MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACRO-PROCESO PROCESO SUBPROCESO SERVICIOS INSTITUCIONALES GESTIÓN ADMINISTRATIVA INGRESO DE BIENES Y EXISTENCIAS PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE LOS BIENES QUE NO SE ENCUENTRAN REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE ACTIVOS RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Establecer la normativa para efectuar el ingreso, registro y control físico de los bienes de larga duración y/o de control administrativo, que cumplan las condiciones para ser considerados como bienes y que se encuentran asignados a su respectivo custodio; los cuales han sido identificados en la constatación física pero no se encuentran registrados en el sistema de activos. 3. ALCANCE Desde su localización, identificación y recopilación de documentos que justifiquen su propiedad, hasta el ingreso y registro en el sistema de inventario de bienes. 4. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador Art Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos. Normas de control interno Identificación y protección. Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público Constatación física de existencias y bienes de larga duración. registrados en el sistema de activos Página 3 de 17

4 La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental Revalorización La revalorización se realizará regularmente para asegurar que el valor en libros, no tenga una diferencia significativa del valor de mercado al final del período. Con posterioridad a su reconocimiento, se contabilizará por su valor revalorizado, valor de mercado menos la depreciación acumulada Control de Inventarios Las adquisiciones y disminuciones de inventarios serán controladas a través del sistema de inventarios Permanente o Perpetuo, utilizando como método de control el Precio Promedio Ponderado. El Almacén o Bodega hará llegar periódicamente a la Unidad Contable la información y documentación relativa a los movimientos de ingresos y egresos debidamente valorados, para la actualización y conciliación contable respectiva. Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y existencias del Sector Público. Artículo 7.- Registros.- Los ingresos y egresos tanto de bienes de larga duración, bienes de control administrativo, así como las existencias, dispondrán de registros administrativos y contables, conforme al Plan Operativo Anual de la Entidad, al Plan Anual de Contratación y a las disposiciones sobre la materia expedidas por el ente Rector de las Finanzas Públicas. Artículo 8.- Identificación.- Todos los bienes de larga duración y de control administrativo llevarán impreso un código colocado en una parte visible del bien, permitiendo su fácil identificación y control Artículo 10.- Constatación Física y Obligatoriedad de inventarios.- ( ) La constatación física permitirá actualizar los inventarios, la información contable en libros, confirmar la ubicación, estado y existencia de los bienes, así como determinar al Usuario Final en uso de aquellos. Artículo 15.- Del control, de la obligatoriedad de inventarios, y la constatación física.- ( ) La constatación física deberá efectuarse por lo menos una vez al año, en el último trimestre, a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables o, cuantificar las diferencias existentes. En caso de encontrarse novedades, se validará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o en el historial de las existencias y se presentará un informe a la máxima autoridad de la entidad u organismo o su delegado, en la primera quincena de cada año. Artículo 17.- Reclasificación.- En los casos en los cuales los bienes hubieren sido registrados en una categoría errónea sin que cumplan con las condiciones descritas en el presente reglamento, se procederá a registrarlos en el grupo de bienes a los cuales correspondan, debiéndose realizar los ajustes contables y de inventario necesarios, con respaldos en la documentación pertinente y competente. Artículo 18.- Proceso de adquisición.- ( ) Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos comprendidos en el artículo 1 del presente reglamento, podrán emitir su correspondiente normativa interna y/o disposiciones administrativas, de conformidad a sus requerimientos, considerando las disposiciones legales que fueren aplicables y los parámetros ambientales para la reducción del impacto ambiental. registrados en el sistema de activos Página 4 de 17

