PROYECTO CONSORCIO BIBLIOTECAS UNIDESARROLLO

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1 PROYECTO CONSORCIO BIBLIOTECAS UNIDESARROLLO Rita Candame Directora de la Biblioteca Central. Universidad Nacional de General San Martín, Buenos Aires, Argentina. Coordinadora del Proyecto Consorcio Bibliotecas Unidesarrollo. Colaboradores: Sergio Di Mario, Elizabeth Kunschek, Luis Pastrana, Debora Treyer. Biblioteca Central. Universidad Nacional de General San Martín, Buenos Aires, Argentina. RESUMEN: En el presente trabajo se describe como nació el Proyecto Consorcio Bibliotecas Unidesarrollo, en el marco de un convenio regional suscripto entre las Universidades Nacionales de San Martín, Sarmiento, Luján y UTN Pacheco, de la Argentina. Se priorizó la definición de una estrategia de ejecución cooperativa, teniendo en cuenta, qué queríamos consorciar y cómo ibamos a organizarnos para lograrlo. Se elaboró la diagramación del trabajo teniendo presente la filosofía de la creación del Consorcio que era la de proveer bibliografía en soporte electrónico y servicios de información en conjunto, optimizando recursos y con la idea de brindar acceso ágil a información actualizada y de primer nivel académico a toda la población universitaria correspondiente a las cuatro Universidades participantes. Además se destaca la idea del trabajo en cooperación, que surge como un desafío que vivimos hoy día los bibliotecarios y especialistas de información, en la era del conocimiento y la información. Estamos tomando conciencia que para crecer y desarrollar nuestra actividad en la actualidad, con visión de futuro, tenemos que resolver problemas que nos afectan a todos, tales como: falta de políticas de información, recortes presupuestarios, equipamiento informático y programas obsoletos, recursos humanos con necesidad de capacitación, material bibliográfico escaso y desactualizado, dificultades para brindar servicios básicos, etc.

2 Se considera que la mejor manera de encarar y resolver esta problemática, va a ser posible generando proyectos conjuntos: locales, regionales, nacionales e incluso internacionales, promoviendo la globalización de la cooperación, entre Unidades de Información dispuestas a sumar su experiencia, know-how, conocimiento y a trabajar en forma cooperativa con un enfoque empresarial, generando recursos y utilizando las nuevas tecnologías con el beneficio del gran avance en las telecomunicaciones. Cabe señalar que para lograr el éxito en estos proyectos, es conveniente trabajar con un alto grado de compromiso a nivel profesional, integrando los grupos a través de la motivación y la comunicación, convirtiendo a las Bibliotecas en Empresas con el fin de lograr aunque sea en forma parcial su autofinanciación para poder responder con eficiencia y calidad a la demanda de información de nuestros usuarios. FILOSOFIA DEL TRABAJO EN COOPERACION: La cooperación entre las bibliotecas no es algo nuevo, existe desde hace mucho tiempo en diferentes países del mundo. Desde hace años las bibliotecas han trabajado en conjunto, incluso de manera informal, sobre todo para compartir sus colecciones, procesos técnicos, servicios e incluso la capacitación del personal y de sus usuarios. Generalmente la motivación del trabajo en cooperación está dada por el lado económico, es decir compartir los recursos para obtener un beneficio en común y de esta forma lograr una mejor distribución de los presupuestos. Hoy día se ha generado un nuevo concepto sobre la cooperación debido al incremento del material bibliográfico en soporte electrónico y al vertiginoso avance en las telecomunicaciones. El trabajo en cooperación surge como un desafío que vivimos hoy día los bibliotecarios y especialistas en información, en la era del conocimiento y la información. Estamos tomando conciencia que para crecer y desarrollar nuestra actividad en la actualidad, con visión de futuro, tenemos que resolver problemas que nos afectan a todos, tales como: falta de políticas de información, recortes presupuestarios, hardware y software obsoletos, recursos humanos con necesidad de capacitación, material bibliográfico escaso y desactualizado, dificultades para brindar servicios básicos, etc. Considero que para lograr el éxito cuando se encara un proyecto, hay que tener muy en claro, en la planificación del mismo, que durante la ejecución requiere un alto grado de compromiso, generar ideas nuevas con creatividad, trabajar en equipo y buscar fuentes de financiamiento. Si hablamos de Proyectos en cooperación en el área de la información, podemos decir que este es el momento mas apropiado para realizarlos, debido al desarrollo del equipamiento informático, el vertiginoso avance en las telecomunicaciones y ante el fenómeno de la globalización, pues ya no existen las fronteras para comunicarnos en forma interactiva.

