1. Conceptos generales

Transcripción

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2 TABLA DE CONTENIDO 2 1. Conceptos generales Características de PRED Descripción de funcionalidades... 9 Archivos requeridos para el cargue a la plataforma... 9 Modalidades de cargue a través de la plataforma...13 Procedimientos para cargar archivos a la plataforma Procedimientos para agregar nuevas EPS a la plataforma Procedimientos para navegar por las estaciones instaladas en la plataforma Procedimientos para desactivar estaciones de EPS configuradas en el equipo Procedimientos para realizar consulta de lotes cargados Procedimientos para consultar facturas Procedimientos para convertir estructuras a estructura PRED Abreviaturas para la clasificación de imágenes... 48

3 1. Conceptos generales 3 Gestión documental digital: la gestión documental digital permite realizar los procesos de captura de información, clasificación documental, facilita la consulta y el archivo de la información, permitiendo la conservación de los documentos por más tiempo; manteniendo la información como un recurso y conocimiento empresarial, permitiendo procesos más efectivos y con menos costos que con el uso del papel. Documentos digitales: es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones sistemáticas; puede tener una extensión PDF, TIFF, Excel, DOC, etc., y puede encontrarse en un medio como cd, unidad de disco duro, medio extraíble entre otros. Documentos virtuales: es un documento digital acompañado de un texto virtual con el cual se busca extraer y conocer el contenido de dicho documento que lo acompaña; esto para efectos de consulta, análisis y almacenamiento de dicha información. Plataforma de recepción digital: es el medio a través del cual una entidad emisora puede hacer llegar documentos digitalizados a otra entidad receptora con la cual se tiene un vínculo de procesamiento. Código de activación: número único que permite la activación de la plataforma de cargue e identifica a la entidad que envía la información. Lote: se identifica como lote los documentos que se reciben en un mismo cargue, este puede ser de 1 o n documentos internos. Radicado: identificación generada por el aplicativo para una unidad documental. Archivo digital: archivo conformado por documentos digitalizados.

4 Archivo CMV: es el conjunto de imágenes digitalizadas o virtuales más el archivo de datos (archivo que contiene la información de las facturas). 4

5 2. Características de PRED 5 Validar la conexión a Internet. Si se encuentra en VERDE está activo, si está en ROJO no hay conexión de salida a Internet.

6 6 Información de la estación. En este aparecen los datos básicos de la IPS que fueron configurados al momento de habilitar el acceso a la plataforma. Componentes del número de lote. Es un consecutivo para identificar la carga de los envíos realizados sobre la plataforma. Botón Actualizar Estación. Este botón se utiliza cuando hay una solicitud de cambio en la plataforma con referencia a la configuración de los datos de la entidad como modificación de NIT, nombre o

7 parametrización interna en el envió de la información, entre otros; cuando se generen los cambios se hace clic en este botón para que la información se actualice. 8 Botón Nueva Estación. Este botón se utiliza cuando en la IPS se tiene más de una EPS que radica cuentas a través de la plataforma Cuenta Médica Virtual, está opción les permitirá configurar otro código y poder trabajar en simultáneo, sin tener que desinstalar el aplicativo. Opción Seleccionar Estación. Este botón se utiliza para navegar entre las estaciones que se tengan configuradas en el equipo sin importar si son de diferentes EPS; al seleccionarlo permite visualizar, ingresar a la estación deseada o desactivarla. Opción Archivos a validar. Permite la carga de los archivos que ingresarán para su respectiva validación, esta opción permite cargar uno o varios archivos en un mismo envío, de acuerdo con la estructura parametrizada para la entidad (imágenes + archivo de texto). Resumen por Lote.

