TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA ACTAS ACTAS D COMITÉ D GRNCIA 100,02,05 Acta de Comité 2 8 ACTAS ANALISIS STRATGICO 100,02,01 Acta de Comité 2 19 CT 100,03 ACTOS ADMINISTRATIVOS 100,03,02 CIRCULARS XTRNAS 1 10 CT 100,03,03 CIRCULARS INTRNAS 1 10 CT 100,09 CONTRATOS CONTRATO D ARRNDAMINTOS. studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta 100,09,01 Cierre del proceso 1 20 Adjudicación Documentos de Representación legal RUT Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la de la ntidad. Cumplidos (2) años en el archivo de se transfiere al para conservación de (19) años, Una vez transferido se Digitaliza Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. Cumplidos los veinte (20) años de tiempo de retención en el archivo central se elimina la documentación 1 de 37

2 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría CONTRATO D CONSULTORIAS studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta Cierre del proceso 100,09, Adjudicación Documentos de Representación legal RUT Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría CONTRATO D LICITACIONS studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta 100,09,03 valuación de propuesta 1 20 CT Cierre del proceso Adjudicación Documentos de Representación legal Constancia de pago de Seguridad Social Minuta S Se conservan por veinte (20) años en el y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y su aporte en la función archivística de la organización, el resto de la documentación se elimina. Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. 2 de 37

3 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA Pólizas Acta de Inicio CONTRATO D OBRAS studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta 100,09,04 Cierre del proceso 1 20 Adjudicación Documentos de Representación legal Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría CONTRATO D PRSTACION D SRVICIOS PROFSIONALS Y D APOYO studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta 100,09, Cierre del proceso Adjudicación Documentos de Representación legal Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas S S Se conservan por veinte (20) años en el y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la organización y el resto de la documentación se elimina Se conservan por veinte (20) años en el y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la organización y el resto de la documentación se elimina 3 de 37

4 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría CONTRATO D SUMINISTROS studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta Cierre del proceso 100,09, S Adjudicación Documentos de Representación legal RUT Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría 100,11 CONVNIOS CONVNIOS INTRADMINISTRATIVO studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta Cierre del proceso 100,11, S Adjudicación Documentos de Representación legal RUT Se conservan por veinte (20) años en el y posteriormente se selecciona y microfilma por cada año un contrato teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la entidad y el resto de la documentación se elimina Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y posteriormente se selecciona y microfilma un 10% teniendo como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los procesos misionales de la entidad y su aporte a la función archivística del país. el resto de la documentación se elimina. 4 de 37

5 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA 100,11,02 Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría CONVNIOS OPRACIONALS studio y documentos previos Disponibilidad presupuestal Apertura del proceso Aviso publicitario Invitación a participar Propuesta valuación de propuesta Cierre del proceso Adjudicación Documentos de Representación legal RUT Constancia de pago de Seguridad Social Minuta Pólizas Acta de Inicio Informe de Actividades Informes de interventoría 100,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta 100,13, S Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y posteriormente se selecciona y microfilma un 10% teniendo como criterio aquellos contratos que hayan contribuido a los procesos misionales de la entidad y su aporte a la función archivística del país. el resto de la documentación se elimina. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 5 de 37

6 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA 100,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 100,17, Indicadores de. INFORM A LA JUNTA DIRCTIVA 100,17, CT Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 100,17, Indicadores de. INFORMS D GSTION 100,17, CT sta serie documental es de carácter reservado. Cumplido los treinta (30) años en el, se digitalizara y se transferirá a Histórico hace Indicadores de. parte de la memoria Institucional.. 100,24 PLANS Y PROGRAMAS PLAN D GSTION Y RSULTADOS Diagnostico 100,24,05 Planes 1 19 CT Registros studios Técnicos 100,27 PROYCTOS PROYCTOS D INVRSION Cronograma studios Técnicos 100,27, CT Presentación Aprobación Plan del Proyecto sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, ya que el original se debe conservar en las actas de Junta Directiva. Cumplido un (1) año en el de y diecinueve (19) años en el, se digitaliza en su totalidad y se transfiere al archivo Histórico, teniendo en cuenta que hacer parte de la de la ntidad. Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión de la ntidad. 6 de 37

7 : FT- SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: GRNCIA NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI PAOLA MONTRO PINILLA 9/11/2017 ( Firmado en Original) NOMBR FCHA FIRMA ARA PRODUCTORA MARTIN HRNANDZ PATIÑO 9/11/2017 (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 7 de 37

