MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN GESTIÓN PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN GESTIÓN PARA EL DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA CONTROL DE BIENES Y EXISTENCIAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES Y EXISTENCIAS ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO Establecer los lineamientos para normar la recepción, registro y control de los bienes de larga duración, bienes de control administrativo y existencias, adquiridos por el Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Portoviejo, y aquellos bienes recibidos en comodato, traspaso, transferencia gratuita, u otros, con la finalidad de mantener una adecuada administración de los bienes y suministros de conformidad con la normativa vigente. 3. ALCANCE Desde la recepción (incluyendo su registro, administración, custodia y almacenamiento de los bienes muebles y existencias) hasta la entrega a los servidores custodios responsables o unidad requirente. 4. BASE LEGAL a) Constitución de la República del Ecuador Art Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos. b) Normas de control interno Almacenamiento y distribución Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario. El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 3 de 29

4 Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente Identificación y protección. Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público Uso de los bienes de larga duración En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. ( ) Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales. c) Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Definición Son bienes destinados a las actividades de administración, producción suministro de bienes, servicios y arrendamiento. Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de la Propiedad, Planta y Equipo, revaluación, compra, venta, fabricación, remate, erogaciones capitalizabas, baja, enajenación, traspasos internos, permuta, así como, para el mantenimiento, entrega-recepción, constataciones físicas y control de los mismos, excepto la pérdida de los mismos Control de Inventarios Las adquisiciones y disminuciones de inventarios serán controladas a través del sistema de inventarios Permanente o Perpetuo, utilizando como método de control el Precio Promedio Ponderado. El Almacén o Bodega hará llegar periódicamente a la Unidad Contable la información y documentación relativa a los movimientos de ingresos y egresos debidamente valorados, para la actualización y conciliación contable respectiva Conciliación de inventarios La conciliación se podrá realizar periódicamente de manera diaria, semanal o máximo mensualmente; deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez a! año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre los saldos contables y las tomas físicas Vida Útil Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 4 de 29

5 La Propiedad, Planta y Equipo destinada a actividades administrativas, productivas o arrendadas a terceros, se depreciarán por el período durante el cual se espera que el activo esté disponible para su uso; o bien por el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del activo. A continuación se establece la siguiente tabla de vida útil: d) Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. Artículo 7.- Registros.- Los ingresos y egresos tanto de bienes de larga duración, bienes de control administrativo, así como de las existencias, dispondrán de registros administrativos y contables, conforme el Plan Operativo Anual de la Entidad, el Plan anual de Contratación y a las disposiciones sobre la materia expedidas por el ente Rector de las Finanzas Públicas. Artículo 10.- Constatación Física y Obligatoriedad de inventarios.- En cada unidad administrativa se efectuará la constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el último trimestre, con el fin de controlar los inventarios en las entidades u organismos y posibilitar los ajustes contables. En ella podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus veces, el Custodio Administrativo y el titular de la Unidad Administrativa o su delegado. De tal diligencia se presentará a la máxima autoridad de la entidad u organismo, en la primera quincena de cada año, un informe de los resultados, detallando todas las novedades que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable y las sugerencias del caso; además, el Acta suscrita por los intervinientes. Se enviará a la Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de constatación física realizado para los registros contables correspondientes. ( ) La constatación física permitirá actualizar los inventarios, la información contable en libros, confirmar la ubicación, estado y existencia de los bienes, así como determinar al Usuario Final en uso de aquellos. Artículo 15.- Del control, de la obligatoriedad de inventarios, y la constatación física.- ( ) La constatación física deberá efectuarse por lo menos una vez al año, en el último trimestre, a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables o, cuantificar las diferencias existentes. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 5 de 29

