JUSTIFICACION PREVIA DE LA NECESIDAD En cumplimiento de lo señalado en los numerales 7 y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 2474 de 2008 modificado por el Decreto 2025 y 3576 de 2009, la del Departamento del Cauca, en su calidad de entidad estatal sujeta al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, realiza por medio del presente documento, la correspondiente justificación para la adquisición e instalación de DIVISIONES Y MUEBLES MODULARES PARA LA DEPENDENCIA DE TALENTO HUMANO y ASESORES DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL CAUCA, para mejorar el buen desempeño y calidad de servicio. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN La Departamental, en su compromiso de ofrecer una educación con calidad y eficiencia, considera indispensable dentro de su proceso de modernización institucional dotar con puestos de trabajo la dependencia de TALENTO HUMANO y ASESORES DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL CAUCA que permitan optimizar espacios y con muebles ergonómicos para brindar a los servidores públicos unas adecuadas condiciones que permitan desempeñar sus actividades administrativas eficientemente. El fin primordial, obedece a la necesidad de mantener las instalaciones físicas y el equipamiento de los inmuebles de su propiedad, ya que algunos presentan necesidades de dotación e instalación de división Modular, para propiciar un buen ambiente físico. La ampliación de planta, la contratación de profesionales para apoyar procesos misionales, el deterioro del mobiliario en servicio, entre otros, son los fundamentos que soportaron la necesidad de efectuar la ADQUISICION E INSTALACIÓN DE DIVISIONES Y MUEBLES MODULARES en dicha dependencia, que garantice a todos los usuarios un buen desempeño y eficiente calidad de servicio. Las exigencias en materia de salud ocupacional, gestión ambiental y gestión de calidad, así como las políticas para disminución y mitigación de riesgos, llevan a las entidades a mejorar su infraestructura y ambientes de trabajo. La del Cauca cuenta con espacios de oficinas, que le permiten prestar apoyo administrativo a sus usuarios, pero se hace necesario mejorar los espacios de trabajo de los funcionarios de la Entidad como lo es la adecuación de la dependencia de TALENTO HUMANO Y ASESORES DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL CAUCA, como puede apreciarse en el Proyecto correspondiente a modulación presentado por el Arquitecto JUAN PABLO HURTADO A., de fecha 8 de marzo de 2010, el cual se anexa. Una vez revisado el almacén de la del Cauca, y verificado el mobiliario que se encuentra disponible en las oficinas, se encontró que NO existe mobiliario en el almacén ni se encontró mobiliario existente en las oficinas que no esté siendo utilizado en el momento, por lo tanto se sugiere que la alternativa más conveniente es la de convocar mediante el procedimiento de publicación en pagina WEB a personas naturales y/o jurídicas que tengan experiencia en e instalación y/o Venta de DIVISIONES Y MUEBLES MODULARES. 2. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR.
OBJETO: ADQUISICION E INSTALACIÓN DE DIVISIONES Y MUEBLES MODULARES PARA LA DEPENDENCIA DE TALENTO HUMANO Y ASESORES DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL CAUCA, de acuerdo a las siguientes especificaciones: DESCRIPCIÓN COBERTURA CANT. Panel de 0.30x1,30 en sistema blokin, estructura elaborada en lamina coll-roled, calibre 18 pintado en pintura en polvo epoxi poliéster texturizada de aplicación electrostática horneable color institucional, las baldosa del sistema elaborado en tablex de 9mm tapizado en paño hilat escorial ignifuga de características para uso y permanente exigencia color institucional. zócalo de 15ccms de altura x 7 cms de profundidad con separador pasa cables de 5cms en el centro y a lo largo del panel para conducción del cableado con tapa removible, los laterales deben estar provistos de cremalleras que permitan auto soportar elementos de almacenamiento y escuadras de amarre universal para superficies y demás elementos que conforman el sistema, en la parte superior en vidrio templado de 5mm opalizado con sistema de conectores en hierro cromado de 1 pulgada de diámetro x 3 de longitud 4 Panel de 0.75x1,30 en sistema blokin, estructura elaborada en lamina coll-roled, calibre 18 pintado en pintura en polvo epoxi poliéster texturizada de aplicación electrostática horneable color institucional, las baldosa del sistema elaborado en tablex de 9mm tapizado en paño hilat escorial ignifuga de características para uso y permanente exigencia color institucional. zócalo de 15ccms de altura x 7 cms de profundidad con separador pasa cables