DESCRIPCION DEL CARGO COORDINADOR DE ALMACEN

Transcripción

1 20 de Agosto de 20 1 de 9 1. DESCRIPCION DEL CARGO FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: FUNCIÓN Y RESPONSABILIDAD PRINCIPAL Atender los requerimientos de los diferentes campos o áreas de trabajo en cuanto al suministro de materia prima, consumibles, repuestos, elementos de protección personal, dotación, papelería, herramienta menor y otros rubros establecidos como responsabilidad del almacén; recibiéndolos, verificándolos, documentándolos, almacenándolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas áreas y de la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS Recepcionar/Despachar y verificar los consumibles, repuestos, elementos de protección personal, dotación, papelería, herramienta menor y otros rubros, además de registrar y mantener actualizado el programa de inventario de la empresa PROFESIONALES TECNICOS S.A.S. (WORD OFFICE), tanto la entrada como de salida de los mismos. Realizar la respectiva identificación, almacenamiento, manipulación, embalaje y protección de los consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, Elementos de Protección personal, papelería, entre otros de acuerdo a los parámetros establecidos por la empresa para tal fin. Ubicar los consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, elementos de protección personal, papelería, sustancias químicas, en Zonas definidas para cada tipo. Recepcionar las requisiciones de almacén, y despachar los consumibles, o demás rubros que se encuentren en el almacén; previa autorización, según lo establecido en el procedimiento de control de materiales, de lo contrario solicitar la compra de los mismos al encargado del área de compras mediante el documento solicitud de compra, previamente establecido por la empresa. Comunicar por cualquier medio al solicitante del consumible, cualquier inconveniente que se presente con el material solicitado (Retraso en la entrega por parte del proveedor, no aprobación de la compra, etc.) Solicitar al encargado del área de compras, LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD Y/O RESULTADO DE PRUEBAS DE ENSAYO, las especificaciones técnicas del producto u otro documento certifique el grado de

2 20 de Agosto de 20 2 de 9 confiabilidad del producto adquirido de los materiales críticos que influyan en la calidad del servicio o producto a entregar. (Teniendo en cuenta referencia y especificaciones del producto). Solicitar al encargado del área de compras, las HOJAS DE SEGURIDAD DE LOS MATERIALES O SUSTANCIAS QUÍMICAS, que se compren, que ingresen al almacén o que simplemente se manipulen. Solicitar al encargado del área de compras, las FICHAS TÉCNICAS DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL y otros elementos relacionados con la seguridad industrial (Explosimetro, Andamios Certificados, etc.) que se compren, que ingresen al almacén o que simplemente se usen. (Teniendo en cuenta la referencia y marca del producto). Solicitar al encargado del área de compras, los CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN Y CERTIFICADOS PATRONES, de los instrumentos de medición que se compren, que ingresen al almacén o que simplemente se usen. (Teniendo en cuenta la referencia y marca del equipo). Realizar junto con el encargado del área de Compras, la verificación u otras actividades necesarias para asegurarse que el producto comprado cumple con los requisitos de compra especificados antes de ingresar al almacén y/o de ser registrado en el inventario. Dejar evidencia escrita de la verificación del producto comprado, mediante el sello de Entrada de Almacén y mediante el diligenciamiento del espacio destinado para tal fin en la orden de compra del producto. Entregar y/o despachar los consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, Elementos de Protección personal, papelería, y demás rubros solicitados por las áreas operativas, por los jefes de área o por los directores de departamento. Documentar la Salida de almacén de los materiales, consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, elementos de protección personal, papelería, y demás rubros solicitados por las áreas operativas, por los jefes de área o por los directores de departamento, mediante el formato establecido en el procedimiento de control de materiales establecido por la empresa PROFESIONALES TÉCNICOS S.A.S. Verificar el perfecto estado de los materiales, consumibles, herramienta menor, dotación, elementos de protección personal, papelería, y demás rubros antes de ser entregados al solicitante. Identificar los recipientes que utiliza su área, con el nombre del producto y el rombo de la NFPA. Ubicar en las zonas señalizadas y registrar los PRODUCTOS NO CONFORMES presentados en el almacén y tratarlos según los lineamientos establecidos en el procedimiento de producto NO conforme

