CAPITULO 3.1 RECOMENDACIONES PARA ADJUNTAR ARCHIVOS EN MENSAJES DE CORREO. Versión 4.0. Mayo de 2014

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1 FECHA Mayo de 2014 Página 1 de 13 MANUAL DE CAPITULO 3.1 RECOMENDACIONES PARA ADJUNTAR ARCHIVOS EN MENSAJES DE CORREO Versión 4.0 Mayo de 2014

2 FECHA Mayo de 2014 Página 2 de 13 RECOMENDACIÓN IMPORTANTE PARA ADJUNTAR ARCHIVOS EN LOS MENSAJES DE CORREO Por lo general los mensajes de correo pueden contener archivos adjuntos o no. Es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones para evitar inconvenientes de envío de mensajes pesados que podrían afectar desde su cliente de correo Outlook hasta el canal de la entidad. PARA TENER EN CUENTA: Los archivos adjuntos de cada mensaje a enviar no puede superar los 10 Mb. Este procedimiento aplica tanto para clientes de correo Outlook y webmail (correo en la web) Si usted presenta inconvenientes o dudas sobre el uso o funcionamiento de este servicio de correo electrónico, por favor no dude en consultarnos. DATOS DEL SOPORTE: MARCELA MARTÍNEZ CATALINA SÁNCHEZ LEONARDO PANCHE DIEGO OTALORA Correo: soporte.correo@supernotariado.gov.co Teléfono: (1) Extensiones: Celular:

3 FECHA Mayo de 2014 Página 3 de 13 PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL TAMAÑO DE UN MENSAJE ENVIADO Desde la carpeta Elementos Enviados cuando está activa la vista previa del mensaje, basta con colocar el mouse encima del mensaje SIN hacer click: Otra forma es verificar la columna Tamaño ubicada en la parte derecha:

4 FECHA Mayo de 2014 Página 4 de 13 VERIFICACION DE TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS ANTES DE SER ENVIADOS Desde el Explorador de Windows hacer click derecho y seleccionar la opción Propiedades encima de cada uno o de todos los archivos que deseamos enviar por correo:

5 FECHA Mayo de 2014 Página 5 de 13 Observar la opción Tamaño en disco. Tenga en cuenta que no debe pasar de 10 Mb. En este caso pesa 9.81 Mb y está dentro de la capacidad permitida. PROCEDIMIENTO PARA COMPRIMIR ARCHIVOS 1. COMPRIMIR UN SOLO ARCHIVO Ubicamos el documento a comprimir y hacer click derecho encima de él Seleccionar enviar a Click en Carpeta Comprimida en Zip

6 FECHA Mayo de 2014 Página 6 de 13 Aparecerá un mensaje al cual hay que seleccionar la opción Si Finalmente se genera un nuevo archivo el cual está listo para ser adjunto y enviado. COMPRIMIR VARIOS ARCHIVOS Se requiere guardar todos los archivos en una carpeta, sea en Mis Documentos o en Escritorio

7 FECHA Mayo de 2014 Página 7 de 13 Hacer click derecho sobre la carpeta Seleccionar enviar a Hacer Click en Carpeta Comprimida en Zip Aparecerá un mensaje al cual hay que seleccionar la opción Si Se generará un nuevo archivo listo para ser enviado

8 FECHA Mayo de 2014 Página 8 de 13 METODO PARA COMPRESION DE IMAGENES Aplica para enviar imágenes por correo que no necesitan alta nitidez al momento de su impresión. Esta imagen tiene como peso inicial 1,3 Mb, aunque está dentro del límite permitido para enviar por correo se puede comprimir Peso Inicial 1,3 Mb Para reducir su tamaño es necesario:

9 FECHA Mayo de 2014 Página 9 de 13 Ubicarse encima de la imagen a comprimir Hacer click derecho, seleccionar abrir con Hacer click en Microsoft Office 2010 ó Microsoft Picture Manager identificado con el icono 1. Click Derecho 2. Seleccionar Abrir Con 3. Click en Picture Manager Dentro de Microsoft Office Picture Manager, ir a menu Imagenes Seleccionar la Opcion Comprimir Imagenes

10 FECHA Mayo de 2014 Página 10 de 13 Aparecerá un panel en la parte derecha. Luego seleccionar la opción Paginas Web y luego click en botón Aceptar. Finalmente vamos a Archivo y Click en Guardar El tamaño final del archivo es de 29 Kb Peso Final 29 Kb

11 FECHA Mayo de 2014 Página 11 de 13 COMPRESION DE IMÁGENES INSERTADAS EN DOCUMENTO DE TEXTO (WORD), EXCEL, POWERPOINT Es posible reducir el tamaño de las imágenes que se encuentran dentro de un documento de texto, hoja de cálculo Excel o presentación de diapositivas. Para esto, es necesario ubicarse encima de una de las imágenes. Al hacer esto, aparecerá un menú en la parte superior llamado herramientas de imagen En la cinta de las opciones del menú herramientas, hacer click en el botón Comprimir Imágenes Aparecerá una ventana a la cual hay que seleccionar Opciones :

12 FECHA Mayo de 2014 Página 12 de 13 En las opciones de Configuracion de Compresion se recomienda activar las opciones que se muestran a continuacion y click en aceptar: Retornará al menú principal de compresión, hacer click en aceptar Una vez realizado el procedimiento es necesario guardar el archivo. ENVÍO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS POR CORREO Por qué una sola hoja digitalizada puede tener gran tamaño? Esto sucede cuando usamos las opciones por defecto del escáner, quien por lo general usa la mejor calidad posible para no perder nitidez en la imagen: entre estas opciones digitalizar a color y con una alta resolución: Imagen digitalizada a color:

13 FECHA Mayo de 2014 Página 13 de 13 Imagen Digitalizada a Blanco Y Negro Como se puede observar, la imagen se ve igual en ambos casos pero la configuración de digitalización hace que su tamaño sea mayor o menor Para digitalizar oficios y documentos se recomienda seleccionar en las opciones de la maquina escáner o en el software de digitalización: Que el documento generado sea PDF ó de imagen.jpeg,.jpg Configurar la resolución a 300 PPP ( Pixeles Por Punto) Si es un documento impreso a blanco y negro o si es una imagen de la cual no importa su color, seleccionar la opción de Blanco y Negro Opciones desde el Software de Digitalización

14 FECHA Mayo de 2014 Página 14 de 13 Opciones desde Impresora Multifuncional Para verificar y ajustar los parámetros brindados anteriormente por favor consulte a su Ingeniero de soporte de confianza si usted pertenece a Notaria, pero si usted pertenece a la entidad puede contactar al personal de mesa de ayuda