de 5cms en el centro y a lo largo del panel para conducción del cableado con tapa removible, los laterales deben estar provistos de cremalleras que permitan auto soportar elementos de almacenamiento y escuadras de amarre universal para superficies y demás elementos que conforman el sistema, en la parte superior en vidrio templado de 5mm opalizado con sistema de conectores en hierro cromado de 1 pulgada de diámetro x 3 de longitud 26 Canal de Inicio elaborado en lamina coll-rolled calibre 18 pintado en pintura en polvo epoxi poliéster de aplicación electrostática horneable color institucional 12 Puesto de Trabajo de 1.50 x 1.50 en L incluye superficie de trabajo de 0.90 x 0.60 y 1.50 x 0.60 elaborado en tablex de 30mm impermeabilizado para control de humedad enchapado en formica color institucional con forma borde rígido, 1 gavetero 2x1 con tres gavetas, 2 costados en Tx50, 1 falda de 0.80, 1 falda de 1.25, pasa cables, platinas de unión porta CPU graduable, porta teclado, todo elaborado en lamina coll-rolled, calibre 20 pintura en polvo epoxi poliéster texturizada de aplicación electrostática horneable color institucional. 15 Sillas Ergonómicas tapizadas en paño 3 contactos ESPECIFICACIONES TECNICAS En los tapizados del asiento, la espuma es laminada con densidad 40 y grosor de 5 cm, En los tapizados del espaldar, la espuma es laminada con densidad 26 y grosor de 4 cm cuentan con un catalizador que sirve como retardante al fuego, anti-ácaros, Soporte espaldar con tubería oval calibre 14 y lamina estampada calibre 1/8, Soporte asiento en lamina HR calibre 12. Base y ruedas en nylon Pintura electrostática negra. Palanca para regular altura del asiento, sistema neumático. Perilla para regular posiciones del espaldar, contacto Perilla para regular recorrido del espaldar. 6 Sillas fijas tipo isósceles tapizada en paño ESPECIFICACIONES TECNICAS Tubería oval calibre 16 altamente resistente, Pintura electrostica negra, Carcaza plástica en los espaldares, OBSERVACIONES En los tapizados de los espaldares, la espuma es laminada con densidad 26 y grosor de 4 cm En los tapizados de los asientos, la espuma es laminada con densidad 40 y grosor de 5 cm. Diversidad de colores en los plásticos. Diversidad en los colores de los paños o según color institucional. 4
Adecuación de pared oficina en panel yeso de 1.30 de alto x 2.20 de fondo 1
ALCANCES DEL OBJETO CONTRACTUAL: Son responsabilidad del oferente seleccionado: Los procedimientos y métodos de construcción, para llevar a cabo la modulación Ejecutar la construcción, el suministro de los bienes y equipo y los gastos en la instalación de los mismos Efectuar la entrega de los elementos nuevos, no usados ni reconstruidos y de primera calidad con las especificaciones, características y cantidades establecidas. Realizar la instalación de los bienes adquiridos, garantizando calidad y correcto funcionamiento de los mismos. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- Las obligaciones del futuro Contratista serán las siguientes: Cumplir con el objeto del Contrato, en los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada. Entregar al Almacén de la de la, los bienes que hacen parte del objeto contractual, una vez sean revisados por las respectiva oficina a modular Adecuarse a los planos y necesidades de la Departamental. Instalar los bienes adquiridos conforme a las especificaciones de la Departamental Realizar la adecuación de pared en oficina panel yeso de 1.30 de alto x 2.20 de fondo Presentar factura por la compra, detallando los bienes a instalar. Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo. De presentarse durante la entrega y revisión, algún defecto en los elementos entregados o especificaciones diferentes, el contratista hará el cambio de los mismos. Presentar los documentos necesarios para la legalización del contrato. Garantizar la calidad de los materiales que componen los muebles y divisiones modulares. PLAZO: El contratista contará con un término de diez (10) días calendario para realizar la entrega completa de los bienes objetos de adquisición, contados a partir de la fecha en que se cumplan a cabalidad los requisitos de ejecución o legalización del respectivo contrato. LUGAR DE EJECUCIÓN: Popayán del Cauca. VALOR Y FORMA DE PAGO: La contratación requerida tendrá un valor de TREINTA MILLONES NOVECIENTOS ONCE MIL OCHOCIENTOS DIECIOCHO PESOS M.CTE. ($30.911.818) incluido IVA; suma que corresponderá al Monto GLOBAL incluidos gastos y todo costo de ejecución del mismo de acuerdo a un sondeo previo realizado internamente por la entidad convocante y una vez determinados unos precios unitarios, como se evidencia en el cuadro de precios y en cotizaciones.
