Índice Código: GP002 Página: 1 de 62 Pág. 2 INTRODUCCION. 3 OBJETIVO Y ALCANCE 4 MARCO JURÍDICO. 6 NORMAS GENERALES. 6 NORMAS ESPECÍFICAS. 10 1.1.-Unidades Involucradas. 12 1.2.-Normas para el control y Registro de Inventario. 15 1.3.-Procedimiento para la toma física de inventarios de plantas. 17 Diagrama de Flujo 18 1.4- Procedimiento para el control de inventarios de plantas. 19 Diagrama de Flujo 21 1.5.-Procedimiento para la recepción de materia prima e insumos. 22 Diagrama de Flujo 23 1.6. -Procedimiento para el despacho de materia prima e insumos 25 1.7.- Procedimiento para la recepción de producto terminado. 26 Diagrama de Flujo 27 2.1.- Glosario. 28 3.1.- Anexos, Formatos Oficiales. 21 4.1.- Formatos e instructivos. 25
INTRODUCCION Código: GP002 Página: 2 de 62 Para lograr una administración eficiente del desempeño, eficiencia en la respuesta a las demandas sociales que ofrecen los procesos de gestión de las plantas bajo la supervisión administrativa de VENALCASA, se exige que las mismas se adecúen en su aparato administrativo, de tal manera que les permita articular integralmente dichos procesos, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de la sociedad. En tal sentido, la sección de Procesos Agroindustriales ha fortalecido las acciones de promoción y consolidación de una cultura de servicio y mejoramiento permanente de la calidad de los servicios agroindustriales los cuales benefician a la población, a través del establecimiento y formalización de herramientas administrativas acordes a las necesidades de las plantas a las cuales se le realiza la supervisión administrativa. De acuerdo a lo antes expuesto, la Gerencia de Procesos a través de las herramientas de computación en colaboración con las áreas involucradas en el proceso, ha preparado el siguiente manual denominado Manual de procedimientos para el control, toma física y registro de inventarios, con la finalidad de proporcionar a los órganos y a las plantas los recursos materiales, políticas, procedimientos y criterios de acción pertinentes que le permitan registrar en forma sistematizada, oportuna y suficiente los movimientos de insumos. El manual descrito contiene la descripción detallada de los procedimientos utilizados a través de descripciones verbales, lo que permite contar con una guía práctica y sencilla de las actividades inherentes al proceso correspondiente. El documento contiene secuencialmente: el objetivo general, políticas generales, base legal, funciones de las áreas involucradas y los procedimientos para el control, toma física y registro de inventarios de las plantas de VENALCASA. Este instrumento proporciona a las plantas y a las unidades involucradas una herramienta idónea para lograr la eficiencia y alcanzar los propósitos establecidos por la empresa.
Código: GP002 Página: 3 de 62 Objetivo y Alcance OBJETIVO Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficiente el proceso de registro, control y toma física de los inventarios de insumo, materia prima, producto terminado y producción de las plantas de VENALCASA, así como la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que participan en este proceso; además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante los procesos de las plantas. Establecer las normas, procedimientos y mecanismos de control para el óptimo control y registro de los inventarios de producto terminado materia prima, insumos de las plantas procesadoras y empaquetadoras de alimentos bajo la administración de VENALCASA, S.A., que permitan identificar eficazmente las necesidades reales de los mismos, evitando así compras innecesarias. Alcance. El registro, control y toma física de los inventarios contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepción de materia prima, insumos y producto terminado en Las plantas, pasando por el registro, acomodo, salvaguarda, conservación y despacho a las unidades en una primera etapa, así como su segunda etapa se encuentra su inclusión en el proceso productivo. El personal que tiene a su cargo la ejecución de control de los inventarios en cada una de las plantas a través de los departamentos de inventarios, son los responsables en cada una de las unidades donde se lleva este proceso.
Código: GP002 Página: 4 de 62 El presente manual contiene una serie de disposiciones que permitirán a las áreas operativas del proceso, conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tales como el manejo físico de los insumos, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable que deben proporcionar las áreas respectivas para la adecuada toma de decisiones. Se contempla a su vez, la necesidad de establecer una coordinación estrecha entre las áreas participantes para efecto de conciliación, de movimientos y manejo de información homogénea y veraz. Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicación obligatoria, por lo que las áreas operativas del proceso deberán observarlas en la ejecución de sus trabajos, sin embargo, los procedimientos deben ser aplicados y ajustados de acuerdo a las necesidades de las propias áreas mientras se observen las políticas establecidas para ello, cuidando que las adecuaciones o adiciones estén siempre encaminados al cumplimiento de los objetivos que marca el presente manual, en tal caso, es recomendable hacerlo del conocimiento de las unidades superiores para realizar las adecuaciones y ajustes correspondientes, evitando la omisión de alguna parte del procedimiento general.
Código: GP002 Página: 5 de 62 Marco jurídico Capítulo II de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.347, del 17/12/2001: - Artículo 3: El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados( ). - Artículo 22: Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades. Dichos manuales deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte. - Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. - Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno. Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.081 del 7 de Noviembre de 1996. Ministerio de Sanidad y Asistencia Social. Buenas Prácticas De Fabricación, Almacenamiento Y Transporte De Alimentos Para Consumo Humano. Comisión Venezolana De Normas Industriales (COVENIN). 1481:2001 (7º Revisión). CODEX Alimentario. Sistema de Gestión de la Inocuidad (HACCP), Análisis de Peligro y Punto Crítico de Control. Normas según la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.081 del 7 de Noviembre de 1996. Ministerio de Sanidad y Asistencia Social. Buenas Prácticas De Fabricación, Almacenamiento Y Transporte De Alimentos Para Consumo Humano.
Código: GP002 Página: 6 de 62 Normas Generales 1. El control de inventarios se llevará a cabo diariamente, con cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en la empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S.A. 2. Las diversas plantas atendidas bajo la supervisión administrativa de VENALCASA deberán llevar un registro sistemático del movimiento de materias primas, insumos y producto terminado, ya sea manual o automatizado. 3. En los registros mensuales para efecto de cierre de inventario se deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día último del mes correspondiente. 4. El último día hábil de cada mes las plantas emitirán un informe de cierre de inventario, sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de sus almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado. 5. Será responsabilidad del almacenista y del jefe de operaciones, realizar el levantamiento del inventario físico de bienes (materia prima, insumos y producto terminado) correspondiente a cada mes en curso, en el Almacén de su adscripción conforme a este procedimiento. 6. Serán sujetos de levantamiento de inventario físico, todos los bienes materiales que se encuentren depositados en los almacenes. Para su control se utilizaran en tarjetas kárdex. 7. Previamente al levantamiento del Inventario de bienes de materiales existentes en los materiales, habrá registrado los datos provenientes de todas las tarjetas Kárdex
Código: GP002 Página: 7 de 62 existentes, consignando las existencias en el reporte de Inventario físico del Almacén. Dichas tarjetas kárdex se organizarán de manera alfabética. 8. Durante el inventario de bienes y Recursos Materiales existentes en los almacenes se deberán: 1) Ordenar y acomodar los inventarios, 2) Elaborar marbetes, colocarlos y realizar el primer conteo físico y, 3) Realizar el segundo conteo físico. Al concluir el levantamiento físico, con la parte desprendible de los marbetes colocados, deberá registrar los datos en el formato Inventario físico del Almacén con la finalidad de detectar diferencias en cantidades e importe y corregir ambos de manera oportuna. En caso de resultar bienes sobrantes y/o faltantes, el almacenista elaborará los formatos Relación de bienes de consumo faltantes y/o Relación de bienes de consumo sobrantes respectivos. 9. El almacenista, deberá levantar acta administrativa circunstanciada que haga constar los resultados obtenidos en el levantamiento de inventario de bienes de consumo, debiendo firmarla el Jefe de y el almacenista. El Almacenista será el responsable de levantar el acta, consignando las firmas del jefe de planta, así como su propia firma. 10. Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes faltantes, deben ser justificados a través de un informe o reporte del faltante. Si efectuado el levantamiento de inventario resultaran bienes sobrantes, el Encargado del Almacén elaborará la Nota de Entrada y efectuará los registros derivados del sobrante detectado. 11. Será responsabilidad del almacenista, mantener actualizado el inventario de bienes materiales existentes en los almacenes y verificarlo física y documentalmente, a fin de evitar el deterioro por falta de rotación, mal almacenamiento, separándolo aquellos productos dañados o en mal estado en el almacén. Deberá hacerlo del conocimiento del
Código: GP002 Página: 8 de 62 jefe de planta y del jefe del departamento de inventario, para su autorización de destino final conforme a la normatividad de la empresa. Los bienes próximos a dar de baja deberán considerarse en el Inventario Físico hasta que no se realice la desincorporación respectiva por la unidad encargada. 12. Será responsabilidad del encargado de Almacenista, recibir y registrar con la Nota de Entrada correspondiente, los bienes materiales (materia prima, insumos, producto terminado) que sean entregados por los proveedores, para su resguardo, custodia y distribución. 13. El último día hábil de cada mes las plantas emitirán un informe de cierre de inventario, y ser enviada una copia al analista de inventario en la gerencia de operaciones sustentado con el informe el reporte de entradas y de salidas de sus almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado. 14. Los informes de cierre deberán ser firmados por el Jefe de Planta y el analista encargado de llevar el control del mismo, posteriormente este debe ser enviado a la gerencia de operaciones con sus respectivas firmas y sellos, para dejar constancia y avalar la información suministrada. 15. El control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente diariamente, con cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en la empresa Venezolana de Alimentos la Casa, S.A. 16. Las diversas plantas atendidas bajo la supervisión administrativa de VENALCASA deberán llevar un registro sistemático del movimiento de materias primas e insumos ya sea manual o automatizado.
