CSS SOCIOS Y CLIENTES. Descripción del Software

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1 CSS SOCIOS Y CLIENTES Descripción del Sftware

2 MODULO DE SOCIOS Y CLIENTES Este mdul ha sid diseñad para trabajar de cm Módul de Facturación y Gestión de Scis de manera autónma cmpletamente integrad cn Cncept Glf, Cncept Spa y Oci, Cncept Punt de Venta y Cncept Cmpetición y Handicaps. Se cmpleta cn fichas de detalladas de clientes, históric de clientes y scis, y gestión de infrmación cntable para la facturación de scis. Perfiles Fichas de Scis Incluye ls siguientes detalles: Dirección incluye interfase para búsqueda rápida de direccines Númer de teléfn Detalles de cntact de negcis Fecha de nacimient (DOB) para gestión de edades en suscripcines (p.e. scis júnir) Sex Grup de edad Nacinalidad Métds de pag pr defect Detalles bancaris Detalles de cntact alternativs Miembrs de la unidad familiar Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 2 de 13

3 Para scis de empresas, se pueden unir múltiples scis cntra una ficha perfil crprativ Camps definibles pr el usuari Página del Club Fecha de inscripción Asignación de derechs de jugadr pr camp Cntrl de tarjetas p.e. X cantidad de rndas pr y preci Estatus - activ, en espera, suspendid y n-sci Sistema de gestión de identificación de ftgrafías en tarjetas Númer de identificación pr ficha cardex Capacidad de incluir ftgrafías del sci Necesita tarjetas magnéticas Cntrl de access de puertas a través de la lectura de la banda Detalles de Visitas / Transaccines Detalles de visitas para tdas las actividades Hra / Día N Shw / Cancelacines Análisis de asistencia Tarifa pagada Cuta ttal Invitads Históric de reservas Cntrl de privilegis de scis Cntrl de rndas de scis Cntrl de invitads de scis (Glf & Spa) Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 3 de 13

4 Pag de Scis Para tds ls métds de pag incluyend cargs directs Perids de pag definibles p.e. semanalmente / mensualmente, Facturación y pags individualmente en grups de scis a través de un simple prces Cargs autmátics pr tip de sci Transferencias autmáticas de ls fnds a las cuentas de ls clientes a través de ls punts de venta Análisis de gasts CLIENTES n-scis Fichas Cardex de Clientes Incluye ls siguientes detalles: Dirección incluye interfase para búsqueda rápida de direccines Detalles de cntact Métds de pag pr defect Detalles bancaris Detalles de cntact alternativs Camps definibles pr el usuari Fecha de incrpración Asignación de derechs y tarifas de jugadr pr camp Cntrl de tarjetas p.e. X cantidad de rndas pr Y preci Estatus - activ, en espera, suspendid y n sci Cntrl de Crédits y Facturación Cntrl de crédits a Tur Operadres Base de dats incluyend jugadres habituales Cntrl de Prepags y depósits Facturación pr actividades, paquetes, sciedades, grups Cntrl de la antigüedad de ls deudres Análisis de reservas (Glf & Spa) Históric de gasts Cntrl de cancelacines y cargs en cuenta INFORMES DE CLIENTES & SOCIOS Muchs de ests infrmes están diseñads en listas y etiquetas para permitirle cnstruir infrmes que se adapten a sus necesidades. Ls infrmes estándar sn: Sistema de filtrs para extraer detalles particulares de ls infrmes Infrmes listads de Scis / Clientes incluyend detalles de cntact, análisis de reservas, etc Etiquetas de Scis / Clientes prducción de etiquetas para mailing, definibles pr el usuari Infrmes cntables, mstrand el estad de ls cargs, facturas, crédits y recibs Infrme de antigüedad de deudres mstrand pags pendientes de scis y clientes Infrmes de númer de Scis infrmes estadístics sbre el ttal de scis, pr tip de sci y númer de scis nuevs en perids definids Infrmes mstrand imprtes facturads, e imprtes facturads y pendientes de cbr Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 4 de 13