6 En caso de encontrarse novedades, se validará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o en el historial de las existencias y se presentará un informe a la máxima autoridad de la entidad u organismo o su delegado, en la primera quincena de cada año. Artículo 21.- Recepción y verificación.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza, serán recibidos y examinados por el Guardalmacén, o quien haga sus veces, y las personas que de conformidad a la normativa interna de cada entidad y a la naturaleza del bien les corresponda, de lo cual se dejará constancia en un acta con la firma de quienes entregan y reciben. Una vez recibido el bien, el Guardalmacén o quien haga sus veces ingresará en el sistema informático y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán las características de identificación del bien, información adicional sobre su ubicación y custodia a cargo del Usuario final, a cuto servicio ese bien, se encuentre. Si en la recepción de encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o su delegado. No podrán ser recibidos los bienes mientras no de hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales, incluyendo las especificaciones técnicas del mismo. Artículo 63.- Procedencia.- ( ) En el caso de bienes inservibles para la entidad u organismo, estos serán dados en donación a entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de interés de la entidad u organismo propietaria de los mismos. Artículo 95.- Inspección y entrega recepción.- Una vez concluido el trámite de adquisición de bienes, el proveedor procederá a su entrega a la entidad u organismo, los que serán inspeccionados, verificados y recibidos por el Guardalmacén y quienes sean asignados para el efecto según la normativa vigente. ( ) Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente.. Los bienes recibidos, aún aquellos que por sus características físicas deban ser ubicados directamente en el lugar correspondiente u otro espacio físico temporal, ingresarán a la bodega u otro espacio de almacenaje temporal. El Guardalmacén o quien haga sus veces, hará el registro correspondiente en el sistema para el control de bienes, con las especificaciones debidas y la información sobre su ubicación y el nombre del Usuario Final del bien. ( ) En caso de las existencias, el Guardalmacén o quien haga sus veces, las entregará al Custodio Administrativo de la unidad administrativa que corresponda, quien a su vez procederá a la entrega recepción al Usuario Final, dejando constancia del mismo mediante registros. Cuando se trate de entrega recepción entre dos organismos o entidades distintas intervendrán los titulares de las Unidades Administrativas y Financieras respectivos y los Guardalmacenes o quien haga sus veces de cada entidad u organismo, como encargados de la conservación y administración de los bienes de que se trate. 5. REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. c) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también o por quien haga sus veces. d) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 6 de 29

7 6. POLÍTICAS y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016-R.O.888) y demás normas legales y reglamentarias que sean aplicables para el efecto. a) Los bienes de larga duración y bienes de control administrativo pueden ser adquiridos por: compra, comodato, transferencia gratuita o cualquier otra forma válida de adquisición, debiendo ser codificados y registrados en el inventario de activos inmediatamente después que suceda el evento de adquisición. b) Los bienes muebles y/o existencias una vez que se han recibido a conformidad y se han registrado en el inventario, serán entregados inmediatamente al custodio final. c) Todos los bienes y existencias que ingresen a la bodega, sean de uso frecuente o no, serán almacenados de acuerdo a sus características, precautelando los riesgos de: incendios, corrosión o sustracciones, en lugares que brinden condiciones funcionales aplicando controles de ubicación, ordenamiento e identificación, así como una correcta utilización del espacio que permita una atención ágil para su despacho. d) Cada uno de los bienes ingresados llevará en una parte visible la correspondiente etiqueta con su código de identificación. e) El registro y codificación de los bienes de larga duración y bienes de control administrativo, estará sujeto al plan de cuentas emitido por el Ministerio de finanzas y al sistema informático del módulo de activos institucional. f) La constatación física de los bienes se efectuará por lo menos, una vez al año en el último trimestre, pudiendo realizarse tomas físicas parciales o aleatorias, cuando se produzcan cambio de custodio de bienes o arqueos sorpresivos, aplicando lo establecido en el Procedimiento para la constatación física de bienes muebles para la actualización del inventario. g) El Guardalmacén será responsable de generar en el sistema administrativo, financiero, tributario del GAD (SAFT), durante los cinco primeros días del mes el reporte de los saldos de bienes de larga duración y de control administrativo por tipo y sub tipo; y de existencias por familia y cuenta y remitirlo, vía correo electrónico, al Coordinador de Contabilidad para la conciliación respectiva, adjuntando las actas de constatación física que se suscriban para el efecto. h) La documentación relativa al movimiento de ingresos y egresos se hará llegar periódicamente a la unidad contable para la valoración, actualización y conciliación respectiva en forma diaria (trámites), semanal (egresos varios) o mensual (saldos de bienes y existencias). i) El Asistente Administrativo encargado del ingreso, control y distribución de existencias realizará el inventario físico en la última semana de cada mes, debiendo emitir y suscribir el acta de constatación física, y remitirla al guardalmacén para el cuadre respectivo con los saldos del sistema durante los tres primeros días del mes siguiente. j) El Guardalmacén será responsable de coordinar y verificar que se efectúen las constataciones físicas de bienes, sean estas integrales o parciales. k) En el kardex de cada bien se registrará el tipo, subtipo, clase del bien, descripción, custodio, características (código, marca, modelo, serie, etc.) fechas de adquisición, fecha de registro, fecha de depreciación, traspasos, bajas, revalúo, modificaciones, mantenimiento, entre otros. l) Cuando se trate de entrega recepción entre dos organismos o entidades distintas intervendrán los respectivos titulares de las Unidades Administrativas y Financieras y los Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 7 de 29

