APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS FIRMAS DE AUTORIZACIÓN LAS FIRMAS AUTOGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL

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1 PÁGINA: 1 DE 22 APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS Documento que se actualiza PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código del documento que se actualiza SCGC-PG-07 Número de Revisión: 07 Razón de la Sustitución Descripción del cambio Fecha de aprobación Incorporación de fichas para el Control de Documentos, mediante uso del Sistema Master Web y su distribución electrónica. Contar con un procedimiento general para el Control de Documentos en el Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad que incluya su tratamiento de manera electrónica y en papel. Atender las no conformidades identificadas en la auditoria interna corporativa 06 y la auditoria externa de ampliación y seguimiento 08 del SCGC. 23/03/2010 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN LAS FIRMAS AUTOGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL Manuel Arozarena White Representante de la Dirección del SCGC APROBÓ Beatriz Romero Blancarte Comité Técnico de Calidad REVISÓ Virgilia Aguilar Hernández Comité Técnico de Calidad ELABORÓ

2 PÁGINA: 2 DE 22 Procedimiento General para el Control de Documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad

3 PÁGINA: 3 DE Objetivo Proporcionar instrucciones para controlar los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC). 2. Responsables: Es responsabilidad de todos los usuarios del SCGC, aplicar este procedimiento y hacer uso de documentos vigentes y controlados. Comité Técnico de Calidad de ON Representantes de la Dirección de las Unidades administrativas que forman parte del SCGC. Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales Responsable del procedimiento de control de documentos Responsable de los procedimientos operativos en las Unidades Administrativas. Emite, revisa, actualiza, aprueba y difunde los documentos base del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad Coordina la aplicación del procedimiento y adecua las instrucciones de trabajo para la aplicación del mismo de acuerdo a su normativa estatal. Difunde y da seguimiento a la aplicación del procedimiento en su unidad administrativa. Identifica los documentos a controlar y determina los mecanismos para la operación del procedimiento. Aplicar los mecanismos de control de los documentos para garantizar un manejo eficaz del procedimiento. 3. Alcance: Desde la emisión o recepción de documentos que deberán estar sujetos a control hasta su disposición final. 4. Normas de Operación: Los Titulares de las Unidades Administrativas que forman parte del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad asignarán a una persona responsable del presente procedimiento a fin de asegurar su eficaz operación. Los responsables de la operación de los procesos deberán identificar los documentos que deben estar sujetos a control bajo este procedimiento con base en los siguientes criterios: a). Documentos internos o externos que establecen el marco normativo que regula la operación del Sistema Conalep. b). Documentos internos o externos que se encuentran considerados en el Plan de la Calidad como elementos de entrada en la operación de los procesos.

4 PÁGINA: 4 DE 22 c). Documentos de origen interno o externo que establecen requisitos legales, reglamentarios o de cualquier tipo, con los cuales deben cumplir los servicios que brinda el Sistema Conalep. d). Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de la realización de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, producto no conforme, o incumplimiento con algún requisito del SCGC. e) La Dirección de Evaluación Institucional determinará el Catalogo de Codificación de los Procedimientos Operativos para el ámbito de Conalep (Oficinas Nacionales) de acuerdo a sus funciones normativas. 5. CONTROLES REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Es responsabilidad del personal asegurarse que los documentos que le resultan necesarios para mantener y mejorar el SCGC y que utiliza continuamente por su función y responsabilidad, estén vigentes y hayan sido aprobados en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Para el caso de Oficinas Nacionales, los documentos normativos deberán apegarse a los lineamientos establecidos por el Comité para la Mejora Regulatoria Interna (COMERI). Para que los documentos sean aprobados antes de ser emitidos, se han establecido rutas de aprobación, conforme a las líneas de interacción, responsabilidad y autoridad requeridas de acuerdo con nuestros procesos. Las rutas se establecieron dependiendo del origen (área) y nivel jerárquico de quien elabora el documento. Existen 5 tipos de rutas de aprobación establecidas, (ver fig. 1), el nombre de la ruta de aprobación indica quien es el elaborador del documento, la revisión estará a cargo del jefe inmediato superior o responsable de los procesos, la aprobación será por parte del jefe inmediato superior en el siguiente nivel, para finalmente ser liberado para su publicación por el Enlace de calidad en Oficinas Nacionales o del Responsable del procedimiento de control de documentos en los Colegios Estatales y planteles. Las responsabilidades en cuanto a la elaboración, revisión y aprobación corresponderán de acuerdo a lo señalado en la siguiente tabla.