5 MARKETING PARA SOCIOS (OPCIONAL) Este mdul ha sid diseñad para gestinar las ventas a nuevs scis y la gestión de marketing para scis, cn la finalidad de incrementar la prductividad y eficiencia del departament cmercial. El mdul puede gestinar n sl la actividad de clientes ptenciales y scis, también la actividad del persnal, remplazand cmpartiend las gestines cn tercers sftware cm Outlk siend finalmente el diari de ventas ls equips cmerciales. Una de las partes claves de este sftware es el mdul de infrmes. El sistema es capaz de guardar infrmación de clientes ptenciales y detalles de scis, permitiend su psterir extracción para las necesidades lcales crprativas. Ls siguientes dcuments muestran las funcinalidades dispnibles. Auditrias sbre el acces de usuaris Tdas las actividades y cambis sn guardads en el sistema en base al passwrd del usuari. El acces de usuaris está prtegid pr un passwrd y ls niveles de acces están definids pr específics derechs dentr de niveles de usuaris y grups de usuaris. Ver las funcinalidades de Cntrl de Acces para más detalles. Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 5 de 13

6 La pantalla de la Agenda Diari visualmente similar a Outlk Opción de ver un, ds, tres, hasta 7 días en una pantalla para el usuari registrad. Opción de ver 5, 10, 15, 20, 30, 60 minuts cm marcas de tiemp Teclas rápidas para ir a hy, esta semana, próxima semana y semanas anterires Opcines de filtr dispnibles pr tip de actividad (p.e. llamadas, reunines, etc) Desplegable de calendari dispnible para mverse a diferentes días, semanas, añs. La pción de persnal de administración permite al usuari ver la agenda de tras persnas (basad en derechs de usuari) Psibilidad de visualizar múltiples agendas Visualización nrmal de la agenda visualización diaria regular Visualización de lista de agenda muestra una lista de actividades reservada pr día Visualización de la agenda del persnal md de visualización múltiple para varis empleads La pción de impresión psibilita imprimir pantallas de la vista seleccinada de la agenda Las actividades mstradas en pantalla están cdificadas pr clres de acuerd a su estatus (cnfigurable pr servici) Psicinand el ratón sbre la pción permite ver ls detalles de la actividad Haciend dble-clic sbre la actividad pdrá ver tds ls detalles de la reserve cn psibilidad de acceder al cardex del cliente, mdificar la reserva de la actividad crear una nueva reserva de actividad unida a esta Opción de pinchar y arrastrar para mver reservas Lista de Tareas Situada en el margen derech de la vista de la agenda, la lista de tareas muestra las actividades en el rang de fechas seleccinad Opción de filtrs dispnible pr tip de actividad (p.e. llamada, reunión, etc) La lista de tareas muestra el tip de actividad, cmienz y finalización y hra, razón de la actividad, estatus de la actividad, alarma de la actividad y priridad de la actividad. Reservas de actividades / agendas de reunines Pulsar el btón derech sbre la agenda y seleccinar nueva actividad Seleccinar el tip de actividad (cnfigurable) de la lista desplegada Cnfirmar la fecha y el tiemp de duración Seleccinar un cliente desde la base de dats de clientes para cerrar una cita cn el cliente Seleccinar una razón para la actividad (unida al tip de actividad) Asignar un nivel de priridad (alt, medi, baj) El usuari que hace la reserve es asignad a la tarea actividad pr defect. Hay una pción para asignar la tarea a tr usuari El camp Reservad pr queda marcad cn el nmbre del usuari que ha realizad la reserva Opción de añadir ntas / mensajes a una reserva de actividad Opción de añadir archivs a una reserva de actividad Opción de crear una carta desde la pantalla de actividades (p.e. una carta de cnfirmación) Mdificar / Hacer seguimient de reservas existentes y guardar la duración de la acción Opción de crear una nueva actividad unida y guardar td su histrial. Pr ejempl, la actividad 1 puede ser la reserva de una reunión, la actividad 2 (unida) puede ser una llamada de seguimient para cnfirmación Cnexión directa a ls cardex de clientes desde la actividad Tdas las áreas cn grabadas en las ntas del cliente / históric Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 6 de 13

