Manual de Organización de la Unidad de administración Municipal

Transcripción

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2 TABLA DE DATOS Elaboró: C. Jazmín Aranda Rosales Secretaria de Administración Autoriza: Fechas: Elaboración: Autorización: Número Registro: de Autorizado el (día) de (mes) de 2015, con fundamento en el artículo 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica. 1

3 Control de modificaciones. ELABORÓ VALIDÓ AUTORIZÓ PAGINAS SUBSTITUIDAS FECHA DE MODIFICACIÓN MES AÑO 2

4 INDICE Contenido TABLA DE DATOS... 1 Control de modificaciones I.- INTRODUCCIÓN... 4 II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO... 4 III. POLÍTICAS DE CALIDAD... 6 IV. ESTRUCTURA ORGANICA... 6 V. ORGANIGRAMA... 7 VI. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:... 8 CONCUSIONES:

5 I.- INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y precisa las funciones, atribuciones que tienen los servidores públicos que integran la Secretaria de Administración, áreas que la integran. Se pretende con estos tener una manual que regularice las funciones de dicha oficina, tendrá como resultado una Administración regida por la calidad, eficiencia, eficacia, respeto y responsabilidad. Estableceremos con ello un modelo eficiente que genere reducción en costos y tiempos. Se entenderán los canales de información y comunicación que deben seguirse dando como resultado un ahorro y el debido resguardo de los bienes municipales. II. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Diario Oficial de la Federación, 5 de mayo de 1917 Última reforma publicada en el D.O.F el 09 de febrero de 2012 Ley Federal del Trabajo Diario Oficial de la Federación, 1 de abril de 1970 Última reforma publicada en el D.O.F el 17 de enero de 2006 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla Periódico Oficial del Estado, 2 de octubre de 1917 Última reforma publicada en el P.O el 8 de febrero de 2012 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla. Periódico Oficial del Estado, 29 de junio de 1984 Última reforma publicada en el P.O el 2 de enero de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Estatal y Periódico Oficial del Estado, 9 de febrero de 2001 Última reforma publicada en el P.O el 31 de diciembre de 2007 Plan de desarrollo municipal del H. Ayuntamiento de Xicotepec, Objetivo: La Secretaria de Administración de Xicotepec tiene por objetivo general, la adecuada administración y vigilancia del uso de los recursos, materiales y humanos, así mismo del resguardo de los bienes muebles e inmuebles pertenecientes al H. Ayuntamiento de Xicotepec, y como de los que estén en comodato. Funciones: 4

6 Analizar, diseñar y adecuar la estructura orgánica municipal garantizando el correcto funcionamiento y administración de las diferentes dependencias de la Presidencia. Definir y establecer los mecanismos de planeación, coordinación, programación, información, control, evaluación y mejoramiento de la eficacia y eficiencia administrativa y operativa de las dependencias y entidades de la administración pública municipal. Definir y establecer mecanismos y/o metodología que fomenten en el servidor público una cultura de mejoramiento continuo. Apoyar y participar en los proyectos de reorganización que formulen las dependencias y entidades de la administración pública municipal. Controlar y dar seguimiento al sistema global de gestión de calidad para mantener los certificados obtenidos por la administración municipal. Definir y establecer las políticas y procedimientos que deberán observar las dependencias de la administración pública municipal en relación a una mejora regulatoria y simplificación administrativa. Dar seguimiento al Plan de Desarrollo en materia de simplificación administrativa. Apoyar los programas de modernización administrativa sustentados en tecnología de información. Dar seguimiento para que las dependencias cumplan en lo conducente, lo establecido en el presente artículo. Las demás que le señale la Ley o el H. Ayuntamiento por conducto del Presidente. Esta secretaria se compone de los siguientes puestos: Auxiliar Administrativo de la secretaria de Administración: Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Materiales Auxiliar Administrativo de recursos Materiales Dirección de Adjudicaciones Dirección de Servicios Generales Auxiliar administrativo de servicios Generales 5

