GERENCIA DE AUDITORIA INTERNA Y FISCAL RECOPILACIÓN DE DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES A LAS DIFERENTES UNIDADES OPERATIVAS. ACTUALIZACION 25/06/2013

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1 Página 1 de 14 GERENCIA DE AUDITORIA INTERNA Y FISCAL RECOPILACIÓN DE DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES A LAS DIFERENTES UNIDADES OPERATIVAS. ACTUALIZACION 25/06/2013 INDICE DISPOSICIONES LEGALES 1 Conceptos y Definiciones 2 Instructivo Para el Uso de Notas de Crédito y Notas de Débito 2.1 Nota de Crédito 2.2 Nota de Débito 3 Aplicación de Tasa Cero 4 Consignación de Datos en FCF y CCF 5 Percepción de 1% IVA en Ventas a Clientes Distribuidores 6 Instructivo Para Utilizar N/R 6.1 Distribución del Formulario 7 Requisitos a Cumplir en Compras a Sujetos Excluidos del Impuesto IVA 8 Medidas de Control por Faltantes en Correlativo de FCF y CCF 9 Distribución de los Juegos de CCF y FCF OBJETIVO GENERAL: La elaboración del presente documento tiene como objetivo principal el de proporcionar al personal responsable de las diversas Gestiones que se realizan en cada una de las Unidades Operativas de INVERCALMA, S.A de C.V. Una guía escrita de todos los aspectos legales que se deben aplicar, para que se logren los objetivos de eficiencia y eficacia en el desarrollo de las actividades productivas de las mismas.

2 DISPOSICIONES LEGALES Página 2 de CONCEPTOS Y DEFINICIONES CONTRIBUYENTES DEL IMPUESTO: Son todas aquellas personas, naturales o jurídicas, a quienes la DGII les ha asignado Número de Registro (NRC-IVA). CONSUMIDORES FINALES: Son todas las personas naturales no registradas en la DGII. Como contribuyentes del IVA. COMPROBANTE DE CRÉDITO FISCAL: Es el documento físico en el cual se consigna el precio de lista, cuando se transfieren bienes muebles corporales o se prestan servicios, más el recargo del 13% en concepto de impuesto, y es obligación de emitirlo cuando se le realizan ventas a clientes calificados como contribuyentes del IVA. CRÉDITO FISCAL: Es el valor efectivo, que a título de impuesto, se recarga en los Comprobantes de Crédito Fiscal, cuando se transfieren bienes muebles corporales o prestan servicios. FACTURA: Es el documento por medio del cual se ampara la venta, de cualquier tipo de producto o cuando se prestan servicios, con el impuesto IVA incluido en el precio, equivale a decir: precio más IVA., se le emite a los clientes calificados como consumidores finales. EXCEPCIÓN: Se deberá entregar Factura en sustitución de CCF a clientes que manifiesten que el producto comprado o el servicio adquirido serán utilizados en proyectos propios de construcción o proyectos de construcción para la venta. En todo caso la Factura deberá contener: Nombre o razón social del comprador, NIT, NRC y el Giro o Actividad principal según tarjeta NRC, además debe estamparse el sello Se Emite Factura a Solicitud del Cliente Art. 65 Ley IVA. 2.- INSTRUCCIONES PARA EL USO DE NOTAS DE CRÉDITO Y NOTAS DE DEBITO NOTA DE CRÉDITO La Nota de Crédito se emitirá, con posterioridad a la venta realizada, para disminuir o anular el precio y el crédito fiscal, trasladado, a otros contribuyentes del impuesto, en los CCF. La disminución o anulación, del crédito fiscal, puede ser por: Devoluciones de materiales parciales o totales. Descuentos Ajustes en precios Cuando se hubiese calculado de más el IVA. Por cualquier causa análoga a las anteriores. En la emisión de la Nota de Crédito se debe considerar lo siguiente: Para efectos de control interno, el plazo para emitir una Nota de Crédito no debe exceder los tres meses partiendo de la fecha de la emisión del C.C.F que se modifica. Debe entregarse el original y el triplicado al cliente. Se debe hacer referencia al número del C.C.F. que modifica, y/o anula, así como también se deben considerar los mismos requisitos que se incluyen en la emisión de un C.C.F.