3 INTRODUCCION: Este proyecto nació por la inquietud de trabajar en forma conjunta desde las Bibliotecas y Centros de Documentación. La idea era desarrollar una actividad cooperativa integrando nuestras Unidades de Información, en el marco del convenio regional suscripto entre las Universidades Nacionales de San Martín, Sarmiento, Luján y UTN de Pacheco, teniendo en cuenta el espíritu del Convenio que es el de promover el fortalecimiento del desarrollo regional. El desarrollo del mismo se ha beneficiado debido a que tuvo el apoyo de nuestros Rectores, Secretarios Académicos y Decanos, o sea hubo una decisión política, requisito fundamental para iniciar una actividad de esta envergadura. La creación de un Consorcio de Bibliotecas surgió como una necesidad de proveer bibliografía en soporte electrónico y servicios de información en conjunto, optimizando recursos y con la idea de brindar acceso ágil a información actualizada y de primer nivel académico a toda la población universitaria correspondiente a las cuatro Universidades participantes. La metodología de trabajo para la conformación del Consorcio se fue organizando sobre la marcha, para definir la filosofía del Proyecto y diagramar las tareas a realizar se organizaron varias reuniones, las mismas se realizaron en la Universidad de Luján y la Universidad de San Martín. En estos encuentros se discutieron las inquietudes y necesidades de cada Unidad de Información, el estado de situación de cada uno y se pautaron las tareas y responsables para el desarrollo de las mismas. Las reuniones se fueron espaciaron debido a la incomodidad del traslado y la poca disponibilidad de tiempo. Como consecuencia se organizó una lista del grupo para comunicarnos en forma interactiva vía correo electrónico, esto ayudó a ordenar el trabajo y posibilitó la difusión inmediata de los avances y novedades. En la última reunión del año, realizada en la Universidad Tecnológica Nacional regional Pacheco, hicimos un balance de la gestión del año 2001 y se definieron las acciones futuras. DIAGRAMACION DEL TRABAJO Y ESTRATEGIA DE EJECUCION: Cabe destacar que si bien la primer reunión estuvo orientada a la planificación del acceso y uso consorciado de bases de datos, en las subsiguientes llegamos a la conclusión de que trabajando en conjunto, podíamos establecer fuertes vínculos para diagramar servicios y tareas en común para optimizar recursos, el acceso a la información y también los servicios existentes en cada Biblioteca participante