3 20 de Agosto de 20 3 de 9 establecido por la empresa. Almacenar correctamente la documentación (registros), derivada de las actividades realizadas por el almacén, que soporten la ejecución eficaz y eficiente de las mismas. Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentación al servicio del almacén. Reportar y documentar las fallas de los equipos, maquinaria, herramienta, vehículos y demás elementos colocados al servicio del almacén al encargado del área de Maquinaria y Equipo para tomar las acciones correctivas pertinentes. Aplicar estrategias de stock de materiales y/o consumibles ubicados en el almacén, mediante la política de mínimos y máximos, de acuerdo a las cantidades previamente establecidas por la empresa. Supervisar, formular y elaborar requisición de materiales para mantener la cantidad o stock mínimo disponible en el almacén. Diligenciar CORRECTAMENTE los formatos, que evidencien la ejecución de las actividades del almacén, previamente establecidos por el Sistema de Gestión Integral de la empresa. Suministrar la información actualizada que sea solicitada por cualquiera de sus superiores, relacionada con el manejo del almacén. Realizar periódicamente jornadas de verificación y ajuste de inventarios de los materiales, consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, elementos de protección personal, papelería, y demás rubros manejados por el almacén. Cumplir con el Horario de Trabajo previamente establecido por la empresa. Entregar la dotación previamente autorizada por el departamento de HSEQ y dejar evidencia escrita mediante el diligenciamiento del formato ENTREGA DE DOTACIÓN, además de dar salida del almacén, para luego ser este remitido al departamento de HSEQ. Entregar los Elementos de Protección Personal, debidamente marcados con el nombre y apellido de la persona a la cual se le entrega, de acuerdo a las directrices establecidas por la empresa. Cumplir con las parámetros establecidos en el reglamento interno de trabajo de la empresa PROFESIONALES TÉCNICOS S.A.S. Participar a las reuniones convocadas por cualquiera de sus jefes, y participar activamente de ellas. Cumplir con las políticas, normas, guías y procedimientos, en materia de Seguridad Industrial, Salud Ocupación, Medio Ambiente y Calidad

4 20 de Agosto de 20 4 de 9 establecidos por la empresa. Las demás labores, trabajos o servicios inherentes o relacionados directa o indirectamente con los servicios contratados que sean necesarios y autorizados por el superior inmediato, para lo cual deberá utilizar los elementos de protección personal que se requieran para el desempeño de esta actividad. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CON EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y/O S.S.T.A. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CON EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y/O S.S.T.A. Realizar sus labores teniendo el mayor cuidado para que sus actividades no se traduzcan en actos inseguros para sí mismo o para sus compañeros. Participar en el análisis de incidentes/accidentes y en los casos de ausentismo acontecidos en la empresa, con el objeto de establecer sus causas e implementar medidas de acción que prevengan su posible recurrencia. Asegurar la ejecución de los mecanismos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de Gestión Integral de la empresa. Reportar los accidentes y casi accidentes presentados en su labor, al área o supervisor de HSEQ de manera inmediata. Cumplir con la política y objetivos establecidos por el Sistema de Gestión Integral, como también de las demás políticas establecidas por la empresa y por la ley. Garantizar la Conservación del Medio Ambiente. Utilizar adecuadamente y conservar los Elementos de protección personal que la Empresa ha destinado para su labor. Asistir a las capacitaciones programadas en materia de HSEQ (Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad). Colaborar y/o participar en las actividades en materia de HSEQ (Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad) programadas por la empresa. Mantener compromiso y cumplimiento a los programas del Sistema de Gestión integral de la empresa Profesionales Técnicos S.A.S. Participar Activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral y directamente con lo relacionado al almacén. Mantener en orden y plena disposición los equipos, herramientas y Elementos de Protección Personal asignados por la empresa.

5 20 de Agosto de 20 5 de 9 Aplicar los procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión Integral. Asistir a los exámenes médicos laborales programados por la empresa. Cumplir con lo establecido por el comité paritario de Salud Ocupacional (COPASO Y/O COPASST) para que sean herramientas efectivas para el mejoramiento continuo en el desempeño de PROFESIONALES TÉCNICOS S.A.S., en materia de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y calidad. Cumplir con las disposiciones establecidas por la empresa en procura de la prevención de accidentes y lesiones personales, protección de los activos y conservación del medio ambiente. Cumplir con las actividades establecidas en los manuales, procedimientos, planes, programas dentro de los procesos de Ejecución de Contratos y Maquinaria y Equipo del Sistema de Gestión integral de la empresa Profesionales Técnicos S.A.S Mantener, dejar en orden y limpiar el sitio de trabajo después de cada labor, actividad, proceso u operación. Recibir con agrado, las recomendaciones de los encargados de la Seguridad industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad de la empresa y jefes inmediatos. Conocer el panorama de riesgo de las actividades que ejecuta y aplicar todos los métodos de control previamente establecidos y divulgados por el Departamento de HSEQ. RESPONSABILIDADES DEL CARGO: Por Equipos, Maquinaria y Materiales El Coordinador de Almacén es responsable por la adecuada custodia y conservación de los bienes de la empresa Profesionales Técnicos S.A.S., además de responder durante la jornada laboral, por el manejo y conservación de los elementos y equipos entregados para el cumplimiento de sus funciones. Procurar que la maquinaria, los equipos, los instrumentos de medición, herramientas de trabajo diario y trabajo esporádico, vehículos y demás que se utilicen, se encuentren en buen estado, y sean correctamente manipulados para garantizar el funcionamiento a la hora de su utilización.