Código: GP002 Página: 9 de 62 17. En los registros mensuales para efecto de cierre de inventario se deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día último del mes correspondiente. 18. La documentación que quedará bajo el resguardo del almacenista de cada planta y del departamento de inventario deberá contener lo siguiente: Inventario físico del almacén, con fecha al corte del inventario (original). Notas de Entrada o entrega (copia), Tarjetas de Kárdex (original), Ordenes de salida a producción (copia), Ordenes de entrega a almacén (copia), Ordenes de salida de almacén, En su caso, reportes de faltantes y/o sobrantes (originales), Ajustes Previos a la Conciliación (original). Conciliación de Saldos Físico Contables (original). Acta de cierre mensual del inventario físico (copia).
Código: GP002 Página: 10 de 62 Normas Especificas 1. Emitir las normas que se deberán aplicar para el adecuado almacenamiento de los insumos que se adquieran, a fin de coordinar y controlar el funcionamiento de la planta. 2. Verificar los insumos que sean recibidos, utilizados y debidamente vaciados en la documentación oficial correspondiente, con el propósito de llevar a cabo su adecuado control interno y su estricta vigilancia física. 3. Establecer un formato único para la toma de inventario, el cual será reportado diariamente al Departamento de Procesos Agroindustriales de Venalcasa, S.A., así como emitir los primeros 5 días de cada mes los consolidados en relación a las entradas, salidas y consumos de todos y cada uno de los insumos de la planta. 4. Diseñar y operar un adecuado sistema de control interno mediante el registro oportuno de las entradas y salidas de materia prima e insumos, cuidando que estos tengan la documentación soporte. 5. Formular y coordinar la programación de entrega de materia prima e insumos a las diferentes áreas de proceso de la planta. 6. Realizar y controlar el abastecimiento de insumos de acuerdo a las solicitudes que formulen las diferentes unidades que integran la planta. 7. Realizar y coordinar periódicamente los inventarios con el propósito de validar las existencias y detectar a tiempo posibles faltas para tomar oportunamente las decisiones para su requisición.
Código: GP002 Página: 11 de 62 8. Coordinar programa de verificación y chequeo de las condiciones y características de los insumos para darles el tratamiento o salida, para así prever su caducidad o descomposición. 9. Registrar y coordinar los insumos obsoletos para tramitar su baja y destino final de acuerdo a las disposiciones técnicas, procedimientos y demás normas vigentes sobre la materia. 10. Llevar a cabo mensualmente las pruebas selectivas de inventarios y efectuar inventarios de mediado de año y cierre anual de ejercicio en coordinación con las áreas involucradas preparando para tal efecto la documentación necesaria.
Código: GP002 Página: 12 de 62 Unidades Involucradas 1. UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS PLANTAS DE VENALCASA Planta Empaquetadora de Leche Catia Planta Empaquetadora de Granos Quibor Planta Procesadora de Arroz Barinas Planta Procesadora de Alimentos Balanceados Para Animales Planta Procesadora de Frutas Monagas Planta Empaquetadora de Hortalizas Monay Planta Empaquetadora de Hortalizas Caripe Entre otras plantas que se asigne bajo la administración de la empresa. GERENCIA DE PROCESOS Área de Produccion AREA DE CONTABILIDAD Área de contabilidad. 2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS GERENCIAS DE PROCESOS Y GERENCIA DE OPERACIONES
Código: GP002 Página: 13 de 62 3. FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN LOS ALMACENES DE LAS EMPRESAS DE VELACASA. 3.1 ENCARGADO DEL ALMACEN (ALMACENISTA): Debe realizar todas las actividades inherentes al adecuado funcionamiento del almacén, en cuanto al registro y control de las recepciones y almacenamiento de materia prima, insumos, salida de materia prima a producción, ingreso de producto terminado al almacén, además de velar por el cumplimiento de las normas establecidas, funcionamiento y operatividad dentro de los almacenes, implementación de las normas FIFO, rotación de productos, velar por las condiciones de almacenamiento y las condiciones físicas de infraestructura que puedan afectar la vida útil del producto. Se ocupa a su vez, de vigilar el suministro de la materia prima, control de peso, calidad del empaque, supervisar y atender a las personas que operan dentro del almacén y están a su cargo. Además: 1.1. Revisar el área del almacén e inventario antes de recepcionar cualquier material o producto. 1.2. Verificar que el área de trabajo se encuentre en condiciones óptimas de higiene y seguridad para la el mantenimiento de la calidad del producto a almacenar y evitar su deterioro. 1.3. Llevar el control y registro de cada una de las materias primas, insumos recibidos por separado en formatos adecuados y de fácil llenado (formato de control de inventario diario KARDEX). 1.4 Realizar conteo rutinario de la existencia del inventario en los almacenes, 1.5 reportar las mermas de materia prima, insumos y producto terminado diaria y verificar el porque de la generación de la misma. 1.6 Informar y reportar el físico y digital a la unidad de procesos agroindustriales e inventario la existencia real de materia prima, insumos producto terminado en los almacenes. 1.7 Identificar cada una de las recepciones de materia prima, insumos y producto terminado que ingresan a los almacenes. (origen y nombre del producto, nombre del proveedor, fecha de recepción, cantidad, peso, presentación, unidades por paletas, nombre del almacenista, conformidad de aceptación de producto según la las especificaciones técnicas y de calidad).
Código: GP002 Página: 14 de 62 3.2 CALETEROS : Debe realizar todas las tareas inherentes a la descarga de la mercancía recibida o comprada. 2.1. Preparar el área de trabajo. 2.2. Debe garantizar el buen acarreo del producto recibido a los almacenes. 2.3. Colocar el producto en el lugar adecuado para su posterior pesada, identificación y almacenamiento. 2.4. Debe preparar las paletas con las cantidades de sacos adecuadas y organizadas en la paleta, con el fin evitar derrames de producto durante el traslado o acarreo. 2.5. Deben separar los productos y mercancías recibidas en óptimas condiciones de las que presenten disconformidades (deterioradas, en mal estado), o aquellas que no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas, o por consiguiente las que el analista de calidad determine no conforme. 2.6. Debe arrumar adecuadamente la materia prima, siempre y cuando se requiera con e fin de optimizar el espacio físico del almacén y no obstaculicé la operatividad del mismo. 3.3 OPERADOR DEL MONTACARGAS: El operador del montacargas debe realizar todas las tareas inherentes al traslado y ubicación según indicaciones del almacenista de la materia prima, insumos y producto terminado desde los lugares de recepción y producción a los almacenes y viceversa, garantizando que los mismos no presenten ningún daño o deterioro que puede afectar la de calidad de los mismos. Además debe: 3.1. Reportar las condiciones del equipo (montacargas) antes y después de realizar cualquier actividad de acarreo de producto. 3.2. Asegurar que el traslado del producto (materia prima, insumos y producto terminado), se realice adecuadamente. 3.2. Debe chequear que la paleta este bien armada, con la cantidad adecuada de sacos o producto, de manera de evitar derrames y caída del producto durante su traslado o elevación al sistema rack. 3.3. Realizar un uso adecuado del montacargas dentro y fuera de las instalaciones. 3.4. Diariamente debe realizar chequeos y verificar los controles, sistema de gas-, sistema hidráulico y cauchos del montacargas. 3.5. Reportar inmediatamente a su superior, cualquier falla en el quipo. 3.6. Llenar la hoja de reporte y funcionamiento de la máquina.