5 PÁGINA: 5 DE 22 Rutas de aprobación Elabora Revisa Aprueba Libera emisión (Publica) 1. Corporativa Comité Técnico de Calidad Representante de la Dirección Comité de Calidad Corporativo Comité Técnico de Calidad 2. Secretaria o Dir. Corporativa Responsable de procesos Enlace de Calidad Coordinador Secretario o Dir. Corporativo Enlace de Calidad de la Secretaria o Dir. Corporativa 3. Dirección de área Responsable de procesos, Enlace de Calidad Coordinador(es) Director de área Enlace de Calidad de Dirección 4. Colegio Estatal (Cuando es un SGC Estatal*) Responsable de procesos *Responsable del proceso en el Colegio Estatal o R.D. Director del Colegio Estatal Responsable del control de documentos en el Colegio Estatal 5. Plantel Responsable de procesos R. D. del Plantel Director del Plantel Responsable del control de documentos en el Plantel El responsable de procesos, puede ser un Coordinador, Coordinador Ejecutivo, Subcoordinador, Jefe de Departamento o Jefe de Proyecto. 5.2 Revisión y actualización de los documentos a) Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse al menos una vez al año o bien cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, identificación de producto no conforme o debido al incumplimiento de algún requisito del SCGC. b) Es responsabilidad de los usuarios mantener los documentos vigentes, por lo que cuando alguien detecte que un documento requiere algún ajuste o modificación, es decir que está obsoleto (ya no dice lo que se hace), podrá solicitar su actualización al elaborador del documento, o bien al enlace de calidad de la unidad correspondiente, mediante los mecanismos de comunicación interna establecidos. c) Una vez que se tiene actualizado el documento, el elaborador solicita al enlace de calidad o al responsable del procedimiento de control de documentos de la unidad administrativa, que reemplace el documento obsoleto por el vigente mismo que enviará a la ruta de aprobación que corresponda y posteriormente será publicada. 5.3 Identificación de los cambios y estado de versión vigente de los documentos

6 PÁGINA: 6 DE 22 La identificación de los cambios, se realizarán de manera impresa mediante la elaboración del formato denominado Aprobación y Control de Cambios código SGCC-PG-07-F01 y de manera electrónica a través de la ruta de aprobación establecida en la unidad administrativa para su revisión, aprobación y liberación del documento una vez aprobado. El sistema master web permite identificar el estado de revisión con un número consecutivo, en caso de ser un documento que sustituye a una versión anterior, éste último se envía a la bóveda de documentos obsoletos, para asegurar que se tienen documentos vigentes para la operación del SCGC. 5.4 Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso Para asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso, las unidades administrativas deberán tener un original de la documentación del SCGC de manera impresa y autorizada con firmas autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios). De forma electrónica todos los usuarios del SCGC deberán tener acceso a las versiones vigentes de los documentos aplicables y requeridos conforme a sus actividades, responsabilidades, interacción y autoridad. Para facilitar la ubicación de los documentos se han creado en el master web carpetas que contienen los documentos por unidad administrativa y procesos. Dentro del sistema electrónico del SCGC, el Enlace de Calidad y el Representante de la Dirección tendrá el privilegio de usuario líder del grupo de la unidad administrativa y será quien pueda dar de alta y baja a los usuarios, liberar los documentos del SGC, además de supervisar la operación de este procedimiento. El resto del personal de las unidades administrativas podrán accesar a la información mediante el ID y contraseña, como usuario del SCGC que le asignará el Enlace de Calidad ó Representante de la Dirección. El medio oficial de distribución de documentos en sus diferentes ámbitos de operación es el Sistema Master Web. La distribución se puede realizar por dos medios: electrónica y en papel se podrán distribuir aquellos documentos que por su naturaleza no permita su distribución electrónica. a) Distribución electrónica: Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en los tres ámbitos de operación como son: política, manual, objetivos de la calidad, mapa de procesos, plan de calidad, matriz de responsabilidades, procedimientos de aplicación general y procedimientos operativos se distribuirán de manera electrónica. Es requisito que antes de realizar alguna distribución electrónica el documento se haya aprobado en la ruta correspondiente. Para asegurar el control de los documentos como copia controlada, se colocará al pie de página del documento la siguiente leyenda:

