Instructivo de uso Presupuestos ERP V12.
Contenido Control del documento...3 1. Introducción...4 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle...5 2.1. Responsabilidades...6 2.2. Menú principal del Módulo de GL (Navegador)...7 2.3. Barra de Menú del Sistema...8 3. Creación del Presupuesto... 10 3.1. Definición de Presupuesto... 10 3.2. Creación de Organizaciones Presupuestales... 12 3.2.1. Definir Organización Presupuestaria... 13 3.2.2. Rangos Cuentas... 14 4. Ingreso de pólizas... 18 4.1. Pólizas de presupuesto... 18 4.2. Pólizas de compromiso (promesa)... 22 4.3. Pólizas de transferencia... 27 5. Consulta de presupuesto... 34 5.1. Consulta de fondos... 34 5.2. Consulta de cuenta... 37 5.3. Consulta de presupuesto... 40 5.4. Reportes estándar... 45 6. Temas Abiertos y Cerrados... 49 Temas Abiertos... 49 Temas Cerrados... 49 2 de 49
Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso del presupuesto en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Presupuestos. Gerencia de Contabilidad.. Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept. 2013 Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 3 de 49
1. Introducción Presupuestos forma parte de las funcionalidades que proporciona el módulo de General Ledger (Contabilidad General), que a su vez está integrado al Oracle EBS. Este diseño nos permite configurar una Contabilidad Presupuestal y otra Financiera, las cuales pueden fácilmente interactuar. El ingreso, modificación y consulta del presupuesto se realiza en General Ledger (GL). El control presupuestal se define en GL, pero se utiliza en los módulos de Compras (PO), Cuentas por Pagar (AP) y Contabilidad. Todas las cuentas de un catálogo (gastos, ingresos, activo, etc.) pueden ser presupuestadas pero el control automático sólo es para las cuentas de gasto. Cuando nosotros queremos iniciar el manejo de una contabilidad lo primero que definimos es el Libro de Mayor General. Por lo tanto, si queremos trabajar con la funcionalidad de presupuestos, lo primero que debemos hacer es crear nuestro Libro Mayor. Una vez que tenemos nuestro Libro debemos crear el presupuesto, el cual se compone de 2 partes: La versión y la estructura. La versión se llama simplemente Presupuesto y se refiere a un presupuesto que se ha definido para cubrir un evento, Ej. Presupuesto Aprobado ASA_2012, etc. La estructura se refiere a las cuentas presupuestales que puede utilizar una entidad del Organismo (Ej. Dirección General) y en el sistema se les llama Organizaciones. Este manual mostrará las actividades necesarias para el presupuesto, y cómo funcionará en (ASA), dejando fuera toda funcionalidad de los módulos que no será utilizada de acuerdo al modelo. 4 de 49
2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de prueba: http://erpdevapps.asa.gob.mx:8020/ Instancia de Producción: http://erpdevapps.asa.gob.mx:8010/ En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema. 5 de 49
2.1. Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una responsabilidad con la que podrán acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal del módulo según sea el caso. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle. 6 de 49
2.2. Menú principal del Módulo de GL (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana. 7 de 49
2.3. Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar Responsabilidad de Traducir Campo 8 de 49
Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 9 de 49
3. Creación del Presupuesto Para crear un presupuesto de ingresos y egresos es necesario definir 2 cosas: Versión del presupuesto (Calendario) Estructura del Presupuesto: Organizaciones presupuestales y rangos de cuentas dentro de éstas. 3.1. Definición de Presupuesto El primer paso es definir un presupuesto. Navegador Presupuestos Definir Presupuesto 10 de 49
