GUÍA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DEL CRÉDITO

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Realizar el seguimiento a los procesos de otorgamiento de crédito y aplicación de los giros, para todas las líneas de crédito ofrecidas en el ICETEX, a excepción de las líneas Mi PC y Posgrado Exterior, de conformidad con los numerales 5), 12),16) y 21) de la clausula octava (8ª) del contrato para la financiación de la Educación Superior a través del crédito educativo mediante alianzas estratégicas entre el ICETEX y las Instituciones de Educación Superior (IES), 2. ALCANCE El avance en el mejoramiento de la gestión de crédito dependerá de la calidad y veracidad de la información aportada por la IES y el oportuno cumplimiento en el envío de los reportes solicitados y procesamiento de la información. Igualmente, en el proceso de verificación de la información que sea remitida por las IES se priorizará la verificación de los siguientes aspectos: Estudiantes Matriculados, desempeño académico para legalización y renovación; y valores de Matrícula. 3. QUIÉNES DEBEN REPORTAR INFORMACIÓN: Las Instituciones de Educación Superior que tengan contrato para la financiación de la Educación Superior con el ICETEX vigente o que hayan recibido giros por concepto de créditos educativos a nombre de sus estudiantes. IMPORTANTE: Sólo se recibirá un informe por PERSONA JURIDICA a nivel nacional, quien es la responsable ante el ICETEX por las obligaciones adquiridas en los contratos firmados entre las partes. De tal suerte que será ésta la encargada de centralizar y consolidar la información de todas las sucursales, agencias, sedes, etc. que posean en el país, dentro de un solo documento y dentro de los plazos establecidos. 4. FUNDAMENTO DE LA GUIA Esta guía muestra la forma como las IES deberán generar un INFORME DE CONCILIACION SEMESTRAL, el cual inicia con la consulta en el ICETEX del reporte de giros para el período a ser analizado, seguido del diligenciamiento de los campos para ello determinados con la información aportada y certificada por la institución y finalizando con el reporte impreso y los anexos que deben ser remitidos a las oficinas del ICETEX para su verificación. 5. DEFINICIONES Informe Periódico: Reporte de estudiantes girados por periodo académico, el cual se encuentra disponible en la página web del ICETEX, como instrumento principal de este procedimiento. Se puede generar de acuerdo con los siguientes parámetros: Año, Periodo e Institución de Educación Superior (IES). Periodo Académico: Espacio de tiempo por el cual se divide un programa académico. Para efectos de los informes que la IES debe enviar al ICETEX, éste se considerará. Ejemplo: , , etc.

2 Página 2 de 7 Giro: Desembolso realizado para un periodo académico determinado, con el fin de cubrir el pago de matrícula o sostenimiento del estudiante, entre otros conceptos. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACION DEL INFORME PERIODICO Generación reporte Informe Periódico. 6.1 Ingresar a la página Web del ICETEX: Ingresar por la opción Funcionarios, IES y Cooperativas. 6.3 Ubíquese en GESTION CREDITO y escoja la opción Ingreso a Gestión Crédito. En esta página podrá descargar la GUIA DE MEJORAMIENTO A LA GESTION DE CREDITO y verificar las fechas de entrega del informe de conciliación semestral, los cuales se encuentran en la parte inferior de ésta. 6.4 En la pantalla que aparece, introducir su número de USUARIO Y CLAVE. 6.5 El programa le permitirá ingresar por la opción Reportes \ Reportes Conciliaciones IES \ Informe Periódico. 6.6 Seleccionar el año y semestre del periodo a conciliar. 6.7 Realizar clic en el botón <Generar>. 6.8 Realizar clic en el botón <Abrir>. El sistema automáticamente genera y abre el reporte en Excel. Diligenciamiento del Informe Periódico en la hoja de Excel: Solicitamos revisar en la Tabla 1, ubicada al final de esta Guía, la estructura de los campos, su ordenamiento, los campos que ya vienen previamente diligenciados por el ICETEX y los que deben ser llenados con la información aportada por la IES. Igualmente, se deben tener en cuenta, al momento del diligenciamiento, los siguientes aspectos: 6.9 NO se permite alterar el orden de las columnas y/o campos NO se deben eliminar ni agregar columnas entre las ya pre-establecidas Cuando no haya lugar al diligenciamiento de algún campo o columna, se debe colocar la sigla N/A para significar que no aplica Todas las columnas sin excepción deben ser diligenciadas INDIVIDUALMENTE, ningún campo debe quedar vacio ni ser combinado con otras celdas.