Código: GP002 Página: 15 de 62 Normas para el control y registro de inventario en los almacenes de las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a. De los insumos recibidos: 1. La recepción de los insumos deben realizarse en condiciones que eviten su contaminación, alteración y daño físico. 2. Previo al almacenamiento, las materias primas y demás insumos deben ser inspeccionados, clasificados y analizados para determinar si cumplen con las especificaciones de calidad establecidas o solicitadas a los proveedores. Del almacenamiento y transporte: 1. El almacenamiento y transporte debe realizarse de manera que se evite la contaminación del alimento, la proliferación de microorganismos indeseables, el deterioro o daño físico del envase o embalaje. 2. Se debe realizar una Higienización adecuado de los locales de almacenamiento y de las unidades de transporte de alimentos. 3. Se debe almacenar y transportar la materia prima, los insumos y producto terminado, de manera que se minimice su deterioro y se eviten las condiciones que afecten la higiene, funcionalidad e integridad de los mismos. Debe cumplir con el método de Rotación de Inventario PEPS (Primero que entra primero que sale). 4. Se deben transportar los alimentos en unidades dedicadas para ese fin. 5. La temperatura, los medios, condiciones y duración del transporte deben planificarse de manera que no haya peligro del deterioro del producto. 6. La administración de la empresa debe realizar todo el esfuerzo requerido para prevenir la contaminación o deterioro del alimento en los canales de distribución y evitar que los productos no aptos lleguen al consumidor.
Código: GP002 Página: 16 de 62 7. La materia prima, insumos y producto terminado debe almacenarse en áreas claramente delimitadas y de ser necesario diferenciadas por medios físicos y/o funcionales de aquellas destinadas para los insumos de producción. 8. En los almacenes de insumos o productos terminados deben colocarse ordenados en pilas o estibas con separación mínima de 60 cm con respecto a las paredes perimetrales, y disponerse sobre paletas o tarimas elevadas del piso por lo menos 15 cm, de manera que permita la inspección, limpieza y fumigación. 9. La materia prima, insumos y producto terminado almacenado debe identificarse para conocer su procedencia, calidad y tiempo de vida útil. Los productos deben ser rotados para que se cumpla el principio primero entra primero sale. 10. En los almacenes no deben colocarse materiales u objetos en desuso o desechos que puedan proporcionar la acumulación de polvo, suciedades, plagas entre otros.
Código: GP002 Página: 17 de 62 Procedimiento para la toma física de inventario de las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a Una vez que haya sido determinada la deficiencia de insumos en las plantas, el departamento de procesos elaborará las comunicaciones pertinentes para la requisición de los mismos. Los almacenes de las plantan reciben los insumos y proceden a inventariar los mismos. Se determina el tiempo necesario para la realización de los inventarios, que generalmente es diario, para luego estimar las entradas, consumos y producciones semanales, mensuales y anuales. Las plantas se encargan básicamente de realizar las acciones correspondientes a la toma del inventario: Acomodar y estibar en el o los anaqueles respectivos los insumos, e identificarlos con su clave y descripción. Elaborar un croquis de localización por área en forma progresiva a fin de determinar una ruta de conteo. Emitir los listados de insumos por sección y ubicación.
Código: GP002 Página: 18 de 62 procedimiento para el control de inventario físico de las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO FÍSICO DE LAS PLANTAS BAJO LA ADMINISTRACIÓN DE VENALCASA, S.A 1. El jefe de almacén o almacenista deberá verificar la existencia del material (materia prima, insumos y producto terminado) necesario para informar a la gerencia con el fin de adquirir o suplir la necesidad.(tarjeta de estiba) 2. El jefe de almacén o almacenista deberá revisar y cuantificar la materia prima que recibe del transportista y firmar conforme conjuntamente con el proveedor. 3. El jefe de almacén o almacenista deberá constatar que la fecha de vencimiento debe ser mayor ó igual a ocho meses. En caso de que la fecha de vencimiento sea menor a ocho meses y este próxima vencer al final de la descarga realiza un informe para reportar la condición y se lo entrega al Planta. 4. El jefe de almacén o almacenista en conjunto con el analista de control de calidad deberán constatar que los productos adquiridos cumplan e ingresen al almacén según las especificaciones técnica y de calidad exigidas por la empresa al proveedor. De lo contrario se rechazara la mercancía. 5. El jefe de almacén o almacenista debe garantizar que las instalaciones cumplan con las condiciones mínimas de iluminación, limpieza e higiene para el almacenamiento. 6. El jefe de almacén o almacenista debe garantizar que cada paleta de materia prima, insumo y/o producto terminado ingrese al almacén con las cantidades establecidas dependiendo de la presentación. 7. El jefe de almacén o almacenista debe garantizar que cada paleta de materia prima, insumo que ingrese al almacén este identificada con una tarjeta que indique lo siguiente: fecha de recepción, tipo de materia prima, o insumo, cantidad en unidades, cantidad en kilogramos, presentación, proveedor, numero de paleta, numero de lote o
Código: GP002 Página: 19 de 62 contenedor, firma del almacenista. 8. El jefe de almacén o almacenista debe garantizar que cada paleta de producto terminado que ingrese al almacén debe tener una tarjeta que indique lo siguiente: fecha de elaboración, nombre del producto, cantidad en unidades, cantidad en kilogramos, presentación, responsable de la producción, equipo que la produjo, numero de paleta, firma del encargado de producción, firma del encargado del almacén, 9. Las Paletas deben colocarse ordenadamente dentro del almacén según su operatividad y flujo de la mercancía. 10. El almacenista está en la obligación de cumplir las normas FIFO de almacenamiento (lo primero que entra al almacén, es lo primero que sale). 11. En caso de contingencia solo se permitirá una paleta sobre otra. 12. El jefe de almacén llevara un control de la cantidad de los paletas de (materia prima, insumos y producto terminado) que ingresen o salgas del almacén. 13. El Operador de Producción deberá solicitar de acuerdo a su programa de producción por escrito y a la capacidad instalada de la planta la materia prima a utilizar al almacenista. 14. El jefe de almacén debe vaciar diariamente las tarjetas de estivas en el formato Kardex de inventario llevar el control y movimiento de los insumos dentro del almacén. 15. El departamento de procesos recibe los listados, efectúa los análisis, emite los listados de insumos en original, los cuales serán usados para realizar el registro de los inventarios diarios. 16. Básicamente, las actividades para el control de inventario se basan en: 17. Monitoreo diario de las plantas Atendidas por VENALCASA. (Relación de producción 18. Solicitud diaria a vía telefónica, fax o e-mail la información de cada una de las plantas. 19. Vaciado de la información en formato Excel y formato en físico.
Código: GP002 Página: 20 de 62 20. Presentación de cortes de producción a Jefe de departamento, Gerencia y Presidencia. 21. Final de mes, entrega de consolidados a los ya mencionados 22. Inventario Diario y mensual de Materia Prima e insumos 23. Solicitud vía telefónica, fax o e-mail la información sobre la entrada, consumo y existencia de materias primas e insumos de cada una de las plantas. 24. Vaciado de la información en formato Excel. 25. Presentación de cortes de consumo de materia prima semanal a Jefe de Departamento, Gerencia y Presidencia. 26. Final de mes, entrega de consolidados a los inventarios antes mencionados. Inventario Diario y mensual de Producto terminado. 1. Solicitud vía telefónica, fax o e-mail de la información sobre la existencia de producto terminado en cada una de las plantas. 2. Vaciado de la información en formato Excel. 3. Comparación de existencias anteriores de producto terminado, para determinar los despachos realizados. 4. Presentación de corte semanal de producto terminado a Jefe de Departamento, Gerencia y Presidencia. 5. Final de mes, entrega de consolidados a los ya mencionados Relación de mermas. 1. Diariamente, se solicita por teléfono, Internet o vía fax la relación de mermas arrojadas en los procesos productivos de las plantas. 2. Se va creando gráfica de comportamiento para evaluar la magnitud diaria de las mermas a medida que transcurre la producción. 3. Cada semana se entrega reporte de mermas. 4. Al final de mes se entrega el consolidado de mermas a Jefe de departamento, Gerencia y Presidencia.
