P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 1 de 7 1. Objetivos: Establecer los criterios y acciones para asegurar que las actividades de los proveedores y contratistas se realicen de acuerdo al Sistema de Gestión Integrado. Establecer el método de evaluación y reevaluación de proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos de compras. 2. Alcance: Aplica a todos los contratistas, proveedores de materiales y servicios que directa o indirectamente forman parte de actividades de TPParacas S.A. 3. Responsabilidades: 3.1. Gerente del área Usuaria: Asegurar el cumplimiento de lo establecido del presente procedimiento. Asegurar la correcta ejecución operativa del servicio contratado y la realización de la evaluación de proveedores. 3.2. Gerencia de Finanzas Asegurar el cumplimiento de lo establecido en el Procedimiento de Selección (P.GF.01) y la evaluación de proveedores establecida en el presente procedimiento. Asesorar al usuario del servicio en la resolución de problemas con el contratista y para la correcta evaluación de sus proveedores. 3.3. Jefe de SSO Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento. Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente procedimiento. Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio. 3.4. Coordinador de Protección - OPIP Asesorar a las gerencias en el cumplimiento del presente procedimiento. Notificar a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia del Área Usuaria ante incumplimientos del presente procedimiento. Participar en la evaluación del contratista, inspección de inicio y cierre del Servicio. 3.5. Responsable del Servicio Definir las especificaciones técnicas del servicio requerido y presentarlo a la gerencia de finanzas. Supervisar y hacer seguimiento al cumplimiento de actividades del contratista pactadas en los contratos. Realizar la evaluación periódica del contratista y/o proveedor. 4. Referencias legales y otras normas: La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783. D.S. 005-2012-TR Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Nº 29783. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad Elaborado por: Jefe SSO / Analista de Compras / Ingeniero Ambiental Pedro Berrocal / María León / Oscar Guerra Revisado por: Gerente de Recursos Humanos / Analista SIG Fernando Cuadrado/ Moisés Rodríguez Aprobado por: Gerente de Finanzas Jesús Ramos
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 2 de 7 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental. Ley General del Ambiente N 28611 Ley General de residuos sólidos N 27314. Resolución de Acuerdo de Directorio N 010 2016-APN/DIR 5. Siglas y definiciones: TPParacas S.A.: Terminal Portuario Paracas S.A. SSO: Seguridad, Salud Ocupacional. MA: Medio Ambiente IPERC: Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y sus Controles IAEI: Identificación de Aspectos, Evaluación de Impactos ATS: Análisis de Trabajo Seguro. Documento a elaborar, antes de dar inicio a los trabajos asignados, el cual contempla los pasos del trabajo a realizar, la identificación de riesgos asociados y la determinación de controles de cada uno de los riesgos identificados, los mismos deben ser aprobados por el responsable SSO y MA y Responsable del servicio de la contratista y colocarse en un lugar visible aledaño al lugar de trabajo. PETAR: Permiso Escrito de Alto Riesgo. OPIP: Oficial de Protección de Instalación Portuaria. PET: Procedimiento Escrito de trabajo donde se establecen los recursos y secuencia de los pasos de la tarea a ejecutar, así como los controles en SSO y MA. RR.SS: Residuos Solidos Tarea Rutinaria: Tarea que se ejecuta con frecuencia periódica, siguiendo una secuencia de pasos preestablecidos en un procedimiento escrito de trabajo (PET) Tarea No rutinaria o de Emergencia: tarea que se ejecuta sin una frecuencia periódica, cuya secuencia de pasos se establece en el formato de ATS. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a TPP. Administrador del Servicio: Persona designada por el responsable del servicio encargado de supervisar la ejecución de los trabajos de la empresa contratista y/o proveedor. Responsable SSO y MA del contratista: Es la persona designada por la empresa contratista y/o proveedor encargada de la gestión de Seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecución de los trabajos. Proveedores Críticos: Corresponden a aquellos proveedores cuyo producto o servicio cumplen con la condición de calidad o por lo menos con dos condiciones: a) Condición de Protección: Tienen acceso a las zonas operativas (patio de operaciones, almacén). b) Condición de Calidad: Imposibilitan la continuidad o detienen la prestación del servicio ofrecido por TPParacas. c) Condiciones de Seguridad, Salud Ocupacional y medio ambientales: Manipulan materiales peligrosos. Realiza trabajos de alto riesgo como trabajos en caliente, trabajos en altura, trabajos en espacios confinados y trabajos eléctricos. Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto o relevancia en la ejecución o cumplimiento del servicio ofrecido por TPParacas. Evaluación: Tiene como propósito calificar el desempeño del proveedor una vez que ha tenido la oportunidad de proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado. Producto/Bien: Corresponde a la clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.).