3 Página 3 de Los campos de texto y numérico que debe diligenciar la IES, no deben contener puntos, comas, apóstrofes, comillas, guiones o cualquier otro signo de puntuación a excepción del los promedios de notas mencionados en el numeral NO se permite el uso de abreviaciones que no hayan sido expresamente estipuladas por el ICETEX. Ej.: en la columna de MATRICULADO, en donde la IES debe confirmar si el estudiante se ha matriculado o no en el periodo objeto de evaluación, se debe colocar: S (para sí) o N (para no), únicamente La Hoja Excel que se debe trabajar es la que se genera de la página web del ICETEX Los promedios de notas semestrales y acumuladas deben suministrarse en escala del 1 al 5, Los decimales estar separados por comas Para los créditos adjudicados en el período académico para el cual se está desarrollando el informe, se deberán diligenciar las columnas promedio semestre anterior y promedio acumulado anterior de la siguiente forma: a) Para los estudiantes que ingresaron a Primero o Segundo Semestre, se debe diligenciar la sigla N/A en ambas columnas; b) para los estudiantes que ingresaron a Tercer semestre o superior, se deben diligenciar los promedios de notas correspondientes. Para los créditos adjudicados en periodos anteriores se deberán diligenciar los promedios de notas correspondientes para todos los estudiantes sin excepción Los valores de matricula deben ser los que se señalan en acto administrativo del periodo correspondiente, no deben involucrar conceptos diferentes tales como valor del carnet, seguro estudiantil, materiales, etc. Ver artículo 122 del Capítulo I, Título Sexto de la Ley 30 de 1992 y artículo 8 del Acuerdo No 29 del En la columna de No de Créditos, se deben colocar el número de créditos que matricula el estudiante y que hagan relación al costo del valor de la matricula que nos es reportada. Generación del Informe Impreso: 6.20 Una vez diligenciado el informe de conciliación semestral en hoja Excel (campos del 1 al 17), para cada uno de los estudiantes de acuerdo con lo descrito en la Tabla No. 1. Descripción de Campos Informe de Conciliación Semestral, se procede a la impresión del reporte, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: 6.21 Imprimir en una sola página los siguientes columnas: DOCUMENTO, NOMBRE, PRO- CODIGO SNIES DEL PROGRAMA ACADEMICO, NOMBRE PROGRAMA ACADEMICO, PROMEDIO SEMESTRE ANTERIOR, PROMEDIO ACUMULADO ANTERIOR, MATRICULADO PERIODO ACTUAL, No. CREDITOS y VALOR MATRÍCULA. Con este fin se deberán ocultar (NO ELIMINAR) las columnas que no fueron mencionadas en este numeral.

4 Página 4 de Todas las páginas deben ir con el siguiente encabezado: INFORME DE CONCILIACION SEMESTRAL <NOMBRE IES> <PERIODO REPORTADO> Yo, <NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL> en mi calidad de Representante Legal de la IES certifico la información relacionada a continuación :. Donde, NOMBRE IES, es el nombre jurídico completo de la institución de educación superior con el que ha sido registrado ante el Ministerio de Educación Nacional; PERIODO, corresponde al periodo académico que se está reportando; y REPRESENTATE LEGAL, es el nombre y apellido de la persona que figura como representante legal en el certificado de existencia y representación legal de la entidad Todas las hojas deben contener el logo, NIT y sello impreso de la IES Todas las páginas deben ir enumeradas en la parte inferior derecha con la siguiente descripción: Donde, #, es el número de la página y ##, es el número total de páginas. Página <#> De <##> 6.25 Una vez impreso el informe diligenciado, este debe ser firmado por el representante legal y los responsables del áreas académica y financiera que intervienen en la elaboración del mismo Para efectos de la certificación de los reportes, son aceptadas las siguientes opciones: Al final de cada una de las páginas debe dejarse un espacio o margen de 3 centímetros, deben ir el nombre legible y el cargo del representante legal y demás personas responsables de la información contenida en el reporte acompañada de la firma de cada uno de ellos. Las firmas solo en la última hoja del reporte siempre que la IES certifique que la información contenida en dicho reporte mediante carta remisoria donde se indique el número de registros, número de hojas y la información contenida en el reporte que se está certificando, mencionando que ésta es oficial y que la información fue tomada de los registros oficiales que posee la IES.

5 Página 5 de 7 Anexos que deben acompañar el reporte impreso: Informe periódico diligenciado en Hoja Excel en medio magnético (CD). Actos Administrativos mediante los cuales se oficializaron los valores de matrícula del periodo a reportar tanto para pregrado como para postgrado, en los cuales se pueda identificar claramente el valor en pesos de los programas académicos. 7. CUMPLIMIENTO EN EL ENVIO DEL INFORME PERIODICO: Se tendrán por recibidos únicamente los informes y/o reportes periódicos que sean radicados en físico junto con los anexos respectivos en las oficinas del ICETEX, completamente diligenciados. El ICETEX procederá a la devolución de los reportes de las IES que sean allegados de manera individual cuando deban ser incorporados por la entidad de la cual dependan jurídica, financiera y/o administrativamente (Cuando se deban presentar consolidadamente). De la misma manera, se tendrán por no recibidos los informes que al no cumplir con las condiciones especificadas en esta Guía, sean entregados de forma incompleta o parcial. 8. CONTACTO: Para cualquier información adicional o inquietud respecto a este tema favor comunicarse al teléfono ext y 1324, o a través de los correos electrónicos mmorales@icetex.cgov.co y kmartinez@icetex.gov.co. 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Reporte Informe Periódico NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO N/A 10. HISTORIA DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA OBSERVACIÓN 1 07/05/2010 Creación del documento 2 11/10/2010 Modificaciones y ajustes al documento. ELABORADO POR María Helena Morales Mejía Kevin David Alejandro Martinez Castelblanco Claudia Marcela Acero Figueredo Consultores Proyecto Acces II REVISADO Y APROBADO POR Alexandra Hernández Moreno Coordinadora General Proyecto Acces II

6 Página 6 de 7 ANEXO 1 Tabla No.1. Descripción de campos Informe de Conciliación Semestral No. CAMPOS DESCRIPCIÓN / INSTRUCCIÓN 1 (*) ID. SOLICITUD Número de solicitud de crédito del estudiante, asignado por el ICETEX. (*) Número de documento de identidad del estudiante, registrado en el ICETEX. 2 DOCUMENTO (*) Nombres del estudiante, registrados en el ICETEX. 3 NOMBRE (*) Periodo adjudicación del crédito, registrado en el ICETEX. 4 PERIÓDO ADJUDICACIÓN (*) Nombre de la línea del crédito, registrado en el ICETEX. 5 LINEA (*) Nombre de la sub-línea del crédito, registrado en el ICETEX. 6 SUBLINEA (*) Modalidad del crédito. Ejemplos: MATRICULA, SOSTENIMIENTO, etc. 7 MODALIDAD 8 PERIODO DE CONSULTA(*) Corresponde al periodo en que se realiza la consulta. (*) Corresponde al municipio donde se encuentra ubicada la institución. 9 MUNICIPIO (*) Corresponde al departamento donde se encuentra ubicada la institución. 10 DEPARTAMENTO 11 PRO - CODIGO PROGRAMA Pro-Código SNIES del programa del estudiante (21 dígitos). En algunos casos, el Pro-Código coincide con el Código SNIES, caso en el cual puede contener cinco o cuatro dígitos únicamente. EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. Ejemplo: Este Pro- Código corresponde a la facultad de MEDICINA del COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO. 12 NOMBRE PROGRAMA Nombre del programa del estudiante. EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. Ejemplo: MEDICINA 13 PROMEDIO ANTERIOR SEMESTRE Promedio de notas del estudiante del semestre anterior (periodo anterior al reportado) y equivale a la sumatoria de las notas definitivas de todas las materias cursadas, dividido en la cantidad de materias cursadas, del periodo anterior al reportado. EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. Ejemplo: Si el reporte es generado para , el promedio a ingresar debe ser de PROMEDIO ANTERIOR ACUMULADO Promedio de notas del estudiante acumulado anterior (periodo anterior al reportado) y equivale a la sumatoria de los promedios de nota de todos los semestres cursados, dividido en la cantidad de semestres cursados, hasta el periodo anterior al reportado. EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. Ejemplo: Si el reporte es generado para , el promedio acumulado a ingresar debe ser a MATRICULADO ACTUAL PERIODO Confirmación de matrícula del estudiante (periodo reportado). EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. Registrar S, en caso que el estudiante se haya matriculado en el periodo reportado o N, en caso contrario.

7 Página 7 de 7 16 No. CREDITOS 17 VALOR MATRICULA Cantidad de créditos inscritos y cursados por el estudiante en el semestre actual (periodo reportado). EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por las instituciones que manejen la modalidad créditos académicos y cuyo costo de matrícula esté asociado al número de créditos inscritos por el estudiante, En caso contrario colocar N/A. En el caso de créditos de líneas tradicionales y Acces, colocar el Valor de matrícula (periodo reportado), para el caso de fondos tener en cuenta el concepto que se está financiando a través del crédito educativo, en este orden de ideas se deberá diligenciar en esta columna el valor de matrícula del programa académico cuando lo financiado corresponde a este concepto. Cuando se trate de pasantías u otros conceptos diligenciar el valor de la pasantía o lo que le corresponda. EN BLANCO. Este campo debe ser diligenciado por la institución. (*) La información de estos campos es predeterminada, es decir, no debe modificarse.