Presupuesto y Descripción. Se debe ingresar el nombre del presupuesto y una descripción que proporcione mayor información acerca del presupuesto (calendario). Mayor. El libro aparece en automático ya que en ASA sólo se maneja uno. Estado. El sistema maneja los siguiente estados: Abierto: El presupuesto está disponible para actualización y asiento (póliza) de presupuesto. Actual: El presupuesto está abierto y es el presupuesto por defecto. Sólo puede tener un presupuesto Actual. Congelado: El presupuesto no está disponible para actualización o asiento (póliza) de presupuesto. Se deberá seleccionar del presupuesto esté soportado con una póliza., esto con el fin de que toda transacción Período. Ingresar los periodos que abarca el presupuesto. Por lo general corresponde a los de un año calendario. Abrir Ejercicio Sgte. Seleccionar este botón para abrir el primer año del presupuesto. Copia Automática. Seleccionar este botón para copiar el presupuesto. Si se lleva a cabo una copia, es necesario primero copiar el presupuesto y después activarlo. 11 de 49
3.2. Creación de Organizaciones Presupuestales Después de crear una versión de presupuesto se procede a crear las Organizaciones. Una organización presupuestal es equivalente a un área de ASA. Navegador Presupuestos Definir Organización 12 de 49
3.2.1. Definir Organización Presupuestaria Organización. Ingresar el nombre de área correspondiente. Cuando se utiliza la palabra ALL (Todas las Organizaciones), automáticamente esa Organización incluye todas las cuentas de todas las áreas, pero únicamente para ejecutar el proceso de mantenimiento. Descripción. Ingresar una descripción que proporcione mayor información acerca de la organización de presupuesto. Segmento de Ordenamiento. El Segmento de Ordenamiento es el segmento de cuenta usado por GL para clasificar las cuentas al momento de revisar las asignaciones de organización presupuestaria y cuando se utilizan las ventanas Ingresar Importes Presupuestarios e Ingresar Asientos de Presupuesto. Secuencia de Despliegue. Especificar la Secuencia de Despliegue para los segmentos de cuenta. Puede utilizar esta secuencia para cambiar el orden de los segmentos de cuenta en las ventanas Ingresar Importes Presupuestarios e Ingresar Asientos de Presupuesto. Para cada segmento, ingrese un número de secuencia único entre 1 e n, donde n es el número de segmentos de la cuenta. Por lo general la secuencia de despliegue es igual al orden de los segmentos de la estructura contable presupuestal. Fechas Efectivas. Período de fechas por el cual estará activa la Organización Presupuestal. Rangos. Seleccionar este botón para asignar los rangos de cuentas. 13 de 49
Mantener. Ejecuta un proceso interno para actualizar la información de la organización presupuestal. Se debe seleccionar este botón cada vez que se realice un cambio a la organización. Suprimir. Elimina una organización existente. 3.2.2. Rangos Cuentas Línea. Ingresar una numeración consecutiva iniciando con el 1. Inferior. Ingresar el rango de cuentas inferior. Ver Nota 1. Superior. Ingresar el rango de cuentas superior. Ver Nota 1. Tipo. Seleccionar el valor de Ingresado, el sistema maneja los siguientes tipos: Ingresado: Ingresar importes presupuestarios y asientos de presupuesto. Utilizar este tipo de asiento. Calculado: Utilizar fórmulas presupuestarias o asientos de Presupuesto Masivo para ingresar importes presupuestarios. No puede utilizar este tipo de ingreso si usa control presupuestario. Divisa. Seleccionar la moneda en la cual se ingresará el presupuesto: MXN Nota 1: Los rangos no pueden superponer otros rangos de cuentas con la misma moneda para una organización presupuestaria. Seleccionar el botón de Control Presupuestario: 14 de 49
Nivel de Control de Fondos: El sistema maneja los siguientes niveles. Aconsejable Controle o reserve fondos para las cuentas contables presupuestales en el rango. GL reserva fondos ya sea que haya fondos disponibles o no. Si no hay fondos disponibles suficientes, recibirá un mensaje de advertencia. Absoluto Controle o reserve fondos para las cuentas contables - presupuestales en el rango. GL reserva fondos sólo si hay fondos suficientes disponibles. Tipo de Importe: El sistema maneja los siguientes: AA: Acumulado Anual. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos acumulados anuales. AP: Acumulado de Período. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos acumulados de período. APR: Acumulado de Proyecto. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos acumulados de proyecto (si se tiene el módulo de Projects). AT: Acumulado de Trimestre. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos acumulados de trimestre. Límite: Se encuentran los siguientes: Año. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos a partir del final del año de la transacción actual. Período. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos a partir del final del período de la transacción actual. Proyecto. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos a partir del final del proyecto de la transacción actual (sólo si se tiene projects). Trimestre. Controla los fondos basándose en el saldo disponible de fondos a partir del final del trimestre de la transacción actual. 15 de 49