5 5. REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo. c) Por efecto de actualizaciones o modificaciones que se realicen a la estructura organizacional del GAD, las denominaciones de cargos citadas en este documento, se entenderá también o por quien haga sus veces. d) Todo cuanto no estuviere previsto en este procedimiento, se sujetará a lo dispuesto en la Codificación y Reforma al Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público (Acuerdo 041-CG-2016-R.O.888) y demás normas legales y reglamentarias vigentes que sean aplicables para el efecto. 6. POLÍTICAS a) Los bienes de larga duración y bienes de control administrativo pueden ser adquiridos por: compra, comodato, transferencia gratuita o cualquier otra forma válida de adquisición, debiendo ser codificados y registrados en el inventario de activos inmediatamente después que suceda el evento de adquisición. b) Los bienes serán clasificados por sus características y condiciones particulares como bienes de larga duración o bienes de control administrativo. c) Para el ingreso de los bienes que no se encuentran registrados en el sistema de activos se considerará el resultado de la constatación física integral o parcial de bienes. d) En caso de requerirse la valoración de los bienes, se deberá considerar: el costo de adquisición del bien según factura, el valor comercial actual, el estado actual del bien, el valor de bienes similares en el mercado, y en general, todos los elementos de análisis en cada caso, de manera que se asigne un valor razonable al bien. e) El Guardalmacén o su delegado procederá con el ingreso del bien en el inventario de activos del GAD y la codificación, una vez que se cuente con la autorización respectiva, y la documentación legal que avale la propiedad o procedencia del bien. f) La Dirección Financiera dispondrá el registro contable de los bienes ingresados al sistema de activos. 7. DEFINICIONES BIENES DE LARGA DURACIÓN: (LD) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones: a) Son de propiedad del GAD; b) Están destinados a actividades administrativas y/o productivas; registrados en el sistema de activos Página 5 de 17

6 c) Generan beneficios económicos futuros; d) Su vida útil estimada es mayor a un año; y, e) Tienen el costo definido por el órgano Rector de las Finanzas Públicas para este tipo de bienes (actualmente mayor a $100,00). BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO: (CA) Son bienes tangibles que cumplen las siguientes condiciones: a) Son de propiedad del GAD; b) Su vida útil es superior a un año; c) Son utilizados en las actividades del GAD; d) El costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo de estos bienes es inferior al que para tal efecto establezca el órgano rector de las Finanzas Públicas para los bienes de larga duración (actualmente hasta $100,00 o más). Los bienes de control administrativo no están sujetos a depreciación ni revalorización CONSTATACIÓN FÍSICA: Actividad mediante la cual se realiza el control de los inventarios físicos, confrontándolos con el inventario teórico. Es la toma física de la cantidad de bienes que se reconocen mediante la asignación de un código registrado en el sistema de inventarios, aplicando la normativa vigente. CODIFICACIÓN MUNICIPAL: Símbolo en forma numérica que identifica el bien, registrado en un código de barras y una etiqueta, de acuerdo a la siguiente estructura: Tipo Subtipo Clase Código de activo Ordinal DISPENSADOR DE AGUA COSTO DE ADQUISICIÓN: Comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma. DEPENDENCIAS MUNICIPALES: Todas las áreas del Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Portoviejo TANGIBLE: Son todos aquellos bienes y existencias físicamente apreciables, es decir, que se pueden tocar y ocupan un espacio. VALOR RAZONABLE: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción libre y en condiciones de independencia mutua. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Guardalmacén, Coordinador de Bienes Municipales, Inventariador, Coordinador contable. b) Responsables del Control: Directora Administrativa, Director Financiero. c) Distribución y Difusión: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la registrados en el sistema de activos Página 6 de 17

7 aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los servidores autorizados (responsables de la ejecución y control). 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 INGRESO DE LOS BIENES MUEBLES QUE NO SE ENCUENTRAN REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE ACTIVOS. No Actividad Documentos de Referencia Una vez identificados los bienes no registrados en - el sistema de activos, mediante : 001 Constatación física integral: a través de la PRO-DAD Matriz de control de inventario de bienes y PRO-DAD custodios. Constatación física parcial: a través de la Ficha de registro de novedades en constatación física de bienes Busca en el archivo documental del área administrativa, por cada bien mueble no registrado en el sistema de activos, en un lapso no mayor a 48 horas desde la detección, la documentación que respalde el origen de la compra o procedencia de los mismos. Encuentra documentos de respaldo del bien? NO: Son bienes adquiridos en proyectos de obras civiles municipales o en declaratoria de emergencia mediante recursos propios del GAD o a través de transferencia gratuita o donación? Responsable Guardalmacén Tiempo en Días 1 RECURSOS PROPIOS: Solicita al Coordinador Contable una copia certificada de los documentos que originaron la adquisición o procedencia de los bienes y la valoración de los mismos, y que reposan en el archivo contable. TRANSFERENCIA GRATUITA O DONACIÓN: Indaga y recopila la documentación que sustente el origen de los bienes (contratos, 2 registrados en el sistema de activos Página 7 de 17