7 PÁGINA: 7 DE 22 NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Sistema Master Web serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que su consulta es responsabilidad exclusiva del usuario El responsable de hacer la liberación de los documentos en cada unidad administrativa, es la única persona que podrá agregar o dar de baja documentos para su distribución electrónica. Así mismo requisitará la lista de documentos internos código SCGC-PG-07-F02. En caso, de que se tenga un documento de origen externo y el formato sea electrónico, se podrá realizar su distribución a través del Sistema Master Web. La lista de control de documentos de origen externo se hará de manera electrónica. b). Distribución en papel y elaboración de lista de documentos de origen externo. Aplica para aquellos documentos cuya naturaleza no permite su distribución de manera electrónica. El titular de la unidad administrativa, deberá determinar el número de copias controladas que se habrán de repartir, las personas y unidades administrativas a quienes se les dará un documento controlado, notificando al responsable de la liberación de los documentos para que se realice la difusión de los documentos. El responsable del presente procedimiento colocará a mano con tinta roja o con el sello de DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO en la portada del documento y requisitará la lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG-07-F Identificación de los documentos Los documentos serán identificados en el encabezado de acuerdo a lo siguiente: Logotipo(s) de la Unidad Administrativa, de acuerdo a lo establecido en los manuales de identidad gráfica de cada unidad administrativa. Titulo de la Unidad administrativa Titulo del documento, Código del documento: con el propósito de tener una codificación homologa en el Sistema Corporativo de Gestión de Calidad (Oficinas Nacionales, Colegios Estatales y Planteles), se empleará el catálogo de codificación establecido en oficinas nacionales. Los Colegios Estatales y Planteles consideraran lo establecido en este procedimiento y lo que hayan determinado en su instrucción de trabajo formulada para tal efecto.

8 PÁGINA: 8 DE 22 La siguiente tabla ilustra la codificación de los documentos del SCGC DOCUMENTO Manual de Calidad Política de Calidad Objetivos de la Calidad Plan de la Calidad Mapa de procesos Matriz de responsabilidades Procedimiento de Aplicación General ABREVIATURA MC PC OC PL MP MR PG NÚMERO DE REVISIÓN Según corresponda Según corresponda Según corresponda Según corresponda Según corresponda Según corresponda Según corresponda PROCEDENCIA Corporativo Corporativo Corporativo Corporativo Corporativo Corporativo Corporativo CÓDIGO SCGC-MC-01 SCGC-PO-07 SCGC- OC-03- SCGC-PL-05 SCGC- MP-04 SCGC-MR-06 Según corresponda El número de revisión, muestra la vigencia de un documento y es la última revisión del documento, cada vez que hacemos cambios en los documentos, actualizamos el número de revisión, el cual es un número consecutivo. Para la identificación de los documentos de aplicación general y operativos en el ámbito del CONALEP se empleará la codificación establecida en el Catalogo de Codificación. Para los ámbitos de Colegios Estatales, U.O.D.D.F., Representación Oaxaca y Planteles atenderán lo señalado en la Instrucción de Trabajo de Codificación de Documentos que haya elaborado la unidad administrativa, cuidando de que los dos primeros dígitos del código correspondan a la entidad federativa y los tres siguientes a la clave de la unidad administrativa correspondiente, la abreviatura establecida y el número de revisión separados por guiones o diagonales. 5.6 Documentos de origen externo Los documentos, manuales, catálogos de información que sean de origen externo, podrán controlarse de dos maneras: a). Electrónica En caso de que se cuente con documentos de origen externo de manera electrónica, se requisitarán los campos de la ficha DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO en el master web y se realizará la lista de distribución como COPIA CONTROLADA, en la misma ficha, caso de ser necesario.