7 Alarmas de Actividades Existe la pción de crear alarmas recrdatri para una actividad cn una fecha fija / hra 5, 10, 15, 30, 60, 90 minuts de interval anterir al cmienz de la actividad prgramada. La alarma salta autmáticamente en tdas las pantallas Hay una cnexión directa desde la pantalla de alarmas a las actividades individuales hacienda dble clic. Opción de aplicar ampliacines de tiemp de 1, 5, 10, 15, 20, 30 minuts Opción de anular alarmas Base de dats de Cntacts Ls camps del cntact incluyen: Nmbre del cntact (incluyend; nmbre, apellids, títul) Salutación Títul Númer del cliente (es un númer únic generad pr el sistema) Númer de sci - alfanuméric Númer de Asciad (usad para scis / tarjetas de fidelidad) Nmbre de la empresa / Apellids Númer de adults, júnir y niñs Titul prfesinal / cupación Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 7 de 13

8 Dirección 1,2,3, Códig Pstal, País Búsqueda rápida de dirección dispnible (UK) Teléfn privad, teléfn prfesinal, teléfn móvil, fax prfesinal, fax privad. Dirección de , Web-site Tip de búsqueda Fuente Referencias (pr algún sci) Estatus Aviss imprtantes Ntas Prmción Sex Fecha de nacimient Estatus marital (menú desplegable cn pcines) Sci / Miembrs de una familia Nivel actual de salud Prtección de dats Grabación autmática de ls dats creads Objetivs del sci Tip de cliente y Subtip Ft del cliente Apartad para miembrs de la familia para unir el principal al rest de miembrs de la familia Opción de añadir / quitar cntacts de sci de familia Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 8 de 13

9 Históric de la agenda de tdas las actividades reservadas Cnexión a la agenda desde el cardex del cliente para nuevas reservas Dcuments de cntact: Opción de crear / mdificar / brrar dcuments a través del prcesadr de texts Opción de imprtar archivs cn frmats.rtf para ser usads en Wrd Opción de imprtar desde plantillas para el prcesadr de texts Opción de enviar pr mail dcuments a cntacts Ver Plantillas para más detalles de las funcines del prcesadr de texts Ventas Recuperación de ls valres a aplicar desde el mdul de scis Psibilidad de incluir el tip de sci en el cual el cliente ptencial está interesad en ser Psibilidad de realizar un infrme de previsión basad en dats de clientes ptenciales Grabación de la venta cm cerrada perdida El cierre de la venta cnvertirá al cntact de ser ptencial a sci Definición de raznes de ventas perdidas para la realización de infrmes Ventas y ventas perdidas pueden ser asignadas a usuaris específics Reservas Históric para reservas de Glf y Spa/Actividades Preferencias (esta lengüeta puede ser activada desactivada durante la cnfiguración) Captura de infrmación sbre las preferencias del cliente: Cmida Bebida Snack Preparación de la habitación Cigarrills / purs Restaurante Flres Música Películas Entretenimient Deprtes Preparación de atencines Jueg favrit Temperatura de la habitación Descncid Las preferencias sn cmpletadas usand una selección en un desplegable. N necesariamente tda la infrmación anterir debe ser intrducida en el primer cntact. Se pueden crear camps bligatris que n permitan avanzar sin ser cmpletads. Nta: existe la psibilidad de activar y desactivar ls camps bligatris a través de la cnfiguración del sistema. Funcines de búsqueda pr: Códig de cliente Númer de sci Nmbre Apellids Grup de cntact (clientes, scis y clientes ptenciales) Tip de clientes y sub-clientes Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 9 de 13