Presupuesto Fondos: Aquí se deberá ingresar el presupuesto que se encuentra en estatus de Actual y que por lo tanto es el que estará haciendo funcionar el control presupuestario. Grabe su trabajo. El sistema inicia un programa concurrente para asignar todas las cuentas existentes dentro de los rangos designados a la organización presupuestaria. Puede revisar el Estado de cada rango: Adición: La solicitud concurrente para agregar cuentas desde un rango está pendiente. En Proceso: La solicitud concurrente para agregar cuentas desde un rango se está ejecutando. Información: La solicitud concurrente para agregar cuentas desde un rango está generando un informe de ejecución de todas las cuentas que creó. Actual: Finalizó la solicitud concurrente para agregar cuentas desde un rango. Seleccione el botón de Asignaciones de Rango para revisar las cuentas que fueron agregadas a la organización presupuestal: 16 de 49
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4. Ingreso de pólizas Cuando se maneja el control presupuestal (como es el caso de ASA) sólo se puede ingresar, modificar y reclasificar el presupuesto a través de pólizas. Existen tres tipos de pólizas a utilizar: Presupuesto Compromiso Transferencia. 4.1. Pólizas de presupuesto Las pólizas de presupuesto se utilizan para cargar presupuesto o para realizar ampliaciones o reducciones de presupuesto. Estas pólizas no siguen una regla de partida doble. O son sólo cargos o son sólo créditos. Para ingresar pólizas hay que seguir este procedimiento: Navegador Presupuestos Ingresar Asientos Pantalla Ingresar Asientos de Presupuesto 18 de 49
Organización Presupuesto. Especificar la Organización Presupuestaria para la cuenta a la cual se desea presupuestar. Presupuesto. Seleccionar el nombre del presupuesto al cual se va a ingresar el asiento. Períodos Contables Desde Hasta. Ingresar los períodos contables a presupuestar. Divisa. Seleccionar la moneda en la cual se ingresará la póliza: MXN Cuenta. Ingresar la cuenta a la cual se quiere ingresar el importe. Períodos Ene-Dic. Ingresar en el período que corresponda el importe con el cual se elaborará el asiento. Una vez ingresados los importes se grabar la información y se presiona el botón de Crear Asientos. En esta pantalla se ingresa un nombre de Lote (libre elección) y la categoría de la póliza, que siempre será Presupuesto. 19 de 49
Una vez ingresados los datos se presiona el botón de Controlar Fondos y el sistema deberá dar un mensaje de que se controlaron los fondos de manera exitosa. Una vez que se han controlado los fondos, se deberá seleccionar el botón Reservar Fondos. El sistema envía un mensaje de confirmación. Nosotros siempre contestamos afirmativamente. Si muestra el Estado como Passed, seleccionar el botón de Listo. Con esto se activa el proceso de creación de pólizas. Posteriormente, para que la póliza tenga efecto, ésta deberá contabilizarse a través del siguiente procedimiento: 20 de 49
Navegador Asientos Contabilizar En la pantalla de Encontrar Asientos, seleccionar el período en el cual se realizó el asiento. El Tipo de Saldo a seleccionar será Presupuesto. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Encontrar y aparecerá la siguiente pantalla: 21 de 49
Estando en esta pantalla, localizar la póliza correspondiente y marcar el recuadro a la izquierda para que la póliza quede seleccionada para contabilización. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Contabilizar para que el sistema ejecute el proceso de afectación de saldos presupuestales. 4.2. Pólizas de compromiso (promesa) Las pólizas de compromiso o promesa se utilizan para ingresar compromisos cuando se desea hacer una reserva de fondos independiente del proceso de adquisiciones. El proceso es el siguiente: Navegador Asientos Promesa 22 de 49