Código: GP002 Página: 21 de 62 Cálculo de necesidades de materia prima e insumos en las plantas. 1. Diariamente se detalla el consumo de insumos en cada una de las plantas. 2. A partir del plan de producción establecido se estima el consumo de insumos, el cual va a indicar la cantidad de materia prima e insumos necesarios para el proceso. Requisición de insumos a través de expedientes administrativos. 1. Una vez determinada la cantidad de insumos necesarios a través del plan de producción y del consumo diario, se procede a la compra de los mismos. 2. La compra de insumos se realiza buscando cotizaciones con los proveedores del mismo. 3. Las cotizaciones se remiten al departamento de compras para que el mismo realice la compra. Realizar proyecciones de producción trimestral y plan de compras para las plantas. 1. Luego de evaluados los consumos del mes específico se procede a estimar la cantidad de producción para el mes siguiente. 2. Con los datos del consumo mensual y el inventario del mes anterior se realiza el plan de compras, donde se especifica lo que se tiene, cuánto cuesta y que es lo que se necesita, lo cual arroja la inversión a realizar. Conversión en dinero de los inventarios actuales 1. Se realiza cotejando los inventarios al final de mes. 2. Se estiman los precios de compra con el departamento de comercialización. 3. El inventario en Bs. F se obtiene multiplicando la existencia de materia prima, insumos y producto terminado por el costo de cada uno de ellos por planta. 4. La sumatoria origina lo que se tiene por planta. Informe de problemáticas y soluciones en las plantas 1. Reportadas diariamente a Jefe de Departamento para tomar acciones correctivas en pro de la efectividad de las plantas.
Código: GP002 Página: 22 de 62 Procedimiento para la recepción de materia prima, insumos las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a 12. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. RECEPCION DE MATERIA PRIMA E INSUMOS. Flujograma Responsable Descripción de la Actividad 1.- Recibe Fax Orden de compra o de servicio 1.Supervisor o jefe de Planta 2. Almacenista 1. Recibe fax Orden de Servicios de la Gerencia de o comercialización (copia de la orden de compra entregada al proveedor) notificando el envío de la mercancía, especificando los siguientes datos: Cantidad Fecha de ingreso Origen del Producto Proveedor Especificaciones técnicas o de calidad 2. Coordina el espacio para el almacenamiento, e informa al personal de seguridad el sitio de descarga. 3. Personal de Seguridad 3. Cuando el Transporte con la mercancía se presenta, el funcionario de seguridad en la puerta le solicita al transportista la Nota De Entrega. 4. Personal de Seguridad 4. Verifica los datos de estar todo en orden, le indica al transportista donde estacionarse (en cual galpón) para realizar la descarga. Envía Nota de Entrega al jefe de almacén o almacenista de la Planta. 5. Almacenista 5. El Almacenista recibe la Nota de Entrega del personal de seguridad, y verifica los datos de la misma (Nº contenedor, precintos, entre otros). Coordina con su personal la logística descarga de la mercancía. para realizar la 6. Caleteros 6. Procede a descargar la materia prima
Código: GP002 Página: 23 de 62 7. Almacenista 7. Chequea lo recibido según orden de compra o lo recibido según asignaciones u órdenes de despachos (BL) en los distintos puertos del país. 8. Analista de calidad 8. El Analista de Control de Calidad observa y verifica el estado en que llega la materia prima o insumo, toma la muestra y la envía al Departamento de Laboratorio de la empresa o el Laboratorio designado. 9. Analista de calidad 9. Chequea al azar el peso de la mercancía. 10. Analista de calidad 10. Verifica que las paletas para evitar que se rompan o deteriore la mercancía. 11.Caletero 11. La mercancía deteriorada o fuera de las especificaciones que se presenten al momento de la descarga y el producto este en buen estado deben ser separados, contabilizados. Control de calidad debe notificar o reportar la novedad. -12- Verifica La fecha de envasado y vencimiento del Producto (La fecha de vencimiento debe ser mayor ó igual a ocho meses). 4. Almacenista 12. Procede a Verificar: La fecha de envasado y vencimiento del Producto (La fecha de vencimiento debe ser mayor ó igual a ocho meses). En caso de que la fecha de vencimiento sea menor a ocho meses y este próxima vencer al final de la descarga realiza un informe para Reportar la condición y se lo entrega al Planta. (Para los tramites de rechazo y devolución) 5. Analista de Control de Calidad 13. Debe colocarle un ticket de APROBADO en cada paleta recepcionada. (Ver llenado de Ticket de Registros de Lotes de
Código: GP002 Página: 24 de 62-13- Materia Prima, insumo o Producto Terminado), para ingresar al almacén. -14- De ser necesario elabora Informe de Eventualidad es -15- Coloca materia prima en una paleta aparte 6. Analista de Control de Calidad 7. Paletizador 8. Jefe fe almacén o almacenista 14. De ocurrir cualquier otra eventualidad con el producto recibido (mal estado, deteriorado contaminado, sucios o si la fecha de vencimiento es menor a ocho meses y esta próxima vencer etc.,) Se elabora un informe describiendo la eventualidad y se lo entrega al Supervisor de Planta. 15. Coloca la materia prima en una paleta aparte (debe almacenarse según la cantidad adecuada o a la capacidad de peso que soporte la paleta, según las normas de almacenamiento de la planta y debidamente identificada. 16. Una vez verificada y aprueba el ingreso de la mercancía recibida, registra la cantidad a ingresar en su control de estiba y tarjeta kardex de control diario de inventario. -16- Continúa con el Procedimiento de almacenamiento de Materia Prima o insumos 9. Montacargistas -17-17. Procede al ingreso de la mercancía al almacén y procede al llenado de la tarjeta de estiva. Se procese al almacenamiento
Código: GP002 Página: 25 de 62 Procedimiento para el despacho de materia prima e insumo de los almacenes al área de producción de las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a 11. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE MATERIA PRIMA E INSUMOS DE LOS ALMACENES AL AREA DE PRODUCCION. Flujograma Responsable Descripción de la Actividad 1.- Solicita Ficha de solicitud de requerimiento 1.Jefe de producción 1.- Solicita el requerimiento de materia prima e insumos para la producción del día (ficha de solicitud de requerimiento). Cantidad materia prima y insumo (kilogramos) Turno de producción Encargado de la producción. 2. Recibe Ficha de solicitud de requerimiento 2. Almacenista 2. - Recibe la ficha de solicitud de requerimiento de producción, coordina y aprueba con el personal de almacén, la liberación de la materia prima e insumos solicitados. 3.Prepara la mercancía 3. Almacenista 3.- Prepara la solicitud de requerimiento de materia prima e insumos cumpliendo con las normas FIFO. Descuenta o rebaja de inventario las cantidades despachadas en la tarjeta de estiba. (hace entrega del requerimiento) 4. Verificación Verifican las cantidades requeridas 4. Jefe de producción 4.- Verifica y chequea que las cantidades (kilogramos) correspondan al requerimiento de producción. (da conformidad de lo recibido) 5. Recibe Reciben la mercancía 5. personal de producción 5.- Proceden a recibir y la materia prima e iniciar el proceso productivo. 6. Recibe Reciben la mercancía devuelta 6. Almacenista 6.- De existir alguna devolución de materia prima e insumo al final de la jornada o turno por parte de producción debe incorporarse y quedar registrado en el al inventario. ( justificar la devolución).
