Código: AP- GA-PR19 Página: 1 5 1. OBJETIVO Definir la metodología mediante la cual se prestará el servicio préstamo equipos ayudas 2. ALCANCE Aplica para todos los funcionarios la Universidad l Pacífico. Inicia, para el Préstamo Equipos, con la intificación los docentes activos y la apertura carpetas y termina con la implementación acciones preventivas, correctivas y mejora a las actividas la Oficina Ayudas. 3. DEFINICIONES Equipo Ayuda Audiovisual: Se encuentran en esta categoría los vio beams, proyectores acetatos, proyectores diapositivas, televisores D.V.D, equipos sonido, fotocopiadoras, anilladoras y más equipos y accesorios que sirven apoyo a la labor docente. 4. CONDICIONES GENERALES Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el Reglamento Institucional la Oficina Ayudas la Universidad l Pacífico. En el caso reserva equipos para sustentación trabajos grado, la reserva be estar a cargo l Director l programa académico o l Director l Comité Investigación l programa en cuestión. Si la actividad que requiere el equipo es Bienestar Universitario o Extensión y Proyección Social, la reserva be ser realizada por el funcionario la Institución encargado la actividad, el Director Bienestar Universitario o el Director Extensión y Proyección Social. Se presta el servicio fotocopiado y anillado, únicamente para asuntos institucionales, presentando el formato Orn fotocopias y anillado bidamente diligenciado y firmado por el Director programa, Jefe Depenncia o Directores Docencia, Investigación, Extensión y Proyección Social, según sea el caso.
Código: AP- GA-PR19 Página: 2 5 5. CONTENIDO/DESARROLLO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1 Intifica docentes activos por período y programa académico Horario Clases 2 Realiza apertura la carpeta solicitus reserva y las carpetas programación semestral Carpeta solicitud reserva y Carpeta programación semestral por 3 Solicita reserva equipo ayuda audiovisual la Universidad o estudiante la asignatura 4 Registra la solicitud en el formato solicitud reserva equipos ayudas Formato solicitud reserva 5 Revisa la disponibilidad l equipo ayuda audiovisual en el horario solicitado. Si hay disponibilidad, sigue al paso 6; si no, lo registra en la carpeta solicitud reserva como servicio o atendido o no prestado. Formato solicitud reserva y Carpeta programación semestral por equipo 6 Reserva equipo en la carpeta programación semestral por equipos Carpeta programación semestral por
Código: AP- GA-PR19 Página: 3 5 7 Reclama equipo ayuda audiovisual en la Oficina Ayudas, según lo programado en la carpeta respectiva, verifica estado l equipo recibido y ja como respaldo el carné que lo intifica como funcionario la Universidad Carpeta programación semestral por 8 Verifica el correcto uso los equipos durante el sarrollo as clases en las cuales son utilizados. En caso novedas, las registra en la Bitácora Seguimiento al uso equipos ayudas. Bitácora Seguimiento al uso equipos ayudas. 9 Devuelve el equipo a la Oficina Ayudas Docente 10 Recibe y revisa equipo prestado, verificando estado equipo entregado. Si hay novedas, sigue al paso 11; si no, sigue al paso 16 11 Consigna la novedad en el formato Deudas Equipos Ayudas, la hace firmar l funcionario que asume la uda y la archiva en la carpeta udores la Oficina Ayudas. Formato Deudas Equipos y Carpeta Deudores la Oficina Ayudas 12 Cancela uda equipo antes terminar el semestre. 1. Si, se anula el formato uda. 2. No, sigue al paso 13 13 Al finalizar el semestre, revisa carpeta udores la Oficina Ayudas, elabora listado udores y lo reporta a la Oficina Talento Humano. Listado Deudores 14 Entrega equipo referenciado como uda en la Oficina Ayudas y solicita paz y salvo la oficina
Código: AP- GA-PR19 Página: 4 5 15 Recibe el equipo, reporta el pago la uda en el listado udores y emite paz y salvo Listado Deudores y Paz y Salvo Oficina Ayudas 16 Realiza seguimiento a las carpetas solicitud reserva, programación semestral y Bitácora seguimiento al uso equipos, elabora informe y lo envía al Director Administrativo y Financiero Informe 17 Implementa acciones preventivas, correctivas y mejora Plan y mejoramiento a Director Oficina Ayudas Administrativo y Financiero 6. DOCUMENTO REFERENCIA Horario clases Solicitud reserva Bitácora seguimiento a uso equipos Solicitus paz y salvo 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción
Código: AP- GA-PR19 Página: 5 5 8. ANEXOS Formato solicitud reserva equipos Formato uda equipos Listado udores Formato Plan mejoramiento Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Wilber Portocarrero Mestizo Equipo Operativo Maria Carmela Quiñones Góngora Cargo Equipo Operativo Rectora Fecha aprobación