El DEPARTAMENTO cancelará al contratista en una sola cuota a la finalización de la ejecución total del objeto contratado, previa presentación de la cuenta de cobro y/o factura y recibido a satisfacción por parte del funcionario que cumpla funciones de interventoría. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS Y JUSTIFICACION DE LOS FACTORES QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. La del Cauca se encuentra delegada para contratar mediante decreto No. 0297 de 2005, por medio del cual se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y se dictan otras medidas administrativas. El literal a) del numeral 2) del Articulo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 16 del Decreto 2474 de 2008, señalan que los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y que comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización se entienden aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de necesidades. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. La Secretaría de Educación para la contratación requerida y por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante, utilizará la modalidad de selección abreviada a través de Subasta Inversa, de conformidad con el Artículo 2º numeral 2 literal a) de la Ley 1150 del 2007, el Artículo 16 y siguientes del Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y el Articulo 1º Decreto 3576 del 17 de septiembre de 2009, por cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la Secretaría de Educación formulará invitación pública a presentar ofertas a través de la página Web o en su defecto en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio mas bajo, siempre que se encuentre en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si solo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. La entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente al oferente con el precio mas bajo. En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificaran las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica que se refiere el Artículo 20 del Decreto 2474 de 2008, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a los señalado en el inciso primero del Artículo 8 del Decreto 4828 de 2008. El contrato constara por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes y servicios aceptada por la entidad, o en ordenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los tramites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables. Es un imperativo constitucional que las autoridades públicas deben velar por la satisfacción del INTERÉS GENERAL de los administrados en concordancia con los principios de la función pública y los fines esenciales del Estado establecidos en el Artículo 2º de la Carta Magna, lo cual en el presente contrato se constituye en la adecuada y eficiente prestación del servicio público a la comunidad y la promoción de la prosperidad general, buscando garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes de los administrados, fin y objetivo único de la contratación requerida. 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El valor estimado de la contratación requerida, de conformidad con los requerimientos planteados por la Escuela de Capacitación de la Gobernación del Cauca, es la suma de TREINTA MILLONES NOVECIENTOS ONCE MIL OCHOCIENTOS DIECIOCHO PESOS M.CTE. ($30.911.818), incluido IVA; suma que corresponderá al Monto GLOBAL incluidos gastos y todo costo de ejecución del mismo de acuerdo a un sondeo previo realizado internamente por la entidad convocante y una vez determinados unos precios unitarios, como se evidencia en el cuadro de precios y en cotizaciones, tal y como consta en el oficio de fecha 8 de marzo de 2010, suscrito por el Arquitecto JUAN PABLO HURTADO TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. Conforme a lo dispuesto en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el Artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 modificado por los Decretos 2025 y 3576 de 2009, el Decreto 4828 de 2008 modificado por el Decreto 931 de 2009, y el Decreto Departamental N 0244 de 2009 Manual de Contratación del Departamento del Cauca se establecen así: CLASE DESCRIPCION TIPIFICACION DEL RIESGO CONCEPTO ASIGNACION DEL RIESGO DPT O PROP Y/O CONTR ESTIMACION DEL RIESGO EVALUAC. VALORAC. PONDER CLASE ECONOMI COS RIESGOS TRIBUTARIOS Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la contratación BAJO 5 9,09% MALA CALIDAD DEL SERVICIO EJECUCION DEL CONTRATO Efecto económico causado por una mala programación en las fechas de entrega de los equipos y elementos de computo y riesgos relacionados con el transporte de los bienes hasta la Secretaría de educación MEDIO 10 18,18%
FALLAS DE CALIDAD DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS El contratista es responsable de la mala calidad de los bienes requeridos y de los servicios prestados y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento del objeto del contrato y de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los bienes y/o servicios, una vez realizadas las pruebas de aceptación presentan fallas o deterioros, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen. ALTO 20 36,36% IMCUMPLIMIEN TO DE LAS ESPECIFICACIO NES TECNICAS DE LOS BIENES El contratista es responsable del incumplimiento en las especificaciones técnicas de los bienes y deberá reemplazarlos cuando se consideren inadecuados o ineficientes o que no cumplen con las condiciones técnicas requeridas MEDIO 10 18,18% Causa naturales - Fuerza mayorcaso fortuito Daños, pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito que puedan presentarse durante la ejecución del contrato, para lo cual podrá celebrar los contratos de seguros que considere pertinentes. BAJO 5 9,09% SOCIAL RIESGO POLITICO El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante BAJO 5 9,09% TOTALES 55 100,00% 5. COBERTURA DE LOS RIESGOS En virtud de lo dispuesto en el Artículo 25 numeral 19 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, los artículos 4 y 7 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 931 de 2009, el Decreto 2493 de 2009 y el Decreto Departamental N 0244 de 2009 que adopta el Manual de Contratación del Departamento del Cauca, el contratista se obliga a constituir a favor de la y Cultura del Cauca, dentro de los cinco (5) días hable siguientes a la fecha de suscripción del respectivo contrato, una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia de conformidad con la póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera, la cual se entregará a la entidad contratante junto con los correspondientes recibos definitivos de cancelación de las primas respectivas y que garantizará los siguientes riesgos: a. De cumplimiento de las obligaciones contractuales incluyendo en ella el pago de multas y/o cláusula penal pecuniaria: Por un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de contrato y cuatro (4) meses más, contados desde la suscripción del contrato. b. De Calidad del Bien, por una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del valor de los bienes suministrados y por el termino de dieciocho (18) meses contados a partir de la ejecución final del contrato PARAGRAFO. En el evento de que las compañías de seguros no aseguran el riesgo de calidad y buen funcionamiento, el contratista mediante una carta de intención debe garantizar de manera directa la calidad de los bienes y servicios objeto de contrato durante un (1) año, contados a partir de la terminación del contrato.