8 9 Permite validar el estado de los lotes que se encuentran en proceso de cargue (en la barra se visualiza el porcentaje del proceso), los lotes que generaron error al momento de cargar y los lotes que quedaron Validados sin errores. Resumen por Factura. Permite consultar el estado de cada una de las facturas cargadas de acuerdo con el flujo de proceso. Utilidades Esta opción permite, a través de la herramienta, la conversión de dos tipos de archivos a la estructura necesaria para el cargue de facturas en la plataforma de recepción digital PRED. También permite el nombramiento masivo de las imágenes en el formato que se requiere para el cargue.

9 10 3. Descripción de funcionalidades Archivos requeridos para el cargue a la plataforma Para subir datos en la plataforma se deben tener en cuenta inicialmente los archivos que se requieren y están permitidos para el cargue, los cuales se especifican a continuación: Imágenes clasificadas (facturas): permite la carga de imágenes en formato PDF con la clasificación de cada uno de los anexos (tabla de prefijos en la última hoja de este documento). Para este caso, los soportes pueden ir separados como se relaciona en el ejemplo:

10 11 Para realizar el cargue de estas facturas, inicialmente se debe nombrar cada uno de los soportes como se describe a continuación: - NIT de la entidad, guion, número de factura, guion, abreviatura del documento: Posterior al nombramiento se seleccionan todos los soportes de la factura y se comprimen en un ZIP tal cual se muestra en la imagen:

11 12 Archivo de datos (archivo plano): Este archivo, que se genera en formato TXT, contiene toda la información de la o las facturas que se están cargando en el lote (paquete). El orden de la información al momento de generar el archivo debe ser: nombre del archivo (línea que empieza con número 0, esta se diligencia una sola vez), encabezado de la factura (línea que empieza con numero 1), detalle de servicios de la factura (línea que empieza con numero 2), así como se muestra en el ejemplo: La estructura del archivo plano se adjunta a continuación: (El archivo será anexado en formato Excel)

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13 14 Modalidades de cargue a través de la plataforma En la plataforma de recepción digital se permite el cargue de la información en las siguientes modalidades: Carga de paquete CMV + imágenes clasificadas: permite la carga de un archivo de texto y el comprimido de los soportes de cada una de las facturas clasificadas. El nombramiento del archivo de texto será: NIT, guion, número (e número después del guion es opcional, se puede relacionar cualquier número). El nombramiento de las facturas será como se describe en la opción Imágenes clasificadas (facturas) :

14 Cargue de facturas paquete CMV - multipaciente: permite la carga de imágenes compactadas en PDF (relacionadas como se describe en la opción Imágenes clasificadas (facturas) ), acompañadas de un archivo de texto, bajo la nomenclatura y formatos definidos. 15 Para las facturas multipaciente se relacionará en el archivo de texto el detalle de servicios por paciente, ordenados por número de documento y número de factura, tal cual se relaciona en el ejemplo: El cargue de facturas multipaciente se realizará de acuerdo con lo descrito en el modelo Carga de paquete CMV + imágenes clasificadas :

15 16 Cargue de archivos planos modalidad mixta (plano por plataforma - facturas en físico): permite la carga solamente de archivos planos a través de la plataforma. El archivo de texto debe contener la información de todas las facturas que se van a presentar en físico, este se cargará en formato TXT y comprimido en ZIP. El nombramiento será igual a lo descrito anteriormente (NIT de la entidad, guion medio y numero aleatorio).

16 17 Archivo plano: Se selecciona y se carga el archivo:

17 18 Cuando se genere el cargue del archivo plano se debe consultar el reporte de radicación a través de la opción Resumen por documento (procedimiento descrito más adelante) y exportar el PDF, el cual se debe adjuntar a las facturas que se van a presentar en físico. Es importante tener en cuenta que, para poder acceder a esta opción de cargue, la IPS debe ser configurada bajo esta modalidad por parte de IQ, posterior al análisis sobre el proceso de facturación que tiene la entidad y los inconvenientes que pueda tener para generar el cargue de primera instancia (plano más imágenes).