9 PÁGINA: 9 DE 22 b). En papel Los documentos de origen externo se identificarán con el sello DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO que para tal efecto cuenta cada unidad administrativa, mismo que se colocará únicamente en la portada y deberá registrarse lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG-07-F03. En caso de que un documento de origen externo requiera ser distribuido como COPIA CONTROLADA al interior de la unidad administrativa se colocará el sello de COPIA CONTROLADA y el número que le corresponda y se registrará en la lista de distribución de documentos de origen externo código SCGC-PG07-F04. En caso de que el documento controlado se distribuya en varias unidades administrativas, el primer sello aparecerá en la portada y del segundo en adelante se colocarán en el anverso de la portada en orden descendente, de acuerdo al número de unidades en las que se difundirá el documento. (ver anexo 1) 5.7 Documentos obsoletos Se preservan los documentos obsoletos para fines de consulta histórica, sin embargo estos documentos permanecen resguardados en una bóveda de obsoletos a la cual solo tiene acceso el responsable del SCGC, de tal manera que se previene el uso no intencionado de estos documentos. Los documentos que se hayan distribuido en papel y que en su momento se tenga una versión nueva, serán tratados como documentos obsoletos colocando el sello de DOCUMENTO OBSOLETO, en la primera página del documento, conservando sólo un ejemplar y destruyendo los demás. 6- Seguimiento de la aplicación del procedimiento (auditorias documentales) Para dar seguimiento a la aplicación del presente procedimiento en las unidades administrativas del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad se realizarán auditorías documentales, para tal efecto se establecen los siguientes criterios: a). El Comité Técnico de Calidad del SCGC en coordinación con el Representante de la Dirección de los Colegios Estatales y en su caso con los Enlaces de Calidad de Oficinas Nacionales, realizarán un seguimiento a los documentos que forman parte del SCGC en el ámbito de su competencia, apoyándose en los auditores internos formados en la unidad administrativa. Los períodos comprendidos para realizar las auditorias documentales son: marzo y septiembre de cada año, dicha auditoria se realizará con base en los siguientes aspectos a través del sistema master web: Los documentos requeridos en el SCGC estén vigentes y aprobados de acuerdo a las rutas de aprobación. En caso de requerirse, se efectúo su distribución como copia controlada La lista de documentos de la unidad administrativa esta actualizada y se puede cotejaren el sistema master web. Se realizaron las notificaciones al personal correspondiente de los cambios que tuvo la documentación. El personal conoce donde localizar los documentos del SCGC ya que tienen implicación en el desarrollo de sus actividades.

10 PÁGINA: 10 DE 22 b). Las áreas de oportunidad identificadas en las unidades administrativas serán consideradas como elementos de entrada para llevar a cabo correcciones, acciones correctivas, preventivas o acciones de mejora. c). Los resultados obtenidos de la auditoria documental se darán a conocer a los Representantes de la Dirección, Enlaces de Calidad y responsables de la liberación de los documentos, ocho días después de efectuada la auditoria, a través de actividades en el sistema electrónico. d). Los responsables del presente procedimiento en las unidades administrativas requisitarán, en caso necesario la ficha de acción correctiva que se deriven de las auditorias documentales en el sistema master web. 7.-Procedimiento para el Control de Documentos del SCGC N ÁREA Y/O RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Responsable de procesos / procedimientos Inicia Elabora o actualiza documento utilizando como portada el formato Aprobación y Control de Cambios en Documentos SCGC-PG07-F01, envía para su revisión y aprobación. Revisa documento 2 Existen observaciones? 2.1 Responsable de la revisión Si. Regresa a la actividad 1 para su adecuación. 2.2 No. Firma y notifica al responsable de su aprobación Autoriza documento 3 Existen observaciones? 3.1 Responsable de aprobación Si. Regresa a la actividad No. Firma y notifica al responsable de publicar el documento Responsable de liberar la publicación de documentos. Responsables de la revisión y aprobación Responsable de liberar la publicación de documentos. Resguarda documento original en papel e ingresa el documento al Sistema electrónico del SCGC y lo envía a la ruta de aprobación establecida. Aprueban electrónicamente el documento Libera el documento y en caso necesario establece las copias controladas del mismo. Termina Total de actividades: 6