4 La estrategia de ejecución fue la siguiente: por un lado teníamos que definir qué queríamos consorciar, cómo íbamos a implementarlo y el primer paso a dar era el de tener presencia en la World Wide Web, porqué? Simplemente porque la decisión del grupo fue que el medio de difusión, comunicación y acceso a la información iba a ser a través de Internet, debido a la facilidad de acceso y el bajo costo. En ese momento decidimos organizar el sitio del Consorcio, definir los servicios, incluir el Convenio Marco, redactar textos de presentación, convocar a los proveedores, planificar la difusión, etc. y elaborar una rutina de trabajo. Para la siguiente reunión ya teníamos bien definidos los temas a tratar: 1. Texto de Introducción y presentación del Consorcio. 2. Lectura y comentario del Convenio Marco. 3. Solución propuesta a la tarea de búsqueda simultánea en los catálogos de cada Biblioteca. 4. Redacción de "Guía del Usuario de la página del Consorcio". 5. Difusión de las actividades del Consorcio. 6. Designación de responsables de cada Biblioteca para solicitudes de password de prueba. 7. Designación de dominio y servidor de hosting para demo y página del consorcio. 8. Seguridad en la digitalización de documentos. 9. Comentarios sobre bases de datos y traductores evaluados. El paso siguiente era simplemente ponerse a trabajar, cosa que hicimos con mucho entusiasmo, sin perder de vista que nuestro primer objetivo era la publicación de la página web del Consorcio de Bibliotecas Unidesarrollo. Desde la Unsam se trabajó en el diseño del sitio, se aceptó el diseño propuesto y en primer lugar se decidió publicar y publicitar la página con la dirección de prueba, (Anexo I) teniendo en cuenta la facilidad de acceso al servidor de la UNSAM para poner en línea los cambios y novedades del sitio en la medida que íbamos desarrollando el trabajo, y sobre todo ante la dificultad de tramitar un dominio propio. Cabe destacar que la RIU entidad encargada de administrar este tipo de dominios edu.ar en nuestro país, se encuentra en un periodo de transición por el cual no están dando curso a ningún trámite de alta, como es nuestro caso. Vista de la Página Principal del Consorcio [AMPLIAR]

5 Luego se propuso y se decidió efectuar una fuerte difusión de nuestro Proyecto a nivel nacional e internacional. Primero se hizo una gran difusión entre los usuarios de nuestras bibliotecas, particularmente desde la Unsam se difundió a través de la Base de Usuarios de la Biblioteca Digital -formada por mas de 200 alumnos, docentes, no docentes e investigadores- así como al staff completo de la Universidad formado por mas de 700 direcciones de correo electrónico. Con el aporte de la Universidad de Luján de un completo listado de Bibliotecas de Universidades Nacionales más otros mailings aportados se elaboró una lista de distribución para automatizar la tarea de difusión por . También surgió la iniciativa de involucrar a las personas que se encargan de la prensa Institucional en cada una de las universidades, para que la difusión tenga el alcance de los canales tradicionales. IMPACTO DE LA DIFUSION: Debido a la gran difusión del sitio del Proyecto Consorcio de Bibliotecas Unidesarrollo y del primer proveedor de EBSCO, hemos recibido muchos comentarios y felicitaciones. Cabe destacar los recibidos por los usuarios de la Biblioteca Digital de Unsam, varios de Bibliotecas Universitarias Nacionales que quisieran sumarse al Consorcio: Mar del Plata y La Rioja por ejemplo. Además nos enviaron felicitaciones y comentarios de Instituciones Nacionales e Internacionales. También hemos recibido invitaciones a sumarnos a otros Proyectos, cabe mencionar el mensaje del Consorcio de Bibliotecas, portal Educ.ar, del Ministerio de Educación de la Nación en el que expresan el deseo de "trabajar en forma cooperativa ya que perseguimos los mismos objetivos". Otro para destacar es el enviado por el Proyecto RECIARIA (Redes Argentinas de Información), en el cual nos informan que la Comisión Coordinadora por unanimidad decidió aceptar la incorporación del Consorcio Bibliotecas Unidesarrollo al Proyecto Reciaria. BIBLIOTECA DIGITAL CONSORCIADA: Estamos trabajando para organizar una Biblioteca Digital consorciada (Anexo II), para acceder en línea y en la que pensamos incluir Bases de Datos de texto e imagen completo y también referenciales, que cubran los temas de interés de las cuatro Universidades, teniendo en cuenta las carreras de grado y posgrado que se dictan en cada una. Para la selección de las bases de datos hemos diagramado una rutina de acceso con password de prueba solicitadas a diferentes proveedores, para que nuestros usuarios: investigadores, docentes, alumnos, etc. las evalúen. Página de la Biblioteca Digital consorciada [AMPLIAR]

6 En relación a la organización de una Biblioteca Digital consorciada, el objetivo de mínima es el de obtener por un costo menor las bases existentes en cada Unidad de Información, y el de máxima procurar a través de una inversión menor tener acceso a un conjunto de bases de datos de texto e imagen completo de temática multidisciplinaria, estos productos son ofrecidos en plaza por diferentes proveedores, conocidos en nuestro medio como: EBSCO, Proquest, publicaciones electrónicas Science Direct, Silver Platter, Dialog, etc. La Biblioteca Digital no solo va a incluir estos productos mencionados, también van a formar parte de este servicio otros proyectos cooperativos de bibliotecas digitales de acceso libre como el Proyecto Gutenberg, Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, Biblioteca Básica Virtual, Digital Library Initiative (DLI), entre otras. En relación a la búsqueda en los catálogos de las Bibliotecas (Anexo III) se decidió conservar en el sitio del Consorcio, el enlace que lleva a las páginas respectivas, aunque quedó pendiente seguir trabajando para ofrecer una búsqueda simultánea. En este punto se pueden seguir Búsqueda en los catálogos de las Bibliotecas [AMPLIAR] dos caminos, generar un desarrollo propio o bien podríamos evaluar a futuro la adquisición de un sistema informático tipo el Unicorn para que los usuarios además de acceder a un catálogo colectivo que les permitirá consultar los fondos bibliográficos de las cuatro Universidades, podrán reservar libros, efectuar préstamos interbibliotecarios y hacer solicitudes o sugerencias a través de Internet. Cabe destacar que este tipo de programas facilita la interacción con los usuarios y optimiza el trabajo de los bibliotecarios. GESTION CON LOS PROVEEDORES: La gestión con los proveedores para organizar la Biblioteca Digital consorciada, se encaró en base a la experiencia desarrollada por la Biblioteca Central de la Universidad Nacional de General San Martín, cuando organizamos nuestra Biblioteca Digital. Convocamos al primer proveedor: Tradinco s.r.l., representante en la Argentina de EBSCO, quien nos suministró un servicio de acceso a las bases de datos con la modalidad de password de prueba gratuita durante un periodo de tiempo, aún vigente.

7 Se destaca que el acceso a las bases de datos es particularmente utilizado por tesistas, docentes e investigadores, quienes encuentran material especializado y actualizado y del mejor nivel académico. Esta información en muchos casos tarda algún tiempo en publicarse y traducirse. La oferta que están manejando estos proveedores es muy completa si uno evalúa las diferentes bases de datos y desde ya todo indica que el beneficio económico será notable para las Unidades de información participantes del Consorcio, redundando en forma muy positiva en los presupuestos de nuestras Universidades. Es de suma importancia resaltar este punto ante las autoridades, debido a que se accede a un material que en muchos casos sólo se publica en formato electrónico, de gran actualidad, multidisciplinario y por ende con un alcance temático muy completo. Cabe destacar lo expuesto anteriormente pues optimizar nuestros recursos es vital, frente a la realidad con que se presenta nuestro futuro funcionamiento y las dificultades para la adquisición de material bibliográfico impreso y en cualquier soporte que todos enfrentamos. El segundo proveedor contactado fue EMC Int., representante en Chile de Proquest, quien nos brindó un servicio de acceso de prueba gratuito a las bases de datos por un periodo, aún vigente, para que nuestros usuarios efectúen sus búsquedas y evalúen los productos. En este momento estamos en tratativas con el tercer proveedor de publicaciones electrónicas Science Direct, quien nos ofrece acceso a las publicaciones periódicas de Elsevier, dato facilitado por la Biblioteca de la Universidad Nacional de General Sarmiento. La idea de ofrecer estos productos a toda la Comunidad Universitaria de las cuatro Unidades de Información, que conforman el Consorcio, es que nuestros usuarios Formulario de Encuesta de evaluación en formato electrónico [AMPLIAR] evalúen y opinen sobre la calidad de los mismos, para que la elección del producto lo realicemos en forma conjunta. De esta manera podremos ofrecer un servicio del mejor nivel académico, acorde a las necesidades de los usuarios. Para lograrlo se dispuso una encuesta (Anexo IV) en el sitio del Consorcio, ver en la Biblioteca Digital a continuación de la oferta de los diferentes proveedores. Como se podrá observar la encuesta es muy sencilla de responder y también se hace muy simple su recuperación y análisis.

