Manual SGTContable - Versión 12 o superior. TESORERIA: CAPITULO 4. Conciliación Bancaria

Transcripción

1 TESORERIA: CAPITULO 4 Conciliación Bancaria Por medio de esta opción podrá conciliar todas las cuentas bancarias que tiene disponible en cada Empresa. Este proceso está disponible a partir de la versión 12.2 o superior. Está opción está ubicada en el Módulo de Tesorería en el menú de Procesos. 1

2 Formulario de la Conciliación Bancaria: Corresponde a los históricos o registros del mes de ambos tipos de datos (Libro y Banco). Esta información se puede diferenciar porque están separados en 2 recuadros. Esta información se muestra por Cuenta Bancaria + Período (Mes y Año) a conciliar. Cambie de cuenta por medio de este botón. IZQUIERDO LIBRO DERECHO BANCO Para entrar a este formulario véase el punto b) de este capítulo. - El Recuadro Izquierdo (LIBRO): Corresponde a los movimientos históricos en Libros. También llamado (Según Libros). Estos registros se originan de las operaciones en Tesorería en el Sistema, motivo por el cual no pueden ser manipuladas en este proceso. Si Requiere cambiar un valor a estos registros, debe hacerlo por los procesos donde se originaron. - El Recuadro Derecho. (BANCO). El recuadro derecho del formulario muestra los registros de la cuenta bancaria en Bancos. Estos registros se originan por medio de la opción de Importar de Excel o Agregar Registros de Bancos. 2

3 En adelante estaremos usando la Clave del registro en Libros para conciliar con los registros en (Según Banco) que sean semejantes. Nótese que los registros (Según Libros) deben tener un Semejante en el lado derecho (Según Banco). Es por ello que el proceso de Conciliación Bancaria se basa en determinar los semejantes en ambas bases de datos. Para comprender bien este proceso primero tenemos que tener en cuenta que la idea fundamental de un proceso de Conciliación Bancaria manual o automatizado es lograr descartar todos aquellos registros que coincidan (Contabilidad Vs Banco) hasta lograr identificar únicamente aquellos registros que no coincidan en ambas tablas. En adelante llamaremos a los registros de Contabilidad como Registros (Según Libro) y a los registro del Banco como Registros (Según Banco). Campos y opciones del formulario: OK: La tilde significa que la operación está conciliada, o sea, tiene un semejante en Banco en el mismo mes o en otro mes posterior. - Si el registro semejante está en el mismos mes, aparece justo al lado derecho del registro conciliado de Libros con todos los datos iguales excepto la fecha cuyo día puede ser igual o distinto. - Si el registro semejante está en meses posteriores, solo estará marcada la tilde y el registro según Banco estará en el mes correspondiente. Marcar o Desmarcar con Clic el registro para conciliar o deshacer la conciliación del mismo: Al ubicarse con el mouse un registro (Según Libros), con dar Clic ocurren 2 eventos: a) Se genera un registro en el lado derecho (según banco) marcando la tilde como conciliada. b) Si ya fue conciliado, entonces se borra el registro del lado derecho incluso la tilde donde se deshace la conciliación de este registro. Es importante destacar que si está realizando la conciliación automatizada, estos registros quedan conciliados de forma automática, motivo por el cual el uso de esta opción podría crearle diferencias en la conciliación. Se recomienda usarla cuando la conciliación se realiza con pocos movimientos que no requiera importar registros de Excel. 3 Clave: Es un número referencial o de registro que nos permite establecer una asociación referencial con un registro en Banco.

