15 15-03 HISTORIAS HISTORIAL DE BIENES INMUEBLES - Tipologia - Escrituras - impuestos - Planos -Avalúos ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL Página 92 de 167 1 10 X Una vez se pierda el derecho sobre un título de propiedad y Cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión y archivo central, se transfiere al archivo Histórico, constituye memoria Institucional 15-08 HISTORIAL DE LOS EQUIPOS -Hoja de vida de los equipos - Registro de control de - mantenimiento y Accesorios - Conceptos Técnicos - Manual de funcionamiento de los equipos 1 3 X A partir de que se le dé de baja a un equipo y cumplido los tiempos de retención en los archivos de gestión y central se eliminan. 15-03
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL 15-07 HISTORIAL DEL PROVEEDOR 1 X Tipología - Carpeta del Proveedor - Presentación del Provedor - Portafolio de servicios - Rut- certificado de Cámara de comercio- y Representación Legal - Comunicaciones - Ficha Técnica de lmacenamiento Página 93 de 167 Conservar permanente en el archivo de gestión, mientras el proveedor esté vigente, luego se conserva en el archivo de gestión por un año, y se elimina ya que este ya no le preste servicio a la Alcaldía. 16 16-01 INFORME DE GESTIÓN DEL AREA 2 3 X Transcurrido el tiempos de custodia en el archivos de gestión se elimina, queda constancia en el informe que rinde la Secretaría General y de Gobierno 17 17-01 INSTRUMENTOS DE CONTROL LISTADO - DE INSUMOS DEL ALMACEN 1 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión se elimina. ón y
Página 94 de 167 ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL 18 18-01 INVENTARIO INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1 2 X A partir de su actualización y cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se elimina. NOTA: se actualiza cada año 18-02 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES (ACTIVOS FIJOS) 1 5 X Transcurrido los tiempos de retención en los archivos de gestión y central se selecciona el inventario del último semestrel y se transfiere al archivo Histórico. Nota. El documento conservado debe reproducirse en medio digital para garantizar su consulta y conservación.
Página 95 de 167 ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL 18.02 CONTINUACIÓN 2 3 X conservar permanentemente en INVENTARIO ACTIVOS FIJOS gestión junto con los archivos de LICENCIAS SOFTWARE instalación del software (Cd's, - Software instalado y la dirección de la red- memorias USB y demás) SOFTWARE Y HARDWARE. Nota: mantener las condiciones - Ordenado por Area y por ambientales adecuadas para la localización geográfica. - Hoja de vida de los equipos conservación de estos soportes. - Manual del Sistema ( Instructivo operativo de la A partir de su actualización y aplicación y ayuda en caso de cumplidos los tiempos de custodia en problemas) los archivos de gestión y central se - Manual de funcionamiento del selecciona el inventario del último Usuario- clase de equipo Nota. Debe estar anexo las semestre y se transfieren al archivo actualizaciones o mejoras que se Histórico para su conservación se le hayan hecho en el tiempo permanente.
Página 96 de 167 ENTIDAD PRODUCTORA :ALCALDIA DEL 18-05 INVENTARIO CONTROL DE MOVIMIENTO - De entrada - De salidas - De traslado - De préstamo - De reintegro - De venta de bienes - De baja de bienes inservibles - De baja por hurto Tipología: Actas de Traslado -Autorizaciones de entrega y despacho, actas de baja -Resolución - Actas de entrega 2 3 X Transcurrido los tiempos de custodia en los archivos de gestión y central se selecciona una muestra aleatoria del 5% por cada actuación y se transfiere al archivo Histórico para su conservación permanente. NOTA. Se produce en medio magnético para garantizar su consulta y conservación
Página 97 de 167 ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL 21 MANUAL 2 3 X A partir de su actualización y 21-13 MANUAL DE INVENTARIOS transcurrido los tiempos de custodia en los archivos de gestión y central se elimina para su actualización se tuvo en cuenta el anterior. NOTA. Se produce en medio magnético para garantizar su consulta y conservación