8 Guardalmacenes o quienes hagan sus veces de cada entidad u organismo, como encargados de la conservación y administración de los bienes de que se trate. m) Las compras de materiales de oficina y materiales de aseo se realizarán con frecuencia semestral, y sólo en casos emergentes se gestionarán compras extemporáneas; esto puede originarse por una alta demanda del producto en existencia lo que hace que llegue al punto mínimo de consumo. n) Las estanterías para almacenar las existencias de consumo serán rotuladas siguiendo el siguiente esquema: PERCHA A PISO 1 PISO 2 PISO 3 CÓDIGO 00C CÓDIGO CÓDIGO DESCRIPCIÓN ADEHESIVOS A4 BLANCO DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN o) Las áreas destinadas para el almacenamiento de bienes y existencias de consumo deben encontrarse debidamente acondicionadas y con las seguridades necesarias. p) En la adquisición de productos que sean requeridos por las diferentes unidades del GAD, el stock de máximos y mínimos estará sujeto a las necesidades de consumo que, en función del uso, señale en el requerimiento el área solicitante. q) Para la adquisición de productos, sean estos para bodega general o de inversión, que no se encuentren registrados en el sistema se deberá crear el respectivo ítem e ingresar el stock máximo y mínimo de existencias, siempre y cuando de los mismos deban mantenerse cantidades estimadas de existencias en bodega. De existir ingreso y egreso del producto al mismo tiempo no se deberá ingresar estos parámetros (máximos y mínimos). r) En el caso de que el producto adquirido conste creado en el sistema y se encuentre inactivo (sin saldo) se deberá ingresar el máximo y mínimo de existencias, cumpliendo con la condición señalada en literal anterior. s) Para la adquisición de bienes y/o existencias, la unidad requirente certificará previo a solicitar la orden de pago, que el mismo se haya recibido satisfactoriamente de acuerdo a lo estipulado en la solicitud o relación contractual. t) Para el caso de proyectos de obras civiles en los que se adquieran bienes muebles, el Administrador del Contrato notificará el particular a la Dirección Administrativa para que se realice la constatación física y el ingreso de los bienes al sistema de inventarios, debiendo la Dirección Administrativa, a través de la Coordinación de Bienes Municipales, gestionar ante la Dirección Financiera la reclasificación de los saldos a los grupos de bienes a los cuales corresponda. 7. DEFINICIONES BIENES DE LARGA DURACIÓN: (LD) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones: a) Son de propiedad del GAD; Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 8 de 29

