COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA

Transcripción

1 COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DIRECTA N 2014CD AMPLIACIÓN DEL ARCHIVO MOVIL DE LA OFICINA DE LA UIDAD DE GESTION DE PROCESOS DE RECONSTRUCCION DE LA CNE Fecha de recepción de ofertas: 08 DE ABRIL 2014, 10:00 HORAS San José, COSTA RICA 2014

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2014CD Ampliación del archivo móvil de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a los teléfonos , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono con la señora Deily Toruño Villareal, al correo electrónico dtoruno@cne.go.cr. Se realizará una visita de preoferta el día martes 01 de abril del 2014 a las 10:00 horas, en el edificio de la Dirección de Gestión del Riesgo de la CNE. Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las 10:00 horas del día martes 08 de abril del 2014 la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: Se requiere la ampliación del archivo móvil que se encuentra ubicado en la oficina de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción, debido al creciente volumen de expedientes y documentación que se custodian en esa dependencia. 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED Talleres de Servicio del Oferente: El oferente deberá contar con taller de servicio que ofrezca respaldo del mantenimiento preventivo y correctivo del archivo. En la oferta deberá indicarse claramente la ubicación, dirección, teléfono, entre otros, del taller de servicio ofrecido, con la finalidad de garantizar respaldo técnico y garantía de funcionamiento Plazo de garantía de repuestos y servicio: El oferente deberá ofrecer como mínimo 02 años, para asegurar a la administración que se hará efectiva contra defectos de fabricación.

3 También como parte de la garantía del producto (la cual no se calificara para el caso que nos ocupa), el oferente deberá estar dispuesto a suplir en forma gratuita la revisión técnica, cuando así lo requiere el equipo, sin obviar, que en caso de una eventualidad se debe realizar el mantenimiento preventivo o correctivo según corresponda La garantía tiene que estar en función del suministro de accesorios y repuestos originales, servicio técnico especializado y mantenimiento preventivo y correctivo, dentro de las 24 horas naturales siguientes a la solicitud de la CNE La garantía debe incluir el suministro de los repuestos nuevos en caso de daños o fallas por cualquier causa que altere el funcionamiento normal del archivo. NO SE EVALUARÁN OFERTAS CUYO PLAZO DE GARANTIA POR REPARACION, MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO DE REPUESTOS SEA INFERIOR A DOS AÑOS CALENDARIO. 3. CONDICIONES GENERALES: 3.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 30 días calendario. El plazo para adjudicar será de 30 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura.

4 De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria. 4. CONDICIONES LEGALES 4.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Las multas aplicadas no deberán sobrepasar un 25% del valor contratado. CLÁUSULA PENAL 4.4. En caso de que el adjudicatario no entregue (el servicio,) en el plazo señalado por causas ajenas a él, se aplicara una sanción pecuniaria de un uno por mil ( 1/1000) del monto del contrato por cada día natural de atraso La administración a efectos de cumplir con la obligación de pago, deberá honrar su deuda y proceder con el pago respectivo, reteniendo el monto correspondiente a la multa o cláusula penal establecido en el cartel, posterior a ello tramitar el proceso sumario a efectos de determinar la procedencia o no del incumplimiento. La retención de la multa o cláusula penal aplicará de acuerdo con la forma de pago señalado en el cartel El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares El adjudicatario deberá aportar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más el monto correspondiente por concepto de reintegro de papel.

5 Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El estudio legal y técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente a la Unidad de Proveeduría de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: Unidad de medición Porcentaje 4.1 Precio de la oferta PO Colones 60% 4.2 Plazo de entrega PE Días 40% Total 100% La evaluación de las ofertas se realizará de acuerdo a la aplicación de las siguientes fórmulas: Precio de la Oferta (PO) (60 puntos porcentuales) El máximo puntaje a obtener en el factor de precio será de 60 puntos. El puntaje se asignará de acuerdo con la siguiente fórmula: PO %= (POmin/POo) x 60% Donde: POmin: Menor precio propuesto entre todas las ofertas. POo: Precio de la oferta que se está evaluando Cuando los porcentajes de los factores de evaluación sean iguales entre los oferentes, prevalecerá la oferta con mejores condiciones ofertadas sobre la subsiguiente independientemente del factor que se esté evaluando. Para las compras en plaza, el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta y consumo. Para las compras en plaza libre de derechos e importación, el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta, consumo y de derechos arancelarios. Para efectos de aplicar la formula anterior del factor precio y para comparar las ofertas, la administración tomara en cuenta las disposiciones contempladas en el Decreto Ejecutivo No

6 5 MP-MEIC-COMEX, publicado en La Gaceta No131 del 107 de julio de 2005, para agregar el valor CIF de la importancia el porcentaje que indique dicha normativa 1.1Plazo de Entrega (PE) (40 puntos porcentuales): La fórmula matemática de aplicación del plazo de entrega será de la siguiente manera: PE %= (PEmin/PEo) x 25% Donde: PEm: Menor plazo de entrega, en días, propuesto entre todas las ofertas. PEo: Plazo de entrega, en días, de la oferta que se está evaluando Por plazo de entrega, se debe entender el tiempo efectivo de entrega en días hábiles, a partir del recibido de la orden de compra correspondiente. Los plazos ofrecidos deberán ser realistas, si se ofreciere un plazo irrealizable, a juicio de la CNE, el oferente no tendrá puntuación en este ítem. Para las compras en plaza libre de derechos e importaciones: el oferente debe manifestar en su oferta el plazo efectivo de la entrega, en días hábiles, indicando por separado lo siguiente: a. El plazo en que se hará entrega de los documentos ante el departamento de la Proveeduría de la CNE. b. Una vez recibida la Orden de Compra, el plazo definitivo en que se hará entrega de la mercadería. Para tales efectos de la evaluación de los plazos de los puntos a. y b., serán sumados para obtener en total el tiempo de entrega. Si el oferente indica el plazo de entrega en días naturales la conversión a días hábiles se hará aplicando la siguiente fórmula: 6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Cantidad de días naturales x 5 días hábiles 7 días naturales 6.1 El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta. 6.2 La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa. 6.3 La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por