4 Los registros en Bancos no tiene Clave propia, toman la clave del registro en Libro que sea semejante, esto es en parte la forma en como se concilia en este proceso. Fecha: Es la fecha de registro del movimiento bancario. La fecha (Según Libros) no es editable, ya que se origina de los movimientos históricos del Sistema en Tesorería. La fecha (Según Banco) es Editable, ya que permite indicar en que fecha realmente se registró en el banco. Tipo: Es el tipo de Documento registrado, tales como: DEP = Depósito. (+) CHE = Cheque. (-) N/C = Nota de Crédito. (+) N/D = Nota de Débito. (-) TRI = Transferencia de Ingreso. (+) TRE = Transferencia de Egreso. (-) TRA = Transferencia Interbancaria. (+) Estas operaciones deben ser incluidas en la sección de bancos con las mismas REFERENCIAS de tal forma que puedan ser conciliadas con las mismas propiedades del registro. Referencia: Corresponde al número del documento que identifica la operación. Monto: Corresponde al valor en moneda de la operación. El signo dependerá del tipo de documento. Guardar (Conciliación). Todo proceso, cambio, modificación o adición de registros que haga en este formulario es necesario que GUARDE siempre en cada proceso o antes de Salir, de lo contrario no se mantendrán los cambios realizados. Salir Por medio de este botón podrá salir de proceso. No obstante debe tener presente que siempre debe GUARDAR los cambios antes de SALIR. 4

5 Opciones para Conciliar una Cuenta Bancaria. Tomando en cuenta que tenemos registros en las Cuentas Bancarias (según Libros), es necesario contar también con la información (según el Banco) para realizar la comparación de registros, las cuales pueden ser de 2 formas: a) Digital. (Conciliar de forma Automatizada) b) Impresa. (Conciliar de forma Semi-automatizada) La opción digital (automatizada) es la más recomendada, debido a que por medio de una hoja de Excel podrá importar los registros (según el Banco) para luego ser conciliados de forma automática en menor tiempo. La opción Impresa (manual) se recomienda cuando son pocos registros y no es necesario que sean importados, ya que el Usuario podrá conciliar manualmente y generar los registros (según el Banco) en la medida que va marcando los registros en Libros. A continuación los pasos u opciones que debe realizar para Conciliar una cuenta bancaria. a) Definir Mes y Año para iniciar la Conciliación. b) Cuenta Bancaria a Conciliar. c) Saldo Anterior correcto. d) Importar Registros (Según Banco). e) Conciliar Registros similares automáticamente. f) Conciliar Registros similares manualmente. g) Emitir el Reporte de Conciliación Bancaria. h) Agregar Registros i) Deshacer conciliación. Importante: Sigua estos pasos pero dependiendo de los escenarios que se presenten algunas opciones no serán utilizadas. 5

6 Pasos a seguir según escenarios: CONCILIAR PRIMER PERIODO: 1. Definir Mes y Año para iniciar la Conciliación. (punto a) 2. Cuenta Bancaria a Conciliar. (punto b) 3. Saldo Anterior correcto. (punto c) 3.1. Agregar registros (LIBRO) (punto h.1) 4. Importar Registros (BANCO). (punto d) 5. Conciliar Registros similares automáticamente. (punto e) 6. Conciliar Registros similares manualmente. (punto f) 7. Opcionales: 7.1. Agregar registros (BANCO) (punto h.2) 7.2. Deshacer conciliación. (punto i) 8. Emitir el Reporte de Conciliación Bancaria. (punto g) CONCILIAR PERIODOS SIGUIENTES: 1. Cuenta Bancaria a Conciliar. (punto b) 2. Importar Registros (BANCO). (punto d) 3. Conciliar Registros similares automáticamente. (punto e) 4. Conciliar Registros similares manualmente. (punto f) 5. Opcionales: 5.1. Agregar registros (BANCO) (punto h.2) 5.2. Deshacer conciliación. (punto i) 6. Emitir el Reporte de Conciliación Bancaria. (punto g) 6