8 ACCIONES FUTURAS: En la última reunión del año realizada en diciembre de 2001, se llegó a la conclusión que si bien nuestro Proyecto estaba desarrollándose en el marco del Convenio Regional Unidesarrollo, era conveniente gestionar ante nuestras autoridades la formalización del convenio del Consorcio de Bibliotecas Unidesarrollo, para quedar conformado como Consorcio y superar la etapa de Proyecto. Hicimos un balance de las acciones del año 2001 y discutimos sobre la actualización del sitio, con la idea de incluir noticias del consorcio, comentarios y repercusiones del mismo, vínculos a Bibliotecas y Universidades, enlaces especiales como por ej.: Educ.ar, Bases de Datos Unificada (BDU), Proyecto Reciaria, también evaluamos la posibilidad de incluir un espacio de Preguntas mas Frecuentes (FAQ), Foro de discusión, etc. Todos estos temas van a ser tratados y desarrollados en el Cabe destacar que una vez evaluadas las Bases de Datos ofrecidas por los diferentes proveedores, se determinará cual es el producto que se adapta mejor a las necesidades de nuestros usuarios, el que fue mas consultado teniendo en cuenta las encuestas y desde ya se considerará a la mejor oferta. Cuando se concreten estos pasos quedará conformada la Biblioteca Digital consorciada. Sobre la posibilidad de generar recursos ofreciendo otros servicios consorciados como: Capacitación, Asesoramiento, Búsquedas, Diseminación Selectiva de la Información (DSI), Acceso al Documento Primario, Servicio para Socios, etc., analizamos en detalle la posibilidad de ir implementando estos servicios arancelados, durante el año 2002.

9 CONCLUSIONES: La biblioteca de hoy y del futuro "es un ente grande, complejo y volátil, donde no hay lugar para la rigidez, la timidez, lo carente de imaginación o de aventura". (7) El profesional de la información, responsable de la Unidad de información, debe reunir las siguientes características: "visión, habilidad política y de comunicación, capacidad de llevar a la práctica planes, tenacidad, persistencia, paciencia, flexibilidad y talento para el trabajo en equipo y para concertar alianzas, actitud de apertura ante los cambios y de aceptación de retos, creatividad y energía. La tarea que se avecina no será una empresa fácil, supone retos cotidianos y decisiones que implican correr riesgos." (7) Para lograr el éxito en estos proyectos, es conveniente trabajar con un alto grado de compromiso a nivel profesional, integrando los grupos a través de la motivación y la comunicación, convirtiendo a las Bibliotecas en Empresas con el fin de lograr aunque sea en forma parcial su autofinanciación para poder responder con eficiencia y calidad a la demanda de información de nuestros usuarios. Organizar a las Bibliotecas como Empresas? Esta es una buena pregunta que nos estamos haciendo los responsables de las Unidades de Información a la hora de reformular nuestros Servicios de Información, incorporando las nuevas tecnologías y cuando generamos nuevos Proyectos. Considero que en el mundo convulsionado en que vivimos en la actualidad, especialmente en los países menos desarrollados, en los que sufrimos recortes presupuestarios en las áreas de educación, salud, y en todo lo relacionado con lo social, tenemos que estar alertas pues en este contexto nuestras Unidades de Información son vulnerables a estas políticas de restricción financiera. Tenemos que tomar conciencia que esta realidad nos lleva a generar cambios estratégicos en la gestión. Es necesario orientar la organización de las Bibliotecas con un enfoque empresarial no solo para generar recursos sino también para trabajar en forma eficiente y creativa, generando cambios en los ambientes de trabajo. Aplicando nuevas técnicas de gestión y desarrollando productos con valor agregado, como asi también implementando una fuerte difusión y estrategia de marketing y control de calidad de los servicios. Promoviendo la cooperación regional, nacional e internacional, optimizando recursos económicos, humanos, de información y tecnológicos, pero por sobre todas las cosas fortaleciendo el rol de las Bibliotecas como proveedores de información.