Código: GP002 Página: 26 de 62 Procedimiento para la recepción de producto terminado en los almacenes de las plantas bajo la administración de venalcasa, s.a 12. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL DESPACHO DE MATERIA PRIMA E INSUMO DE LOS ALMACENES AL AREA DE PRODUCCION DE LAS PLANTAS BAJO LA ADMINISTRACION DE VENALCASA, S.A Flujograma Responsable Descripción de la Actividad 1.- Recibe Ficha de control y registro de ingreso 2. Chequea y aprueba Aprueba el ingreso al almacén 1. Almacenista 2. Almacenista 1.- Verifica que el producto terminado a ingresar a los almacenes estén adecuadamente empacado, embalado y con una tarjeta de identificación que contenga la siguiente información: Cantidad de producto terminado (kilogramos) Fecha de producción. Presentación. Origen de materia prima (lote) Turno de producción. Encargado de la producción. 2. Una vez Chequeada cada paleta de producto terminado que ingresa al almacén, contenga la tarjeta de identificación, esta se ingresa y registra en la tarjeta de estiba esta se procede a almacenar cumpliendo las normas FIFO. 3. Ingreso de mercancía 3. Montacargistas 3.- Procede al ingreso y movilización del producto terminado a los almacenes. Debe velar que las paletas que sean trasladadas estén armadas adecuadamente 4. actualiza el inventario Actualización del inventario Informe de inconformidad 4. Almacenista 5. Almacenista 4.- Actualiza el inventario de producto terminado al momento de ingresar el producto al almacén, registra y actualiza la tarjeta de estiva y el kardex de inventario diario. Verifica y chequea que las cantidades de producto terminado sean igual al entregado en materia prima al área de producción. (da conformidad de lo recibido) 5.- De existir alguna inconformidad con el producto terminado recibido al final de la jornada o turno por parte del almacenista debe incorporarse y quedar registrado en el al inventario. (Justificar la inconformidad).
Código: GP002 Página: 27 de 62 13. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO DE LOS ALMACENES A LOS CLIENTES. Flujograma Responsable Descripción de la Actividad 1.- Recibe Fax Orden de despacho o de servicio 2. Elaboración Orden de salida o liberación del almacén 1.Almacenista 2. Almacenista 1.- Recibe la nota/orden de entrega o de despacho de la Gerencia de o comercialización (copia de la orden de despacho) notificando el envío de la mercancía, especificando los siguientes datos: Cantidad Origen del Producto Destino del producto 2.- Elabora la de salida o liberación de la cantidad a despachar según orden de despacho emitida por operaciones. (Autoriza la carga del producto). Procede a descontar la mercancía de inventario, actualiza la tarjeta de estiva y el kardex de inventario. 3. Cheque la carga, estandares de calidad 4. 5. Carga de las unidades de transporte 3. Analista de calidad 4. Montacargistas 5. Caleteros 3. Verifica y chaquea que la mercancía a despachar cumpla con los estándares o requisitos de calidad, e igualmente autoriza la carga. 4. Recibe la orden de carga. Procede al retiro de la mercancía del almacén hacia la zona de carga. 5. Proceden a la carga de la mercancía en las unidades de transporte. 7. 6. Entrega de documentación Autoriza la salida 6. Jefe de planta 7. personal de seguridad 6. Cuando el Transporte esta cargado con la mercancía. Entrega la documentación al chofer de la unidad. (nota de entrega u orden de despacho). 7. el funcionario de seguridad en la puerta le solicita al transportista la Nota De Entrega. Y chequea la documentación.
Código: GP002 Página: 28 de 62 14. GLOSARIO Inventarios: Son definidos como la existencia de productos en el espacio (almacén) y en el tiempo (periodo desde hasta). Todo inventario es una inversión de capital. Es capital de trabajo inmovilizado en productos y sometido a riesgo, el riesgo de que estos productos se dañen y exista un problema de tener un grupo de productos inadecuados sin salida. Control de Inventario: El control de inventario es utilizado como herramienta para la reducción de costos, tiene como objetivo concreto el mantener el conocimiento del volumen de producto en stock, el volumen de abastecimiento y el volumen de producto en rotación. Este se lleva de dos maneras: En sistema computarizado y en físico a través de la tarjeta de estiba. Tarjeta de Estiba (T.E): Es el soporte físico que registra la información de los productos que componen el inventario y a la vez constituyen un control interno, donde se registran todos los movimientos que ocurren con dicho producto, Las Tarjetas de Estibas deben ser colocadas en un lugar visible, en la primera estiba de cada fila de cada rubro. En la tarjeta de estiba se registran los datos generales o permanentes y los datos de movimiento del producto. Áreas Operativas: Son todas aquellas dependencias que se encuentran bajo la gerencia del encargado de cada planta. Control de Inventarios: Proceso sistematizado y organizado que se realiza a todos y cada uno de los insumos que se encuentran en las plantas, bien sea entradas, salidas
Código: GP002 Página: 29 de 62 y consumo de los mismos, para lograr un eficiente manejo de los recursos dentro de las plantas. Insumos: Material utilizado como base para los procesos productivos de las plantas. Inventario Diario: es el reporte de entradas, salidas y consumos de insumos que se genera día a día dentro de las plantas y emitido al Departamento de Procesos Agroindustriales. Inventario Mensual: es el reporte de entradas, salidas y consumos de insumos que se genera al final de mes dentro de las plantas y emitido al Departamento de Procesos Agroindustriales. Pruebas Selectivas de Inventario: Es el inventario que se realiza física y presencialmente en las plantas, de manera imprevista y eventualmente para corroborar que la información reportada sea veraz. Requisición: Acción que se realiza para adquirir algún insumo para las plantas, cuando éste se amerite. Venalcasa, S.A: venezolana de Alimentos La Casa, S.A
Código: GP002 Página: 30 de 62 15. ANEXOS 15.1 Formato Tarjeta de estiba. 15.2 Formato de Nota de Despacho de Produccion. 15.3 Formato de Nota de Despacho. 15.4 Formato de Control de Inventario Kardex. 15.5 Formato de Control de Producto Faltantes en almacén. 15.6 Formato de Identificación de Producto Terminado. 15.7 Formato de Identificación de procesos y devoluciones. 15.8 Formato de Identificación de Producto Terminado por turno. 15.9 Formato de Identificación de Mermas. 15.10 Formato de Identificación de Materia Prima. 15.11 Formato de Identificación para el Proceso. 15.12 Formato de Identificación para el control de Peso. 15.13 Formato de Identificación para el control de Proceso. 15.14 Control de Formato A. 15.15 Formato de Inventario por Planta de Materia Prima y Producto Terminado 15.16 Formato de Inventario por Planta de insumos 15.17 Formato de Inventario Diario por Planta
Código: GP002 Página: 31 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.1 FORMATO GC-UPAI0001 TARJETA DE ESTIBA Objetivo: Registrar los movimientos (entradas y salidas) de (materia prima, insumos y productos terminados al almacén. Elaboración: Encargado de Almacén Presentación: Archivo de Excel, en original y copia. Número de tantos Destino Original Almacén Copia 1 Departamento de Contabilidad. FORMATO GC-UPAI0001 TARJETA DE ESTIBA EN SE ANOTARÁ 1. Empresa o planta Nombre de la empresa o planta donde esté ubicado el almacén. 2. N control. Numero de control asignado a la tarjeta de estiba 3. Fecha inicio control. Con números arábigos, el día, mes y año en que se llevara el control. 4. Fecha final control. Con números arábigos, el día, mes y año en que se llevara el control. 5. Producto. Anotar el nombre de producto a controlar o almacenado 6. Código del producto. Anotar el número asignado al producto para su control. 7. Tipo de presentación. Presentación: sacos,unidades, envases, etc. 8. Descripción del producto. Descripción detallada del producto, uso, destino en el proceso, características. 9. Peso de la presentación En unidades: gramos, kilos, toneladas, litros 10. Almacén Anotar el nombre o número de almacén dentro o fuera de la planta donde se realizara el control o almacenamiento. 11. N de registro. Numero de registro asignado por hoja control. 12. Fecha. Con números arábigos, el día, mes y año en que se ingreso la mercancía.