11 PÁGINA: 11 DE 22 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO N ÁREA Y/O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia 1 Instancia externa Envía documento 2 3 Representante de la Dirección del Colegio / Titular de la unidad administrativa Responsable del procedimiento de control de documentos/liberador de documentos Recibe documento, define a quién o quienes deberán tener copia y notifica al responsable del procedimiento de control de documentos. Identifica usuarios. Si el documento es en papel registra el documento en la lista de documentos de origen externo formato SCGC-PG-07-F02. Identifica el documento colocando en la portada las leyendas de DOCUMENTO EXTERNO y COPIA CONTROLADA, reproduce el documento y asigna el número de copia controlada. Realiza lista de copias controladas formato SCGC-PG07-F02 y distribuye el documento. 4 Responsable del procedimiento de control de documentos/liberador de documentos En caso de que la entrega sea electrónica ingresa el documento al Sistema electrónico del SCGC en la opción de nueva ficha como Documento y selecciona el tipo de ficha DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO, determinando en caso necesario las copias controladas. 5 Usuario Recibe documento de existir, la versión anterior del mismo documento se entrega al responsable del control de documentos. En caso de que la entrega sea electrónica, recibe notificación vía correo electrónico y confirma su recepción. 6 Responsable del procedimiento de control de documentos /Liberador de documentos Destruye documentos obsoletos, excepto un ejemplar para ser conservado como histórico identificando el documento en la primera y última página con la leyenda documento obsoleto y resguarda. En caso del documento electrónico se envía a la bóveda de obsoletos una vez que se incorpora la nueva versión. Termina Total de actividades = 6

12 PÁGINA: 12 DE Términos y Definiciones: Aplican las contenidas en la Norma ISO 9000:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario, así como las siguientes: Documento: Información y su medio de soporte Documento de origen externo: Son los documentos provenientes de organizaciones que no forman parte del SISTEMA CONALEP y que afectan a las actividades incluidas en el SCGC Documento de origen interno: Son los documentos provenientes de cualquiera de los tres ámbitos de operación y que son aplicables en las actividades incluidas en el SCGC. Procedimiento operativo: Secuencia lógica de actividades que se realizan para lograr un fin determinado, es la sucesión cronológica de operaciones y tareas básicas que agregan valor a un producto o servicio. Procedimiento de aplicación general: Secuencia lógica de actividades que se realizan para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 relacionados con los procedimientos obligatorios, cuya aplicación incide en todos los procedimientos operativos del SCGC Instrucción de trabajo: Es la descripción detallada de cómo se desarrolla una actividad o tarea específica incluida en algún procedimiento; puede explicar el desarrollo de una serie de actividades que afectan en alguna etapa del procedimiento o proceso, puede dividirse en etapas, descripción de la actividad, y el responsable de la ejecución. 9. Formatos que intervienen en el Procedimiento No Denominación Código 1. Aprobación y Control de Cambios en Documentos SCGC-PG-07-F01 2 Lista de documentos del SCGC por Unidad Administrativa SCGC-PG-07-F02 2. Lista de Documentos de Origen Externo SCGC-PG-07-F03 3. Lista de Distribución de Documentos de Origen Externo SCGC-PG-07-F04

13 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 13 DE 22 CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA SCGC-PG-07-F01 APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS Documento que se actualiza Código del documento que se actualiza Número de Revisión: Razón de la Sustitución Descripción del cambio Fecha de aprobación FIRMAS DE AUTORIZACIÓN LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL. APROBÓ REVISÓ ELABORÓ

14 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 14 DE 22 Instructivo de Llenado del Formato Aprobación y control de cambios en documentos Código SCGC-PG-07-F01 CONCEPTO Código Fecha de elaboración Página Documento que se actualiza Código del documento que se actualiza Número de Revisión Razón de la sustitución Descripción del cambio Fecha de aprobación Aprobó Revisó Elaboró SE DEBE ANOTAR: El código SCGC-PG-07-F01 que corresponde al del formato que se requisita La fecha en la que se requisita el formato la cual deberá corresponder a la fecha de aprobación del documento que se actualiza en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 9 de septiembre del 2009 se escribirá: 09/09/2009 El número de página empleando el formato: 1 de (total de páginas del documento). El nombre completo del documento que es modificado. El código del documento que se está actualizando. El número consecutivo que corresponde a la versión del documento que se actualiza empleando el formato: 01, 02, 03 y así sucesivamente. El motivo por el cual es necesario modificar el documento. Por ejemplo: debido a observaciones derivadas de resultados de auditorías o revisiones por la dirección, como resultado de la revisión anual de la documentación, a cambios en el sistema o sus procesos, como resultado del seguimiento de la aplicación del procedimiento de control de documentos, etc. De manera general los cambios efectuados en la nueva versión especificando si se omiten o agregan elementos y cuáles son. El día, mes y año a partir de que se autoriza la nueva versión del documento y que corresponderá a su vigencia, empleando el formato: dd/mm/aaaa Por ejemplo para el 2 de septiembre del 2009 se escribirá: 02/09/2009. paterno y materno) y cargo de la persona que aprueba la nueva versión del documento. En caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa de no ser así debajo del texto FIRMAS DE AUTORIZACIÓN se anotará la leyenda LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL paterno y materno) y cargo de la persona que revisa la nueva versión del documento. Solo en caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa. paterno y materno) y cargo de la persona que elabora la nueva versión del documento. Solo en caso de tratarse del ORIGINAL se colocará la firma autógrafa.