10 Dirección Nacinalidad Teléfn / númers de fax Dirección de Plantillas y Prcesadr de Texts Existencia de un prcesadr de texts para permitir escribir libremente cartas Archiv de plantillas de cartas para us en mailing individuales y de grup Las facilidades de escritura de cartas permite al usuari seleccinar una carta existente de una lista de cartas estándar Las plantillas pueden cambiarse de acuerd a ls derechs de acces de ls usuaris Ls dcuments pueden asignarse a estatus de estatus nrmales Psibilidad de crear camps de filtr (para unión cn bases de dats) en las cartas para mailing masivs Psibilidad de incluir lgs y fts a las plantillas Opción de imprtar archivs.rtf (p.e. desde MS Wrd). Infrmes Gestr de Cntacts Psibilidad de filtrar la base de dats de cntacts Persnalización del frmat de ls infrmes Gestr de Actividades Filtrs pr tip de actividad, fecha, hra, tiemp, duración, estatus, etc Persnalización del frmat de ls infrmes Gestión de Cargs Infrme pr cargs asignads a cardex para ver ls prpósits del nivel de ventas Persnalización del frmat de ls infrmes. Infrmes Pre-cnfigurads Creación de infrmes persnalizads cn filtrs persnalizads (creads en la herramienta de infrmes). Plantillas Pre-cnfiguradas Usadas para mailing masivs Infrmes persnalizads Ventas cerradas pr cmercial ( miembr del persnal) Ventas cerradas pr grup Ventas perdidas pr cmercial Ventas perdidas pr grup Infrmes de actividades persnalizadas pr cmercial Infrmes de actividades persnalizadas pr grup Prmcines / Ventas cerradas pr fuente Infrmes de cnversión de ventas Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 10 de 13

11 Herramienta de Infrmes La herramienta de infrmes permite crear infrmes persnalizads y cruce de dats (BI) Creación de nuevs filtrs de búsqueda para atacar la base de dats Creación de infrmes persnalizads para ls filtrs Preguntas a tablas de cntacts, actividades y/ cargs Creación de nuevs filtrs para plantillas y mntaje de mailing Cnfiguración Cnfiguración de Actividades y Tips de Actividades Crear, mdificar y brrar nuevs tips de actividad Crear, mdificar y brrar nuevas reznes de actividad Asignar clres a una actividad y pr estatus Opción de asignar un icn a un tip de estatus de actividad Definición de si la actividad debe ser visible en la agenda lista de tareas, en ambs sitis Definición de si el camp de cliente es bligatri para la reserve de la actividad Definición de si la actividad es un Tur. Esta cnfiguración es necesaria para el infrme de cnversión de venta Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 11 de 13

12 Camps persnalizads de cntacts Las siguientes tablas lcales pueden tener camps persnalizads en el desglse de ls misms: Prtección de dats Títul prfesinal Ocupación Prmción Estad marital Razón de pérdida de la venta Nivel de interés Fuente Tip de encuesta pregunta Objetivs del sci Las siguientes tablas generales pueden tener camps persnalizads en el desglse de las mismas. (Tenga en cuenta que esta parte está unida el módul de mantenimient de tablas): Títul Tip de cliente Sub-tip de cliente País Nacinalidad Códig pstal Interfases Cnfiguración de búsqueda rápida de direccines (UK) Cnfiguración de SMTP Cnexión cn el mantenimient de tablas Cnfiguración de la carpeta de back-up Función de imprtar / exprtar infrmes a la base de dats Camps bligatris Definición de que camps sn bligatris al crear un nuev cardex (detalles del nmbre de cntact, dirección, infrmación adicinal) Parámetrs Duración de la Actividad en la Agenda definición de marcas de tiemp, cm a 5, 10, 15 etc. y definición de nmbre de duración cm 5 minuts, 10 minuts, etc. Tiemp de Alarma en la Agenda definición de las duracines de la alarma en la agenda de manera similar a la de la actividad Búsqueda de persnal visible pr grups definición de que grups de usuaris pueden ser accedids en este módul. Pr ejempl, que calendaris de persnal pueden ser visualizads Cnfiguracines adicinales Activar preferencias en la pantalla de cntacts Pregrabar infrmación de cntacts grabar la base de dats de cntacts al cmenzar cn la aplicación de manera que la búsqueda y navegación de cntacts es más rápida. Nta: El sistema tardará más en cnfigurarse si esta migración es realizada Pregrabar infrmación de la herramienta de infrmes igual que en el apartad anterir per relacinad cn ls filtrs de ls cntacts en la sección de infrmes Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 12 de 13

13 Turns del persnal Crear, mdificar y brrar citas prfesinales cn scis del persnal Las turns sn creads entre fechas Asignación de hasta 4 tiemps de descans break pr turn Esta funcinalidad está basada en la misma cnfiguración que el módul de Spa y Actividades de Oci. Distribuidr Oficinal Cncept Sftware Systems España, Andrra y América Latina Página 13 de 13