18 19 Procedimiento para cargar archivos a la plataforma Para poder realizar el ejercicio de cargue se debe seleccionar el botón Archivos a validar y luego hacer clic en la opción Seleccionar Archivos :

19 20 Esta opción abrirá una ventana emergente donde se puede seleccionar la ubicación y los archivos que se van a cargar:

20 Después de seleccionar los archivos se debe hacer clic en la opción Crear Lote, la cual generará un número de cargue automático con el que se puede verificar el proceso de validación y su resultado: 21 Procedimiento para agregar nuevas EPS a la plataforma: Para configurar más EPS en la plataforma hay que dirigirse al botón Nueva Estación, este desplegará una ventana emergente, la cual solicitará el ingreso del nuevo código:

21 22 En esta ventana se debe ingresar el código suministrado por IQ y luego hacer clic en la opción Activar :

22 Cuando se genere la activación del código de manera satisfactoria el aplicativo direccionará automáticamente a la nueva estación que se configuró, desde aquí se podrán hacer los cargues correspondientes a la EPS instalada: 23

23 24 Procedimiento para navegar por las estaciones instaladas en la plataforma Para consultar las EPS que se tienen instaladas se debe ir a la opción Seleccionar estación, la cual abrirá una ventana emergente que mostrará las estaciones que se tienen configuradas en el equipo:

24 25 Dependiendo del cargue de EPS que quiera realizar, se debe hacer clic en el recuadro que tiene el nombre de dicha EPS; esta acción direccionará automáticamente a la estación deseada.

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26 27 Procedimiento para desactivar estaciones de EPS configuradas en el equipo Para desactivar las estaciones ya instaladas hay que dirigirse a la opción Seleccionar estación, esta arrojará la ventana emergente con todas las EPS que, hasta el momento, se tienen configuradas, para desactivarla se debe hacer clic en el botón Desactivar :

27 Procedimiento para realizar consulta de lotes cargados 28 Para hacer la consulta de lo que se ha subido a la plataforma se selecciona el botón Resumen por Lote, donde se podrán verificar dos estados: 1. Validado con errores : el lote no cargó porque no cumple con las reglas definidas. 2. Validado sin errores : el lote cargó satisfactoriamente y las facturas relacionadas iniciaron el flujo de proceso. Se identifica las reglas de carga que no cumplió Se identifican individualmente los documentos que contiene el lote También se pueden consultar los lotes que fueron cargados sin importar su estado final a través de los filtros Rango de fecha, Estado, No. Envío y No. Factura (estas funcionalidades se explican con detalle en la opción Procedimiento para consultar facturas ):

28 29 Para cualquiera de los dos estados, al momento de consultar en la lupa de detalle, se encuentra la opción Exportar en la parte inferior, esto permitirá obtener los datos cargados en archivos CVS y PDF.

29 30 Procedimiento para consultar facturas A través del botón Resumen Documento se puede consultar toda la información que fue cargada a la plataforma con los siguientes filtros: Al seleccionar un rango de fecha (no superior a un mes) y hacer clic en Buscar, se mostrarán todos los estados de las facturas para esa fecha.

30 31 Al seleccionado un Estado y hacer clic en Buscar se genera la relación de las facturas que, para ese rango de fecha, tienen como estado la opción que se eligió.

31 32 La opción No. de Documento permite hacer la consulta específica por número de documento (factura). La consulta depende del modo de facturación: si se tienen prefijos, estos se relacionan en la primera casilla y, en la segunda, la parte numérica; si no maneja prefijo se registra el número en la segunda casilla:

32 33 La información consultada por cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente se puede descargar en archivos CSV y PDF con la opción Exportar, que se encuentra en la parte inferior de la ventana:

33 34 Al momento de descargar el informe, tanto el nombramiento del archivo, como la ruta de descarga es opcional (configurables por el usuario):

34 Este informe se puede generar en dos formatos, CSV y PDF: 35 - Estructura en CSV: - Estructura en PDF:

35 36 Procedimiento para convertir estructuras a estructura PRED A través del botón Utilidades se puede realizar la conversión de dos tipos de archivos a la estructura requerida para el cargue a la plataforma, estos dos formatos son: RIPS: para realizar la conversión de estos archivos se debe abrir la opción Utilidades, en la casilla Tipo de Estructura seleccionar Estructura_RIPS y luego Seleccionar Archivos / Convertir :

