MANUAL PARA PROCESO DE IMPLEMENTACION DE NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA EN DATAX Introducción En Colombia las Normas Internacionales de Información Financiera (en adelante NIIF) se reglamentaron con el marco conceptual y normativo de la ley 1314 de 2009, posterior se sancionaron decretos para establecer las clasificaciones de las empresas de acuerdo a unas características ya definidas; tal como lo indica la siguiente imagen: Imagen tomada de la presentación N 4 de la superintendencia de servicios En cada decreto usted va a encontrar todo lo relacionado con el Reconocimiento Inicial, Medición Inicial, Medición Posterior y Revelaciones; he aquí el éxito de la comprensión de la norma. Con base en lo anterior, el cliente debe establecer sus políticas y esa será su base para en adelante presentar sus informes financieros bajo NIIF.
Para cuándo debe estar listo el proceso? Es de vital importancia situarse en el ámbito de aplicación de acuerdo al grupo al que pertenezca: AMBITO DE APLICACIÓN Grupo 1 - PLENAS Preparación Transición Aplicación Desde el 01 de enero de 2013-31 de diciembre de 2013 Desde el 01 de enero de 2014-31 de diciembre de 2014 Desde el 01 de enero de 2015-31 de diciembre de 2015 AMBITO DE APLICACIÓN Grupo 2 - PYMES Preparación Transición Aplicación Desde el 01 de enero de 2014-31 de diciembre de 2014 Desde el 01 de enero de 2015-31 de diciembre de 2015 Desde el 01 de enero de 2016-31 de diciembre de 2016 AMBITO DE APLICACIÓN Grupo 3 - MicroPymes Preparación Transición Aplicación Desde el 01 de enero de 2013-31 de diciembre de 2013 Desde el 01 de enero de 2014-31 de diciembre de 2014 Desde el 01 de enero de 2015-31 de diciembre de 2015
Elaboración propia PREGUNTAS IMPORTANTES Qué debo tener listo para realizar un proceso EXITOSO en el software? Políticas contables (opcional) Balance definitivo bajo 2649/2650 Plan de cuentas Bajo NIIF; si el cliente desea puede continuar utilizando el PUC del 2650 y adicionar las nuevas cuentas requeridas por las Normas Internacionales de Información financiera. Ajustes contables identificados en el proceso de convergencia (paso de contabilidad COLGAAP a NIIF). Bajo qué estructura trabaja DATAX? 2 Libros, 2 planes de cuenta. Se debe digitar dos (2) veces la información? No, la captura de la información se realiza en una sola ocasión por la opción que actualmente utilizan. Cómo el sistema migra la información al libro de Normas Internacionales de Información Financiera si sólo se digita por el módulo 2649? A través de las equivalencias; las cuales se realizan de manera automática si decide trabajar con el mismo puc 2649/50 o de manera manual si tiene un puc de NIIF diferente.
MANUAL PARA PROCESO DE CONVERGENCIA Paso 1 Catalogar grupo: Esta opción enlaza los títulos de las políticas de acuerdo al grupo asignado. 1 - Catálogos 1- Empresas 2 Modificación
Paso 2 Crear un fólder: Permite clasificar y separar la información de los ajustes realizados en Normas Internacionales. 1 - Catálogos 7 - Tipo de folder y documentos 1 Ingreso El código del folder es una decisión del cliente.
Paso 3 Crear tipo de documento: Es necesario para realizar cada ajuste de convergencia. 1 Catálogos 8 Tipos de documentos y consecutivos 1 Ingreso Recuerde que el tipo de documento se utilizará en NIIF y debe ir asociado al folder creado en el anterior paso.
Paso 4: Catalogar plan de cuentas bajo NIIF DataX entregará un plan de cuentas sugerido; pero si el cliente desea continuar trabajando con el puc que actualmente tiene en 2650 puede hacerlo y adicionar las nuevas cuentas que va a manejar bajo NIIF.
4.1 Cómo puedo trasladar mi puc 2650 al catálogo de NIIF? 4.1.1 Después de ingresar en la anterior opción, debe capturar el código de la empresa, el centro de utilidad y al presionar se realiza el traslado masivo de todo el plan de cuentas; además se realiza automáticamente las equivalencias. Recuerde efectuar copia de seguridad antes de realizar este proceso porque es irreversible. Para ingresar una nueva cuenta: Ruta 7-1 1, hacer click en el botón (+) dentro del recuadro. Ver siguiente imagen.
