Manual para Administrar Documentos Institucionales V1.0

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1 Manual para Administrar Documentos Institucionales V1.0 Criterios y procedimiento Mayo 26 de 2014 De acuerdo al compromiso como Administrativos de la Monserrate, de salvaguardar la información que está bajo nuestra responsabilidad, compartimos con usted la forma de realizar la copia de seguridad de sus archivos y enviarlos al FTP institucional. Recuerde que cada persona es responsable de su información, es decir: del tipo de información almacenada; de los respectivos procesos para salvaguardarla; y de la organización y administración de la misma. Antes de poner en práctica los pasos del siguiente manual le pedimos cumplir con los siguientes criterios: 1. Ubicación de Carpetas: La estructura general del directorio de almacenamiento deberá ubicarse preferiblemente sobre una partición diferente a C:\, en caso de no tener otra partición ubíquelos en Mis Documentos. 2. Nomenclatura de Carpetas: Toda la Información Institucional deberá estar bajo una carpeta denominada Institucionales 3. Subniveles de Carpetas: Con el fin de poder comprimir la información es necesario no crear subniveles de directorios bastantes numerosos, es decir, no crear carpetas dentro de carpetas en demasía puesto que representan no solo un problema para encontrar la información, sino para poder recogerla con el fin de enviarla al disco de backups administrativos. Se recomienda que no se creen más de 5 niveles. 4. Nombres de Carpetas y Archivos: Los nombres de las carpetas y de los archivos deben cumplir con ciertas características particulares que permitirán de manera sencilla ser manipulados, encontrados y administrados para enviar al respectivo backup, para lo anterior tenga en cuenta que: a. Los nombres de los archivos y carpetas deben ser claros en relación con su contenido para poder identificarlos fácilmente.

2 b. Los nombres de los archivos y carpetas deben ser cortos para que permitan buscarlos y comprimirlos fácilmente. Se sugiere que no excedan 15 caracteres de longitud. c. Los nombres de los archivos y carpetas no deben contener símbolos o caracteres especiales como puntos, comas, tildes, signos de admiración o interrogación, paréntesis, barras diagonales, para evitar errores al copiarlos, comprimirlos o cortarlos. #$%&/()=? d. Los nombres de las carpetas deben contener un nombre que identifique el tipo de archivos que contiene la misma tales como: 5. Tamaño de Almacenamiento: Con el tiempo, el manejo de información se hace creciente de acuerdo con los proyectos y actividades que surgen día a día, por tal motivo es importante tener claridad sobre el tamaño que la información abarca en nuestros equipos de cómputo ya que de esto dependo como podemos salvaguardarla efectivamente. Por tal motivo es recomendable: a. No tener archivos de música. b. No tener archivos de video. c. No tener un número excesivo de imágenes en documentos de Word o Excel. En caso de requerir de este tipo de archivos se deben quemar en un CD o DVD y marcarlos respectivamente. El tamaño máximo para la realización de backups Institucionales no debe superar las 3 GB de información. Tenga en cuenta que un archivo de Word o Excel normalmente pesa 150 Kb, lo que quiere decir que un backup de 3GB corresponde a 20 mil archivos. 6. Periodicidad: Es importante que usted salvaguarde los documentos semanalmente, o cuando realice cambios en la información que sean de vital

3 importancia para el funcionamiento de su cargo y de su unidad de trabajo. Institucionalmente se realizará un backup externo todos los días viernes a las 3:00pm. De caer un día no hábil se pasará al día anterior. 7. Responsabilidad de la Información: Recuerde que cada persona es responsable de su información, es decir, del tipo de información almacenada, de los respectivos procesos para salvaguardarla y de la organización y administración de la misma. Así entonces estará usted en capacidad de organizar en una tabla de referencia los documentos almacenados. Procedimiento para realizar el backup institucional. Para realizar el backup tenga en cuenta que previamente debe comprimir todos sus documentos institucionales en un solo archivo zip o 7zip. La manera más fácil de hacerlo es tener todos sus documentos dentro de una misma carpeta y dar derecho sobre esta carpeta diciendo enviar a Carpeta comprimida (en zip), como muestra la siguiente imagen 1. Todos los equipos del personal administrativo deberán tener instalado el software llamado Filezilla. De no tener el programa debe proceder a colocar un Helpdesk a solicitando la verificación e instalación del mismo en su equipo de cómputo.

4 2. De doble clic en el icono de Filezilla. 3. Se abrirá una pantalla como la siguiente 4. Deberá completar los campos llamados Servidor, Nombre de usuario y contraseña como se indica a continuación: Servidor: Nombre de Usuario: (el usuario que le haya sido asignado) Contraseña: (la contraseña que le haya sido asignada) Por último de clic en Conexión Rápida.

5 5. Una vez digitada su contraseña correctamente, aparecerá en la parte derecha el listado de sus archivos respaldados, mientras que en la parte izquierda aparecerán los archivos locales en su equipo.

6 6. Busque en la parte izquierda, dentro de sus archivos locales, el archivo comprimido que contiene sus documentos institucionales. Recuerde que no debe incluir música, videos o información personal. Una vez lo encuentre arrástrelo hacia la parte derecha en donde se encuentran los archivos resguardados remotamente. 7. En la parte inferior de la ventana aparecerá un porcentaje en una barra de transferencia, una vez completado el 100% podrá cerrar el programa. 8. Recuerde que el espacio de almacenamiento es un bien común que no es ilimitado, por tal razón le solicitamos que el backup sea pertinente y acorde con el desarrollo de su cargo. Correo de preguntas o solicitudes:

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