7 a) Definir Mes y Año para iniciar la Conciliación. Ante de iniciar el proceso nos dimos cuenta que si no indicamos una fecha o punto de partida, el usuario puede confundirse y cometer errores, incluso también notamos que cuando existen muchos registros debido al histórico de meses, incluso años, es probable que el analista de cuentas bancarias no inicie la conciliación desde el primer registro bancario, sino que opte por empezar por un mes determinado, saltando de esta forma meses que no considere conciliar. Las razones?, creo que todos los analistas de cuentas bancarias tendrán muchas razones para iniciar en la fecha que mas le convenga, es por ello que elegimos ser flexibles en este proceso. Para definir este período debe ubicarse en Ficheros y entrar en la opción de Cuentas Bancarias. (ver imagen). Use el botón de Modificar e indique el Mes y Año a iniciar. Esta definición se realiza por cada Cuenta Bancaria debido que puede elegir fechas distintas según su conveniencia. 7

8 b) Cuenta Bancaria a Conciliar. Ubíquese en Procesos, de Clic a la opción Conciliación Bancaria. Elija la Cuenta Bancaria a Conciliar por medio de la pestaña que despliega todas las Cuentas Bancarias Disponibles para su selección. Si elije una Cuenta Bancaria que no haya definido el período de inicio, el Sistema le emite un mensaje de advertencia y no podrá entrar al proceso hasta que no defina este valor. Al entrar se presenta el formulario del proceso de Conciliación Bancaria. Recuerde que tiene que iniciar en el Mes y Año de inicio configurado, no puede saltar meses sin conciliar, ya que el proceso es continuo y acumulativo. El Sistema de todas formas le emitirá un mensaje de advertencia si ocurren 2 escenarios: - Que la fecha de trabajo sea anterior a la fecha de Inicio, o sea, Meses Anteriores al período inicial de Conciliación. - Que la fecha de trabajo sea adelantada a la fecha del mes no conciliado, o sea, no puede saltar periodos no conciliados. Para este ejercicio iniciaremos con el mes Agosto del

9 c) Saldo Anterior correcto. Para iniciar la Conciliación Bancaria lo primero que necesitamos indicar los Saldos Anteriores. Estos Saldos deben ser correctos, ya que el Saldo final de la cuenta bancaria se compone de: Saldo Anterior+ Movimientos del Mes = Saldo Final. Si los Saldos Anteriores indicados no son correctos, no cuadrará la Conciliación Bancaria. Para tales efectos debemos hacer 2 pasos: 1. Indicar los Saldos Anteriores. 2. Agregar Registro(BANCO) (punto h.1) En la parte superior del formulario bajo el título SALDO ANTERIOR están los campos Según Libros y Según Banco, estos campos son editables únicamente en el primer mes de conciliación. Debe dar Clic a cada campo e indicar el Saldo Anterior Correcto. La diferencia entre ambos saldos debe coincidir con las partidas u operaciones registrados en Banco proveniente de meses períodos anteriores en Libros. Ver punto H.1 Importante: Ambos saldos Anteriores también pueden estar en cero (0). Ya que podemos estar trabajando con el primer mes de la cuenta bancaria. Como sabemos si el Saldo Anterior es correcto o no.? Tomando en cuenta que el ejercicio práctico de este manual se basa en la Conciliación de una Cuenta Bancaria en el mes de Agosto del 2011, vamos a tomarlo como referencia. 9

10 Vamos a aplicar esta ecuación: 1. Saldo Anterior Según Banco Mas o Menos: (+ ò -) Cheques en Tránsito y otras operaciones de meses anteriores que se registran en Banco en el mes a Conciliar., Saldo Anterior Según Libro (1) Obtenido del Estado de Cuenta del Banco. (Saldo Anterior Julio 2011). (2) Cheque No 2 - cobrado en Agosto 2011.(*) (3) Saldo que utilizaremos como Saldo Correcto en Libros. (Saldo Anterior Julio 2011) (*) Estas operaciones deben ser registradas manualmente por el Usuario. Ver punto h1. 10

11 d) Importar Registros (BANCO) Tal como lo indicamos al inicio de este capítulo: necesitamos los registros del Banco para compararlos con nuestros libros. Esta opción es ideal cuando son muchos registros, ya que se evita la labor de registrar operación por operación. Para ejecutar este proceso se requieren usar estos botones: Archivo Excel: Por medio de esta opción abre automáticamente la plantilla en Excel disponible para que ingrese los registros y luego los importe. Esta plantilla se llama CONCILIA.XLS o CONCILIA.XLSX (Según la versión del Office, el sistema abre alguno de estos 2 archivos compatibles con la versión de su Excel.) y solo es útil para procesar los datos que haya guardado en ella. Si desea conservar los registros para cada cuenta bancaria y de distintas empresas, le recomendamos que crea una copia aparte con otro nombre, pero deberá tener en cuenta que los registros que se importan son de este archivo original. Proceda con incluir los datos para luego ser importados. Cumpla con el tipo de datos según cada columna. (Ver d.1. Campos del formulario de Conciliación: Tipo.) 11

12 Puedes incluir registros de periodos distintos, sin embargo recomendamos que lo haga por periodos por separados si desea tener un control y copias de cada periodo procesado. Importar Data desde Excel: Una vez haya completada la información de la plantilla de Excel, guarde y cierre este archivo y proceda con ejecutar este botón. 12

13 El proceso le indicará que solo se importarán los registros para el mes y año el cual está ubicado como fecha de trabajo. Los datos importados se muestran en el lado derecho del formulario llamado OPERACIONES DEL MES EN BANCO. Los registros importados no se han conciliados, solo aparecen en el extremo derecho sin similares que los agrupe. En caso de volver a replantear el archivo y reprocesar los datos, use el botón de Deshacer y vuelva a ejecutar el proceso. 13

14 e) Conciliar Registros similares automáticamente. Ahora procedemos con ejecutar el proceso automático mediante el cual El Sistema localiza los registros que sean similares en ambos lados convirtiéndolos en CONCILIADOS. Antes de aceptar y ejecutar este proceso el Sistema le hace una consulta con un criterio que debe marcar o desmarcar. Ver imagen. El mensaje inicial se entiende, pero el criterio al pié del recuadro es importante aclararlo. Si deja marcado con la tilde y da Clic al botón SI, se revisarán los registros de LIBROS de meses anteriores pendientes por conciliar y al encontrar un registro en BANCO similar lo marca como conciliado. Ahora bien, si Ud. desea hacer la conciliación de estos registros de forma manual, quite la tilde con volver hacer Clic sobre el CheckBox. En cualquiera de los escenarios los registros en LIBROS del mes serán comparados y marcados su similares que se encuentren en la tabla de BANCO. El proceso solo se realiza a aquellos registros que cumplan con estas reglas: a) El TIPO de documentos u operación deben coincidir, ejemplo: DEP, CHE, etc. b) La REFERENCIA o número del documento u operación deben ser EXACTOS. c) El MONTO. El cual debe ser exacto incluso el signo. 14

15 Nótese que todos los registros que coincidieron se marcaron con la tilde y cada uno tiene su similar en ambos recuadros, aun cuando la fecha no sea la misma. Los registros que no se conciliaron no tienen su similar. Nótese que el DEP cuyo monto es aunque se presume que es el mismo, el sistema lo descarta porque no coincide porque la REFERENCIA no es exacta. Cada registro conciliado de Banco hereda el mismo número de Clave que su similar de Libro. Los registros que no coincidieron por la REFERENCIA pueden ser Conciliados Manualmente.(Mas adelante se explica como hacerlo). En caso de volver a replantear el archivo y reprocesar los datos, use el botón de Deshacer y vuelva a ejecutar el proceso. 15

16 f) Conciliar Registros similares manualmente. Por medio de esta opción resolvemos aquellos registros que no fueron conciliados automáticamente, de tal forma que sean conciliados de acuerdo al criterio del usuario, sin embargo debe cumplir con las siguientes reglas. - Sean del mismo Tipo: DEP, CHE, etc. - Sus montos sean iguales, incluso el signo. La REFERENCIA no es necesaria tomarla en cuenta, ya que es el Usuario quien elige el registro a conciliar. El proceso es muy sencillo, solo tiene que elegir el registro en (Según Banco) e indicarle la CLAVE del registro (Según Libro) que desee conciliar y de Clic al botón de Agregar. Para este ejemplo vamos a conciliar 2 operaciones de períodos distintos: o El DEP cuyo monto es de este período cuyas REFERENCIAS no son iguales. o El CHE No 2 de Julio 2011 proveniente del Saldo Anterior Correcto. Una vez indicada la CLAVE al registro de Banco, no se muestra más en este formulario quedando sólo las partidas o registros que no tienen similar en este período, quedando pendiente para los siguientes períodos. 16

17 Al igual que el registro anterior, debe agregar el número de la CLAVE del similar en LIBROS, luego procede con dar Clic al botón de Agregar. Nótese que en la medida que va conciliando los registros similares van desapareciendo de este formulario. Solo queda un registro en LIBROS que no tuvo similar en BANCO, y es un Cheque en Tránsito que será registrado en BANCO el siguiente mes. Ver imagen. 17

18 g) Emitir el Reporte de Conciliación Bancaria. Este es el paso final del proceso. Por medio de este reporte se determina por cada período cuales son las partidas o registros no encontrados en Libros o en Bancos. Antes de emitir este reporte vamos a ver como quedó el formulario principal de la Conciliación Bancaria luego de haber realizado todos los pasos antes indicados. Recuerde que en la medida que incluye datos en cada recuadro (LIBRO o BANCO) los saldos finales y sus diferencias se actualizan. 18

19 Ahora veremos un Filtro de solo los registros que no han sido conciliados en el período Esta propiedad permite que pueda filtrar registros que no han sido conciliados, permitiendo ver solo aquellos que faltan por conciliar y no todos los datos en general. IMPRIMIR REPORTE: El reporte de este proceso se presenta bajo el Método de Saldos Correctos. Este método consiste en determinar cual es el saldo correcto de Bancos o Libros, incluso el saldo final de ambos deben ser iguales. En este reporte solo se mostrarán los registros o partidas que no se encontraron en cada Lado. Libro o Banco. 19

20 En la medida que el Usuario va resolviendo estas diferencias, deberá conciliarlas de forma manual los registros de Bancos por medio de la CLAVE del registro en Libros. Como pueden observar, el objetivo final de este proceso es determinar el Saldo Final Correcto. Ambos deben coincidir, de tal forma que las diferencias son correctas. 20

21 h) Agregar Registros En esta opción se incluyen las operaciones en la tabla de LIBROS y BANCOS. h.1 Agregar Registros (LIBRO) Esta opción solo se utiliza cuando se registran las operaciones pendientes por Conciliar de LIBROS no registradas en BANCO correspondiente al SALDO ANTERIOR. Para registrarlo debe usar el botón de Agregar Registros y elegir la opción LIBRO. Esta opción de Agregar Registros para LIBROS solo está disponible en el Mes y Año de inicio, por tal motivo en los períodos siguientes estará bloqueada esta opción. 21 Incluya cada registro que la suma de todos conforman la diferencia.