6 20 de Agosto de 20 6 de 9 RENDICION DE CUENTAS Por Informes Por Documentos y Formatos - Elaborar el reporte mensual de gestión ejecutada por el almacén de la empresa PROFESIONALES TÉCNICOS S.A.S., con la información solicitada por el Director Administrativo y Financiero. - Emitir reportes de fallas de los equipos colocados a su disposición y entregarlos al encargado del Departamento de Activos. - Resumen de la ejecución de las actividades establecidas como plan de trabajo para atacar la causa raíz derivada de una acción correctiva y preventiva. - Análisis de indicadores establecidos para el área de almacén. - Analizar las Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias PQR S de su área. - Los Establecidos por El S.G.I. (Sistema de Gestión integral) - Los establecidos por la empresa. - Archivo Activo asignado a su dependencia. Elementos de Protección Personal Deberá utilizar Elementos de Protección (Casco, Tapa odios, Tapabocas, Guantes, Gafas, etc.), además de su respectiva dotación (Camisa Manga Larga, Botas punta de acero, Jeans, etc.) cuando ingrese a las zonas de producción tanto del cliente como de la empresa o cuando el Director de HSEQ o los supervisores de HSEQ lo estime necesario. NIVELES DE AUTORIDAD: CARGOS SUPERIORES JERARQUICAMENTE Gerente General Sub. Gerente General Director Administrativo y Financiero Director Operativo Director Talento Humano Director HSEQ Director de Logística y Adquisiciones Director Oportunidades de Negocios Ingeniero Residente Supervisor HSE Supervisores de Obra CARGOS INFERIORES JERARQUICAMENTE - Auxiliar de Almacén - Secretaria General - Servicios Generales

7 20 de Agosto de 20 7 de 9 COORDINACIÓN: COORDINA DIRECTOR LOGISTICA Y ADQUISICIONES DIRECTOR DE HSEQ DIRECTOR OPERATIVO DIRECTOR TALENTO HUMANO CONTADOR SECRETARIA GENERAL ACTIVIDAD O FUNCION QUE COORDINA Todo lo relacionado con el manejo de los recursos (Tecnológicos y financieros) destinados para el desarrollo de un proyecto de la empresa, además de las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios y el control de la maquinaria y equipos de toda la empresa. Todo lo relacionado con aspectos de Seguridad industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad de la empresa. Actividades relacionadas con el manejo y disponibilidad de los materiales, consumibles, herramienta menor, sustancias químicas, Elementos de Protección personal, papelería, entre otros, que están determinados para un proyecto específico. Actividades relacionadas con capacitación, sensibilización, entrenamiento, formación, liquidación, y demás relacionadas con el manejo del talento Humano de la empresa. Todo lo relacionado con el manejo de las facturas de materiales o servicios solicitados, e ingresados al almacén. Actividades relacionadas con la documentación general de la empresa. CONDICIONES DE TRABAJO: CONDICIONES DE ESFUERZO Esfuerzo Físico 50 % Desarrollo de actividades propias del control almacenamiento, manipulación, embalaje y protección de materiales y consumibles.

8 20 de Agosto de 20 8 de 9 Esfuerzo Mental 50 % Identificación de materiales y consumibles, Informes Mensuales, Registro y actualización del inventario Logro de Objetivos y Planeación de actividades. ESPECIFICACIONES DEL CARGO: COMPETENCIAS REQUISITO SOPORTE Profesión Contador, Administrador de empresas o a fines Diploma o acta de grado Tarjeta Profesional EDUCACIÓN Especialización N/A. N/A Convalidación Un (3) año de experiencia en el manejo de almacén. Certificaciones. EXPERIENCIA Experiencia (2) años en cargos relacionados con el manejo y almacenamiento de materiales o consumibles. Certificaciones. HABILIDADES - Toma de Decisión. - Establecimiento de Relaciones. - Iniciativa. - Asertividad. - Liderazgo. - Identificar peligros. - Puntualidad. - Trabajo en Equipo. - Adaptación. Resultado Prueba Psicotécnica.

9 20 de Agosto de 20 9 de 9 FORMACION - Plataforma Estratégica (Misión, Visión, Políticas y Objetivos, Organigrama). - Directrices del S.G.I (Sistema de Gestión Integral) - Programas del S.G.I. - Ver el Programa de Actividades. Registro de asistencia a capacitación o Certificados