8 facturas, actas de entrega recepción, entre otros). SI: continúa procedimiento. El bien tiene documentos de su valoración? NO: a) Cotiza al precio del mercado cuando el valor del bien no sobrepasa al valor de una ínfima cuantía, b) Solicita al Coordinador de Bienes Municipales que se realice la valoración del bien mediante comisión técnica especializada cuando sobrepasa el valor de una ínfima cuantía y entregue el Informe de características técnicas y valoración del bien. c) Envía al Coordinador de Bienes Municipales la documentación soporte para el ingreso de bienes SI: Envía al Coordinador de bienes para la revisión de la documentación soporte, para el ingreso de bienes Revisa el Informe de características técnicas y valoración del bien o cotizaciones, y la documentación soporte localizada Esta correcta? SI: Solicita al Director Administrativo la autorización para realizar el ingreso y registro de los bienes al sistema de activos. NO: Devuelve trámite al Guardalmacén con la observaciones. Paso 1 Revisa la documentación pertinente. Está correcta? SI: Autoriza el ingreso de los bienes al sistema, en el Informe de características técnicas y valoración del bien, de considerar solicitará autorización a la máxima autoridad o su delegado, y entrega la documentación al Coordinador de Bienes. NO: Solicita a Coordinador de bienes completar la información y/o documentación soporte necesaria, o realizar las correcciones del caso. Entrega la documentación soporte al Guardalmacén para que realice el registro en sistema de activos. Ingresa los bienes al sistema de activos. Imprime comprobante de ingreso y adjunta a documentación soporte Coordinador de Bienes Director Administrativ0 Coordinador de Bienes Guardalmacén o delegado registrados en el sistema de activos Página 8 de 17

9 Solicita mediante correo electrónico al Inventariador la codificación del bien Imprime dos etiquetas, una para colocar en un lugar visible del bien y otra en el documento de ingreso (parte superior derecha). Registra en el sistema el custodio del bien e imprime el Acta de Entrega Recepción de Bienes en dos ejemplares, entrega una copia del acta al custodio de bienes y otra la archiva en el área administrativa. Remite comprobante de ingreso y la documentación soporte del bien al Coordinador Contable para que realice la contabilización de los bienes y/o ajustes contables. Realiza la contabilización contable o ajustes pertinentes, con sustento en la documentación de respaldo del registro. Correo electrónico Guardalmacén 0.5 Anexo 1 PRO-DAD Inventariador 0.5 Guardalmacén 1 Coordinador Contable TOTAL TIEMPO PROCEDIMIENTO PARA INGRESAR AL INVENTARIO LOS BIENES INMUEBLES QUE NO SE ENCUENTRAN REGISTRADOS EN EL SISTEMA DE ACTIVOS. 1 No Actividad Documentos de Referencia Busca en el archivo documental del área administrativa, la documentación del o los bienes inmuebles no registrados en el sistema de activos, que respalde el origen de la compra o procedencia de los mismos, en un plazo no mayor a 48 horas a partir de la detección o solicitud. 1 Requiere Informe del predio? SI: Mediante correo electrónico solicita al Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo remita un Informe Valoración del Bien Inmueble. Paso 2 NO: Paso 3 Ejecuta Procedimiento de Valoración. Remite Informe de Valoración del Bien Inmueble al 2 Guardalmacén. 3 Una vez que cuenta la documentación soporte y/o con el Informe de Valoración, solicita al Coordinador de Bienes gestione ante la Dirección Responsable Guardalmacén Tiempo en Días 2 Director de 8 Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo Guardalmacén 1 registrados en el sistema de activos Página 9 de 17