Para Modificar una cuenta ya existente: Ruta 7-1 1, nos ubicamos en la cuenta a modificar, hacemos doble click o ENTER. Funciones de los iconos: Elimina la cuenta existente Guarda los cambios realizados a la cuenta Para salir de la pantalla modificación
4.2 Qué significan los espacios en blanco que quedan en algunas cuentas tal como lo muestra la imagen? Para este caso significa que la cuenta existe en el puc 2649/50, pero no existe en el puc creado para Normas Internacionales de Información Financiera. Paso 5 Configuración de parámetros: Esta opción se utiliza para designar las fechas en las que la compañía realizó los procesos de preparación, transición, aplicación y generación del balance de apertura bajo NIIF. 5.1 Ámbito de aplicación a) Periodo de preparación: La norma dispone que en este periodo; la compañía debió preparar al equipo de trabajo, ambientarlos en la norma, diseñar sus políticas contables, determinar los impactos al balance general y obtener el ESFA.
b) Periodo de Transición: Al final del periodo de transición, será la última fecha en las que serán admisibles los estados financieros emitidos bajo los decretos 2649/93 y 2650/93 y que por tanto, durante todo este año, debe presentar, tanto los estados financieros bajo los decretos ya mencionados, como aquellos que cumplen con la NIIF para las Pymes (IFRS for SME). c) Periodo de aplicación: Es aquel a partir del cual, cesará la utilización de la normatividad contable vigente al momento de expedición del presente Decreto y comenzará la aplicación del nuevo marco técnico normativo para todos los efectos, incluyendo la contabilidad oficial, libros de comercio y presentación de estados financieros. 5.2 Parámetros para costo Amortizado Cada parámetro a continuación, es definido a través de las políticas contables; las cuales son responsabilidad de cada compañía. A tener en cuenta: Costo amortizado Cartera Número de días para actividades de financiación: Este campo es de obligatoriedad cuando estemos en el proceso de aplicación; puesto que el software para realizar los cálculos automáticos de valor presente, lee el parámetro designado en esta casilla.
Cuenta de orden NIIF crédito: Es la cuenta designada por el usuario para controlar las diferencias resultantes del cálculo del valor presente en actividades de financiación. Cuenta de orden NIIF Débito: Es la cuenta designada por el usuario para controlar las diferencias resultantes del cálculo del valor presente en actividades de financiación. Cuenta NIIF para ingresos: Se utiliza para el proceso de contabilización de intereses a través del método de interés efectivo. Cuenta NIIF para cuentas por cobrar: Se utiliza para el proceso de contabilización de intereses a través del método de interés efectivo. Costo amortizado Cuentas por pagar Número de días para actividades de financiación: Este campo es de obligatoriedad cuando estemos en el proceso de aplicación; puesto que el software para realizar los cálculos automáticos de valor presente, lee el parámetro designado en esta casilla. Cuenta de orden NIIF crédito: Es la cuenta designada por el usuario para controlar las diferencias resultantes del cálculo del valor presente en actividades de financiación. Cuenta de orden NIIF Débito: Es la cuenta designada por el usuario para controlar las diferencias resultantes del cálculo del valor presente en actividades de financiación. Cuenta NIIF para Gastos Financieros: Se utiliza para el proceso de contabilización de intereses a través del método de interés efectivo. Cuenta NIIF para cuentas por pagar: Se utiliza para el proceso de contabilización de intereses a través del método de interés efectivo, para ir incrementando gradualmente la cuenta por pagar.
Paso 6 Equivalencias contables: Es el proceso que nos permite asociar la cuenta contable procedente del 2649/50, con la cuenta bajo el PUC de normas internacionales de información financiera. A tener en cuenta: Si usted realizó el proceso 4.1.1, el sistema realizó las equivalencias de manera automática. Si el PUC bajo NIIF es totalmente diferente al utilizado bajo la normatividad local, debe realizar las equivalencias manuales a través del icono cual despliega la ventana siguiente: ; el
Cuenta origen: Al consultar o digitar la cuenta, el software trae la cuenta del puc 2649/50. Cuenta destino: Campo utilizado para seleccionar la cuenta equivalente bajo el Puc NIIF. Las equivalencias deben realizarse desde las cuentas titulo; es decir, desde el primer nivel. Ejemplo: Para el caso de la imagen anterior, el sistema interpreta que cuando se digite información en la cuenta 110505 del 2649/50; para niif la contabilización será en la cuenta 11100501. Para modificar una equivalencia, basta con ubicarnos en la cuenta y dar doble click y a continuación nos despliega las siguientes opciones: Elimina Equivalencia Guarda cambios de la equivalencia Salir de la opción modificación Paso 7 Generación del balance de apertura bajo 2649: Este proceso se encarga de replicar el balance con corte, bajo la normatividad 2649/50, al módulo de Normas Internacionales de Información Financiera. A partir de ahí, se realizan los respectivos ajustes e incidencias para obtener el Estado de Situación Financiera de apertura ESFA.