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A continuación aparece la pantalla de ayuda, la cual nos permite buscar una póliza ingresada previamente, o crear una nueva. Si vamos a crear una nueva necesitamos presionar el botón de Nuevo Asiento. Después de presionar la opción de Nuevo Asiento aparece la pantalla de captura de la póliza. Esta póliza si debe estar cuadrada, esto es, en este caso si se respeta la partida doble, así que se utilizará la cuenta de reserva de compromiso, definida en la configuración del Libro, para cuadrar el asiento: 1.0.00.000.0000.00.221203.0001.0000000.0.000 24 de 49
Asiento. Ingresar un nombre único de Póliza. Si no se ingresa un nombre de póliza, el módulo de Contabilidad General asigna automáticamente un nombre usando el siguiente formato: Origen Póliza ID Fecha. Período. Ingresar el Período para la póliza. Si se ingresó un período en el nivel del lote, se debe usar el mismo período para cada póliza en el lote. Si no se ingresó un período en el nivel del lote, seleccionar cualquier período Abierto o Futuro Abierto para la póliza. Es importante señalar que sólo se pueden contabilizar pólizas en períodos Abiertos. Fecha Efectiva. Aceptar o cambiar la Fecha Efectiva que en forma predeterminada asigna el sistema para la póliza. Categoría. Ingresar una categoría para describir el propósito de la póliza. Todas las líneas en una póliza comparten la misma categoría de póliza. Tipo Saldo. La siguiente acción del sistema se desplegará en automático: Promesa(1) Presupuesto. Seleccionar el presupuesto al cual afectará la póliza. Fecha Referencia. Seleccionar una fecha adicional para aplicar una referencia. Descripción. Ingresar una descripción opcional para la póliza. GL usa esta descripción predeterminada para cada línea de póliza. Referencia. Ingresar una Descripción de Referencia para poder identificar con más detalles a la póliza en los reportes del módulo. Total Control. Ingresar el monto total de las pólizas si se desea controlar los cargos y abonos totales para las líneas de la póliza. Divisa (Conversión). El sistema asignará, predeterminado, la moneda MXN (Pesos Mexicanos). Fecha (Conversión). El sistema asignará, predeterminado, la fecha efectiva de la póliza. Tipo (Conversión). El sistema desplegará el tipo de conversión como Usuario. Tipo de Cambio (Conversión). El sistema desplegará el valor de 1. Contabilización (Estado). Los valores que maneja el sistema son los siguientes: Contabilizado No Contabilizado Fondos (Estado). El sistema desplegará el estado de la póliza: Passed Fecha (Reversión). Fecha en la cual se llevará a cabo el reverso de la póliza. Período (Reversión). Período en el cual se llevará a cabo el reverso de la póliza. Método (Reversión). Los valores que maneja el sistema son los siguientes: 25 de 49
Cambiar Dr / Cr Cambiar Signo Una vez que se ha completado la información de la póliza, ésta deberá guardarse y contabilizarse a través del siguiente procedimiento: Navegador Asientos Contabilizar En la pantalla de Encontrar Asientos, seleccionar el período en el cual se realizó el asiento. El Tipo de Saldo a seleccionar será Promesa. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Encontrar y aparecerá la siguiente pantalla: 26 de 49
Estando en esta pantalla, localizar la póliza correspondiente y marcar el recuadro a la izquierda para que la póliza quede seleccionada para contabilización. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Contabilizar para que el sistema ejecute el proceso de afectación de saldos. 4.3. Pólizas de transferencia Las pólizas de transferencia se utilizan para reclasificar presupuesto. Este asiento mueve importes de una cuenta a través de movimientos de cargo y abono. Ingresar a la pantalla de transferencia de pólizas: Navegador Presupuestos Ingresar Transferir 27 de 49
Presupuesto. Seleccionar el presupuesto en el cual se hará la transferencia. Nombre de Lote. Puede ser cualquier descripción que se requiera y ayude a identificar el propósito de la transferencia. Divisa. Ingresar la moneda: MXN Estado de Fondos. El sistema modificará en automático el Estado de Fondos. Desde: Organización Presupuesto. Seleccionar la Organización presupuestal de Origen. Desde: Cuenta. Seleccionar la combinación contable - presupuestal de origen. Hasta: Organización Presupuesto. Seleccionar la Organización presupuestal Destino. Hasta: Cuenta. Seleccionar la combinación contable - presupuestal de destino (la que recibirá el presupuesto). Después de esto presionamos el botón de Transferir Importes y aparecerá la pantalla de Importes Transferencia : 28 de 49