8 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: SCRTARIA GNRAL 200,01 ACCIONS D TUTLAS ACCIONS D TUTLA Notificación auto admisorio Acto admisorio tutela Traslado de la Tutela Fallo de la tutela, primera instancia Cumplimiento fallo Incumplimiento de fallo de tutela Fallo de la tutela, segunda instancias Requerimiento previo a iniciar incidente de desacato 200,01,01 comunicación Oficial respuesta incidente requerimiento previo a iniciar 1 5 g incidente de desacato Comunicado Oficial decisión frente a incidente de desacato Selección de tutela para eventual revisión por parte de la corte constitucional Cumplimiento fallo de revisión corte constitucional Notificación de demanda Contestación demanda Sentencia Judicial Recurso apelación contra la sentencia judicial Fallo segunda instancia. 200,02 ACTAS ACTAS D COMITÉ D ASAMBLA D ACCIONISTAS 200,02,09 Acta de Comité 1 19 CT Pasados los cinco (5) años en el de se elimina. l expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley 1437 de 2011 Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. 8 de 37

9 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: SCRTARIA GNRAL ACTAS D COMITÉ JUNTA DIRCTIVA 200,02,14 Acta de Comité 1 19 CT 200,03 ACTOS ADMINISTRATIVOS ACURDOS JUNTA DIRCTIVA Acuerdo 200,03, CT Publicación Memoria Justificativa 200,07 CONCPTOS CONCPTOS JURIDICOS Solicitud 200,07,01 Concepto Técnico ,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta 200,13, S Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. Subseries de valor secundario por contener información que evidencia el desarrollo de la entidad en el tiempo. Una vez transferidas al se Digitaliza. sta serie documental, se conserva dos (2) años en el de, y (8) en el, luego se hace una selección del 10% de los conceptos concernientes al área, los cuales se microfilman y se conserva Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 200,13 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 200,17, Indicadores de. sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. 9 de 37

10 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: SCRTARIA GNRAL 200,17,04 200,17,12 INFORM D ACTIVIDADS Indicadores de. INFORMS D RVISORIA FISCAL Indicadores de. 200,26 PROCSOS JUDICIALS PROCSOS JUDICIALS Poder Demanda Demanda de repetición Contestación demanda 200,26,01 stado 5 0 Recurso Memorial jecutoria de sentencia Requerimientos judiciales sentencias CT sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo sta serie documental se conserva un (1) año en el y (19) años en el archivo, luego de esto se genera Digitalización y conservación Total; teniendo en cuenta que no tiene alto volumen. Pasados los cinco (5) años de emitida la sentencia se eliminan. l expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR MAURICIO HNAO GALVIS 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 10 de 37

11 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 300 CONTROL INTRNO 300,02 ACTAS ACTAS COMITÉ D CONTROL INTRNO 300,02,03 Acta de Comité 2 19 CT 300,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta 300,13, sta serie documental se conserva un (1) año en el y (19) años en el archivo, luego de esto se genera Digitalización y conservación Total; teniendo en cuenta que forma parte de la mejora continua de la organización. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 300,14 XPDINTS D VHICULOS 300,14,01 XPDINTS D VHICULOS Documento de adquisición Certificado de Matricula Tarjeta de Propiedad Póliza del Seguro Copia de recibo de pago de impuestos Acta de entrega Inventario Documentos Judiciales Reporte de Mantenimiento ,17 300,17,01 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM D AUDITORIAS Y SGUIMINTO Indicadores de. 2 8 Se conservara dos (2) años en el de y diez (10) años en el, Una vez dado de baja el vehículo por venta o deterioro físico, se eliminaran los documentos. sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. 11 de 37

12 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 300 CONTROL INTRNO INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 300,17, Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 300,17, Indicadores de. 300,25 POLITICAS INSTITUCIONALS POLITICA D SGURIDAD D LA INFORMACION Informes 300,25, CT Guía de seguridad de la Información sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo Manual 3.1 strategia de Gobierno en línea Norma IC/ISO Manual 3.1 strategia de Gobierno en línea Norma IC/ISO NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR YZID PÑA QUVDO 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 12 de 37

13 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 400 OPRACIONS 400,02 ACTAS ACTAS ANALISIS STRATGICO 400,02,01 Acta de Comité 2 8 CT ACTAS D COMITÉ SGURIDAD VIAL 400,02,07 Acta de Comité 2 3 Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posterior mente se microfilma para su conservación permanente como evidencia de la gestión de la entidad. Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de tres (3) años, posteriormente se eliminaran totalmente por culminar su valor legal y administrativo 400,02,10 400,02,12 400,02,16 ACTAS D COMITÉ D INVSTIGACIONS OPRACIONALS Acta de Comité ACTAS D COMITÉ DSPACHOS Acta de Comité ACTAS D RUNIONS CON COLABORADORS Acta de Comité ,04 BITACORAS 400,04,01 BITACORAS OPRACIONS 2 0 Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de tres (3) años, posteriormente se eliminaran totalmente por culminar su valor legal y administrativo Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de tres (3) años, posteriormente se eliminaran totalmente por culminar su valor legal y administrativo Cumplido un (1) año en el de, se eliminan totalmente, teniendo en cuenta que esta subserie no tiene Valor secundario para la organización. Cumplido dos (2) años en el de, se eliminara en su totalidad por culminar su valor administrativo 13 de 37

