ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PLANOS COMO SOPORTE DE ACREENCIA

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1 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS PLANOS COMO SOPORTE DE ACREENCIA IMPORTANTE ESTE MODULO NO REALIZA VALIDACIÓN PREVIA DE ESTRUCTURA Y DATOS, FAVOR VERIFICAR QUE ESTÈ ACORDE A LOS SIGUIENTES REQUISITOS: Microsoft Excel permite convertir un archivo normal de Excel a archivo plano editando el archivo y guardándolo como archivo con extensión.csv que significa Valores Separados por Comas ', ('Comma-Separated-Values') y es un formato común para intercambiar texto. El formato de archivo CSV (*.csv) guarda únicamente el texto y los valores como aparezcan en las celdas de la hoja de cálculo activa. Todas las filas y todos los caracteres en cada celda se guardarán. Las columnas de datos se separan mediante punto y coma (;) y cada fila termina en un retorno de carro Entendido lo anterior, al momento en que el usuario se disponga a realizar el cargue en forma masiva de las facturas que desee usar como soporte de su acreencia, debe seguir os siguientes pasos sencillos para garantizar el éxito de su proceso, de la forma como se muestra a continuación: 1. Inicialmente, se debe abrir el programa Microsoft Excel, y dar clic a Archivo y otro click en Guardar cómo, asignándole en la franja que dice Nombre de Archivo se escribe el nombre de acuerdo con el archivo que corresponda, en este caso, se llamará, por ejemplo: Facturas. Debajo de la franja donde se escribió el nombre se encuentra la de Tipo en la fecha de la derecha se despliega la ventana y se selecciona el Tipo: CSV delimitada por comas, dándole clic en el botón Guardar. (Esto aplica para todas las versiones de Microsoft Excel). 2. Aparece el siguiente mensaje:

2 3. Se da click en el cuadro Aceptar y se genera el siguiente mensaje: 4. A lo que respondemos Si para mantener las características del libro definido. Vamos a diligenciar las primeras cuatro columnas de acuerdo con las normas definidas para cada campo: No VARIABLE A TENER EN CUENTA 1 Tipo de Identificación Tipo Identificación del acreedor ( CC, CE, PA, NI ) 2 Numero Identificación El número de identificación del acreedor sin caracteres especiales Ejemplo (.,) 3 Numero de Factura El número de la factura debe estar completo y con el prefijo en caso de que lo tenga ejemplo: si en la factura aparece como FAC-001 en este ejemplo FAC- seria el prefijo y 001 el número de la factura en el archivo plano se debe ingresar completo si no tiene prefijo se digita el número tal cual Valor de la factura Se debe diligenciar el valor neto de la factura en caso de que el valor sea decimal separarlo por coma (,) Antes de empezar a diligenciar el archivo debe seleccionar la columna C con el botón derecho del mouse se desplegara un menú de opciones seleccionamos

3 Aparece la siguiente ventana emergente donde seleccionamos la categoría texto y aceptar Esto con el fin de evitar que si el número de factura tenga ceros adelante no me los borre el archivo automáticamente

4 Ejemplo de diligenciamiento Columna A Tipo Identificación Columna B Número Identificación Columna C Número de Facturas Columna D Valor de Facturas 5. En el menú Archivo, nuevamente dar clic en Guardar como : deje el mismo nombre de archivo, en este caso Facturas. Al igual que en el mensaje anterior, similar a este, se oprime la opción Sí. Y salimos de Microsoft Excel, queda guardado en la carpeta que definimos como Facturas.csv.

5 Finalmente, ya en el momento que se tenga su archivo plano según los pasos anteriores, se debe adjuntar desde el aplicativo de formulario de acreencias el tipo de archivo plano que se podrá encontrar en 2 opciones únicamente: INDIVIDUAL Para los archivos que cuentan con un solo archivo o factura. MASIVO Para los archivos que cuentan con más de 1 factura (2 a 100, 10000, etc) De igual manera tener en cuenta que en el formulario de acreencias, al lado del adjunto se encontrara un archivo para descargar ya con la estructura del campo C en texto y de tipo CSV para diligenciarlo además de un video del como diligenciarlo.

6 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DIGITALIZADOS EN EL MEDIO MAGNÉTICO (CD) COMO SOPORTE DE ACREENCIA IMPORTANTE ANTES DE RECIBIR LOS SOPORTES DE LAS RECLAMACIONES EN MEDIO MAGNÉTICO, SE REALIZARÁ UN PROCESO DE VALIDACIÓN PREVIA DE ESTRUCTURA Y DATOS, ANTES DE ENTREGAR EL DISCO, POR FAVOR VERIFIQUE QUE ÉSTE CUMPLA CON LOS REQUISITOS DETALLADOS A CONTINUACIÓN: Una vez subido al sistema el archivo plano.csv señalado en la sección anterior, se debe crear un soporte en medio Magnético (CD) de dicho archivo; el contenido del CD se debe organizar en 3 carpetas únicamente en los casos de CUENTAS DE SERVICIO DE SALUD y CUENTAS OTROS PROVEEDORES, nombradas de la siguiente manera: Sin embargo para los demás tipos de reclamación ACREENCIAS LABORALES, ACUERDOS DE PAGO, BIENES DE TERCEROS, IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUCIONES, PRESTACIONES ECONÓMICAS, PROCESOS JUDICIALES y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, se debe adjuntar únicamente la carpeta de soportes legales. Una vez aclarado lo anterior, se explica cómo se debe organizar el medio CD de la siguiente forma: 1. Facturas Para garantizar la adecuada lectura de la información contenida en los archivos de soporte de las Facturas, se deben seguir las siguientes instrucciones a la hora de crear las copias digitales de las mismas. Todas las Facturas deben digitalizarse en archivos en formato PDF*.