3 Página 3 de NOTA DE DEBITO La Nota de Débito se emitirá con posterioridad a la venta realizada y sirve para aumentar tanto los valores como el crédito fiscal trasladado en los correspondientes C.C.F. El aumento podrá ser por: Cobro de intereses por mora. Para ajustar precios Cuando se haya calculado de menos el IVA. Por cualquier causa análoga a las anteriores. En la emisión de la Nota de Débito se debe considerar lo siguiente: El plazo legal para emitir una Nota de Débito no debe exceder los tres meses partiendo de la fecha de la emisión del C.C.F que se modifica. Debe entregarse el original y el triplicado al cliente. Se debe hacer referencia al número del C.C.F. que modifica, y se deben considerar los mismos requisitos que se incluyen en la emisión de un C.C.F. 3.- APLICACIÓN TASA CERO. Se considera como exportación, la transferencia de dominio definitivo de bienes muebles corporales y la prestación de servicios, destinados al uso y consumo de las empresas acogidas al régimen de Zonas Francas y Recintos Fiscales y/o Depósitos para Perfeccionamiento Activo. La responsabilidad de nuestras empresas se limita a transferir bienes, en Factura de Exportación, siempre que el cliente presente a nuestra consideración la calificación, de cualquiera, de las calidades siguientes: Zona Franca; Recintos o Depósitos Fiscales o Aduaneros; Tiendas Libres o Centros de Perfeccionamiento Activo, por Acuerdo Ejecutivo del Ministerio de Economía, no importando el uso o destino que el beneficiario le dé a nuestra mercadería. Es necesario aclarar que antes de efectuarle la primera venta a esta clase de clientes, se les debe solicitar copia de la resolución emitida por el Ministerio de Economía en la que se le califica como beneficiario, y de NRC Iva, dicha información debe ser enviada a la Gerencia de créditos y cobros para que proceda a la creación del código del socio de negocios. VENTAS EXENTAS: Debido a la complejidad existente para explicar esta figura tributaria, en el presente documento solamente se aclara y define que este tipo de ventas no son permitidas en ninguna de las empresas del Grupo Calma.

4 Página 4 de CONSIGNACIÓN DE DATOS EN FACT. Y CCF Según Art. 114 numeral 7, en toda operación o venta en Factura de Consumidor Final, cuyo monto total sea igual o superior a ($200.00) doscientos dólares, se deberá hacer constar en el original y copia de la factura el nombre, denominación o razón social, número de identificación tributaria (NIT) o en su defecto el número del Documento Único de Identidad (DUI), del adquirente de los bienes o servicios. En caso de adquirentes extranjeros se hará constar el número de pasaporte o el número de carné de residente. Al mismo tiempo también se les reconfirma la obligatoriedad existente de consignar la misma información en los Comprobantes de Crédito Fiscal, pero cuando el valor de la operación sea igual o mayor de $ 11, Se les solicita que la información referida, sea colocada en los campos de Recibí transportista y Recibí conforme cliente Favor velar por el cumplimiento de lo mencionado anteriormente, ya que cualquier sanción por incumplimiento, será asumida por la persona que no cumplió con la obligación de consignar la información en el documento. 5.- PERCEPCIÓN DEL 1% DE IVA EN VENTAS A CLIENTES DISTRIBUIDORES. INVERSIONES CALMA, por ostentar la categoría de GRAN CONTRIBUYENTE, ha sido designada como AGENTE DE PERCEPCIÓN del 1% del impuesto IVA, cuando venda bienes a otros contribuyentes del impuesto, debiéndose observar las siguientes reglas. Cuando un cliente no tiene código asignado como socio de negocios, El vendedor debe solicitar una copia del NRC-IVA, dicha información debe ser enviada a la Gerencia de Créditos Cobros para que proceda a la creación del Código del socio de negocio en el que se incluye el con indicador de impuesto IVA-14(Para que se le aplique percepción), IVA (No aplica percepción). REGLAS GENERALES. a. La percepción se deberá realizar al emitir el Comprobante de Crédito Fiscal, cuando: El cliente ostente una categoría distinta a la de CONTRIBUYENTE GRANDE; pero es Distribuidor Ferretero. El producto vendido sea destinado por el cliente para el Activo Realizable (para reventa). b. El impuesto a percibir será del uno por ciento (1%) sobre el valor de las ventas mayores a $ , c. El documento legal, soporte y fuente de la percepción, será el Comprobante de Crédito Fiscal. d. El cliente deberá identificarse con su respectiva tarjeta NRC. PROCEDIMIENTO. a. Por cada transacción de venta que se realice, inclusive al crédito, se deberá emitir y entregar el correspondiente Comprobante de Crédito Fiscal. b. Para efectos de seleccionar, la opción de percibir o no percibir impuesto, el sistema de facturación posee y muestra las siguientes opciones: Si ya está creado el código del socio de negocios, y la venta es menor a $ , se cambia el indicador, según sea el caso: IVA (: el sistema no calculará percepción). Si la venta es mayor o igual a $ se elige el indicador IVA 14 (el sistema calculará percepción)