14 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 400 OPRACIONS 400,07 CONCPTOS CONCPTOS TCNICOS Solicitud 400,07,02 Concepto Técnico 2 8 S 400,10 CONTROLS 400,10,01 400,10,02 400,10,03 CONTROL DIARIO D LAVADO 1 CONTROL PLANILLA D KM SMANAL 1 CONTROL SRVICIO GRUA ,10,05 INSPCCION DIARIA D MOVILS ,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud 400,13,01 Respuesta ,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 400,17, Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 400,17, Indicadores de. sta serie documental, se conserva dos (2) años en el de, y (8) en el, luego se hace una seleccióndel10%delosconceptosconcernientesalárea, los cuales se microfilman y se conservan. Cumplido un (1) año en el de, se eliminara la subserie en su totalidad por culminar su valor administrativo Cumplido un (1) año en el de, se eliminara la subserie en su totalidad por culminar su valor administrativo Cumpliendo un (1) año en el de y cinco (5) años en el, se limina en su totalidad la subserie, pues pierde su valor administrativo Cumplido un (1) año en el de y Cuatro (4) años en el, se elimina en su totalidad la subserie, pues pierde su valor administrativo Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo 14 de 37

15 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 400 OPRACIONS INFORM D GALONAJ Y KILOMTROS 400,17, Indicadores de. Cumplido un (1) año en el de y diez (10) en el, se elimina toda la subserie documental por culminar su valor administrativo y legal. 400,17,08 INFORMS D ALCOHOLMIA 1 9 INFORMS D DSPACHOS 400,17, Indicadores de. 400,22 MANUALS INSTITUCIONALS 400,22,04 MANUAL D OPRACIÓN N PATIOS 1 5 CT 400,24 PLANS Y PROGRAMAS PLANS Y PROGRAMAS OPRATIVOS Diagnostico 400,24,08 Planes 1 8 Registros studios Técnicos PROGRAMA OPRACIONAL Diagnostico Planes Programación operadores 400,24,17 Cambios de turnos 1 8 Programación disponibles Solicitud turno fijo Registros studios Técnicos Cumplido un (1) año en el de y nueve (9) en el, se elimina toda la subserie documental por culminar su valor administrativo Cumplido dos (2) años en el de y ocho (8) en el, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor administrativo. Se conserva por el valor histórico que representa para la ntidad ya que en él se establece el manejo de los patios de operación en el transcurso de la concesión Cumplido un (1) año en el de y Ocho (8) en, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor legal y administrativo Cumplido un (1) año en el de y Ocho (8) en, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor legal y administrativo 15 de 37

16 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 400 OPRACIONS NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR NRIQU FAJARDO GOMZ 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 16 de 37

17 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 500 MANTNIMINTO 500,02 ACTAS ACTAS D COMITÉ D MANTNIMINTO Y OPRACIONS 500,02,11 Acta de Comité 2 8 CT ACTAS D RUNIONS CON COLABORADORS 500,02,16 Acta de Comité ,04 BITACORAS BITACORA ADMINISTRACION D LLANTAS Consecutivo de llantas 500,04,02 Inspección diaria de llantas 1 2 Llantas de Baja 500,07 CONCPTOS Programación rotación Llantas CONCPTOS TCNICOS Solicitud 500,07,02 Concepto Técnico 2 8 S 500,13 DRCHO D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta 500,13, Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posterior mente se microfilma para su conservación permanente como evidencia de la gestión de la entidad. Cumplido un (1) año en el de, se eliminan totalmente, teniendo en cuenta que esta subserie no tiene Valor secundario para la organización. Cumplido un (1) año en el de y dos (2) años en el, la subserie se elimina totalmente, por culminar su valor administrativo sta serie documental, se conserva dos (2) años en el de, y (8) en el, luego se hace una seleccióndel10%delosconceptosconcernientesalárea, los cuales se microfilman y se conservan. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 17 de 37