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 3 de 7 Servicios: Corresponde a la clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultorías y otros servicios. 6. DESCRIPCIÓN 6.1. Requisitos generales El analista y/o asistente de compras enviará los documentos al proveedor seleccionado según el Procedimiento de Selección de Proveedores. 6.2. Actividades previas al desarrollo del servicio El acceso al Terminal se realiza según el Anx.P.ADM.50.01 Requisitos para ingreso de proveedores o contratistas. Los proveedores críticos, que permanecen por más de 5 días en nuestra terminal, reciben de parte de SSO y MA TPPARACAS una inducción en temas de seguridad y salud ocupacional y temas ambientales. 6.3. Actividades durante el desarrollo del servicio El área de SSO y el área de MA, verifica en campo si el proveedor está cumpliendo con los procedimientos establecidos por TPPARACAS. A todos los proveedores que realicen algún tipo de servicio en nuestras instalaciones se les exigirá que cumplan con la normativa legal en temas de SSO y Medio Ambiente. Además, según aplique tenemos: Trabajos de alto riesgo: todos los proveedores que realizan este tipo de trabajo deben tener por escrito su permiso de trabajo de alto riesgo (PETAR) con la firma de autorización del responsable del área usuaria de TPPARACAS para el inicio de los trabajos. Procedimiento de Respuesta ante Emergencias o flujo de comunicación para emergencias para todos proveedores críticos. Proveedores de servicios permanentes o proveedores críticos que permanecen por más de 5 días en nuestras instalaciones: los proveedores permanentes deben contar con los siguientes documentos: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus controles (IPERC). Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales (IAEI). Hojas de seguridad MSDS (si la actividad incluye su uso de productos químicos) Si alguno de sus controles, para controlar los riesgos e impactos ambientales, es un procedimiento escrito, se pedirá que se muestre este documento. Proveedores críticos que permanecen por 5 días o menos en nuestras instalaciones: los documentos que se controlarán son: ATS (Análisis de trabajo seguro), este documento debe incluir: aspectos ambientales, peligros, impactos y riesgos, así como los controles respectivos y debe estar autorizado por el responsable de área usuaria de TPParacas para el inicio de los trabajos. En caso ocurra que durante la ejecución de los trabajos no se cuente con los documentos antes mencionados, el área usuaria y/o la el área de SSO y/o MA pueden paralizar las actividades.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 4 de 7 6.4. Actividades al finalizar el servicio En caso se le haya asignado un área para la ejecución de sus trabajos, el responsable del servicio coordina con la empresa contratista y/o proveedor para asegurar que las condiciones del área sean entregadas según las condiciones iniciales y de ser necesario solicitar la verificación del área de SSO y/o MA. La copia de los registros diarios de ATS e IPERC deben ser enviados al área de SSO. 6.5. Evaluación y Reevaluación de Contratistas y Proveedores Es el proceso de evaluación de proveedores, el seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores se debe realizar en el R.P.RH.13.01 Evaluación de Proveedores, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o Contrato efectivo en el período de evaluación. La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de proveedores críticos y proveedores no críticos y en ambos casos el proceso se realizará por lo menos una vez al año. Los responsables de la evaluación son los responsables del servicio (usuarios) y serán enviadas a la Analista de Compras. Las evaluaciones realizadas a los proveedores críticos, consideran criterios específicos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. La evaluación se realizará asignando los valores según el siguiente cuadro: TABLA DE EVALUACIÓN POR CRITERIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE CALIFICACIÓN Calificación de Desempeño RESULTADO 4 puntos Excelente Mayor o igual a 70% 3 puntos Bueno CUMPLE 2 puntos Regular Mayor o igual a 50% y menor que 70% 0 puntos No cumple Menor que 50% INCUMPLE Los criterios de evaluación son los siguientes: FACTOR Especificaciones Técnicas plazos de entrega CRITERIO DE EVALUACIÓN EXCELENTE (4 puntos): Mejoró las especificaciones técnicas establecidas del producto y/o servicio adquirido. BUENO (3 puntos): Cumplió con las especificaciones técnicas establecidas del producto y/o servicio adquirido. REGULAR (2 puntos): Presentó inconformidades pero no son graves, ni se considera que incumplió la orden de compra/ servicio. Incumplió con alguna de las especificaciones técnicas establecidas, las cuales son corregidas, por lo que no se considera que incumplió la orden de compra/servicio. NO CUMPLE (0 puntos): La orden de compra/servicio presentó inconformidades graves y se considera que no cumplió. EXCELENTE (4 puntos): La entrega del bien/servicio se terminó antes de lo estipulado. BUENO (3 puntos): La entrega del bien/servicio se culminó según el plazo establecido.