5 Página 5 de 14 Notas: En caso de Rebajas y/o Devoluciones, cambios etc., se debe tomar en cuenta que el uno por ciento percibido, solo podrá ser devuelto al cliente si esta operación se hace dentro del mismo mes en que se hizo la venta, ya que el monto percibido se debe declarar y pagar en la declaración de IVA del mes de la venta. El no percibir impuesto, en el momento y períodos señalados, establecidos por la Ley, constituye una infracc ión de parte del agente de percepción y podrán ser reclamadas por parte de la Administración Tributaria, mediante la modificación de las declaraciones más los respectivos accesorios. Las condiciones de si se efectúa o no la percepción vendrá definido en la orden de venta o cotización, que elabora el personal del Call Center. 6.- INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DE NOTAS DE REMISIÓN Las notas de remisión se deberán emitir en los siguientes casos: a. cuando por cualquier motivo no se pueda documentar las ventas despachadas a los clientes, con el CCF/Fact definitivo. Se hace desde el modulo Ventas, seleccionar del menú Entregas ( Nota de Remisión a cliente) b. Para documentar los traslados internos, que se hacen entre bodegas de la misma empresa. Se hace desde el modulo Inventario, seleccionar del menú, Operaciones de Stock.

6 Página 6 de 14 c. Cuando la venta se efectúe al crédito, se emitirá Nota de Remisión para documentar el traslado y entrega del producto en los proyectos o bodegas del cliente, posteriormente pero siempre dentro del mismo período se emitirá el CCF/fact, con el cual se tramitará quedan o cheque con el cliente y se liquidará la Nota de Remisión emitida inicialmente. Se deben dejar debidamente referenciados los documentos, es decir en el C. C.F/fact; se debe consignar el (os) números de la (s) nota(s) de remisión y viceversa. 6.1 DISTRIBUCIÓN DEL FORMULARIO La distribución de los formularios se hará de la siguiente manera: POR VENTAS: Original y triplicado Cliente Duplicado - Control de Inventarios/Contabilidad Nota Aclaratoria: Para los efectos del archivo de cada unidad operativa, se deberá sacar fotocopia, para no afectar el orden correlativo. POR TRASLADOS Original Gerencia Receptora Duplicado - Control de Inventarios/Contabilidad Triplicado - Gerencia Emisora NOTAS ACLARATORIAS: El correlativo de los formularios de Notas de Remisión ha sido asignado como único e independiente por Unidad Operativa (la que envía), el cual en todo momento debe ser igual tanto en el sistema como en el formulario preimpreso. En cada Planta se deberán manejar dos archivos de Notas de Remisión; uno en el que se documenten los despachos y otro en el que se documenten los ingresos por notas de remisión. La firma de recibido en la Gerencia Operativa (sucursal) se deberá colocar en el campo de Recibido Conforme Cliente nombre y firma. Para el caso de los ingresos por Notas de Remisión, únicamente se deberá enviar el duplicado (Control de inventarios /Contabilidad Costos) Los duplicados de las Notas de Remisión después que hayan sido procesadas y revisadas por el contador de costos deberán archivarse en correlativo y trasladarse al centro de información para su archivo y control.