15 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 15 DE 22 CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA SCGC-PG-07-F02 LISTA DE DOCUMENTOS DEL SCGC POR UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA: CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO N DE REVISIÓN FECHA DE APROBACIÓN MEDIO DE DISTRIBUCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

16 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 16 DE 22 Instructivo de Llenado del Formato Lista de documentos del SCGC por unidad administrativa Código SCGC-PG-07-F02 CONCEPTO SE DEBE ANOTAR Código El código SCGC-PG-07-F02 que corresponde al del formato que se requisita Fecha de elaboración La fecha en la que se requisita el formato la cual deberá corresponder a la fecha de aprobación del documento que se actualiza en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 9 de septiembre del 2009 se escribirá: 09/09/2009 Página El número de página empleando el formato: 1 de (total de páginas del documento). Unidad administrativa El nombre completo de la unidad administrativa que requisita el formato. El código asignado al documento que se registra en el listado como aparece en Código la portada o encabezado del mismo. Nombre del documento El nombre completo del documento tal como parece en la portada. N de Revisión El número de versión o revisión que aparece en el encabezado o portada del documento. El día mes y año a partir del que se autoriza el documento y que corresponderá Fecha de aprobación a su vigencia en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 15 de septiembre del 2009 se escribirá: 15/09/2009. El medio oficial de distribución del documento que se enlista anotando electrónico o en papel, según corresponda. En caso de ser electrónico Medio de distribución podrá especificarse si se considera conveniente entre paréntesis (Sistema Master Web, Red interna de la unidad administrativa, correo electrónico, CD, diskette, etc.) Elaboró paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que elabora el formato. Revisó paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado. Aprobó paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.

17 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 17 DE 22 CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA SCGC-PG-07-F03 UNIDAD ADMINISTRATIVA: LISTA DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO INSTANCIA QUE ENVÍA NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE APROBACIÓN, VIGENCIA (O FECHA EN QUE SE RECIBIO) ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

18 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Instructivo de Llenado del Formato Lista de documentos de origen externo SCGC-PG-07-F03 18 DE 22 CONCEPTO Código Fecha de elaboración Página Unidad administrativa Instancia que envía Nombre del documento Fecha de aprobación o vigencia Elaboró Revisó Aprobó SE DEBE ANOTAR El código SCGC-PG-07-F03 que corresponde al del formato que se requisita La fecha en la que se requisita el formato la cual deberá corresponder a la fecha de aprobación del documento que se actualiza en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 9 de septiembre del 2009 se escribirá: 09/09/2009 El número de página empleando el formato: 1 de (total de páginas del documento). El nombre completo de la unidad administrativa que requisita el formato. El nombre del organismo o instancia que envía el documento. Si se trata de algún órgano desconcentrado o instancia gubernamental será suficiente con anotar las siglas correspondientes. El nombre completo del documento externo tal como aparece en la portada, encabezado o título. El día mes y año en que fue autorizado el documento o la fecha de vigencia que aparezca en el mismo, empleando el formato dd/mm/aaaa. En caso de no contar con estos datos se deberá sustituir por la fecha en que fue recibido anotando la leyenda Recibido el dd/mm/aaaa. paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que elabora el formato. paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado. paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.