Código: GP002 Página: 32 de 62 FORMATO GC-UPAI0001 TARJETA DE ESTIBA EN SE ANOTARÁ 13. Lote del producto El número asignado al momento de la recepción que contiene fecha de recepción (día, mes año, origen de materia prima ; Nueva zelanda) Ejemplo: 010709NZ 14. Entradas. Cantidad en kilogramos de mercancía a ingresar al almacén 15. (TE). Numero asignado a la estiba al momento de ingresar al almacén, (numero asignado a la paleta). 16. Kilogramos. Cantidad o peso de la mercancía a ingresar al almacén en kilogramos. 17. Salidas. Cantidad o peso de la mercancía a salir del almacén en kilogramos. 18. Saldo. Es la diferencia existente entre la sumatoria de las entradas menos las salidas de mercancía del almacén. 19. Fecha de vencimiento. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. 20. Ubicación del almacén. Lugar, nombre o número del almacén donde se ingresara la mercancía. 21. Nombre del proveedor. El nombre de la empresa que suministra el bien o mercancía. 22. Firma del encargado del almacén. Nombre y apellido de la persona responsable del almacén. 23. Observaciones. Escribir cualquier comentario, e inconformidad al momento de la recepción o despacho de mercancía. 24. Elaborado por Firma del jefe de almacén 25. Autorizado por Firma del jefe de planta El nombre completo y firma autógrafa del Responsable del Almacén o de la persona que elabora el documento. El nombre completo y firma autógrafa del Jefe de planta.
Código: GP002 Página: 33 de 62 TARJETA DE ESTIBA. VENEZOLANA DE ALIMENTO, S. A. UNIDAD DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES E INVENTARIOS 2. N DE CONTROL: C00001 1. Empresa o planta: PLANTA ENPAQUETADORA DE LECHE CATIA 3. Fecha Inicio control: 01/06/2009 Fecha final control : 31/06/09 5. Producto: LECHE EN POLVO 6. Codigo del producto: PELC0001 7. Tipo de presentacion: SACOS 8. Descripcion del producto: MATERIA PRIMA 10. Almacen: 9. Peso de presentacion: 50 Kgs TARJETA DE ESTIBA 11. N registro 12. Fecha 13. Lote del producto 14. Entradas (Kgs) 16. 15. (TE) Kilogramos Cantidad 20. 17. Salidas (kgs) 18. Saldo (kgs) Ubicación 19. Fecha de dentro del vencimiento almacen 22. Firma del 21. Nombre encargado 23. del proveedor del almacen Observaciones 01 000001MPLE 100 50 50 02 000002MPLE 200 10 240 03 240 04 240 05 240 06 240 07 240 08 240 09 240 10 240 11 240 12 240 13 240 14 240 15 240 16 240 17 240 18 240 19 240 20 240 21 240 22 240 23 240 24 240 25 240 26 240 27 240 28 240 29 240 30 240 31 240 32 240 33 240 34 240 35 240 36 240 37 240 38 240 39 240 40 240 41 240 42 240 43 240 44 240 45 240 46 240 47 240 48 240 49 240 50 240 51 240 52 240 53 240 54 240 55 240 56 240 57 240 58 240 59 240 60 240 61 240 62 240 63 240 64 240 65 240 66 240 67 240 68 240 69 240 70 240 71 240 72 240 73 240 74 240 75 240 76 240 77 240 78 240 79 240 80 240 24. Elaborado por: 25. Autorizado por: Jefe de almacen: Jefe de planta:
Código: GP002 Página: 34 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.2 FORMATO GC-UPAI0002 NOTA DE DESPACHO PRODUCCION Objetivo: Solicitar los insumos necesarios para realizar el proceso productivo. Elaboración: Encargado de producción Presentación: En original y copia. Número de tantos Destino Original Almacén Copia 1 Departamento de Contabilidad. FORMATO GC-UPAI0002 NOTA DE DESPACHO PRODUCCION EN SE ANOTARÁ 1. No. De solicitud. El número progresivo que le corresponde a la solicitud, asignado en el momento de su elaboración. 2. Día, Mes, Año. Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora la solicitud. 3. Departamento o unidad. El nombre de la unidad o área solicitante adonde se asignarán los bienes. 4. No. Almacén Anotar el nombre o número del almacén de donde se extraerá la mercancía. 5. Descripción de la mercancía. El nombre de la mercancía a solicitar. 6. Presentación. El nombre de la mercancía detallando las características y especificaciones que permitan su identificación correcta. 7. Cantidad La cantidad de cada uno de las mercancías que se requieren del el almacén. 8. Elaborado por: El nombre completo y firma autógrafa del Responsable de la producción o de la persona que elabora el documento. 9. Aprobado por El nombre completo y firma autógrafa del Jefe del almacén o en su caso.
Código: GP002 Página: 35 de 62 FORMATO DE SOLICITUD DE MERCANCIA A ALMACEN FORMATO GC-UPAI0002 SOLICITUD DE MERCANCIA A ALMACEN VENEZOLANA DE ALIMENTO, S. A. UNIDAD DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES E INVENTARIOS NOTA DE DESPACHO - PRODUCCION 1. Nº DE SOLICITUD: 2. FECHA: DIA MES AÑO 3. DEPARTAMENTO O UNIDAD: 4. ALMACEN Nº: Nº 5. DESCRIPCION DE LA MERCANCIA 6. PRESENTACION 1 LECHE MP SACOS 2 PAPEL TRILAMINADO BOBINAS 3 PAPEL ENFARDE MANGA LARGA BOBINAS 4 PAPEL ENFARDE DOBLE MANGA BOBINAS 5 PAPEL STRESH BOBINAS 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 7. CANTIDAD (KGS) 8. OBSERVACIONES 9. Elaborado por: 10. Aprobado por : Jefe de Produccion: Jefe de Almacen:
Código: GP002 Página: 36 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.3 FORMATO GC-UPAI0003 NOTA DE DESPACHO OPERACIONES Objetivo: Solicitar los insumos necesarios para realizar el proceso productivo. Elaboración: Encargado de producción Presentación: En original y copia. Número de tantos Destino Original Almacén Copia 1 Departamento de Contabilidad. FORMATO GC-UPAI0003 NOTA DE DESPACHO OPERACIONES EN SE ANOTARÁ 1. No. De solicitud. El número progresivo que le corresponde a la solicitud, asignado en el momento de su elaboración. 2. Día, Mes, Año. Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora la solicitud. 3. Departamento o unidad. El nombre de la unidad o área solicitante adonde se asignarán los bienes. 4. No. Almacén Anotar el nombre o número del almacén de donde se extraerá la mercancía. 5. Descripción de la mercancía. El nombre de la mercancía a solicitar. 6. Presentación. El nombre de la mercancía detallando las características y especificaciones que permitan su identificación correcta. 7. Cantidad La cantidad de cada uno de las mercancías que se requieren del el almacén. 8. Elaborado por: El nombre completo y firma autógrafa del Responsable de la producción o de la persona que elabora el documento. 9. Aprobado por El nombre completo y firma autógrafa del Jefe del almacén o en su caso.