18 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 500 MANTNIMINTO 500,15 HISTORIAS HOIA D VIDA D VHICULOS Ordenes de trabajo preventiva 500,15, Orden de trabajo correctiva Reporte de novedades de operación 500,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 500,17, Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 500,17, Indicadores de. 500,19 INVNTARIOS 500,19,02 INVNTARIOS D VHICULOS ,22 MANUALS INSTITUCIONALS 500,22,06 MANUAL PARA INSTRUCCIÓN D MCANICOS 1 5 CT 500,24 PLANS Y PROGRAMAS PROGRAMA D CONFIABILIADA Diagnostico 500,24,11 Planes 1 8 Registros studios Técnicos Cumplido un (1) año en el de y nueve (9) años en el, la subserie se eliminara totalmente por culminar su valor administrativo sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo Cumplido diez (10) años en el de, toda la subserie documental se elimina, por cumplir sus valor legal y administrativo Se conserva por el valor histórico que representa para la ntidad ya que en él se establece el manejo de los patios de operación en el transcurso de la concesión Cumplido un (1) año en el de y Ocho (8) en, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor legal y administrativo 18 de 37

19 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 500 MANTNIMINTO PROGRAMA D MANTNIMINTO Diagnostico 500,24,14 Planes 1 8 Registros studios Técnicos 500,26 PROGRAMACION PROGRAMACION D MANTNIMINTO Programación de Colaboradores Cambios de Turno 500,26, Solicitud turnos Fijos Programación de Disponibles Novedades en la Programación Cumplido un (1) año en el de y Ocho (8) en, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor legal y administrativo Cumplido un (1) año en el de y Ocho (8) en, la subserie en su totalidad se elimina, por culminar su valor legal y administrativo NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR ARNALDO RODRIGUZ AVNDAÑO 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 19 de 37

20 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 600 RCURSOS HUMANOS 600,02 ACTAS ACTAS COMITÉ D CONVIVNCIA 600,02,04 Acta de Comité 2 8 CT ACTAS D RUNIONS CON COLABORADORS 600,02,16 Acta de Comité 1 0 ACTAS COMITÉ PROCSOS DISCIPLINARIOS 600,02,17 Acta de Comité 1 19 S 600,05 CRTIFICADOS Y CONSTANCIAS 600,05,01 CRTIFICADOS Y CONSTANCIAS ,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta 600,13, La Subserie se considera de valor histórico, ya que permite realizar investigaciones como fuente secundaria y de datos para evidenciar el desarrollo institucional. Una vez sea transferida al se debe digitalizar. Cumplido un (1) año en el de, se eliminan totalmente, teniendo en cuenta que esta subserie no tiene Valor secundario para la organización. Cumplido su período de conservación en el los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los de interés. sta serie documental se deja cinco (5) años en el de, Luego se elimina porque solo sirve para la gestión. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 20 de 37

21 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 600 RCURSOS HUMANOS 600,15 HISTORIAS HISTORIAS LABORALS Formato requisición de personal Hoja de vida Formato entrevista de selección Wartegg Formato consentimiento informado Copia cédula de ciudadanía Copia licencia de conducción Copia certificado de estudio Soporte de certificados laborales Formato verificación de referencias laborales Certificado de antecedentes penales Certificado SIMIT Certificado RUNT (operadores, máster, auxiliares de operación) Certificado historial de movilidad del operador 600,15,01 Prueba teórica de conducción 2 78 Prueba práctica de conducción Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Certificado de afiliación seguridad social (PS, AFP, ARL, CCF) Documentos para la afiliación de beneficiarios a la PS. Documentos para la afiliación de beneficiarios a la Caja de compensación Familiar Contrato laboral Otro sí al contrato laboral Dotación Carta de renuncia o carta de terminación de contrato Certificado de pagos seguridad social Paz y Salvo de retiro Se conserva en el de gestión dos (2) años después del retiro del funcionario de la ntidad y se transfiere al central para un tiempo de conservación de setenta y ocho (98) años, cumplido ese tiempo se realiza una selección de las historias laborales más relevantes como por ejemplo las de los directores de la entidad. La selección se digitaliza y se conserva totalmente. 21 de 37

22 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 600 RCURSOS HUMANOS Certificado de aptitud laboral (examen médico de egreso) Copia solicitud retiro total de cesantías Formato liquidación definitiva de prestaciones sociales 600,16 INFORMACION FINANCIRA NOVDADS D NOMINA NOMINA Soporte de Incapacidades Licencia no remunerada Planilla de recargos 600,16, Descuentos de terceros mbargos Soporte pago de prima Autorización descuentos de nomina Solicitud de permisos 600,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 600,17,02 2 Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 600,17,04 2 Indicadores de. 600,20 INVSTIGACIONS PROCSOS DISCIPLINARIOS Queja Ratificación de queja Apertura del proceso 600,20,02 Auto de descargos 1 19 Memorial de descargos Resolución contra el auto anterior 8 0 S Cumplido dos (2) años en el archivo de y Setenta y ocho (78) años en el por evidencia de la relación laboral existente se limina toda la Subserie documental sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo Cumplido su período de conservación en el los "Procesos Disciplinarios" serán sometidos a un proceso de Selección, eligiendo conservar en forma permanente los de interés. 22 de 37

23 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 600 RCURSOS HUMANOS Pronunciamiento sobre el recurso Fallo definitivo 600,22 MANUALS INSTITUCIONALS 600,22,01 MANUAL D COMUNICACIONS 1 5 CT sta serie documental se deja un año (1) en el de y cinco (5) años en, esta serie documental es de constante actualización con el fin de prestar siempre un servicio eficiente al ciudadano. 600,22,02 MANUAL D IDNTIDAD CORPORATIVA 1 5 CT Se conserva por el valor histórico que representa para la ntidad su imagen. ste manual establece las pautas de construcción, el uso de las tipografías y las aplicaciones cromáticas de la marca SA06, garantizando una unidad de criterios en la comunicación interna y externa, así como de la difusión pública unificada del símbolo de la ntidad. 600,22,05 MANUAL D DSCRIPCION D CARGOS 1 5 CT 600,24 PLANS Y PROGRAMAS PROGRAMA D CAPACITACION Y NTRNAMINTO Diagnostico 600,24,10 Planes 1 10 S Registros studios Técnicos PROGRAMA D BINSTAR LABORAL Y SOCIAL Diagnostico 60,24,09 Planes 2 8 Registros studios Técnicos Cumplido un (1) año en el de y cinco (5) años en el ; se digitalizara toda la subserie, y se conservara totalmente ya que hace parte de la memoria institucional. sta serie documental se deja un (1) año en el de y diez (10) años en el, luego se realiza una selección la cual se digitaliza para su conservación. Se conservan dos (2) años en el de gestión y se transfiere al para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se elimina porque la información queda registrada en el informe de gestión. 23 de 37

24 : FT-SGI - 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 600 RCURSOS HUMANOS NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR ARA PRODUCTORA CSAR ALBRTO ROSRO 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 24 de 37

25 : FT-SGI-32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 700 DIRCCION FINANCIRA 700,02 ACTAS ACTAS COMITÉ D COMPRAS 700,02,02 Acta de Comité 2 8 ACTAS D BAJA D QUIPOS 700,02,06 Acta de Comité 2 8 S ACTAS D NTRGA D QUIPOS Y HRRAMINTAS 700,02,15 Acta de Comité ,06 COMPROBANTS COMPROBANTS D GRSOS Orden de pago Planilla de relación 700,06,01 1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Reserva Presupuestal Transacción COMPROBANTS D INGRSOS Consignaciones 700,06,02 Comprobantes de Ingresos 1 Factura de Venta Planilla de relación CT CT S Cumplido dos (2) años en el de y ocho (8) en el, la subserie documental se digitaliza y se selecciona un 10% de las compras mas relevantes para la organización. Cumplido dos (2) años en el de y ocho (8) en el, la subserie documental se digitaliza y se eliminara en su totalidad Cumplido un (1) en el de y cinco (5) años en el se elimina la subserie documental por culminar su valor administrativo y legal. sta serie documental se deja un (1) año en el de y se transfiere al, donde permanecerá por veinte (20) años, luego digitaliza y se elimina el soporte papel. sta serie documental se deja un (1) año en el de y se transfiere al, donde permanecerá por veinte (20) años, luego digitaliza y se elimina el soporte papel. 25 de 37

26 : FT-SGI-32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 700 DIRCCION FINANCIRA 700,08 CONCILIACIONS BANCARIAS CONCILIACIONS BANCARIAS xtracto 700,08, Formato de Conciliación Movimiento del Banco 700,12 DCLARACIONS TRIBUTARIAS DCLARACIONS TRIBUTARIAS DCLARACION AL IMPUSTO CR Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra en los libros contables. 700,12,01 DCLARACION D IMPUSTO D INDUSTRIA Y COMRCIO DCLARACION D INPUSTO A LA RIQUZA DCLARACION D RNTA DCLARACION D RTNCION D INDUSTRIA Y COMRCIO. DCLARACION D RTNCION N LA FUNT DCLARACION TRIBUTARIAS ,13 700,13,01 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud Respuesta ,14 700,14,02 XPDINTS XPDINT D PROVDOR Inscripción de Proveedores Cámara de Comercio RUT Visita a Proveedor Verificación y selección de Proveedores valuación de Proveedores 2 2 Cumplidos diez (10) años en el se procede a digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel. statuto Tributario. Capítulo II Declaraciones Tributarias Art.574 a 590. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) Cumplidos dos (2) años en el de y dos (2) Años en el, la subserie se elimina en su totalidad por culminar su valor administrativo 26 de 37

27 : FT-SGI-32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 700 DIRCCION FINANCIRA 700,16 INFORMACION FINANCIRA CONTRIBUCIONS INHRNTS A NOMINA PS AFP ARL 700,16, CAJA D COMPNSACION ICBF SNA FNA LIBROS D OPRACIÓN FINANCIRA Libros presupuestales Libros de caja y bancos Ingresos por ventas de servicios 700,16,02 Caja 1 10 Libro Mayor y Balance Libro Diario Libro de Inventario Libro Auxiliar Contabilidad 700,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 700,17, Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 700,17, Indicadores de. INFORM FINANCIRO 700,17, Indicadores de. sta serie documental se deja cinco años en gestión después de retiro del funcionario y noventa y cinco (95) años en el, por reclamaciones para pensión. Después se elimina puesto que pierde valores administrativos y legales y no tiene valores históricos. Cumplidos diez (10) años en el se procede a digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel. Ley 962 de 2005 Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo Cumplido dos (2) años en el de y ocho (8) años en el, la subserie se eliminara en su totalidad por culminar sus valores administrativos 27 de 37

28 : FT-SGI-32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 700 DIRCCION FINANCIRA INFORMS D ALMACN 700,17, Informe final Producto no conforme 700,19 INVNTARIOS 700,19,01 INVNTARIOS D BINS MUBLS INMUBLS ,21 LICNCIAS D SOFTWAR 700,21,01 LICNCIAS D SOFTWAR ,24 PLANS Y PROGRAMAS PROGRAMA D RACIONALIZACION VHICULOS Diagnostico Planes 700,24, CT Historial del vehículo Registros studios Técnicos 700,26 PRSUPUSTO JCUCION PRSUPUSTAL ANUAL Certificado de Disponibilidad Presupuestal Compromisos Presupuestal de Gasto 700,26,01 Modificaciones Presupuestales (Resoluciones, acuerdos, solicitudes de 1 10 CT traslados, justificación económica, Adiciones y contra créditos) Vigencias Futuras (Justificación - Solicitud) Relación de Reservas Presupuestales Relación de cuentas por pagas Cumplido dos (2) años en el de, la subserie se elimina en su totalidad por culminar su valor administrativo sta serie documental, se deja un año (1) en el de, y diez años (10) en el, luego se elimina puesto que pierde valores primarios y no tiene valores secundarios. sta serie documental, se deja un (1) año en el archivo de gestión, y veinte (20) en el archivo central, mientras dure el funcionamiento del software. Cumplido un (1) año en el de y veinte (20) años en el, se conserva la subserie en su totalidad pues hace parte de la Memoria Institucional Cumplido un (1) año en el de y diez (10) años en el, se Digitaliza y traslada al Histórico para conservación total de los documentos, 28 de 37

29 : FT-SGI-32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 700 DIRCCION FINANCIRA 700,27 PROYCTOS PROYCTOS D INVRSION Cronograma studios Técnicos 700,27, CT Presentación 700,27,02 Aprobación Plan del Proyecto PROYCTOS TCNOLOGICOS Cronograma studios Técnicos Presentación Aprobación Plan del Proyecto 2 8 CT Cumplido dos (2) años en el de se transfiere al para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo digitaliza para su conservación por ser documentos de importancia histórica y de trazabilidad. Cumplido dos (2) años en el de se transfiere al para un tiempo de retención de ocho (8) años, cumplido este tiempo digitaliza para su conservación por ser documentos de importancia histórica y de trazabilidad. NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR MIGUL ANGL CASTRO 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 29 de 37

30 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,02 ACTAS ACTAS D COMITÉ D ARCHIVO 800,02,08 Acta de Comité 1 20 CT 800,02,18 ACTAS COMITÉ PARITARIO D SALUD Y SGURIDAD N L TRABAJO COPASST Proceso de Selección del comité Acto administrativo de conformación Reporte de accidentes de Trabajo Investigación de accidentes de trabajo Cronograma de actividades Inspecciones Relación de Actividades Acta de Comité Comunicaciones Oficiales 800,07 CONCPTOS CONCPTOS TCNICOS Solicitud 800,07, Concepto Técnico 800,13 DRCHOS D PTICION DRCHO D PTICION Solicitud 2 8 CT Respuesta 800,13, S Cumpliendo un (1) año en el y veinte (20) años en el, se digitaliza la subserie documental y se transfiere en su totalidad al Histórico, hace parte de la memoria institucional Se conserva dos (2) años en el de y se transfiere al central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza y se conserva totalmente ambos soportes como referencia institucional en materia de administración sta serie documental, se conserva dos (2) años en el de, y (8) en el, luego se hace una selección del 10% de los conceptos concernientes al área, los cuales se digitaliza y se conservan. Cumplido un (1) año en el de se transfiere al para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal, legal e histórico.(cuando un derecho de petición reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral) 30 de 37