22 Para este ejemplo solo registraremos un Cheque por de Julio 2011, que será conciliado en Agosto del Para grabar el registro en la tabla de Libros debe dar Clic al botón de Agregar. Una vez grabado este registro, el monto introducido adopta el signo que le corresponde según la operación. Este registro y todos aquellos que incorpore estarán disponibles en la opción de Conciliar Registros similares automáticamente (ver punto F) de tal forma que serán conciliados junto a su registro similar en Banco en el mes correspondiente. Cuidado: Si elije la opción de DESHACER Conciliación (ver punto i) estando en el primer mes a Conciliar, estos registros de LIBRO se borran por completo, deberá registrarlos nuevamente. Esta opción se hizo a propósito, ya que no existe forma de replantear los registros del SALDO ANTERIOR y la solución es borrarlos y volverlos a incluir. 22

23 h.2 Agregar Registros (BANCO) Esta opción es útil cuando se requiere agregar operaciones en Banco de forma manual. Cuando el Usuario no importa los datos desde Excel, entonces deberá incluir los datos por medio de esta opción. También es posible que aun cuando importó los datos de Excel, y por alguna razón falte un registro, entonces podrá incluirlo por esta vía, evitando así deshacer y volver a importar y conciliar registros. Supongamos que no incluimos en la plantilla de Excel una Nota de Débito por gastos de comisiones bancarias por un monto de 50,00. Debemos elegir que es una operación en BANCO. Luego se presenta el formulario mediante el cual indica los datos del registro a incluir. 23

24 Incluye los datos que solicita el formulario y de Clic al botón Agregar. Esta operación queda registrada en la tabla de BANCO pendiente para ser conciliada. Si consulta ahora las partidas pendientes por conciliar, este es el resultado final. Como pueden ver en este formulario, solo quedan 2 registros no conciliados en ambas tablas. El de la izquierda es LIBROS y la derecha es BANCO. El proceso realmente consiste en que los registros de ambos lados tengan sus similares de tal forma que los que no coinciden sean los que originan la diferencia entre los Saldos de ambas tablas. Finalmente diríjase a emitir el Reporte final de la Conciliación Bancaria donde le mostrará el resultado final en un solo resumen. Ver punto K. 24

25 i) Deshacer (Conciliación). Esta opción es muy útil para los siguientes escenarios: - Cuando importa datos y desea volver a replantear la importación. - Cuando necesitas replantear la conciliación de todos los registros. - Cuando ingresa, modifica o elimina registros en Libros, motivo por el cual debe replantear (refrescar) nuevamente los datos del formulario. Este proceso además de actualizar los datos según Libros, también desvincula la asociación o conciliación entre los registros. En caso que estés en el primer Mes y Año a Conciliar, y ejecute esta opción, serán borrados los registros de LIBROS del SALDO ANTERIOR. Debe volver a incluirlos. No puede Deshacer una conciliación de un período anterior a otro que haya sido conciliado, viéndolo de otro modo, debe Deshacer o Reversar meses del último hacia atrás. Ejemplo: No puede Deshacer Agosto de 2011 si ha Conciliado Septiembre de Debe primero Deshacer la Conciliación (Reversar ) Septiembre y luego Agosto, de lo contrario el Sistema no le permitirá Deshacer el proceso. 25

26 Definiciones: Es importante que conozcamos las terminologías del proceso para entenderlo mejor: Libros: Es el histórico de la cuenta bancaria que se registra en el Sistema. Esta información es la que vamos a comparar con el Edo de Cta que nos proporciona el Banco. Banco: Es la información que nos proporciona el Banco con la finalidad de compararlos con nuestros Libros. Saldo según Libros: Es el Saldo Anterior o Final de la Cuenta Bancaria en el Sistema. Saldo según Banco: Es el Saldo Anterior o Final que nos proporciona el Banco bien sea de forma impresa o digital. Conciliar Banco: Es el proceso mediante el cual se asocia un registro del Banco con un registro del Libro. Conciliar Libro: Es el proceso mediante el cual se asocia un registro del Libro con un registro del Banco. Clave: Es el número interno de control que el Sistema le asigna a los registros de Libros y sirve como referencia para asociar un registro del Libro con el Banco. Los registros de Bancos no tienen Clave, es por ello que debe ser asociada (conciliar) en el proceso llamado Conciliar Banco. 26