Código: GP002 Página: 37 de 62 FORMATO DE SOLICITUD DE MERCANCIA PARA DESPACHO FORMATO GC-UPAI0003 NOTA DE DESPAHO OPERACIONES VENEZOLANA DE ALIMENTO, S. A. UNIDAD DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES E INVENTARIOS NOTA DE DESPACHO - OPERACIONES 1. Nº DE SOLICITUD: 2. FECHA: DIA MES AÑO 3. DEPARTAMENTO O UNIDAD: 4. ALMACEN Nº: Nº 5. DESCRIPCION DE LA MERCANCIA 6. PRESENTACION 1 LECHE EMPAQUETADA 1 KG 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 7. CANTIDAD (KGS) 8. OBSERVACIONES 9. Elaborado por: 10. Aprobado por : Jefe de Produccion: Jefe de Almacen:
Código: GP002 Página: 38 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.4 FORMATO GC-UPAI0004 CONTROL DIARIO DE INVENTARIO KARDEX Objetivo: Mantener permanentemente actualizado el nivel de existencias en el almacén. Elaboración: Encargado de Almacén Presentación: Archivo de Excel, en original y copia. Número de tantos Destino Original Almacén, Copia Gerencia de Comercialización, Contabilidad, Presidencia FORMATO GC-UPAI0004 CONTROL DIARIO DE INVENTARIO KARDEX EN SE ANOTARA 1. Descripción del Producto El nombre de la mercancía detallando en forma completa sus características y especificaciones, según la Nota de entrega. 2. Presentación Presentación física del producto recibido (saco, empaque, bobina, caja) 3. Peso Cantidad en kilogramos de la mercancía recibida por unidad. 4. Almacén Identificar el almacén que elabora el formato. 5. Número de Tarjeta El número asignado a la Tarjeta. 6. Unidad La Unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, etc. 7. Min. La cantidad mínima de unidades que deberán existir en el almacén, para los bienes de stock, en su caso. 8. Max. La cantidad máxima de unidades que deberán de existir en el almacén, para la mercancía de stock, en su caso. 9. Localización El número de pasillo, anaquel donde se ubica la mercancía de consumo. 10. Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se efectúa el movimiento (entrada o salida) 11. Documento de Entrada o Salida El nombre del documento que genera el movimiento, pudiendo ser: Nota de Entrega, Orden de despacho operaciones, Orden de despacho producción. 12. Número de Documento El número del documento que genera el
Código: GP002 Página: 39 de 62 movimiento. 13. Movimiento de almacén (kgs) Cantidad de mercancía que se mueve dentro del almacén. 14. (Movimientos) Entrada La cantidad de mercancía que ingresan al almacén. 15. (Movimientos) Salida La cantidad de mercancía que se les da salida del almacén. 16. (Movimientos) Existencia La cantidad resultante de sumar o restar al saldo anterior, la cantidad de mercancía que ingresan o egresan. 17. Precio unitario El costo de cada unidad de la mercancía, de acuerdo a lo especificado en la Nota de Entrada. 18. Movimiento de almacén en BS Cantidad de mercancía que se mueve dentro del almacén en valor monetario 19. (Valores) Debe El importe de la mercancía que ingresan al almacén, en valor monetario. Siendo el precio de acuerdo a la Nota de Entrega. 17. Precio unitario El costo de cada unidad de la mercancía, de acuerdo a lo especificado en la Nota de Entrega. 18. Movimiento de almacén en BS Cantidad de mercancía que se mueve dentro del almacén en valor monetario 19. (Valores) Debe El importe de la mercancía que ingresan al almacén, siendo el precio de acuerdo a la Nota de Entrega, en valor monetario. 20. (Valores) Haber El importe de la mercancía que despacha del almacén, siendo el precio de acuerdo a la Nota de entrega, en valor monetario. 21. (Valores) Saldo La cantidad resultante de sumar o restar al saldo anterior, la cantidad de mercancía que ingresan o egresan en valor monetario. 22. Elaborado por. Nombre y apellido del responsable del
Código: GP002 Página: 40 de 62 almacén. FORMATO DE CONTROL DIARIO DE INVENTARIO KARDEX FORMATO GC-UPAI0003 CONTROL DIARIO DE INVENTARIO KARDEX VENEZOLANA DE ALIMENTO, S. A. UNIDAD DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES E INVENTARIOS PLANTA EMPAQUETADORA DE LECHE CATIA TARJETA KARDEX 4. ALMACEN ALMACEN PRINCIPAL 1. DESCRIPCION DEL PRODUCTO: PAPEL TRILAMINADO 5. Nº DE TARJETA: 00001MP 6. UNIDAD 7. MIN 8. MAX 9. LOCALIZACION 2. PRESENTACION: BOBINAS 3. PESO: 42,5 KG 10. FECHA 13. MOVIMIENTOS DE ALMACEN (KGS) 17.PRECIO 18.MOVIMIENTO DE ALMACEN EN BS UNITARIO 14. ENTRADA 15. SALIDAS 16. EXISTENCIA 19. DEBE 20.HABER 21.SALDO (BS) 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 01/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 02/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 03/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 04/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 05/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 06/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 07/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 08/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 09/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 10/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 11/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 12/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 13/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 14/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 15/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 16/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 17/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 18/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 19/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 20/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 21/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 22/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 23/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 24/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 25/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 26/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 27/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 28/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 29/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 30/06/2009 0,00 0,00 100,00 19,99 - - 1.999,00 TOTAL - - 100,00 19,99 - - 1.999,00 22. Elaborado por: Jefe de almacen: 11. DOCUMENTO DE INGRESO O SALIDA 12. NUMERO DE DOCUMENTO
Código: GP002 Página: 41 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.5 FORMATO GC-UPAI0005 CONTROL DE PRODUCTO FALTANTE EN ALMACEN Objetivo: Registrar la mercancía faltante en el inventario físico de realizado a los almacenes. Elaboración: Encargado de Almacén Presentación: Archivo de Excel, en original y copia. Número de tantos Destino Original Departamento de Contabilidad Copia 1 Almacén, gerencia de comercialización, FORMATO GC-UPAI0005 CONTROL DE PRODUCTO FALTANTE EN ALMACEN EN SE ANOTARÁ 1. Fecha: El día, mes y año en que se elabora esta relación. 2. Departamento o unidad Nombre de la unidad que realiza la inspección o inventario físico. 3. Almacén Almacén en el cual se efectúa el inventario. 4. Descripción El nombre de la mercancía con sus características específicas para su identificación. 5. Cantidad El número de bienes faltantes expresado en la unidad de medida propia del tipo de bien. 6. Costo unitario Valor monetario o el precio unitario de adquisición de la mercancía faltante. 7. Importe Con números, el valor monetario del resultado de multiplicar la cantidad de mercancía faltante por el costo unitario. 8. Elaboró: El nombre completo y firma autógrafa del Responsable del Almacén donde se reporta el faltante. 9. Visto Bueno: El nombre completo y firma autógrafa del Jefe de de planta.
Código: GP002 Página: 42 de 62 FORMATO DE CONTROL DE PRODUCTO FALTANTE FORMATO GC-UPAI0005 CONTROL DE PRODUCTO FALTANTE EN ALMACEN VENEZOLANA DE ALIMENTO, S. A. UNIDAD DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES E INVENTARIOS RELACION DE PRODUCTO FALTANTE EN ALMACEN 1. Nº DE SOLICITUD: 2. FECHA: DIA MES AÑO 3. DEPARTAMENTO O UNIDAD: 4. ALMACEN Nº: Nº 5. DESCRIPCION DE LA MERCANCIA 6. CANTIDAD (KGS) 1 LECHE MP 2 PAPEL TRILAMINADO 3 PAPEL ENFARDE MANGA LARGA 4 PAPEL ENFARDE DOBLE MANGA 5 PAPEL STRESH 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 7.PRECIO UNITARIO (BS) 8. IMPORTE (BS) 9. Elaborado por: 10. Aprobado por : Jefe de Produccion: Jefe de Almacen:
Código: GP002 Página: 43 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.6 FORMATO GC-UPAI0006 FORMATO DE IDENTIFICACION DE PRODUCTO TERMINADO EN 1. Origen de la materia prima. 1. Lote N. 2. Fecha de empaquetado. 3. Fecha de elaboración. SE ANOTARÁ Anotar de donde proviene la materia prima. El número asignado al momento de la recepción (día, mes, año, origen de la materia prima; BIELOROSIA) Ejemplo: Es la fecha (día, mes, año) a la cual se lleva a cabo el empaquetado. Es la fecha (día, mes, año) a la cual se realizó el corte y se colca en el empaque. 4. Fecha de vencimiento. 5. Cantidad en Kg. 6. Paleta N. 7. Turno. 8. Precinto. 9. Supervisor. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. Anotar los Kilogramos (KG) de la materia prima del producto terminado. Anotar los números de paletas realizada del producto terminado. Anotar el turno en el que se realizó la producción. Anotar el número de precinto, de cada producción terminada. Nombre completo del responsable del proceso productivo. 10. Operario. Nombre completo del operario que este en ese proceso.