7 Página 7 de REQUISITOS A CUMPLIR EN COMPRAS A SUJETOS EXCLUÍDOS DEL IMPUESTO IVA. El procedimiento a seguir cuando se compre bienes o servicios a personas excluidas del Impuesto IVA, es el siguiente: a. Por sujetos excluidos del impuesto se entenderá a todo proveedor de bienes y servicios que no tiene registró IVA. b. Por regla general cuando se adquieran o compren bienes o servicios para ser utilizados en la empresa se deberá exigir el respectivo CCF. c. En caso que el proveedor no tenga registro IVA se deberá exigir Factura Comercial la cual deberá contener: Fecha. Nombre del proveedor Cualquiera de los números de los documentos siguientes: NIT, DUI o Cédula de Identidad Personal del proveedor. Descripción y valor de los bienes o servicios adquiridos. Firma del proveedor Siempre se deberá consignar en el formulario que se emita, el nombre de la empresa que adquiere el bien o servicio y el nombre y firma del empleado (de la empresa que compra). d. Sí el proveedor de bienes o servicios no tuviera Factura Comercial como medida sustitutiva la empresa proveerá el documento (ver Anexo 4) mediante el cual se formalizará la compra. e. El correlativo deberá ser asignado cuando se de la operación y su control será responsabilidad de la Cajera y del Gerente de Operaciones. f. Esta medida es aplicable únicamente para efectos del impuesto IVA. g. En cuanto a la retención de impuesto: Sobre la renta se aplica el 10% sobre el valor del servicio. Sobre IVA, se hace retención del 13% sobre el valor pactado del costo de un servicio de transporte de carga prestado por una persona no inscrita en IVA. De no cumplirse con lo anterior el Departamento de Contabilidad no liquidará el gasto y lo cargará al empleado responsable. 8.- MEDIDAS DE CONTROL POR FALTANTES EN CORRELATIVOS DE FACTURAS Y CCF. a. Se debe revisar a conciencia los correlativos cuando los reciben del proveedor y en segunda instancia se debe revisar minuciosamente los correlativos al momento de utilizarse, con el fin de identificar saltos o errores en la numeración. b. En caso de determinarse faltantes o sobrantes en el tiraje a utilizar, se deberá notificar inmediatamente a la Gerencia de Auditoria (para que se haga la verificación) y posteriormente al Departamento de Proveeduría (para que haga el reclamo al proveedor). Tanto personal de Auditoria Interna como por parte del proveedor, realizaran una visita a fin de hacer las indagaciones pertinentes. c. Si se logra establecer que hubo faltantes o sobrantes en la numeración hasta después de haberse utilizado, y no se informó oportunamente, las repercusiones legales de tal situación serán asignadas al Gerente de Operaciones. d. Se debe establecer en cada unidad operativa un kardex para llevar el control actualizado de las existencias, y con ello lograr enviar información mensual confiable a proveeduría para que actualice el control general de todas las sucursales, lo anterior para que se hagan las nuevas ordenes de pedido oportunamente.