10 BIBLIOGRAFIA: 1) Alexander, Adrian W. Toward "the perfection of work": Library consortia in the digital age. Journal of library administration. 28 (2) p.1-14, ) Balas, Janet. Library consortia in the brave new online world. Computers in libraries. 18 (4) p.42-44, ) Bostick, Sharon L. Academic library coonsortia in the United States: An introduction. Liber Quarterly: The Journal of European Research Libraries. 11 (1) p.6-, ) Duarte Barrionuevo, Miguel. New strategies in library services organization: Consortia University libraries in Spain. Information technology and libraries. 19 (2) p , ) Jokic, Maja. Library consortia in Croatia. Liber Quarterly: The Journal of European Research Libraries. 11 (1) p. 35-, ) Mendoza, Diego H. Los nuevos caminos de la comunicación científica. Ciencia Hoy. 11 (66) p , Dic Enero ) Servicios y Tecnologías de Información; una experiencia Latinoamericana. Lourdes Feria Basurto Coord. Universidad de Colima, p. 8) Taylor, Merrily E. Getting it all together: Leadership requirements for the future of information services. Journal of library administration. 20 (3/4) p.9-, ) Thornton, Glenda A. Impact of electronic resources on collection development, the roles of librarians, and library consortia. Library Trends. 48 (4) p.842-, ) Búsquedas en Internet: -Propuesta para la formación del Consorcio de Bibliotecas Agropecuarias de América Latina y el Caribe. -Amigos Library Services. -New England's library and information services network. Nelinet. -The Southeastern library network. Solinet. -The World Wide Web Consortium. W3C. -Proyecto Gutenberg. -Biblioteca Virtual De Cervantes. -Biblioteca Básica Virtual.

11 ANEXOS: Anexo I: Home Page Consorcio

12 Anexo II: Biblioteca Digital Consorciada

13 Anexo III: Catálogos de las Bibliotecas

14 Anexo IV: Encuesta de los Usuarios

15 Anexo V: Estadísticas de Uso EBSCO UNSAM Session Usage Report - Detail Level: Site Period: October December 2001 Site Logins Searches Hits UNIVERSIDAD NACIONAL DE GRAL SAN MARTIN Abstra cts s FT Articles PDF Viewed Database Usage Report - Detail Level: Database Period: October December 2001 Database Name Searches Hits Abstracts s FT Articles PDF Viewed Academic Search Elite Agricola Applied Science & Technology Abstracts Business Source Elite Computer Source GeoRef Journal Name-Academic Search Elite Professional Development Collection Psychology & Behavioral Sciences Collection Grand Total

16 UNLu Session Usage Report - Detail Level: Site Period: October December 2001 Site Logins Searches Hits Abstracts s FT Articles PDF Viewed UNIVERSIDAD NACIONAL DE LUJAN Database Usage Report - Detail Level: Database Period: October December 2001 Database Name Searches Hits Abstracts s FT Articles PDF Viewed Academic Search Elite Academic Search Premier Agricola Applied Science & Technology Abstracts BasicBIOSIS Biomedical Reference Collection: Basic Business Source Elite Computer Source GeoRef Journal Name--Academic Search Premier Journal Name--Business Source Elite Journal Name--Psychology & Behavioral Sciences Journal-Biomedical Reference Collection: Basic Journals--Professional Development Collection Professional Development Collection

17 Psychology & Behavioral Sciences Collection Grand Total Session Usage Report - Detail Level: Site Period: October December 2001 UNIVERSIDAD NACIONAL DE GENERAL SARMIENTO Site Logins Searches Hits Abstra cts s FT Articles PDF Viewed Database Usage Report - Detail Level: Database Period: October December 2001 Database Name Searches Hits Abstracts s FT Articles PDF Viewed Academic Search Elite Agricola Applied Science & Technology Abstracts BasicBIOSIS Business Source Elite Computer Source GeoRef Professional Development Collection Psychology & Behavioral Sciences Collection Grand Total

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