Código: GP002 Página: 44 de 62 FORMATO GC-UPAI0006 FORMATO DE IDENTIFICACION DE PRODUCTO TERMINADO
Código: GP002 Página: 45 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.7 FORMATO GC-UPAI0007 FORMATO DE IDENTIFICACION DE REPROCESO Y DEVOLUCIONES EN SE ANOTARÁ 11. Fecha de recepción. Anotar la fecha de recepción de producto entrante. 12. Chofer. Nombre y Apellido del chofer responsable de la entrega del producto. 13. Producto. Identificar el rubro que se está recepcionando. 14. N de contenedor. Es el valor representativo con el cual se identificar el contenedor que se traslada la Materia prima. 15. Cantidad de bultos. Anotar la cantidad en Kg de producto que se va a controlar. 16. Centro de acopio que regresa el producto. Anotar el nombre del centro de acopio de donde viene el producto. 17. N de nota de entrega. Anotar la nota de entrega del producto. 18. Jefe de Producción. Nombre completo y firma del jefe de producción.
Código: GP002 Página: 46 de 62 FORMATO GC-UPAI0007 FORMATO DE IDENTIFICACION DE REPROCESO Y DEVOLUCIONES
Código: GP002 Página: 47 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.8 FORMATO GC-UPAI0008 FORMATO DE IDENTIFICACION DE PRODUCTO TERMINADO POR TURNO EN Origen de la materia prima. N de Precinto Lote N. N de contenedor Fecha de empaquetado. Fecha de elaboración de materia prima. Fecha de vencimiento. Cantidad en Kg. Paleta N. Turno. Supervisor. Operario. Almacenista SE ANOTARÁ Anotar de donde proviene la materia prima. Anotar el número que identifica la seguridad del producto en el almacén El número asignado al momento de la recepción (día, mes, año, origen de la materia prima; BIELOROSIA) Ejemplo: Anotar el número que identifica el contenedor donde ha sido trasladada la materia prima. Es la fecha (día, mes, año) a la cual se lleva a cabo el empaquetado. Es la fecha (día, mes, año) a la cual se realizó la materia prima. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. Anotar los Kilogramos (KG) de la materia prima del producto terminado. Anotar los números de paletas realizada del producto terminado por turno. Anotar el turno en el que se realizó la producción. Nombre completo del responsable del proceso productivo. Nombre completo del operario que este en ese proceso. Nombre completo del almacenista que es responsable el producto terminado para luego la realizar los despachos.
Código: GP002 Página: 48 de 62 FORMATO GC-UPAI0008 FORMATO DE IDENTIFICACION DE PRODUCTO TERMINADO POR TURNO
Código: GP002 Página: 49 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.9 FORMATO GC-UPAI0009 FORMATO DE IDENTIFICACION DE MERMAS EN SE ANOTARÁ 1. Turno. Anotar el turno en el que se realizó la producción. 2. Número de Contenedor. Anotar el serial del vehículo. 3. Número de BL. Anotar el serial del contenedor. 4. Empaquetado. Marcar con una X, el área donde se va a realizar la merma. 5. Desvestido. Marcar con una X, el área donde se va a realizar la merma. 6. Fecha. Anotar (día, mes, año) a la cual se realizó la merma. 7. Origen de la materia prima. Anotar de donde proviene la materia prima. 8. Hora de Arranque. Anotar la hora en que se empieza a realiza la merma. 9. Codificación. Anotar la Codificación del lote que se está realizando la merma. 10. Fecha de elaboración. Es la fecha (día, mes, año) la cual se realizó el corte y se coloca en el empaque. 11. Fecha de vencimiento. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. 12. N de paletas. Anotar las paletas realizada de la merma. 13. N de mermas en el área de empaquetado. 14. N de mermas en el área de Desvestido. Anotar los Kilogramos (Kg) de mermas realizadas. Anotar los Kilogramos (Kg) de mermas realizadas. 15. Número de Sacos totales Anotar los Kilogramos de mermas terminados. 16. Número de lote. El número asignado al momento de la recepción (día, mes, año, origen de la materia prima) con que se realizó la merma. 17. N de Precinto. Anotar el número de precinto, de cada producción que pertenece la merma. 18. Total. Anotar la cantidad total de las mermas producida en el área de Empaquetado y Desvestido. 19. Datos de Desperdicio. Anotar la cantidad en Kilogramos del desperdicio realizado. 20. Sacos de Papel. Anotar la cantidad de los sacos en Kilogramos, perteneciente a la merma.
Código: GP002 Página: 50 de 62 21. Responsables. Nombre completo de los responsables del proceso de las mermas. FORMATO GC-UPAI0009 FORMATO DE IDENTIFICACION DE MERMAS
Código: GP002 Página: 51 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.10 FORMATO GC-UPAI00010 FORMATO DE IDENTIFICACION DE DESVESTIDO DE MATERIA PRIMA EN SE ANOTARÁ 1. Turno. Anotar el turno en el que se realizó la producción. 2. Número de Contenedor. Anotar el serial del vehículo. 3. Número de BL. Anotar el serial del contenedor. 4. Fecha. Anotar (día, mes, año) a la cual se realizó la merma. 5. Origen de la materia prima. Anotar de donde proviene la materia prima. 6. Hora de Arranque. Anotar la hora en que se empieza a realiza la merma. 7. Codificación. Anotar la Codificación del lote que se está realizando la merma. 8. Fecha de elaboración. Es la fecha (día, mes, año) la cual se realizó el corte y se coloca en el empaque. 9. Fecha de vencimiento. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. 10. N de paletas. Anotar las paletas realizada de la merma. 11. N de Sacos con materia prima. Número de sacos utilizado para la producción. 12. N de Sacos Papel Anotar los Kilogramos (Kg) de la materia prima que se le Obtenidos da entrada al proceso de desvestido. 13. Número de Anotar el serial del vehículo. Contenedor. 14. Número de BL. Anotar el serial del contenedor. 15. Fecha. Anotar (día, mes, año) a la cual se realizó la merma. 16. Origen de la materia Anotar de donde proviene la materia prima. prima. 17. Hora de Arranque. Anotar la hora en que se empieza a realiza la merma.
Código: GP002 Página: 52 de 62 18. Codificación. Anotar la Codificación del lote que se está realizando la merma. 19. Fecha de elaboración. Es la fecha (día, mes, año) la cual se realizó el corte y se coloca en el empaque. 20. Fecha de vencimiento. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. 21. N de paletas. Anotar las paletas realizada de la merma. 22. N de Sacos Papel Obtenidos Anotar los Kilogramos (Kg) de mermas realizadas. FORMATO GC-UPAI00010 FORMATO DE IDENTIFICACION DE DESVESTIDO DE MATERIA PRIMA
Código: GP002 Página: 53 de 62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO 15.11 FORMATO GC-UPAI00011 FORMATO DE IDENTIFICACION PARA EL REPROCESO EN SE ANOTARÁ 1. Turno. Anotar el turno en el que se realizó la producción. 2. Número de Contenedor. Anotar el serial del vehículo. 3. Número de BL. Anotar el serial del contenedor. 4. Fecha. Anotar (día, mes, año) a la cual se realizó la merma. 5. Origen de la materia prima. Anotar de donde proviene la materia prima. 6. Hora de Arranque. Anotar la hora en que se empieza a realiza la merma. 7. Codificación. Anotar la Codificación del lote que se está realizando la merma. 8. Fecha de elaboración. Es la fecha (día, mes, año) la cual se realizó el corte y se coloca en el empaque. 9. Fecha de vencimiento. Es la fecha (día, mes, año) a la cual expira el producto. 10. N de paletas. Anotar las paletas realizada de la merma. 11. N de Sacos de reproceso de materia prima. Números de sacos utilizados para la producción. 12. Materia prima vaciada. Anotar los Kilogramos (Kg) de la materia prima que se le da entrada reproceso. 13. Número sacos plástico vacíos. Anotar la bolsa que se utilicé para el reproceso 14. Número de lote. Anotar el Nº de lote de la materia prima. 15. Número de precinto. Anotar el número de precinto, de cada producción que pertenece la materia prima. 16. Total. Anotar la cantidad total de los reproceso producida en el área de las tolvas. 17. Datos de desperdicios. Anotar la cantidad en Kilogramos del desperdicio realizado. 18. Sacos de papel. Anotar la cantidad de los sacos en Kilogramos, perteneciente al reproceso. 19. Responsables. Nombre completo del responsable del proceso productivo.
Código: GP002 Página: 54 de 62 FORMATO GC-UPAI00011 FORMATO DE IDENTIFICACION DE PARA EL REPROCESO INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO