PROYECTO TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL GESTIÓN DE FACTURACION Y CARTERA

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Patricia Campos Redondo
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1 PROYECTO TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL GESTIÓN DE FACTURACION Y CARTERA DESARROLLO ORGANIZACIONAL Marzo de 2014

2 Agenda Objetivo Introducción Temas a tratar: Marco Metodológico de Trabajo Cadena de valor Conoce tu Proceso Subproceso de Administración de Cartera Subproceso de Gestión de cobro

3 Objetivo Al final del curso usted podrá Conocer el objetivo, alcance y modelo conceptual del Proceso de Facturación y Cartera y reforzar los lineamientos y actividades del subproceso de Administración de Cartera y Gestión de cobro, con el fin de aplicarlos en la práctica diaria en el marco de Proyecto de CRESER.

actividades del subproceso de Administración de Cartera y Gestión de cobro,

4 Introducción Pre-Test

5 Definición de Gestión Es la acción o efecto de hacer actividades para el logro de un deseo cualquiera.

6 Definición de Proceso Transformación VALOR Entradas Actividades Salidas Mejora continua

7 Gestión por procesos Gestión organizacional, centrada en la identificación y rediseño de sus procesos, dando evidencia del mejoramiento continuo de la Organización.

8 Gestión por procesos Transformación de procesos Definición de la estrategia. Mapeo y diseño optimizado. Implementación. Automatización de procesos Apoyarse en un aplicativo que ayude automatizar los procesos. Inteligencia del negocio Ejecución. Monitoreo y control de procesos.

Automatización de procesos Apoyarse en un aplicativo que ayude

9 Cadena de Valor

10 Cadena de valor Modelo que permite describir el desarrollo de actividades de una organización generando valor al cliente final.

11 Estudiantes Potenciales Profesionales éticos, competentes, críticos, creativos, autónomos y comprometidos con la sociedad Cadena de valor UJTL En dónde está usted? Planeación y Aseguramiento de Calidad Asuntos Estudiantiles Enseñanza y Formación Estudiantil Desarrollo del Conocimiento Relación con el Medio Gestión de Personas Gestión de las Operaciones Gestión de las Finanzas Gestión del Mercadeo Gestión de la Comunicación

Planeación y Aseguramiento de Calidad Asuntos Estudiantiles Enseñanza y Formación Estudiantil Desarrollo

12 Contenido del Proceso Estudiantes Potenciales Profesionales éticos, competentes, críticos, creativos, autónomos y comprometidos con la sociedad Cadena de Valor UJTL Planeación y Aseguramiento de Calidad Asuntos Estudiantiles Enseñanza y Formación Estudiantil Desarrollo del Conocimiento 1. GESTIÓN DE PROCESOS CONTABLES 2. GESTIÓN DE FLUJO DE CAJA E INVERSIONES 3. GESTIÓN DE FACTURACIÓN Y CARTERA Relación con el Medio Gestión de Personas SUBPROCESOS Gestión de las Operaciones 1. Facturación Gestión de las Finanzas 2. Administración de cartera Gestión del Mercadeo 3. Gestión de Cobro. Gestión de la Comunicación Macroproceso Gestión de las Finanzas Abarca toda la gestión financiera transaccional y de tesorería de la UJTL, incluyendo entre otros: la facturación, cartera y cobro, la gestión contable (causación y EEFF) y la gestión de la liquidez el manejo de inversiones sobre excedentes.

GESTIÓN DE FACTURACIÓN Y CARTERA Relación con el Medio Gestión de Personas SUBPROCESOS Gestión de las Operaciones 1. Facturación Gestión de las Finanzas 2.

13 Conoce el proceso

Marco Metodológico El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología: Gestión Actual Levantamiento del Proceso y

Mejoramiento Rediseño del proceso De acuerdo con PHVA con la participación de líder.

14 Marco Metodológico El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología: Gestión Actual Levantamiento del Proceso y Subproceso Matrices Causa /Efecto Clasificación de las oportunidades de mejora Revisión de la problemática de manera interdisciplinaria Comités de Mejoramiento Rediseño del proceso De acuerdo con PHVA con la participación de líder. Desarrollo de material Implementación de los procesos Capacitación / Implementación Cómo mejoramos la próxima vez? A Actuar P Planificar Qué hacer? Cómo hacerlo? V H Verificar Hacer Las cosas pasaron según lo planificado? Hacer lo planificado

15 Objetivo del Proceso Elaborar las facturas de los servicios que por otros conceptos presta la Universidad, con el fin de gestionar el pago oportuno por parte de los clientes. Asegurar el mínimo riesgo de cobro de la cartera por financiación de matrícula y otras cuentas por cobrar de la Universidad, estableciendo los mecanismos y controles necesarios para ello.