9 b) Están destinados a actividades administrativas y/o productivas; c) Generan beneficios económicos futuros; d) Su vida útil estimada es mayor a un año; y, e) Tienen el costo definido por el órgano Rector de las Finanzas Públicas para este tipo de bienes (actualmente mayor a $100,00). BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO: (CA) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones: a) Son de propiedad del GAD; b) Su vida útil es superior a un año; c) Son utilizados en las actividades del GAD; d) El costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo de estos bienes es inferior al que para tal efecto establezca el órgano rector de las Finanzas Públicas para los bienes de larga duración (actualmente hasta $100,00 o más). Los bienes de control administrativo no están sujetos a depreciación ni revalorización. BODEGA: Espacio físico destinado por el GAD Portoviejo para el almacenamiento de distintos bienes o existencias. Bodega general: Existencias de bienes de uso y consumo corriente (materiales de oficina, aseo, otros). Bodega de inversión: Existencias de bienes de uso y consumo para inversión (llantas, repuestos). CONSTATACIÓN FÍSICA: Actividad mediante la cual se realiza el control de los inventarios físicos, confrontándolos con el inventario teórico. Es la toma física de la cantidad de bienes que se reconocen mediante la asignación de un código registrado en el sistema de inventarios, aplicando la normativa vigente. COMODATO: Contrato de préstamo por el cual se da o recibe prestado bienes que puede usarse sin destruirse con la obligación de restituirla. 1. Contrato entre entidades públicas.- Cuando exista la necesidad de especies, bienes muebles o inmuebles, entre el GAD y otra persona jurídica del sector público. 2. Contrato con entidades privadas.- Se podrá celebrar contratos de comodato entre el GAD y personas jurídicas del sector privado que, por delegación realizada de acuerdo con la ley, presten servicios público, siempre que dicho contrato se relacione con una mejor prestación de un servicio público, se favorezca el interés social, se establezcan las correspondientes garantías y esté debidamente autorizado por la máxima autoridad. Los contratos de comodato con entidades privadas podrán renovarse siempre y cuando se cumplan estas condiciones y no se afecte de manera alguna el servicio público. CODIFICACIÓN MUNICIPAL: Símbolo en forma numérica que identifica el bien, registrado en un código de barras y una etiqueta, de acuerdo a la siguiente estructura: Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 9 de 29

10 Tipo Subtipo Clase Código de activo Ordinal DISPENSADOR DE AGUA DEPENDENCIAS MUNICIPALES: Todas las áreas del Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Portoviejo. ESTANTERIAS: Mueble formado por estantes en el que se ubican los materiales u objetos que son parte de la bodega de inversión o la bodega general. EGRESOS: Salidas de bienes o existencias o partidas de descargo. EXISTENCIAS: Las existencias serán reconocidas como tal, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: a) Ser de propiedad del GAD municipal del cantón Portoviejo; b) Ser tangibles; c) Ser fungibles, es decir, poseer una vida corta aproximada a un año, dado que son utilizadas para el consumo, y de ser el caso mantener saldo en stock para su uso. d) Estar destinadas a uso institucional. FUNGIBLE: Que se consume con el uso. GUARDALMACÉN: Es el servidor público municipal responsable del control en la inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes institucionales. INGRESO: Registro del bien adquirido. INVENTARIO: Orden y organización del manejo interno de los bienes y existencias con su correspondiente documentación de respaldo. IN SITU: Es una expresión que significa «en el sitio» o «en el lugar». INSUMO: El término insumo se utiliza para hacer referencia a todos aquellos implementos que sirven para un determinado fin y que se pueden denominar como materias primas, específicamente útiles para diferentes actividades y procesos. LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. PRODUCTO: Existencias en stock, clasificados de acuerdo a su tipo de consumo: CLASIFICACIÓN CONSUMO CRITERIO PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C ALTO MEDIO BAJO Se mantiene en "A" si el consumo semestral es igual o mayor del 1.5 del máximo (150%). Si el resultado es menor (baja demanda) se reclasificará el artículo a "B" Se mantiene en "B" si el consumo semestral es igual o mayor del 1.3 del máximo (130%). Si el resultado es menor (baja demanda) se reclasificará el artículo a "C" Si el consumo semestral es igual o mayor del 1.0 del máximo (100%). Si el resultado es menor (baja demanda) deberá considerarse justificar conservarlo en inventario. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 10 de 29

11 MAXIMOS Y MÍNIMOS: Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventarios y un período fijo de revisión de sus niveles. Los niveles máximos de existencias se establecen para prevenir exceso, derroche y deterioro de existencias. Los niveles mínimos de existencias se establecen para garantizar el suministro adecuado de productos en todo momento durante el ciclo de pedido. STOCK MÁXIMO: Es la cantidad tope de cada producto que debe mantenerse en stock. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como máxima. STOCK MINIMO: Es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer el stock, puede ser considerada la reserva. Cantidad de productos que se mantiene en existencia como una previsión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la adquisición o por incremento de consumos (emergentes). Parámetros a considerar para el cálculo de máximos y mínimos de existencias de consumo para bodega de materiales de oficina y materiales de aseo que se deban mantener saldo en existencia. TIPO DE PRODUCTO LÍNEA BASE DE CÁLCULO CONSUMO MENSUAL PROMEDIO EXISTENCIA MÁXIMA EXISTENCIA MÍNIMA (PUNTO DE PEDIDO O REORDEN) SALDO EN STOCK CANTIDAD PARA PEDIDO A CONSUMO SEMESTRAL CONSUMO SEMESTRAL/6 1.5 VECES EL CONSUMO SEMESTRAL 3 VECES DEL CONSUMO MENSUAL CANTIDAD AL DIA MÁXIMO MENOS SALDO EN STOCK B CONSUMO SEMESTRAL CONSUMO SEMESTRAL/6 1.3 VECES EL CONSUMO SEMESTRAL 2.0 VECES DEL CONSUMO MENSUAL CANTIDAD AL DIA MÁXIMO MENOS SALDO EN STOCK C CONSUMO SEMESTRAL CONSUMO SEMESTRAL/6 1.0 VECES EL CONSUMO SEMESTRAL 2.0 VECES DEL CONSUMO MENSUAL CANTIDAD AL DIA MÁXIMO MENOS SALDO EN STOCK CLASIFICACIÓN A: Esferográficos B: Goma líquida Ejemplo: CONSUMO SEMESTRAL CONSUMO MENSUAL PROMEDIO (CONSUMO SEMESTRAL/6) EXISTENCIA MÁXIMA EXISTENCIA MÍNIMA (PUNTO DE PEDIDO O REORDEN) SALDO EN STOCK C: Grapadora CANTIDAD PARA PEDIDO Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 11 de 29

12 Nota: se toma como referencia que el tiempo aproximado de adquisición por catálogo electrónico está definido en 36 días calendario (26 laborables), y 14 días hasta el pago. Una vez establecidos los saldos por producto, la existencia con respecto a los máximos y mínimos establecidos el sistema de control de existencias presentará las siguientes alertas: La existencia sobrepasa el stock mínimo y está por debajo o en stock máximo Utilizando el calculo definido para stock máximo no debería sobrepasar dicho el stock. La existencia está en stock mínimo o por debajo de este Cuando se detecte que un producto se encuentra con el stock mínimo se iniciará el respectivo proceso de adquisición. En caso de no establecerse los valores del stock máximo y stock mínimo, el sistema pondrá por defecto POA: Plan Operativo Anual. PAC: Plan Anual de Contratación. PERCHAR: (emperchar) Colocar objetos ordenada y debidamente rotulados en una estantería. PUNTO DE PEDIDO: Es el nivel de existencias en el cual se puede realizar el pedido para reaprovisionarse y recuperar el nivel máximo de existencias. PUNTO DE REORDEN: Es el nivel de existencias en el cual se debe realizar el pedido para reaprovisionarse y recuperar el nivel máximo de existencias. REGISTROS: Ingresos y egresos tanto de bienes de larga duración, bienes de control administrativo, así como de las existencias, mediante registros administrativos y contables de acuerdo al POA, PAC y a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ente Rector de las Finanzas Públicas. REVALÚO: Se refiere a la actualización de los valores de costo de los bienes muebles e inmuebles del GAD, con el fin de expresarlos en moneda de igual poder adquisitivo, se realiza mediante un índice general de precios. SAFT: Sistema administrativo, financiero, tributario del GAD municipal del cantón Portoviejo. TRASPASO: Es el cambio de asignación de un bien mueble, inmueble o existencia que se hubiere vuelto innecesario u obsoleto para el GAD en favor de otra institución/empresa pública, dependiente del GAD. que requiera para el cumplimiento de sus fines. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación y demás disposiciones legales pertinentes respecto de la materia. TRANSFERENCIA GRATUITA: Cuando no fuere posible o conveniente la venta de los bienes muebles, la máxima autoridad señalará la entidad u organismo, institución de educación, de asistencia social o de beneficencia, a la que transferirá gratuitamente dichos bienes. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 12 de 29