c. De Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más. d. De responsabilidad civil a favor de terceros por un valor asegurado equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual a la duración del mismo En caso de prórroga del término de duración del contrato o de aumento de su valor, según el caso, el contratista deberá entregar a la del Cauca, como condición de ejecución de los acuerdos de prórroga o de aumento de valor, según el caso, los certificados de modificación de la póliza única en el que conste el ajuste de la vigencia o del valor asegurado de cada uno de los amparos, en la misma proporción. Por otra parte para minimizar los riesgos, el pago se efectuará con fundamento en la constancia de recibido a satisfacción por parte del interventor, correspondiente a cada cuenta de cobro a medida que se va ejecutando el servicio contratado. 7. MULTAS En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de multa que se pactarán en el respectivo contrato, la entidad contratante, de acuerdo al procedimiento que más adelante se señala, seguirá el respectivo trámite jurídico para hacer efectivas las siguientes multas: Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a la entrega de los bienes u obras, en la fecha determinada, o por suspensión temporal de la misma sin causa justificada o por causas imputables al contratista: El uno por mil (1 ) del valor del contrato por cada día de mora, sin superar el tres por ciento (3%) del valor total del mismo. En caso de pactarse anticipo, por mal uso del anticipo: El uno por ciento (1%) del valor anticipado, sin perjuicio de las sanciones penales a las que haya lugar. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a constituir a tiempo la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados: El uno por ciento (1%) del valor total del contrato, suma que será deducida de la primera acta y/o cuota de pago o del anticipo o del pago anticipado en caso de así haberse pactado. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a prorrogar la garantía única de cumplimiento, en cualquiera de sus riesgos amparados, cuando a ello hubiere lugar: El uno por ciento (1%) del valor del contrato en el momento de su aplicación, suma que será descontada del pago final, del primero pago en evento de adición en cuantía, o en su defecto declarada en el acta de liquidación final. Por mora o incumplimiento injustificado de las obligaciones referentes a presentar los documentos exigidos para la liquidación del contrato, dentro del plazo establecido para el efecto, según las disposiciones vigentes: El cero punto tres por ciento (0.3%) del valor total del convenio. En este caso, la entidad contratante elaborará la liquidación de oficio. Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, que afecte el contrato: El uno por mil (1 ) del valor total del convenio. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS
En el evento en que se incurra en una o varias de las causales de multas a que hace alusión, se iniciará el siguiente procedimiento de apremio con plena aplicación del derecho al Debido Proceso (Art. 29 CN). Una vez constatado por el Interventor del contrato, que el contratista ha incurrido o está incurriendo en una o varias de las causales de multa señaladas, pondrá en conocimiento de aquél el hecho y lo requerirá por escrito, para que dentro del término que se le señale, proceda a poner a disposición del contrato, los elementos necesarios y adelante las actividades que le permitan conjurar la situación que lo puso en condiciones de apremio. Si el contratista no da cumplimiento al requerimiento, el Interventor presentará un informe escrito, con todas las pruebas conducentes y pertinentes, a fin de que la Oficina de Contratación y Presupuesto de la entidad contratante de inicio al siguiente procedimiento: Mediante comunicación escrita, dará traslado al contratista de los hechos expuestos por la Interventoría para que dentro del término de cinco (5) días hábiles exponga o justifique por escrito las razones que dieron origen a este procedimiento y aporte las pruebas que considere necesarias. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, se tendrán como ciertos los hechos que originan este procedimiento Para constancia se firma en Popayán, a los 30 de abril de 2010 Atentamente, DEYFAN SILVA MENESES del Cauca. Revisó: CARLOS ANDRES BOLAÑOS G. Profesional Universitario Especializado de Jurídica. Reviso: JAIRE LORENA CERQUERA. Profesional Universitario Especializado de Administrativa y Financiera Revisó: ADRIANA E. CAMELO G. profesional Universitarios de Gestión Administrativa. Proyectó: MARIA LILIANA LOPEZ CRIOLLO