8 9.- DISTRIBUCIÓN DE LOS JUEGOS DE CCF Y FACTURAS Página 8 de 14 CCF ( Por ventas al Crédito y contado ) FACTURA DE CONSUMIDOR FINAL (Por ventas la crédito o contado). Cobro por faltante de inventario Fact. De Exportación. VENTAS AL CREDITO Los cobros por ventas al crédito son gestionados únicamente en oficina central, ya sea directamente por la Jefatura de Créditos y Cobros o a través de los vendedores. La distribución de los documentos es la siguiente: 1. Si el cliente lo solicita, la entrega se hace vía Nota de Remisión, se entregan los materiales en las bodegas y/o proyectos del cliente, donde se debe dejar evidencia de la recepción, entregando el duplicado de la Nota de Remisión, Posterior a ello se emite el Comprobante de Crédito Fiscal, se anexa el original de la Nota de Remisión y se distribuye de la siguiente manera :El Original Cliente y Triplicado Cliente son enviados a Créditos y Cobro, el CCF original, es enviado al cliente, el triplicado junto a la Nota de Remisión Original queda en poder de créditos y cobros para trámite de Quedan o cheque. 2. Si la entrega de los productos se hace directamente con el CCF, el material se entrega en el proyecto o bodega, se deja el CCF junto con la entrega del producto, el triplicado en enviado a créditos y cobros para tramite de quedan o cheque. VENTAS AL CREDITO. 1. Si el cliente solicita la entrega de los productos con Nota de Remisión, al momento de efectuar el despacho, se deja el duplicado de la nota de remisión en el proyecto o bodega del cliente, la nota de remisión original se anexa la duplicado de la factura y se envía a Créditos y Cobro para tramite de quedan o cheque. 2. Si la entrega se hace directamente con la factura, se da una fotocopia de la factura al cliente, mientras que el duplicado de la factura se envía a Créditos y Cobros para tramite de quedan o cheque. Las facturas al crédito que se hacen por faltante en inventarios con cargo a empleados, se respaldan con el Duplicado Cliente, el cual le es traslado a la encargada de créditos y cobros para que gestiones descuento con el Área de planillas. el cuadruplicado se envía a créditos y cobro y sirve para documentar la liquidación y o descuento realizado en planillas. El descuento se hace conforme al número de cuotas autorizadas por el Gerente de Créditos y Cobros. VENTAS AL CREDITO Las ventas al crédito efectuadas mediante Factura Exportación, se documentan de la siguiente forma: El Original y Triplicado le es enviado al cliente junto al producto, una vez firmado de recibido, el duplicado le es entregado a Créditos y cobros para tramite de cheque, VENTAS DE CONTADO DISTRIBUCION DEFINITIVA : Original y triplicado Cliente Duplicado: Emisor, Rev. DGII Cuadruplicado : Archivo Unidad Operativa. VENTA DE CONTADO Se emite el CCF, el cliente deposita o cancela Si la venta es de contado, el directamente en la unidad operativa, la entrega del producto se hace con el origina y triplicado del CCF. duplicado de la factura se le entrega al cliente. (Hay casos en que la entrega se hace con nota de remisión) por lo que al cliente se le entrega el CCF original y triplicado anexo a la Nota de Remisión original. DISTRIBUCION DEFINITIVA : Original y triplicado: Emisor Fiscalización DGII-Archivo de Contabilidad. Duplicado : Cliente Cuadruplicado: archivo Créditos y Cobros Quintuplicado: Archivo de cada Unidad Operativa.. VENTA DE CONTADO: El original y triplicado le es entregado al cliente DISTRIBUCION DEFINITIVA : Original y Triplicado: Cliente Duplicado: Emisor Fiscalización DGII-Archivo de Contabilidad. Cuadruplicado: Archivo Ventas de Exp. Planta. Quintuplicado: Archivo de Asesor-Fiscal

9 Página 9 de COMO SE COMPLETA CADA FORMULARIO a)factura de Excluidos. SUCURSAL: Oficinas Centrales: Calle Circunvalación No. 4711, Col. Escalón S.S. Tel.: FACTURA DE COMPRA A EXCLUIDOS DEL IMPUESTO DEL IVA No. 56 FECHA: UNIDADES DESCRIPCION COSTO UNITARIO TOTAL TOTAL NOMBRE DEL PROVEEDOR: DIRECCION Y TELEFONO: NIT: FIRMA DE PROVEEDOR FABRICA INVERCALMA: NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE EL SERVICIO F. HECHO POR F. AUTORIZADO POR