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38 39 Cuando se finaliza la conversión se genera una ventana emergente que direcciona automáticamente al escritorio, donde guardará el resultado del ejercicio (la ruta de guardado para el archivo puede ser modificada manualmente por el usuario): Al momento de guardar el archivo la plataforma genera un recuadro con el resumen de la conversión para el caso:

39 40 Cuando el proceso de conversión no es exitoso se genera el detalle de las inconsistencias detectadas en un archivo, para su respectiva consulta y modificación, si aplica (el archivo de inconsistencia es direccionado automáticamente al escritorio):

40 41 Si se seleccionaron archivos que no se quieren convertir se pueden eliminar con la tecla suprimir, se selecciona uno a uno y se suprime:

41 42 Para la conversión de RIPS a estructura PRED se requiere un mínimo de condiciones, las cuales se especifican a continuación: - Se debe pasar la información del archivo AC al archivo AT para completar todos los datos, el traspaso de la información debe cumplir con la estructura definida para el formato AT. Se debe agregar en el campo Tipo servicio : 7 para consultas. - La entidad debe gestionar que se relacionen, en el archivo AT, los códigos de servicio tal cual están en la factura, sin empaquetar (Ej: si las cirugías en la factura no vienen empaquetadas, así se debe relacionar en el AT).

42 43 - El archivo AT no debe tener servicios con valores cero, si es así, el sistema rechazará la conversión. - Para el registro de la cuota moderadora se contemplan 3 escenarios: 1. Si tiene cuota moderadora y no tiene el archivo AC se debe registrar el valor de cuota moderadora en el campo "Valor Total Descuentos" del archivo AF. 2. Si la factura tiene valor de descuento, valor de cuota moderadora y no tiene archivo AC, ambos valores se deben enviar sumados en el campo "Valor Total Descuentos" del archivo AF. 3. Si la factura tiene archivo AC no se debe sumar ni afectar el campo "Valor Total Descuentos" del archivo AF. - Se debe registrar el 100 % de los afiliados en el archivo US, independiente de si son recién nacidos o no. - El prefijo y el sufijo de la factura deben estar separados por una barra al piso (_) (Ej: HDPV_498673). Estructura alternativa: la plataforma cuenta con la opción de hacer la conversión, adicionalmente, de la siguiente estructura:

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44 La conversión de archivos en la plataforma con esta opción se genera de la misma manera que se hace con los RIPS, solo que en la opción Tipo Estructura se debe seleccionar Estructura_Alternativa. 45 Es necesario que el archivo a cargar en esta estructura tenga como nombre la nomenclatura definida (NIT de la entidad, guion, numero alternativo: ). El NIT relacionado debe corresponder a la entidad que quiere hacer el ejercicio de conversión: El ejercicio de cague, resultado de los datos y verificación de inconsistencias (si aplica) se manejarán igual a lo descrito anteriormente para el cargue de RIPS:

45 46 Cargue de archivos: Guardado del resultado:

46 47 Generación de archivo de inconsistencias: Eliminar archivos que fueron seleccionados y no se quieren convertir:

47 48 Si en el nombramiento del archivo el NIT que se relacionó no coincide con el que se encuentra configurado en la plataforma, no se genera el proceso de conversión y se presenta el siguiente error:

48 4. Abreviaturas para la clasificación de las imágenes Las abreviaturas autorizadas para el nombramiento de los archivos PDF son las siguientes: Si los documentos son nombrados con abreviaturas que no se encuentran en esta tabla el aplicativo generará error en el cargue, donde notificará que el nombramiento no corresponde. Si se tiene un documento que no esté incluido en esta tabla se debe nombrar con la opción Anexo. FIN DEL DOCUMENTO

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