13 En el caso de bienes inservibles para el GAD, estos serán dados en donación a entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro; siempre y cuando se evidencie que tales bienes no son de interés del GAD. TRÁMITE: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para solucionar un asunto que requiere un proceso. TANGIBLE: Son todos aquellos bienes y existencias físicamente apreciables, es decir, que se pueden tocar y ocupan un espacio. VIDA ÚTIL: Período durante el cual se utiliza el bien depreciable. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Unidad requirente, Guardalmacén, Asistente administrativo, Asistente de control previo, Coordinador de Bienes Municipales, Coordinador de Contabilidad. b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director Financiero. c) Distribución y Difusión: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los servidores autorizados (responsables de la ejecución y control). 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. No. Actividad Documento Responsable Tiempo Recibe lo siguiente: Expediente Guardalmacén 0.50 El trámite de contratación, por el sistema. físico de El expediente físico de la contratación. contratación 1 Del Ordenador de Gasto cuando el bien adquirido fue a través ÍNFIMA CUANTÍA O CATALOGO ELECTRÓNICO. Del Área Requirente cuando el bien adquirido fue a través de OTROS PROCESOS DE CONTRATACIÓN. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 13 de 29

14 2 3 4 Verifica que las características y cantidades de los bienes o existencias entregadas por el proveedor estén conforme al proceso contractual. La entrega está dentro del tiempo y los bienes están a conformidad? SI: Recibe el bien o existencia, la factura original verificando que este correcta (que contenga el detalle de la compra y los datos de ley) y firma el Acta de entrega recepción con el proveedor. NO: Informa al proveedor las inconformidades para que las subsane, de ser el caso. Llega a un acuerdo con el Proveedor? NO: NO recibe los bienes e informa a la máxima autoridad o su delegado y al Administrador del Contrato, para que gestione ante la Dirección de Contratación Pública según el caso lo siguiente: 1) Cancelar la orden de compra, 2) Declarar contratista incumplido en base a la normativa del LOSNCP y su reglamento general, o 3) Iniciar otro proceso de contratación. FIN. SI: Paso 3 a) Una vez que ha recibido los bienes o existencias, asigna en el sistema: BIENES: * Un asistente administrativo y le entrega el expediente del trámite para que proceda con el ingreso en el sistema. Un inventariador para que codifique el bien y lo almacene en la bodega hasta entregar al custodio final. EXISTENCIAS: Un Asistente Administrativo para que ingrese las existencias y perche físicamente en las estanterías. b) Envía el expediente al Asistente Administrativo. a) Recibe el expediente del trámite de contratación. Es ingreso de bienes o existencias? BIENES: Ingresa en el sistema el número de trámite, las características del o los bienes recibidos, asigna Acta de entrega recepción. Control de trámites Expediente físico de contratación Guardalmacén 2 Guardalmacén 0.50 Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 14 de 29

15 como custodio temporal al Guardalmacén hasta realizar el traspaso al custodio definitivo y genera e imprime, de ser el caso, el kardex de cada bien ingresado en el que consta el código municipal del bien. Genera el documento Ingreso bienes de LD o CA, firma y recaba la firma del Guardalmacén, anexa al expediente del trámite. EXISTENCIAS DE CONSUMO (bodega general o bodega de inversión): Ingresa las existencias (productos o suministros) por producto y/o enlaza la información del SAFT (registro de ítems). Genera el comprobante de ingreso, y/o el egresos varios y recaba firma de Guardalmacén y delegado de unidad requirente. b) Despacha el trámite por el sistema para que el área requirente certifique la recepción, por este medio y nuevamente le envíe el trámite. Certifica la recepción, a través del sistema, y despacha trámite. Recibe por el sistema el trámite certificado Imprime la orden de pago, y recaba firma de Guardalmacén. Remite el expediente del trámite (factura original, actas de entrega recepción, comprobante de ingreso y/o egreso y demás documentos habilitantes), al área de control previo de la Dirección Financiera para ejecutar el PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES PRO-DCP-001. Es bien o existencia? BIEN: * Imprime dos etiquetas, una para colocar en un lugar visible del bien y otra en el documento de ingreso (parte superior derecha). *Realiza la actualización de custodios de acuerdo al PROCEDIMIENTO PARA EL CAMBIO DE CUSTODIO DE BIENES MUEBLES MUNICIPALES POR TRASPASO PERMANENTE O TEMPORAL PRO-DAD-004 *Entrega los bienes al custodio final EXISTENCIA: Percha los productos o insumos en las estanterías, archivadores, espacios habilitados para su resguardo rotulando de acuerdo a lo establecido en este procedimiento PRO-DAD Control de trámites ANEXO 1 ANEXO 2 Asistente Administrativo Área requirente Asistente Administrativo Inventariador Asistente Administrativo (Bodega) TIEMPO TOTAL Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 15 de 29

