Procedimiento GFCT-039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada

Transcripción

1 -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1 Página 1 de 10 Procedimiento -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1. Código Nombre Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 3. Versión Número Fecha Responsable de la Gerencia de Recaudación de Renta por Hidrocarburos de la Gerencia de Recaudación de Renta por Hidrocarburos 4. Proceso PS-GF Gestión Financiera PS-GF-GCO Gestión Contable PS-GF-GC0-001 de operaciones 5. Finalidad Detallar las actividades a seguir para realizar el pago de planilla de anticipo de fondos a proveedores para las Oficinas Descentralizadas. 6. Dependencias Área Responsable Áreas Involucradas Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Oficinas Descentralizadas solicitante Tesorería Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia. /..-' "'"-., y.,:,,, / E el -1., L TAFUR MARIO Gerente Genera! (e)

2 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página 2 de Base Legal, Normas y Políticas Relacionadas "Las leyes, normas y/o políticas relacionadas detalladas en este rubro son las vigentes al momento de la aprobación del procedimiento, o las que las sustituyan posteriormente" Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N /SUNAT y sus modificatorias 8. Lineamientos Los comprobantes no deben exceder de S/ (Límite establecido), asociado por Orden de Compra / Servicio. Los anticipos solicitados por las Oficinas Descentralizadas, corresponderá a las ordenes de compra / servicio y sólo puede ser por los siguientes conceptos: Suministros de ferretería. Servicio de terceros por mantenimiento o arreglos de la Oficina Descentralizada. Servicio de terceros por mantenimiento de vehículos. - Compra de combustible. Recarga virtual de celular e internet solo para la oficina de enlace San Lorenzo. Servicio de fotocopia. Compra de útiles de escritorio, previa coordinación y autorización con el Adquisición y Contratación Operativa. Suscripción de Diarios. Se excluye de presentar Orden de Compra / Servicio para el concepto de: Atención para visitas en las Oficinas Descentralizada (agua, gaseosa e infusiones) no programadas. No esta permitido el fraccionamiento de pago a los proveedores. El comprobante será cancelado por el proveedor, colocando su Nombre y Fecha que recibe el pago. El plazo para rendir cuenta del adelanto es de siete días calendario de recibido el giro bancario. Los saldos no utilizados deben ser depositados en las cuentas de PERUPETRO en el plazo de siete días calendario de recibido el giro bancario. Los documentos no cancelados, serán incluidos en la siguiente planilla de anticipo. Al vencimiento del plazo de siete días calendario de recibido el giro bancario, de no haberse efectuado la rendición de cuenta, el monto del anticipo correspondiente será procesado para descuento sin previo aviso. Visto Buen filr Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia `-'...z.:21.> 4. r o ', ---Gt--( ' concia

3 -039 J Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página 3 de Descripción del Procedimiento Responsable Act Actividad siguiente Nro. Código Descripción Puesto Nr Descripción de la actividad Formato Software Condición Si/No Otras Prer eq. O Inicio 1 O Elabora la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en -039-A Oficina Descentralizada y adjunta copia de Planilla de anticipo Oficina Descentralizada solicitante Comprobante(s) de Pago. Deriva documentos a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones para su revisión y conformidad. de fondos para pago a proveedores en Oficinas P1 2 Descentralizadas Gerencia de Protección Es conforme? FRAC Ambiental y Relaciones --- P1 2 1 Gerencia de Protección Devuelve el documento con sugerencias y o FRAC Ambiental y Relaciones recomendaciones. 1 1 Gerencia de Protección Firma la Planilla de anticipos de fondos a proveedores en FRAC Ambiental y Relaciones Oficina Descentralizada en señal de conformidad y la deriva al Verifica que cada Comprobante de Pago este acorde con requisitos de Ley y con el límite establecido. P2 2 P2 Están conformes? Devuelve a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones los documentos para su modificación. 6 1 PRAC Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Recibe los documentos y coordina las modificaciones con la Oficina Descentralizada solicitante. Deriva documentos 4 modificados al Visa la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada y la deriva al Tesorería. 8 1 Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia ETRn a,.1. ". nis ABEL TAFUR MARIN