10 Administrativa la autorización respectiva para realizar el ingreso y registro de los bienes al sistema de activos. Remite informe y documentación soporte a Coordinador 1 4 Directora Administrativa, para gestionar la de Bienes autorización del ingreso de bienes al sistema de inventarios. Revisa la documentación pertinente. Está correcta? -01 Directora Administrativa 3 SI: Autoriza el ingreso de los bienes al sistema, /Máxima en el Informe de características técnicas y valoración del bien, de considerar solicitará Autoridad o su Delegado 5 autorización a la máxima autoridad o su delegado, y entrega la documentación al Coordinador de Bienes. NO: Solicita a Coordinador de bienes completar la información y/o documentación soporte necesaria, o las correcciones del caso. Entrega la documentación soporte al Coordinador 1 6 Guardalmacén para que se realice el registro en sistema de activos. de bienes Ingresa los bienes al sistema de activos. -02 Guardalmacén 1 Imprime comprobante de ingreso y adjunta a documentación soporte. 7 Remite comprobante de ingreso y la documentación soporte del bien al Coordinador Contable para que se realice la contabilización de los bienes y/o ajustes contables. Paso 4. Realiza la contabilización contable o ajustes Coordinador 1 8 pertinentes, con sustento en la documentación de respaldo del registro. Contable TOTAL TIEMPO 13 registrados en el sistema de activos Página 10 de 17

11 10. DIAGRAMA DEL FLUJO registrados en el sistema de activos Página 11 de 17

12 registrados en el sistema de activos Página 12 de 17

13 11. FORMATOS FORMATO 1: -01 INFORME DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y VALORACIÓN DEL BIEN. INFORME DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y VALORACIÓN DEL BIEN 1. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL BIEN Denominación: Tipo: Subtipo: Clase: Código: Cotizaciones Comisión Técnica 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL BIEN: (ficha catastral en caso de bienes inmuebles) 3. ESTUDIO DE VALORACIÓN: 4. VALORACIÓN: 5. CONCLUSIÓN/RECOMENDACIONES: 6. DOCUMENTACIÓN ADJUNTA: (f) Nombres/Dirección (f) Nombres/Dirección (f) Nombres/Dirección MIEMBROS DE COMISIÓN TÉCNICA (si aplica) Elaborado Revisado Autorizado -01 registrados en el sistema de activos Página 13 de 17

14 FORMATO 2: -02 INGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN registrados en el sistema de activos Página 14 de 17

15 FORMATO 3: PRO-DAD ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES registrados en el sistema de activos Página 15 de 17

16 FORMATO 4: PRO-DAD FICHA DE REGISTRO DE NOVEDADES EN CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES. FECHA: DEPENDENCIA: dd mm aaaa CUSTODIO RESPONSABLE: (nombres y apellidos) INVENTARIADOR: FICHA DE REGISTRO DE NOVEDADES EN CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES (nombres y apellidos) En la fecha de constatación física de inventarios se han encontrado los siguientes bienes sobrantes, faltantes, obsoletos o inservibles según acta de entrega recepción No. DESCRIPCIÓN DEL BIEN ITEM CANTIDAD CODIGO DEL ACTIVO DENOMINACIÓN MARCA MODELO SERIE COLOR DIMENSIONES ESTADO OBSERVACIÓN LEYENDA ESTADO: S (SOBRANTE) F (FALTANTE) O (OBSOLETO) I (INSERVIBLES) Dichos bienes serán verificados en la base de datos de activos fijos del GAD para luego proceder a la emisión del acta definitiva de entrega recepción de bienes muebles. El custodio responsable declara haber mostrado todos los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad (f) Inventariador (f) custodio responsable del bien FORMATO 5: PRO-DAD MATRÍZ DE CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES Y CUSTODIOS registrados en el sistema de activos Página 16 de 17

17 12. ANEXOS ANEXO 1 : ETIQUETA CON CÓDIGO MUNICIPAL DE ACTIVOS registrados en el sistema de activos Página 17 de 17