16 9.2 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES RECIBIDOS POR COMODATO, DONACIÓN, TRASPASO U OTROS. No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso Recibe la documentación pertinente (escrituras, contratos de comodato, etc.) revisa y solicita a Guardalmacén: Documentación Coordinador de bienes municipales 1 1 Realizar la constatación física en los casos que se requiera. Realizar el registro respectivo en el sistema de inventarios Efectúa la constatación física in situ, de ser el caso. Documentación Guardalmacén 1 Ingresa al sistema de activos los bienes recibidos por donación, traspasos, transferencias gratuitas, por comodato u otros, 2 para el control respectivo. Imprime el comprobante o documento de ingreso y lo adjunta a la documentación del expediente. Remite expediente a la Dirección Financiera para su control y/o contabilización respectiva. TIEMPO TOTAL PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES O EXISTENCIAS. No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso Son bienes muebles o existencias? ANEXO 2 Inventariador 1 BIENES MUEBLES PRO-DAD a) Identifica el bien a entregar, para lo cual revisa la etiqueta, con el código de barras. b) Realiza en el sistema de activos el traspaso de custodio de Guardalmacén al nuevo custodio y genera el Acta de entrega recepción de bienes 1 c) Verifica con el custodio final las características del bien y le entrega, suscribe en conjunto con el Guardalmacén y el nuevo custodio el acta debidamente numerada, la cual la archivará cronológicamente. FIN EXISTENCIAS MATERIALES DE OFICINA Y ASEO a) Hasta el 15 de cada mes recepta de la unidad requirente la solicitud de insumos, a través del sistema de control de trámites municipales, -02 Guardalmacén 15 Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 16 de 29

17 2 3 4 autoriza la solicitud de insumos y despacha el trámite al Asistente Administrativo de Bodega para que despache los insumos a la unidad requirente tanto física como en el sistema. OTROS: Instruye a Asistente administrativa entregar los insumos y generar el respectivo egreso. Realiza el descargo del stock del producto o productos en el sistema, genera el documento de egresos varios y entrega los insumos al solicitante, toma su firma, la del guardalmacén y la suya como constancia de la entregarecepción. Archiva cronológicamente y remite semanalmente con memorando copias al área financiera para la contabilización respectiva. Hasta el 5 de cada mes, genera del sistema de inventarios el reporte de saldos de existencias de los bienes de larga duración, de control administrativo y de existencias (bodega de inversión y general). Adjunta las actas de constatación física tanto de bienes (muestreo o integral) o de existencias (bodega de inversión y general). Remite a la Dirección Financiera debidamente cuadrado el físico con sistema, para efecto de conciliación de saldos. Instruye a Analista contable realizar la conciliación de saldos contables de bienes de larga duración, de control administrativo y de existencias versus el reporte de saldos generados por el Guardalmacén y emitir el Acta de conciliación de saldos respectiva. En caso de diferencias en más, explica las razones, en el acta. Firma en conjunto con el Analista contable, Director Financiero, Directora Administrativa, Guardalmacén y Coordinadora de Bienes el acta y remite copia a Guardalmacén para el control respectivo, y justificación de diferencias en menos. Sube mensualmente al sistema SAFT el acta de conciliación de saldos escaneada para el archivo y control respectivo. SAFT -02 Reporte de saldos Acta de conciliación de saldos Asistente Administrativa /Responsable otras áreas 1 Guardalmacén 5 Coordinador Contable Acta Guardalmacén 0.5 TIEMPO TOTAL Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 17 de 29