4 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página 4 de 10 1 Responsable Código Descripción Puesto N Tesorería Act 8 Descripción de la actividad Formato Software Recibe y revisa la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada y elabora el Desembolso de Caja para cubrir las comisiones bancarias. Actividad siguiente Condición Si/No Otras Nro. Prer eq 9 1 Tesorería Tesorería Emite pago en efectivo o por internet. Informa vía correo electrónico al área solicitante que el anticipo se efectúo. Emite Reporte de Pago diario y lo deriva al Grupo Funcional de. Correo Bectrónico Revisa el Reporte de Pago diario. Procede a registrar los Comprobantes de Pago y realiza la aplicación de anticipos. SIGAF FRAC Oficina Descentralizada solicitante Oficina Descentralizada solicitante Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Tesorería Tesorería Recibe el anticipo y procede a pagar según la Ranilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada. Antes de 7 días útiles, envía a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones la Ranilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada adjuntando los Comprobantes de Pago originales. Firma en señal de conformidad la Ranilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada. Coordina con el Tesorería para el descargo de los Comprobantes de Pago. Descarga los Comprobantes de pago del archivo: "Control de planilla anticipo de Proveedores". Entrega al los Comprobantes de Pago originales para el archivo. Archiva los originales de los Comprobantes de Pago y documentos relacionados. Fin Visto Buer~Responsable y Otros Sectores Aprobado por Fecha de Vigencia, R ),...,. '(''''... a - o- tu,...7,,,,;. -- _ A ,,..za kr. e "l'a r l are A IN I IL a :Serente General (e)

5 -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página 5 de Flujograma Código Nombre -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página Versión 1 de Oficina Descentralizada solicitante Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Elabora la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada y adjunta copia de Comprobante(s) de Pago. Deriva documentos a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones para su revisión y conformidad r1 No P1: 1. 2 Devuelve el documento con sugerencias y/o recomendaciones Es conforme? Si 1 Firma la Planilla de anticipos de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada en señal de conformidad y la deriva al Verifica que cada Comprobante de Pago este acorde con requisitos de Ley y con el límite establecido P2: No Si Recibe los documentos y coordina las modificaciones con la Oficina Descentralizada solicitante. Deriva documentos modificados al Devuelve a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones los documentos para su modificación Visa la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada y la deriva al Grupo Funcional de Tesorería Visto Bueno Sector Responsable y Otros Secteih- Aprobado por Fecha de Vigencia /411,< '. 101 pz,- Q.,.. Mi: -, u» 1 <----,--,---. ( <>,, --...'0..., ,,A w-e 1,1 rizanika

6 ' Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada Página 6 de 10 Código -039 Página 2 de 2 Nombre, Pago de planilla anticipo a Proveedores para Oficina Descentralizada Versión, _11.0 Perú petro Tesorería T V 18 Recibe y revisa la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada y elabora el Desembolso de Caja para cubrir las comisiones bancarias Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones Oficina Descentralizada solicitante 19 Emite pago en efectivo o por intemet. Informa vía correo electrónico al área solicitante que el anticipo se efectúo _ Emite Reporte de Pago diario y lo deriva al Revisa el Reporte de Pago diario. Procede a registrar los ~Comprobantes de Pago y realiza la aplicación de anticipos Recibe el anticipo y procede aw pagar según la Planilla de anticipo de fondos a p oveedores en Ofidna Descentralizada Descarga los Comprobantes de pago del archivo: "Control de planilla anticipo de Proveedores' IN Entrega al Archiva los onginales de los los Comprobantes de Pago originales para el archivo Comprobantes de Pago y documentos relacionados O 114!Firma en señal de conformidad la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada. Coordina con el Grupo Funcional de Tesorería para el Comprobantes de Pago 113 Antes de 7 días útiles, envía a la Gerencia de Protección Ambiental y Relaciones la Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada adjuntando los Comprobantes de Pago originales Fin Visto Bueno Sector Responsable y Otros Sectzs 9Erf? eib Jhy Q :.1. ii i; 4.0(1 t no. 1 1 Aprobado por ' -/,/, ' L ( / / ISABEL TAFUR MARIN erente Generc')l (e) Fecha de Vigencia

7 -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1 Página 7 de Matriz de segregación de funciones Macro Proceso Proceso Sub Proceso Procedimiento Responsables PS-GF Gestión Financiera PS-GF-GCO Gestión Contable PS-GF-GC0-001 de operaciones -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada RRPH - Actividad Definición Procesamiento Revisión Control Aprobación Custodia Planilla de anticipo a proveedores Pago de anticipo a proveedores Registro de los Comprobantes de Pago de la planilla de anticipos Oficinas Descentralizadas PRAC PRAC Registro dearchivo Operaciones Conclusión: Se han identificado funciones potencialmente conflictivas? Visto Bueno Sect :-s onsable Otros Secto es Aprobado por Fecha de Vigencia 9,-, - / Q e '''',.,,e,, I"..? «T., k - a«. 1 ISABEL TAFUR MARIN

