5

14 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se constató que en el sistema de información para el control de La entidad manifestó que el sistema en Se confirmó, mediante la citada Sin perjuicio del avance Elfuncionamientodel inventarios implementado por el HSJD, denominado lconsystem, no se comento se encuentra en etapa de reunión de 7 de junio. que el hospital presentado, con la Sistema Hermes, con consigna el dato referido al número de registro sanitario de los fármacos marcha blanca, adjuntando una impresión continúa en proceso de prueba del incorporación del campo la aplicación del dado por el Instituto de Salud Pública, ISP, con el objeto que esa unidad de pantalla de dicha aplicación que Sistema Hermes, adquirido a la donde se registrará el código ISP de contribuya en el control de los fármacos que ingresan en la bodega y muestra la inclusión del registro del código empresa Rebsol, con el objetivo de código ISP, se mantiene registro sanitario de 1-3 que, a su vez, estén autorizados o cancelados por dicho Instituto, del ISP. administrar su inventario, la observación por cuanto los medicamentos, Carencia del situación que no se condice con las normas de control interno fijadas en el sistema no se será validado en una registro sanitario el numeral 19, de la resolución exenta N 1.485, de 1 996, ya encuentra implementado. futura fiscalización en el sistema de mencionada, respecto a que las estructuras de control interno deben que lleve a cabo esta inventario de proporcionar una garantía razonable para el cumplimiento de los Contraloría General. medicamentos objetivos generales Al respecto, se requirió para el proceso de seguimiento concluir la implementación del nuevo sistema de información de inventarios, que permitirá consignar en el mismo el registro sanitario de los productos. C, observación compleja: Ausencia de supervisión.

15 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Hospital San Juan de Dios realizó gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1 del presente informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones que se indican, dándose por concluido el proceso de seguimiento. Finalmente, se deja constancia que el procedimiento disciplinario comprometido por la repartición en respuesta al preinforme de observaciones, por los hechos descritos en el capítulo II, Examen de la materia auditada, numerales 6, fraccionamiento en la compra de medicamentos, y 9, órdenes de compra emitidas por sobre el monto adjudicado, se encuentra iniciado a través de la resolución exenta N 6.576, de 31 de diciembre de 2015, modificada por la resolución exenta N 363, de 1 de febrero de 2016, que designá nuevo fiscal. Transcríbase a la señora Ministra de Salud, al Auditor Ministerial de esa cartera de Estado, al Director del Servicio de Salud Metropolitano Occidente, al Director y a la Jefa de Auditoría Interna del Hospital San Juan de Dios y a las Unidades Técnica de Control Externo de la División de Auditoría Administrativa y de Seguimiento de Fiscalía, ambas de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., A- ry ny ROSA MORALES CAMPOS Jete Unidad de Seguimierit División de Auditoria Adrninistrativ

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