10 Página 10 de 14 b) Comprobante de Crédito Fiscal En este campo se digita el nombre del Motorista que realizara la entrega (si la venta es entrega a domicilio) Firma de la persona que elabora el documento Se consigna la firma del Gerente o jefe de la Unidad Operativa, autorizando la operación de venta (precios, tipo documento, Requisitos formales y legales y entrega del producto) El cliente firma de conformidad en cuanto a: precios, cantidad y recepción del producto en buenas condiciones. Estos campos son para el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 del Cód. Tributario. Y se completan siempre y cuando las operación de venta sea igual o mayor a $ 11, (la obligación des de consignar Nombre, DUI o NIT de quien entrega y recibe el documento)

11 Página 11 de 14 c) Factura de Consumidor Final. En este campo se digita el nombre del Motorista que realizara la entrega (si la venta es entrega a domicilio) Firma de la persona que elabora el documento Se consigna la firma del Gerente o jefe de la Unidad Operativa, autorizando la operación de venta (precios, tipo documento, Requisitos formales y legales y entrega del producto) El cliente firma de conformidad en cuanto a: precios, cantidad y recepción del producto en buenas condiciones. Estos campos son para el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 del Cód. Tributario. Y se completan siempre y cuando las operación de venta sea igual o mayor a $ (la obligación des de consignar Nombre, DUI o NIT de quien entrega y recibe el documento) Este sello se coloca, cuando la venta se realiza a un Contribuyente del IVA, pero a solicitud del mismo, pide se le extienda Factura de Consumidor Final. Según lo establecido en Art. 65 de la Ley del IVA. (La firma que se solicita es de quien elabora el documento)

12 Página 12 de 14 d) Nota de Crédito ( Ver instrucciones de uso en numeral 2.1 del presente documento) Este es un documento pre impreso que se elabora a mano, sin embargo es obligación procesarlo en el sistema SAP e imprimir en papel simple, esta impresión se adjunta al formato legal. Estos campos serán completados conforme a la información detallada en el CCF que se ajusta En este campo se detalla el número del CCF que se está ajustando. Estos campos son para el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 del Cód. Tributario. Y se completan siempre y cuando las operación de venta sea igual o mayor a $ 11, (la obligación des de consignar Nombre, DUI o NIT de quien entrega y recibe el documento)

13 Página 13 de 14 e) Nota de Débito ( Ver instrucciones de uso en numeral 2.2 del presente documento) Al igual que la Nota de Crédito es un documento pre impreso que se elabora a mano, sin embargo es obligación procesarlo en el sistema SAP e imprimir en papel simple, esta impresión se adjunta al formato legal. f) Nota de Remisión ( ver instructivo de uso en el numeral 6 del presente documento) En este campo se digita el nombre del Motorista que realizara la entrega (si la venta es entrega a domicilio) Firma de la persona que elabora el documento Se consigna la firma del Gerente o jefe de la Unidad Operativa, autorizando la operación de venta (precios, tipo documento, Requisitos formales y legales y entrega del producto) Se coloca el sello de la Unidad Operativa que emite el documento Estos campos son para el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 del Cód. Tributario. Y se completan siempre y cuando las operación de venta sea igual o mayor a $ en Factura de Consumidor Final y $ 11, en CCF.

14 Página 14 de 14 g) Factura de Exportación. En este campo se digita el nombre del Motorista que realizara la entrega (si la venta es entrega a domicilio) Firma de la persona que elabora el documento Se consigna la firma del Gerente o jefe de la Unidad Operativa, autorizando la operación de venta (precios, tipo documento, Requisitos formales y legales y entrega del producto) Estos campos son para el cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 114 del Cód. Tributario. Y se completan siempre y cuando las operación de venta sea igual o mayor a $ en Factura de Consumidor Final y $ 11, en CCF.