8 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1 Página 8 de Matriz de Riesgos y Controles Macro Proceso Proceso Sub Proceso Procedimiento Responsables Código Descripción Tipo RO1 R02 R03 Falta de energía eléctrica o problemas con la red de comunicaciones (Internet o acceso a los programas informáticos). Problemas con las páginas web de los Bancos. Extravío de Comprobantes de Pago originales. PS-GF Gestión Financiera PS-GF-GCO Gestión Contable PS-GF-GC0-001 de operaciones -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada RRPH- RIESGOS CONTROLES,_,. Evaluación Riesgo Tecnológico -u 3 o, D- cf. a) o. Alto 1 su o 1 I o C Alto Alto CO1 Código Descripción Responsable Tipo Frecuencia - Plan de Contingencia para la red de comunicaciones. - Las operaciones de pagos se realizan manualmente GF11 Detective Cada vez que ocurra Operativo Bajo Alto Medio CO2 NC -- Operativa Bajo Bajo Bajo CO3 Solicitud de copia certificada del Comprobante de Pago o copia del Comprobante con la firma del Representante Legal del proveedor. Detective Cada vez que ocurra R04 Que los Funcionarios con poder no se encuentren en las instalaciones de la empresa, para firmar los documentos. Operativo Media Alto Alto CO4 Se solicita la firma a un Funcionario con Poder alterno. Preventivo Manual Eventual Visto B o Responsable y Otros S.- tor Aprobado por Fecha de Vigencia 4. P? e '-enrrogia, a- (rip ISABEL. TAF

9 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1 Página 9 de Formatos Los formatos incluidos son referenciales, pudiendo variar de acuerdo a cada caso en particular Anexo 01: Formato -039-A Planilla de anticipo de fondos para pago a proveedores en Oficinas Descentralizadas Visto Bueno -Responsable y Otros... Aprobado por Fecha de Vigencia S', \ q-..ki Y recn.70 "'.,1,.,..? k,. N'... la da 7 ISABEL TAFUR MARIN

10 -039 Pago de Planilla de anticipo de fondos a proveedores en Oficina Descentralizada 1 Página 10 de 10 ANEXO 01 Formato -039-A Planilla de anticipo de fondos para pago a proveedores en Oficinas Descentralizadas Perú petro PLANILLA DE ANTICIPO DE FONDOS N «XXX» PARA PAGO A PROVEEDORES EN OFICINAS DESCENTRALIZADAS Oficina de «Detallar» Período : Mes de «Mes», «AAAA» FECHA: «Mes AAAA» El que suscribe, «Nombres y Apellidos», con DNI N «) c» Solicita el adelanto de fondos con cargo a cumplir con el pago de los proveedores según relación siguiente Correlativo Nro. Comprobante Proveedor Concepto del Gasto Importe S/. TOTAL ANTICIPO S/ (*) «Detallar en caso se requiera» «Nombres y Apellidos» Coordinador de Oficina Descentralizada «Detallar» APROBADO/DESAPROBADO «Nombres y Apellidos» Gerente de Protección Ambiental y Relaciones 1) Los comprobantes no deben exceder de S/ (Doscientos y 00/100 Nuevos Soles). 2) No esta permitido el fraccionamiento de pagos a los proveedores. 3) En el comprobante será cancelado por el proveedor, colocando su Nombre y Fecha que recibe el pago. 4) El plazo para rendir cuenta del adelanto es de siete días de recibido el giro bancario. 5) Los saldos no utilizados deben ser depositados en las cuentas de PERUPETRO en el mismo plazo del 4). 6) Los documentos no cancelados, serán incluidos en la siguiente planilla. 7 Todo inclum limiento de azos, será descontando sin aviso revio. Visto Bueno Cet"fi:esponsable y Otros S Aprobado por Fecha de Vigencia & id 0 ' Oe.5.,`.0 rfkrint.0,!- t. 7 1i, e. Ti9 Q- ')Cia ISABEL TAFUR ;MARI y, Gerente General (e,