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 5 de 7 las normas de Protección normas SSO Cumplimiento del sistema de gestión ambiental REGULAR (2 puntos): Se entregó posterior al plazo establecido en la orden de compra/servicio, pero no superior al 20% de la duración del mismo. NO CUMPLE (0 puntos): La entrega del bien/ servicio se entregó en fecha posterior al 20% de la duración del mismo. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección. Recomienda mejoras. BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos. NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con el P.ADM.50 Procedimiento acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y normas internas de Protección durante la ejecución de los trabajos. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable. Recomienda mejoras para el sistema de gestión BUENO (3 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple cabalmente las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos, como parte de su política interna. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y demostrable. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratistas cumple irregularmente con las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos. Cuenta con un programa propio de prevención de riesgos. Ocasionalmente se le debe llamar la atención de algún punto, que corrige rápidamente. NO CUMPLE (menos de 0 puntos): El proveedor y/o contratistas no cumple con las normas y reglamentos internos de seguridad durante la ejecución de los trabajos. No cuenta con un programa propio de prevención de riesgos establecido y no demuestra interés en capacitar a su personal. EXCELENTE (4 puntos): El proveedor y/o contratista cumple con todos los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de TPParacas y la legislación vigente, en todas las etapas de trabajo, especificando en el contrato u orden de compra. BUENO (3 puntos): El proveedor cumple regularmente con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales internas de TPParacas y la legislación vigente, según lo especificado en el contrato u orden de compra. REGULAR (2 puntos): El proveedor y/o contratista cumple de manera parcial con los procedimientos y exigencias relativas a las normas ambientales interna de TPParacas y a la legislación vigente, pero requiere de supervisión. Corrige prácticas erróneas, cuando se le indican, especificado en el contrato u orden de compra. NO CUMPLE (0 puntos): El acuerdo comercial presentó inconformidades graves y se considera proveedor y/o contratista no cumple con los procedimientos y
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 6 de 7 exigencias relativas a las normas ambientales interna de TPParacas y a la legislación vigente. No logra corregir las malas prácticas aunque se le indique, especificado en el contrato u orden de compra. Los proveedores con calificación NO CUMPLE serán suspendidos según lo establezca el Gerente de Finanzas y presentará un plan de mejora para la reevaluación. Al término de la suspensión el proveedor podrá seguir prestando servicios o productos a TPParacas luego de incorporarse según proceso de selección. Los proveedores con calificación REGULAR serán reevaluados en un plazo no mayor a 6 meses de haber presentado el plan de mejora. Si el proveedor es calificado como REGULAR y/o NO CUMPLE en los factores de cumplimiento de normas de SSO y/o gestión ambiental y/o cumplimiento de normas de protección se debe realizar una reevaluación. Además, deben presentar su plan de acción al área de SSO y/o MA y/o Coordinador OPIP según sea el caso. 6.6. Comunicación de la Evaluación a los proveedores críticos Los proveedores y/o contratistas recibirán el resultado de su evaluación y/o reevaluación enviado por el Analista de Compras. 7. REGISTROS Código Nombre del Registro Responsable del Control Tiempo de Conservación R.P.GF.22.01 R.P.ADM.50.06 R.P.ADM.50.07 Evaluación de proveedores Formato de Ingreso Vehicular Formato de ingreso peatonal Analista de Compras OPIP OPIP 2 años 1 año 1 año 8. CONTROL DE CAMBIOS Títulos / Capítulos Versión 03 Descripción del cambio Se actualizo el P.RH.13 a Versión 03 3.3 Se actualizó el puesto de Jefe de SSOMA a Jefe de SSO 6.2 6.4 Se elimina la referencia al procedimiento P.ADM.50 Acceso para usuarios y vehículos a la instalación portuaria y se reemplaza por la siguiente referencia: Anx.P.ADM.50.01 Requisitos para ingreso de proveedores o contratistas Se modifica el siguiente párrafo: La copia de los registros diarios de ATS e IPERC deben ser enviados al área de SSOMA, quedando finalmente de la siguiente manera: La copia de los Sustento del cambio Actualización y Mejora del Procedimiento. Actualización de puesto.
P.RH.13 CONTRATISTAS/PROVEEDORES Página 7 de 7 8 registros diarios de ATS e IPERC deben ser enviados al área de SSO Se retiro todo el anexo 8 y se coloco dentro del documento Anx.P.ADM.50.01 Requisitos para ingreso de proveedores o contratistas Se adecua al procedimiento de control de documentos y registros, ya que los anexos son realizados como otro documento