7.1 Consulta balance de apertura: Verificar que los saldos del balance de apertura, son iguales a los que usted tiene en su hoja de trabajo.
En la casilla del nivel, lo más recomendable es verificarlo a nivel 1. 7.2 Aplica Equivalencias y ajustes: Este proceso se encarga de asociar al balance de apertura, las equivalencias realizadas en el paso 6. Seleccionar el código de la empresa
Sabana de trabajo Las cuentas resaltadas en rojo, son las equivalentes en Normas Internacionales. Si usted realizó el proceso de equivalencia manual; fíjese que las únicas cuentas en rojo son las que deben tener saldo en NIIF. En caso que una cuenta en negra esté con saldo, debe realizar la equivalencia. El proceso de aplicar equivalencias se puede realizar sin límite de veces. Paso. 8 Ajustes a cuentas del Balance: Permite realizar un ajuste de cualquier naturaleza, a las cuentas existentes en el balance de apertura.
Los ajustes se deben realizar en el mismo lapso en que se generó el balance de apertura.
1. Cuenta origen: Con la tecla F2 consulta la cuenta y el tercero (en caso que la cuenta tenga el parámetro) a la cual desea realizarle un ajuste; ya sea incrementando o disminuyendo su valor. 2. Tercero: Beneficiario al cual se aplicará el ajuste. 3. Cuenta destino: Es la contrapartida del ajuste. Para el ESFA, la mayoría de los ajustes tienen como destino una cuenta del patrimonio (utilidad o pérdida). 4. Tercero: Beneficiario de la cuenta destino al cual se aplicará el ajuste. Esta casilla se habilita sólo en los casos que la cuenta destino tiene el parámetro de tercero habilitado. 5. Valor del ajuste: Rubro o cifra que disminuye o incrementa el saldo de la cuenta origen y cuenta destino. 6. Naturaleza del ajuste: Parámetro creado para indicar si incrementa o disminuye el saldo de la cuenta origen. Ejemplo: Si la cuenta origen es 110505 Caja, y deseo disminuir 50 um, la naturaleza es crédito. 7. Revelaciones del ajuste: Incluir explicación amplia del porqué se realizó dicho ajuste. Es importante aclarar que bajo NIIF, las notas a las revelaciones cuentan como un informe, el cual debe presentarse junto con los demás estados financieros. El software permite imprimirlos posteriormente.
Paso 9 Otros ajustes: Permite realizar un ajuste de cualquier naturaleza, a cualquier tipo de cuenta; sin necesidad que presente saldo en el balance de apertura tomado del 2649. Los conceptos y definiciones son iguales a los explicados en el paso 8.
Paso 10 Aplicar equivalencias y ajustes: Después de registrar todas las incidencias y ajustes necesarios para la elaboración del ESFA; debemos aplicarlos a nuestro balance de apertura; hasta que no se realice este proceso no tendremos los saldos reales bajo NIIF. Seleccionar la compañía Consultar sábana: Las cuentas de color negro son las correspondientes al balance general en 2649/50, las cuentas de color rojo son las nuevas cuentas relacionadas con el puc bajo normas internacionales de información financiera. Este paso, solo sirve para consulta.
Paso 11 Revelaciones: Permite imprimir las revelaciones y/o notas que han sido digitadas a través del módulo de normas internacionales de información financiera. También le permite ingresar nuevas revelaciones que no necesariamente estén ligadas a una cuenta transacción o cuenta contable; como por ejemplo, la definición del ente económico. Paso 12 Consulta Movimientos proceso de convergencia: Opción para visualizar el tipo y número documento, cuenta, descripción y valor del ajuste realizado.
Paso 13 Balance de apertura: Opción para imprimir y visualizar el ESFA. El informe se puede imprimir desde el nivel 1 hasta el nivel 5, con tercero o solo cuentas.
Paso 14 Libro auxiliar: Permite consultar los movimientos y/o incidencias digitadas en el módulo de NIIF. Si usted realizó aplicadamente cada paso mencionado; debió finalizar con éxito el proceso de elaboración del ESFA. En caso de inquietudes y/o sugerencias, lo invitamos a escribirnos al email soporteniif@atxel.com, y un plazo de 24 horas hábiles brindaremos solución. Gracias por contar con DATAX como aliado a su compañía.