18 9.4 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS DE EXISTENCIAS (BODEGA GENERAL Y BODEGA DE INVERSIÓN). No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso 1 Una vez adquirido un producto nuevo, asigna un operador para el ingreso del producto, con sus máximos y mínimos. NOTA: Cuando un producto es nuevo en el sistema, el Guardalmacén, debe calcular, de acuerdo al consumo mensual o el proyectado, el promedio de stock de máximos y mínimos que lo registrará, según la clasificación de productos A, B, Guardalmacén y C, en la solicitud del requerimiento. Ingresa al sistema los suministros adquiridos y registra el stock máximo de existencia de acuerdo a los parámetros establecidos en la ruta creación de productos del sistema SAFT, así como el rango del stock mínimo requerido que se calculará automáticamente, de acuerdo porcentaje para el cálculo según la clasificación de productos A, B, y C. Genera cada mes, en el sistema SAFT el reporte de máximos y mínimos de existencias para determinar las necesidades de compras extemporáneas. Son existencias de consumo de otras áreas? SI: Informa vía correo electrónico a la Dirección respectiva el stock de los insumos o productos con saldos mínimos para que, de requerir, realice el proceso de adquisición. Paso 6 NO: Remite vía correo electrónico a la Coordinadora de Bienes el listado de las existencias con saldos mínimos y solicita requerir autorización a la Directora Administrativa para ingresar la solicitud de requerimiento de los productos requeridos. Revisa y analiza el requerimiento y remite vía correo electrónico a la Directora Administrativa para su autorización de compra e iniciar el trámite de adquisición. Está de acuerdo? SI: Autoriza requerimiento, vía correo electrónico. NO: Devuelve para correcciones. Realiza el PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Y PAGO A PROVEEDORES (ínfima cuantía o catálogo electrónico) para adquisición de productos. PRO-DCP-001 ANEXO 3 Correo electrónico Correo electrónico Sumilla Proceso de contratación Asistente Administrativo Guardalmacén 1 Coordinadora de bienes Directora Administrativa Guardalmacén/ responsable otras áreas De acuerdo al proceso TIEMPO TOTAL 5 Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 18 de 29

19 10. DIAGRAMA DEL FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES MUEBLES Y EXISTENCIAS. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 19 de 29

20 10.2. PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES RECIBIDOS POR COMODATO, DONACIÓN, TRASPASO U OTROS. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 20 de 29

21 10.3. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES O EXISTENCIAS. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 21 de 29

22 10.4. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS DE EXISTENCIAS (BODEGA GENERAL Y BODEGA DE INVERSIÓN). Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 22 de 29

23 11. FORMATOS FORMATO 1: -01 KARDEX BIENES DE LARGA DURACIÓN Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 23 de 29

24 FORMATO 2: -02 EGRESOS VARIOS Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 24 de 29

25 FORMATO 3: -03 COMPROBANTE DE INGRESO Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 25 de 29

26 FORMATO 4: PRO-DAD ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 26 de 29

27 FORMATO 5: PRO-DAD INGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 27 de 29

28 12. ANEXOS ANEXO 1 : CONTROL DE DOCUMENTOS HABILITANTES PARA PAGOS POR ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CONTROL DE DOCUMENTOS HABILITANTES PARA PAGOS POR No. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SI 1 Orden y solicitud de pago GADMP2016BODMEMO-0019 x (305630) 2 Compromiso presupuestario 1215 x 3 Informe del administrador de contrato y/o certificación de cumplimiento por parte de la Dirección requirente 4 Factura del Proveedor con fecha actualizada (dentro del mes que se solicita el pago) debidamente llenada y firmada con su x respectiva validación de documento 5 Solicitud de requerimiento x 6 Informe de actividades del mes que solicita el pago con sus respectivos anexos ( ) 7 Certificación bancaria/ estado de cuenta/libreta de ahorro X (Copia) 8 Copia RUC/RUP/CI del proveedor X 9 Acta de Entrega Recepción (proveedor /GAD) X 10 Resolución de proceso X 11 Ingreso - egreso a bodega X 12 Orden de Compra por Catalogo Electrónico X 13 Garantía técnica X 14 Cotizaciones /cuadro comparativo/ certificado de no contar en catalogo/ certificado de no ser adjudicatario fallido APLICA NO X x X 15 Documentos contractuales y precontractuales del proceso de compra por catalogo (copia ) 16 Registro de control de carga de información de avance de contratos (SERCOP) X Proveedor CONTINENTAL TIRE ANDINA SUBTOTAL IVA TOTAL No. De Factura Número de trámite enviado en el Sistema de Control de Trámites Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 28 de 29

29 ANEXO 2 : ETIQUETA CON CÓDIGO MUNICIPAL DE ACTIVOS ANEXO 3 : ACCESO EN SISTEMA DE ACTIVOS (SAFT):MODIFICAR CREACIÓN DE PRODUCTOS. Procedimiento para el ingreso de bienes y existencias Página 29 de 29