En el campo de importe se ingresa el monto a transferir y se presiona el icono de Grabar. Cerramos la pantalla. Al regresar a la pantalla de Transferencia de Presupuesto, seleccionar los botones Controlar Fondos. 29 de 49
El sistema desplegará el siguiente mensaje: Una vez que se han controlado los fondos, se deberá seleccionar el botón Reservar Fondos. El sistema envía un mensaje de confirmación. Al seleccionar Si el sistema desplegará el siguiente mensaje: Seleccionar el botón aceptar. En la pantalla de transferencia, el Estado de Fondos cambiará a Passed. 30 de 49
En cuanto se cierra esta pantalla, el sistema ejecuta un proceso interno para la generación de la póliza de transferencia: Una vez que el sistema termina el proceso interno de creación de póliza, ésta deberá contabilizarse para que pueda tener efecto. Para contabilizar la póliza se deberán seguir los siguientes pasos: Navegador Asientos Contabilizar 31 de 49
En la pantalla de Encontrar Asientos, seleccionar el período en el cual se realizó el asiento. El Tipo de Saldo a seleccionar será Presupuesto. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Encontrar y aparecerá la siguiente pantalla: 32 de 49
Estando en esta pantalla, localizar la póliza correspondiente y marcar el recuadro a la izquierda para que la póliza quede seleccionada para contabilización. Una vez hecho esto, seleccionar el botón Contabilizar para que el sistema ejecute el proceso de afectación de saldos. 33 de 49
5. Consulta de presupuesto Existen diferentes formas de consultar el presupuesto y la disponibilidad de los fondos, algunas de ellas son las siguientes: Consulta de Fondos Consulta por cuenta Consulta de Presupuesto Reportes Estándar 5.1. Consulta de fondos Para poder realizar una consulta de fondos, es necesario seguir la siguiente navegación: Navegador Consulta Fondos 34 de 49
Presupuesto. Seleccionar el presupuesto del cual se quiere hacer la consulta. Período. Ingresar el mes de la consulta de fondos. Tipo Importe. Seleccionar el tipo de importe que sea requerido. Los valores que maneja el sistema son los siguientes: Acumulado de Período: Calcula los fondos disponibles como el importe presupuestado para el período, menos los reales y compromisos para el período. Acumulado Trimestre Extendido: Calcula los fondos disponibles como el importe presupuestado acumulado trimestral, menos los reales y compromisos acumulados para el trimestre. Acumulado Anual Extendido: Calcula los fondos disponibles como el importe presupuestado acumulado anual, menos los reales y compromisos acumulados para el año. Acumulado de Proyecto: Calcula los fondos disponibles como el importe presupuestado a la fecha, menos los reales y compromisos a la fecha (Sólo cuando se tiene Projects) Tipo Promesa. Seleccionar el tipo de Compromiso a Consultar. 35 de 49
Nivel de Cuentas. Seleccionar el nivel de cuentas Todo. Los valores que maneja el sistema son los siguientes: Después de ingresar los datos requeridos en la cabecera de la pantalla, posicionar el cursor en el primer renglón de la sección de Cuenta. Inmediatamente aparece una pantalla de selección de parámetros de consulta. Después de ingresar el rango de consulta, seleccionar el botón de Aceptar. 36 de 49
5.2. Consulta de cuenta Para consultar por cuenta, seguir la navegación como a continuación se describe: Navegador Consulta Cuenta 37 de 49
Períodos Contables. Seleccionar el período por el cual se requiere hacer la consulta. Divisa. En esta región seleccionar Divisa Única y MXN. Tipo Saldo Primario. Seleccionar la Opción Presupuesto e ingresar el presupuesto a consultar. Plantilla Resumen. Ingrese un nombre de Plantilla de Resumen de la gerencia estatal que corresponda para limitar las cuentas resumen para la consulta. Ver Nota 1. Mostrar Saldos. Seleccionar este botón para revisar los saldos de acuerdo con el criterio de búsqueda ingresado. Nota 1: Para poder utilizar esta funcionalidad se deben crear plantillas sumarias. Estas plantillas se deberán ir generando conforme se vayan detectando las necesidades de consulta de acuerdo a la nueva estructura contable presupuestal. Para el arranque del sistema no habrá plantillas sumarias. 38 de 49
Esta pantalla mostrará, por mes, los saldos de la plantilla sumaria. Detalle Saldos. Posicionarse en el mes del cual se quiere ver el detalle de las cuentas que conforman el saldo y seleccionar el botón mostrar detalle. En la pantalla Detalle de Saldos se verán desglosadas los números de cuenta que conforman el saldo del mes que se seleccionó. Detalles Asiento. Seleccionar este botón para ver el detalle de los asientos presupuestales que componen el saldo que se está consultado. 39 de 49
Saldos Resumen. Seleccionar este botón para ver el resumen de saldos en la pantalla Saldo Presupuestario. Mostrar Asiento Completo. Seleccionar este botón para ver la póliza completa que afectó a la cuenta en el período indicado. Detalle Saldos. Seleccionar este botón para regresar a la pantalla Detalle de Saldos. 5.3. Consulta de presupuesto Para llevar a cabo la consulta de Presupuesto, ingresar a través de la siguiente navegación: Navegador Consulta Presupuesto 40 de 49
Usar esta ventana para realizar consultas en línea sobre el presupuesto. Presupuesto. Ingresar el Presupuesto que se desea revisar. 41 de 49
Divisa. El valor que maneja el sistema es el siguiente: MXN Tipo Consulta. Esta acción del sistema desplegará en automático: Desglosar este Presupuesto Períodos Contables. Ingresar el rango de períodos contables para incluir en la consulta. El rango de períodos contables debe estar dentro de un año de presupuesto abierto. Factor. Seleccionar un factor de despliegue. Los valores que maneja el sistema son los siguientes: Unidades: Precisión completa; se redondea a dos posiciones decimales. Miles: Divide saldos por 1.000; redondea a tres posiciones decimales. Millones: Divide saldos por 1.000.000; redondea a tres posiciones decimales. Mil Millones: Divide saldos por 1.000.000.000; redondea a tres posiciones decimales. Plantillas Resumen. Ingrese un nombre de Plantilla de Resumen en caso de que exista. Ver Nota 1. Cuenta Resumen. Se despliegan las cuentas contenidas en la plantilla resumen. Mostrar Saldos. Seleccionar este botón para revisar los saldos de acuerdo con el criterio de búsqueda ingresado. Nota 1: Para poder utilizar esta funcionalidad se deben crear plantillas sumarias. Estas plantillas se deberán ir generando conforme se vayan detectando las necesidades de consulta de acuerdo a la nueva estructura contable presupuestal. Para el arranque del sistema no habrá plantillas sumarias. 42 de 49
Una vez que se da el botón de Mostrar saldos: Esta pantalla mostrará, por mes, los saldos de la plantilla sumaria. Cuentas Detalle Posicionarse en el mes del cual se quiere ver el detalle de las cuentas que conforman el saldo y seleccionar el botón mostrar detalle. En la pantalla Saldo Presupuestario se verán desglosadas los números de cuenta que conforman el saldo del mes que se seleccionó. 43 de 49
Asientos Presupuesto. Seleccionar este botón para ver el detalle de los asientos presupuestales que componen el saldo que se está consultado. Saldos Resumen. Seleccionar este botón para ver el resumen de saldos en la pantalla Saldo Presupuestario. En la pantalla de Asientos de Presupuesto se listan las pólizas que afectaron el saldo que se está consultando. 44 de 49
Cuentas Detalle. Seleccionar este botón para consultar el saldo resumen de la cuenta en la pantalla de Saldo Presupuestario. 5.4. Reportes estándar Para consultar el presupuesto, seguir la navegación: Navegador Informes Solicitar Standard En la pantalla de Ejecutar una Nueva Solicitud 45 de 49
Solicitud Única. Seleccionar esta opción si se requiere generar sólo un reporte en específico. Posteriormente, oprimir el botón Aceptar. Juego Solicitudes. Seleccionar esta opción si se requiere generar varios reportes, los cuales ya están predefinidos como un Juego de Solicitudes. Posteriormente, oprimir el botón Aceptar. 46 de 49
El sistema proporciona en forma estándar el siguiente listado de reportes: Para ejecutar alguno de éstos reportes, se deberán llenar los parámetros requeridos: Ej: Balance de Comprobación Presupuesto 47 de 49
Para revisar el resultado del reporte ir a Ver Solicitues (B) Encontrar (B) Visualizar Output Nota: De esta misma forma se ejecutarán los reportes desarrollados a la medida para el área de presupuestos en ASA. 48 de 49
6. Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica 1 2 3 4 5 Temas Cerrados ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica 1 2 3 4 5 49 de 49