7 III. POLÍTICAS DE CALIDAD Bien Común: Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. Compromiso: Quienes trabajamos en esta admiración debemos estar conscientes de que servimos a la sociedad por vocación y compromiso de ayudar a nuestro prójimo. Eficiencia: El servidor público de esta administración deberá buscar ser proactivo, la mejora continua y la productividad individual, es decir debemos ser eficientes en nuestro trabajo y en el manejo de los recursos. Responsabilidad: somos servidores capaces de reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. Trabajo en equipo: Todo trabajo realizado en esta administración se hace compartiendo experiencia y conocimiento, trabajando hombro con hombro y apoyo de unos a otros. Honestidad: La honestidad es una cualidad de calidad humana que consiste en comprometerse y expresarse con coherencia y autenticidad (decir la verdad), de acuerdo con los valores de verdad y justicia. IV. ESTRUCTURA ORGANICA SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL LIC. EN ECONOMIA JAZMÍN ARANDA ROSALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO. C. GUADALUPE CORTEZ GONZALEZ DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS CONTADOR PUBLICO BRAULIO SERGIO MARQUEZ RIVERA DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES INGENIERO EN INFORMATICA JAVIER BOBADILLA VELAZQUEZ STAFF C. GADIEL CORTEZ CRUZ DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES C. ESTEBAN HERNANDEZ SALAS DIRECCION DE ADJUDICACIONES INGENIERO EN DESARROLLO E INNOVACIÓN EMPRESARIAL ANA KAREN SEVILLA RAMIREZ 6

8 V. ORGANIGRAMA SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN. AUXILIAR ADMINISTRATIVO. DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADJUDICACIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVO. 7

9 VI. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Descripción del puesto Nombre del puesto Nombre de la dependencia Área de Adscripción A quien reporta A quien supervisa Unidad de Administración H. Ayuntamiento de Xicotepec unidad de Administración Presidente //Contralor Director de Recursos Director de Adjudicaciones, Director de Servicios Generales, Director de Recursos materiales, Auxiliar Administrativo de Secretaria de Administración, Administrativa de Recursos materiales Especificaciones del puesto Escolaridad Conocimientos Habilidades Lic. En área Económico-Administrativa Administración Pública, Contabilidad y Finanzas, Recursos Humanos, Planeación Estratégica, Administración de Proyectos, Contractuales. Autodidacta, proactivo, liderazgo, trabajo en equipo, manejo de personal, toma de decisiones, análisis de riesgo, conciliación. Descripción Especifica de funciones 1.- Analizar y autorizar las requisiciones que ya fueron priorizadas. 2.- Definir y establecer los mecanismos de planeación, coordinación, programación, información, control, evaluación y mejoramiento de la eficacia y eficiencia administrativa y operativa de las dependencias y entidades de la administración pública municipal, analizando y autorizando los movimientos y capacitaciones de Recursos Humanos. 3.-apoyar a recursos humanos en los proyectos de reorganización que formulen las unidades administrativas de la administración pública municipal. 4.-autorizar las compras priorizadas por Recursos Materiales 5.- Definir y establecer las políticas y procedimientos que deberán observar las dependencias de la administración pública municipal en relación a una mejora regulatoria y simplificación administrativa. Cumplir con las leyes y marco jurídico que regula las Adquisiciones y adjudicaciones. 6.-Dar seguimiento al Plan de Desarrollo en materia de simplificación administrativa. 8

10 7.- Autorizar y dar seguimiento a las cargas de combustibles, así como al resguardo de vehículos en conjunto con la Dirección de servicios Generales 8.- Las demás que le señale la Ley o el H. Ayuntamiento por conducto del Presidente. Descripción del puesto Nombre del puesto Nombre de la dependencia Área de Adscripción A quien reporta Aux. Administrativo de la unidad de Administración H. Ayuntamiento de Xicotepec Unidad de Administración Unidad de Administración A quien supervisa Especificaciones del puesto Escolaridad Conocimientos Educación medio superior, pasante o titulado TSU Redacción, captura, informática básica Habilidades Autodidacta, proactivo, liderazgo, trabajo en equipo, manejo de personal, toma de decisiones, análisis de riesgo, conciliación. Descripción Especifica de funciones 1.-Apoyar y asistir a la secretaria de Administración. 2.-Redactar documentos que emanan de la unidad administrativa 3.-Revisar documentación antes de pasarla a firma. 4.-Recibir documentos, oficios y correspondencia para la unidad administrativa. 5.-Archivar y resguardar la información. 9

11 CONCUSIONES: Estamos en la mejora a los procesos de la Dirección de Recursos materiales y la dirección de servicios generales, reduciendo los tiempos de respuesta a las requisiciones. Así mismo se regularizaron los procesos de contratación de personal para y se estableció un procedimiento. (Anexo 2) para agilizar y formalizar las contrataciones, dando la seriedad e importancia a dicho proceso que en otras administraciones no se tenía y originaba suspicacia. En conclusión este manual de organización busca agilizar los procesos dentro de la secretaria de administración además de dar certeza y legalidad a nuestras labores dentro de la administración del H. Ayuntamiento de Xicotepec. C. Jazmín Aranda Rosales Secretaria de Administración Xicotepec