Asegurar el mínimo riesgo de cobro de la cartera por financiación de matrícula y otras

16 Alcance del Proceso Inicia con la generación de facturas por financiación de matrículas u otros conceptos, la administración de la cartera, la gestión del cobro y finaliza con la implementación de acciones de mejora orientadas a incrementar los niveles de recaudo de la cartera.

cartera, la gestión del cobro y finaliza con la implementación de

17 Modelo Conceptual Proceso de Facturación y Cartera ORACLE E- BUSINESS SUITE Proceso de Consultorías y Asesorías Proceso Fomento y Desarrollo de la Investigación. Gestión Financiera Estudiantil Inscripción, Admisión y Matrícula. Arrendamientos. Facturación Administración de Cartera Gestión de Cobro IMPACTOS ADMINISTRACIÓN Soporte en la herramientas Provisión automática de la cartera Reportes de cartera por edades GESTIÓN Lineamientos para gestionar cobro de cartera según edades (Metas, asignación de cartera) Seguimiento a la gestión del cobrador. Cliente Gestión Documental Gestión de procesos Contables PROCESOS CONTABLES

Facturación Administración de Cartera Gestión de Cobro IMPACTOS ADMINISTRACIÓN Soporte en la herramientas Provisión automática de la cartera Reportes de

18 Relación entre Procesos del área Financiera UJTL PROCESOS CONTABLES

bruta. Recaudo de cartera = Total recaudo / Total cartera.

19 Documentación del Proceso Caracterización Indicadores Calidad de la cartera = Cartera vencida / Total de cartera bruta. Recaudo de cartera = Total recaudo / Total cartera. Rotación de cartera = Cuentas por cobrar / Total cartera neta * 360 días

20 Documentación del Proceso Caracterización Puntos de control Realizar el seguimiento a la gestión de cobro de obligaciones pendientes Riesgos Probabilidad de no realizar seguimiento oportuno a las obligaciones para la gestión de cobranza.

obligaciones pendientes Riesgos Probabilidad de no realizar

Auxiliar de Cartera Consejo Directivo Auxiliar de Cartera, Coordinador de Tesorería y Cartera En la cartera analizada se remite a castigo de

21 SubProceso de Administración de Cartera. ANALISTA TECNICO III APOYO FINANCIERO Y FACTURACION INICIO 1. Generar informes financieros. 2. Realizar un análisis de la cartera Subproceso Gestión de cobro. 3. Realizar reunión financiera interna. Auxiliar de Cartera Consejo Directivo Auxiliar de Cartera, Coordinador de Tesorería y Cartera En la cartera analizada se remite a castigo de cartera? 6. Archiva documentación. 5. Analizar y aprobar la solicitud de castigo de cartera. 4. Elaborar nota crédito para castigo de cartera FIN 7. Realizar ajuste de cartera. 7. Realiza la compra.

22 ADMINISTRACIÓN DE CARTERA SubProceso de Gestión de Cobro. Asignar cartera a cobradores. Cobro preventivo Avisar al cliente del pago de su obligación Verificar pago de obligación del cliente y realizar seguimiento Coord. Tesorería y cartera Identificar etapa de cobro de cartera. Cobrador técnico Cobro Directo Cobro pre Jurídico Comunicar al cliente el estado de su deuda. Realizar seguimiento mediante el aplicativo y realizar la gestión de cobro (llamada, circularización) Aviso al cliente del estado de su deuda y reporte a centrales de riesgo. Enviar reporte a centrales de riesgo Informar al cliente la opción de acuerdo de pago. Realizar seguimiento al acuerdo de pago Cobro Jurídico Verificar la cuantía y redactar la demanda Iniciar el proceso legal de cobranza Realizar informe mensual y enviar a la Coord. De Tesorería y Cartera Análisis de la gestión de los cobradores y medición de indicadores

23 Estamos comenzando el camino del cambio Mejora continua del Proceso Estandarización del Proceso Definición del Proceso, Documentación, Indicadores Mejoras en los Proceso

24 Gestión Documental

25 Preguntas

26 Tú haces posible el crecimiento de la Universidad Cualquier inquietud escríbanos a:

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