31 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,17 INFORMS INSTITUCIONALS INFORM A NTIDADS D CONTROL Y VIGILANCIA 800,17, Indicadores de. INFORM D ACTIVIDADS 800,17, ,17,06 Indicadores de. INFORM D SATISFACCION AL USUARIO Indicadores de. 800,18 INSTRUMNTOS D CONTROL 2 8 CT 800,18,01 CONSCUTIVO COMUNICACIONS OFICIALS NVIADAS ,18,02 CONSCUTIVO COMUNICACIONS OFICIALS RCIBIDAS ,18,03 CONSCUTIVO D CIRCULARS ,18,04 CONSCUTIVOS D MMORANDOS 1 5 sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se elimina, pues pierde sus valores administrativos. sta serie documental se elimina después de cumplir dos (2) años en el de, luego de esto pierde su valor administrativo sta serie documental se conserva dos (2) años en el de y (8) en el, luego se digitaliza y se conserva solo este soporte, hacer parte de la gestión institucional Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. 31 de 37

32 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,18,05 RGISTRO D DOCUMNTOS PARA RCORRIDOS XTRNOS ,18,06 RGISTRO D DOCUMNTOS PARA RCORRIDOS INTRNOS 1 5 Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. Se debe conservar un (1) año en el de por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de Se transferirá por cinco (5) años al, se digitalizaran y se eliminara el soporte papel. 800,20 INVSTIGACIONS 800,20,01 INVSTIGACION D ANCIDNTS Y/O ACCIDNTS LABORALS Formato FURAT Investigación Accidente o Incidente de Trabajo Notificación Resultados Solicitud de Revisión del caso (si aplica) Remisión de Proceso a ARL (si aplica) Concepto ARL (si aplica) Informe de Accidente o Incidente de trabajo 800,23 PTICIONS, QUJAS Y RCLAMOS (P.Q.R) PTICIONS, QUJAS Y RCLAMOS (P.Q.R) Solicitud Respuesta Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos sta serie documental se conserva tres (3) años en el de y se transfiere al, donde se conserva por siete (7) años más, luego de cumplido el tiempo de retención se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. 800,24 PLAN Y PROGRAMAS 800,24,01 PLAN D AHORRO Y USO FICINT DL AGUA Y RCICLAJ Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos 32 de 37

33 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,24,02 PLAN D CONTROL D DRRAMS Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos 800,24,03 PLAN D MRGNCIAS Y VACUACION Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos 800,24,04 PLAN D XTINTORS Y QUIPOS CONTRA INCNDIO Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos PLAN D SANAMINTO Y MANJO D VRTIMINTOS 800,24,06 Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos 800,24,07 PLAN MANJO D SUSTANCIAS QUIMICAS Diagnostico Planes Registros studios Técnicos 2 18 Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos 33 de 37

34 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,24,12 PROGRAMA D GSTION DOCUMNTAL Diagnostico Planes Registros studios Técnicos PROGRAMA D HIGIN Y SGURIDAD INDUSTRIAL Diagnostico Planes 800,24,13 Registros 2 18 studios Técnicos 2 18 CT Cumplido el tiempo de retención establecido para el archivo de gestión y archivo central la subserie se e conservara permanente por poseer valor histórico, por evidenciar las actuaciones administrativas documentales de la compañía en el desarrollo de su gestión. Una vez cumplido el tiempo de retención establecido para el de y la subserie se elimina por culminar su valor legal establecido por veinte años dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, capitulo 6 Sistema de de la Seguridad y Salud en el Trabajo, articulo 2,2,4,6,13, conservación de los documentos PROGRAMA D SISTMA D GSTION D CALIDAD Diagnostico 800,24,14 Planes Registros studios Técnicos 800,28 SISTMA D GSTION INTGRAL SGI INDICADORS D GSTION Acta 800,28,01 Matriz de Indicadores Hoja de Vida del indicador Informe de gestión de indicadores ADMINISTRACION D RISGOS 800,28,02 Acta de Reunión Matriz de riesgos 1 19 CT 2 8 CT 2 10 CT Cumplido el tiempo de retención establecidos para el de y, se conserva la subserie documental en su totalidad, realizando transferencia al archivo Histórico demostrando la gestión de mejora continua de la organización. Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza y se conserva totalmente ambos soportes. Cumplido dos (2) años en el de se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de diez (10) años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional. 34 de 37