19 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 19 DE 22 CÓDIGO FECHA DE ELABORACIÓN PÁGINA SCGC-PG-07-F04 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO UNIDAD ADMINISTRATIVA: DOCUMENTO: N DE COPIA NOMBRE DE QUIEN RECIBE ÁREA O PUESTO FECHA DE RECEPCIÓN FIRMA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

20 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 20 DE 22 Instructivo de Llenado del Formato LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO SCGC-PG-07-F04 CONCEPTO Código Fecha de elaboración Página Unidad administrativa Documento N de copia Nombre de quien recibe Área o Puesto Fecha de recepción Firma Elaboró Revisó Aprobó SE DEBE ANOTAR El código SCGC-PG-07-F04 que corresponde al del formato que se requisita La fecha en la que se requisita el formato la cual deberá corresponder a la fecha de aprobación del documento que se actualiza en el orden dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 9 de septiembre del 2009 se escribirá: 09/09/2009 El número de página empleando el formato: 1 de (total de páginas del documento). El nombre completo de la unidad administrativa que requisita el formato. Nombre completo del documento externo que se distribuye tal como aparece en el encabezado, portada o título. El número consecutivo que corresponde a cada copia empleando el formato 01, 02, 03 y así sucesivamente. El nombre completo de la unidad administrativa o de la persona a quien se le entrega una copia controlada del documento externo que se distribuye. El área administrativa de la unidad o el puesto de la persona que recibe el documento externo que se distribuye. La fecha en que la unidad administrativa o persona recibe el documento externo que se distribuye empleando el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo para el 8 de febrero del 2006 se escribirá: 08/02/2006. En caso de haberse enviado por mensajería la fecha corresponderá a la del acuse por parte de la unidad administrativa, no a la de envío. La firma de la persona quien recibe el documento externo que se distribuye paterno y materno), el cargo y la firma de la persona que elabora el formato. paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que revisó la información contenida en el listado. paterno y materno) el cargo y la firma de la persona que aprueba la información contenida en el listado.

21 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 21 DE 22 ANEXO 1 EJEMPLO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO EN LOS TRES ÁMBITOS DEL SCGC Anverso de la Portada del documento X que envía Oficinas Nacionales al Colegio Estatal de Aguascalientes Ejemplo: 1. Oficinas Nacionales envía un documento X a Colegios Estatales como copia controlada, al CE de Aguascalientes le corresponde la copia 01, al CE de Baja California la 02 y así sucesivamente. N 01 Copia controlada Anverso de la Portada del document X que envía el Colegio Estatal de Aguascalientes al Plantel Aguascalientes I 2. El Colegio Estatal de Aguascalientes recibe el documento X y lo identifica como externo. 3. Lo registra en el listado de Documentos de origen externo. 4. Elabora la lista de distribución del mismo y lo envía a sus cinco planteles como copia controlada, al plantel Aguascalientes I le corresponde la copia 01, al Aguascalientes II, la 02 y así sucesivamente. Copia controlada N 01

22 EMPLEAR HOJA MEMBRETADA VIGENTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 22 DE 22 Copia controlada 01 CE Aguascalientes Reverso de la Portada del documento X que envía el Colegio Estatal de Aguascalientes al Plantel Aguascalientes I 5. Al fotocopiar el documento X para enviarlo a planteles presentará en el anverso de la portada la leyenda de Copia controlada N 01 que originalmente colocó Oficinas Nacionales, por tanto el sello o leyenda del Colegio Estatal se ubicará en el reverso de la portada como se muestra. 6. El Enlace de Calidad Plantel Aguascalientes I registra el documento X en su lista de documentos de origen externo. 7. Elabora lista de distribución y determina a quienes habrá de entregar copia controlada, asigna a cada una un número consecutivo comenzando por el 01 para la primera, 02 para la segunda y así sucesivamente. 8. Al fotocopiar el documento X aparecerán en el anverso de la portada los sellos de documento externo que colocó el Colegio Estatal y el de copia controlada que puso Oficinas Nacionales por lo que NO será necesario agregar nada en la portada. En el reverso de la portada aparecerá el sello o leyenda de copia controlada del Colegio Estatal por lo que debajo de éste se colocará el sello del Plantel como se indica. Copia controlada N 01 CE Aguascalientes Copia controlada N 01 Plantel Aguascalientes I Reverso de la Portada del documento X que distribuye el Plantel Aguascalientes I a su personal o áreas administrativas