7 El nombre de este archivo PDF debe estar conformado por el tipo de identificación, el número de identificación del reclamante sin digito de verificación, seguido del número de factura, separados entre sí por un guion bajo. Ejemplo: un reclamante con Nit que haya digitalizado la factura 001 debe codificar el archivo en PDF de la siguiente manera: Tipo de Numero Identificación Palabra Descripción Código que se debe Identificación del reclamante Documento colocar al archivo PDF NIT NIT_ _ Soportes de las Facturas En el CD se debe crear una carpeta llamada Soporte facturas. En el interior de esta carpeta (soporte facturas) se van a crear tantas subcarpetas como Facturas hagan parte de la reclamación. Cada carpeta se debe llamar igual que el archivo PDF de la Factura correspondiente. En cada una de estas sub-carpetas se deben guardar todos los soportes relacionados con la factura correspondiente. Igual que con las Facturas, todos los soportes de las mismas deben digitalizarse en archivos de formato PDF*. Ejemplo del interior de la carpeta Soporte Facturas y la forma en que se debe dar nombre a las sub-carpetas correspondientes a las facturas de la reclamación. Al interior de cada carpeta deben ir los soportes correspondientes. 3. Soportes legales

8 Al igual que con los soportes de las Facturas, en el CD debe haber una carpeta llamada Soportes Legales. En el interior de esta carpeta debe haber otra sub-carpeta la cual va a nombrar con el tipo y número de identificación, Ejemplo: Un reclamante con Nit debe nombrar la carpeta de la siguiente manera Tipo de Numero Identificación Código que se debe Identificación del reclamante colocar al archivo PDF NIT NIT_ En el interior de esta carpeta deben estar todos los documentos que usted como acreedor crea que son pertinentes para soportar su acreencia, a excepción de las facturas y sus soportes antes relacionados; Por ejemplo, en esta carpeta deben ir documentos como la copia de la cédula del representante legal o del acreedor cuando es persona natural, RUT, NIT, copias de licencias e incapacidades liquidadas, entre otros. Al igual que con los demás archivos, todos los soportes legales deben digitalizarse en archivos de formato PDF*. Para evitar demoras en los procesos de validación de la información de cada reclamación es de vital importancia que los archivos estén organizados dentro de las carpetas correspondientes y que tengan los nombres de archivo como se enumera en esta guía, así se podrá establecer fácilmente a que ítem de la reclamación corresponde cada soporte. - Escala Los documentos deben estar digitalizados en escala de grises o blanco y negro texto, puesto que la subida de archivos en formato color dificulta la revisión de sus documentos por el tipo de sistema que maneja la plataforma. - Tipo Archivo El formato del archivo para digitalización DEBE SER PDF. Cualquier otro formato de imagen no es admitido por la plataforma. - Resolución Para mantener un sano equilibrio entre un archivo liviano y una buena legibilidad, debe digitalizarse con una resolución de 100 dpi en escala de grises o 200 dpi si es en blanco y negro, que es una característica fácilmente ajustable y presente en prácticamente todas las marcas y maquinas con la opción para Scanner. Utilizar una resolución mayor tampoco es recomendable dado que incrementa excesivamente el tamaño y peso del archivo, generándole demora y pérdida de tiempo al momento de adjuntar los soportes. HACERLO CON UNA RESOLUCIÓN DISTINTA A LAS INDICADAS NO LE SERVIRÁ COMO EVIDENCIA, DANDO COMO CONSECUENCIA UNA IMAGEN ILEGIBLE Y RESULTADOS NEGATIVOS EN SU CALIFICACION Y GRADUACION.

9 Por lo anterior, se recomienda a la comunidad en general, dar seguimiento integro al presente instructivo, para que en la fecha estimada de inicio del proceso de reclamación, cuente con la información digitalizada, identificada, completa y veraz de su solicitud, con el fin de facilitar el proceso sin mayor inconveniente. (*)SALUDCOOP EPS en liquidación se reserva la facultad de solicitar la factura original en físico para efectos de verificar su autenticidad. RECUERDE, NO DEJE LA PRESENTACIÓN DE SU ACREENCIA PARA EL ÚLTIMO DÍA, YA QUE LA CONGESTIÒN PUEDE AFECTAR LA OPORTUNIDAD DE EJERCER SUS DERECHOS EN LA RECLAMACIÓN!