35 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. AUDITORIAS INTRNAS DL SGI Programa de Auditorias Acta de reunión de apertura 800,28, CT Listado de verificación de auditoria 800,28,04 Acta de reunión de cierre Informe de auditoria valuación competencias Auditores PRODUCTO Y/O SRVICIO NO CONFORM Formato de productos y/o servicios no conformes Informe de Seguimiento 2 8 CT Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes. Cumplido dos (2) años en el de se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional del proceso de Calidad. 800,28,05 ACCIONS CORRCTIVAS PRVNTIVAS Y D MJORA SGI Plan de Mejoramiento ACPM Informe ACPM 2 8 CT Cumplido dos (2) años en el de se transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia institucional del proceso de Calidad. 800,28,06 800,28,07 CONTROL D DOCUMNTOS Y RGISTROS Listado Maestro de Registros Listado Maestro de Documentos Solicitud de laboración, Modificación y supresión de formatos Aprobación de solicitud y registro GSTION AMBINTAL - IMPLIMNTACION comapas Institucionales Informe Matriz de identificación de aspectos ambientales y evacuación de impactos ambientales. Acta de reunión Ficha técnica de Programas Ambientales CT CT sta subserie documental, se deja dos (2) años en gestión y luego se transfiere al, donde se dejan por cinco (5) años, luego se conserva totalmente Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza y se conserva totalmente en ambos soportes. 35 de 37

36 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,28,08 Registro de asistencia RQUISITOS LGALS AMBINTALS Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales Plan de intervención cumplimiento de requisitos legales Acta Informe CONTROL OPRACIÓN AMBINTAL Acta 800,28,09 Registro de asistencia ,28,10 800,28,11 Informe Concepto técnico GSTION INTGRAL D RSIDUOS SOLIDOS Informe Registro de asistencia Bitácora de residuos Peligrosos Bitácora de residuos reciclables Control de disposición final de residuos Lista de verificación para el transporte RSPL PROCSOS Y PROCDIMINTOS Caracterización del proceso del proceso Instructivos del procedimiento Formato Indicadores de gestión Mapa de riesgo Normograma laboración, modificación o eliminación de documentos SGI Registro de asistencia a reuniones PROCSOS D GSTION DOCUMNTAL Caracterización del proceso Formato Formulario 2 5 CT CT S sta Subserie documental se deja dos (2) años en el archivo de, luego se envía al donde permanecerá por cinco (5) años más, posteriormente se conservara la serie completa. sta subserie documental se deja dos (2) años en el de y fuego se envía al donde permanece por (5) años mas, después se hace una selección del 10% de la serie la cual se conserva y se digitaliza. sta Subserie documental, se deja dos (2) años en el de gestión, luego se transfiere al archivo donde permanece por otros cinco (5) años más, cumplido el tiempo en central se elimina ya que pierde sus valore secundarios. Cumplido dos (2) años en el de, se transfiere al para un tiempo de retención de ocho (8) años, posteriormente se digitaliza y se conserva totalmente ambos soportes. 36 de 37

37 : FT-SGI- 32 DPNDNCIA PRODUCTORA: 800 SISTMA D GSTION INTGRAL. 800,28,12 Guía Instructivos Manual de uso Mapa de procesos institucional Políticas de los procedimientos de la dependencia de la dependencia Guía para la organización y manejo de archivos de gestión Reglamento interno de archivo y gestión documental Política de gestión documental Control entrega documentos de salida. 800,29 TABLAS D RTNCION DOCUMNTAL 800,29,01 TABLAS D RTNCION DOCUMNTAL Aprobación CCD TRD Normograma Informe CT M/d S sta subserie documental se conserva en el de tres (3) años, y diez (10) años en el, luego se hace una selección y se conserva totalmente teniendo en cuenta que éstos documentos son parte de la memoria Institucional La Serie se considera de valor secundario ya que permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico-funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizarla para consulta (Artículo19, Ley General de s). NOMBR: FCHA: FIRMA: COORDINACION SISTMA D GSTION INTGRAL -SGI ARA PRODUCTORA PAOLA MONTRO PINILLA NOMBR PAOLA MONTRO PINILLA 9/11/2017 FCHA 9/11/2017 ( Firmado en Original) FIRMA (Firmado en Original) laborado por: Carlos Mario Salazar Monsalve - Auxiliar Centro de Administración Documental (Firmado en Original) 37 de 37