7 6 Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes. 6.4 La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría. 6.5 La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato. 6.6 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. 6.7 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes : Colones No cuenta cliente o Dolares no cuenta Cliente ; Banco De Costa rica 7. ESPECIFICACIONES TECNICAS: Departamento Insumo Cantidad Requisitos Ampliación del La ampliación del archivo debe cumplir con Gestión de Procesos Archivo móvil de la 1 los acabados y estándares del archivo de Reconstrucción oficina de GPR existente. El sistema de archivo móvil debe contar mínimo con los elementos que se detallan a continuación: CARACTERÍSTICAS GENERALES A. DIMENSIONES ARCHIVO 1. Altura: 215cm 2. Ancho: 2,897mts 3. Profundidad del cuerpo: para el doble de 83cm. B. EL CUERPO DE ALMACENAMIENTO O MÓDULO DE ESTANTES 1. Debe conformar a partir de dos marcos laterales ranurados cada 2-3 cm y que deben ser el soporte de los estantes, fabricados en acero laminado en frío calibre 16-18, acabados con pintura al horno de tipo electrostático, color gris y azul, los marcos laterales se deben conectar a una tapa y base en los mismos materiales, estos se deben fijar mediante tornillos aportando estabilidad y rigidez al conjunto. 2. Las bandejas móviles, contando 4 marcos para carpeta colgante ajustable y 3 estantes ajustables para un archivo móvil doble, deberán ser fabricadas en acero laminado en frío recubiertas con pintura en polvo de aplicación electrostática, contar con pliegues estructurales que las refuerzan y que además les permiten ser removidas y acomodadas, sin la ayuda de herramientas o accesorios adicionales. Además deberán contar con al menos un refuerzo en la parte inferior. 3. La bandeja y estantes ajustables deben medir entre 40cm de profundidad y 88 cm de frente.

8 7 4. La parte inferior de la bandeja debe contar con un larguero que la atraviesa dando más resistencia. Cada bandeja debe contar con accesorios o clips independiente que formen la conexión entre ella y el marco vertical. 5. El techo o cierre final no debe ser contado como bandeja. Es integrado al cuerpo móvil y al fijo como un elemento innato y debe ser fijo para darle más rigidez al sistema. C. TENSORES: 1. Todos los cuerpos deben contar con un conjunto de varillas tensores que consoliden los cuerpos de almacenamiento y de características antisísmicas. 2. El sistema de tensores junto con los marcos de soporte piso y techo deben formar un sistema que logre absorber los esfuerzos que se producen ante una eventual carga sísmica, restringiendo la deformación de los archivos. D. EL BAGON DE RODAMIENTO: 1. Estará formado por estructuras perfiladas en lámina calibre 13-16, conformados, mínimo, por dos largueros y cuatro travesaños para ofrecer una sólida base a los rodamientos esféricos de las ruedas de mm de diámetro. Las ruedas deben presentar alta resistencia al desgaste y asegurar un desplazamiento uniforme y silencioso. 2. La base superior del bagon debe ser abatible para poder dar mantenimiento al sistema de tracción. E. CANALES GUIA: 1. Los canales guía deben ser en hierro 13-15, accesibles para usuarios en sillas de ruedas y que por lo tanto no requieran de plataformas y/o otros elementos. 2. Deben presentar un sistema Antivuelco seguro, el cual contrarresta los potenciales efectos que pudiesen presentarse en movimientos sísmicos. 3. Deben contar con mecanismos de desplazamiento asistido, que se instalen para facilitar la locomoción de las estructuras, para ello se debe integrar una unidad autónoma de tracción que se adosa al centro del módulo, con una serie de piñones conectados con cadenas, todos montados en un eje de acero, que permite el movimiento con muy poco esfuerzo del usuario la transmisión de fuerzas se realiza en el centro de las estructuras lo que evita la pérdida de tracción cuando el carro esta desbalanceado o bajo de peso. Cada mecanismo se debe presentar como unidades autónomas, o independiente para que pueda dársele mantenimiento o reparaciones sin inmovilizar el sistema. 4. El sistema de tracción debe ser para cada uno de los módulos de rodamiento. No debe existir ningún cuerpo que se mueva por efecto de arrastre.

9 8 5. El sistema se debe complementar con elementos suplementarios como cierres decorativos en los frentes y partes posteriores de los módulos dobles y el los castados y espalda de los modulo fijos. Los cierres deben permitir ser montables y desmontables y para tener acceso al sistema de mecanismo de movimientos. La tiradera del sistema mecánico será en acero inoxidable u otro material que no sufra de corrosión o desprendimientos de pintura. 8. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 8.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, en caso de empate se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS