Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para facilitar el proceso de cambio de versión de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión - SIG de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores con el fin de permitir su identificación y organización en la carpeta compartida de Calidad y en el SIG de la intranet. 2. METODOLOGÍA Para realizar modificaciones en los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión SIG, se deben tener en cuenta los siguientes puntos: 1. Dentro del SIG de la intranet, algunos documentos se encuentran en formato PDF, la versión original de estos documentos reposa en el proceso de Control y Evaluación - Mejora Continua. 2. Si un líder de área requiere hacer alguna modificación a estos documentos es necesario que soliciten la versión actual al área correspondiente (Planeación - Mejora Continua), por medio de correo electrónico, informando el documento y código al cual se le requiere hacer la modificación, esto solo aplica para aquellos documentos que se encuentran en formato PDF, para los formatos de Word y Excel el líder tendrá acceso a ellos a partir de la intranet, donde se encuentra la última versión. 3. El responsable de recepcionar el correo electrónico contestara al líder de área de acuerdo a sus requerimientos, adjuntando el formato solicitado y recordando el trámite para realizar las modificaciones correspondientes. 4. El líder de área debe realizar las modificaciones en los documentos solicitados o descargados de la intranet, resaltando en otro color dichas modificaciones, al finalizar las modificaciones el líder debe adjuntar el Formato de elaboración, creación, modificación, anulación y armonización de los documentos internos del SIG con código - GA-GD-FT-018, el cual se encuentra en la siguiente ruta del SIG en la intranet: Intranet/SIG/Red de Procesos/Apoyo/Gestión Administrativa/Sub proceso de Gestión documental/procedimiento Producción y Control de Documentos/Formatos. El Formato de elaboración, creación, modificación, anulación y armonización de los documentos internos del SIG - GA-GD-FT-018, se debe diligenciar de la siguiente manera:
Página 2 de 6 Campo Nº 1. Se debe diligenciar el nombre del proceso y subproceso del área que está realizando la solicitud, se debe tener en cuenta que no todas las áreas cuentan con sub proceso.
Página 3 de 6 Campo Nº 2. Nombre y Código del documento al cual se le realizo la modificación y el cual se debe adjuntar al correo electrónico para realizar la correspondiente actualización de cambio de versión. Campo Nº 3. Señalar con una equis (X) la opción del tipo de solicitud que se está realizando, de acuerdo a las siguientes definiciones: Creación: Solicitud realizada cuando se elabora un documento nuevo que requiere ser implementado dentro de los documentos internos del SIG. Modificación: Solicitud realizada cuando un documento requiere ser actualizado en su estructura (Actividades, conceptos, marco legal (cuando este altere las actividades), inclusión de nuevos formatos, etc.) Anulación: Solicitud realizada cuando un documento ya no tiene valor ni validez de uso institucional (documento que ya no se esté utilizando dentro de los documentos internos del SIG) Armonización: Solicitud realizada para uso institucional o que requiera una actualización general de los documentos internos del SIG (Uso de logos presidenciales, entes certificadores, etc.) Campo Nº 4. Se relaciona los cambios realizados en el formato y se especifica la razón de dicha solicitud, bien sea por cambio de normatividad, cambios en software, entre otros. Campo Nº 5. Se debe escribir el nombre del líder y el cargo tal cual como aparece al final de sus procedimientos, se diligencia la fecha en la cual se realiza la solicitud. 5. El líder de área al enviar el correo electrónico al área de Mejora Continua deben adjuntar el formato al cual realizo la modificación y el formato mencionado anteriormente. 6. Cuando se reciben por correo electrónico los formatos se debe revisar que la solicitud tenga los campos diligenciados correctamente teniendo en cuenta los puntos anteriores. 7. los espacios exclusivos para ser diligenciados por el área de Planeación Mejora Continua, son realizados por quien recibe la solicitud, en este caso se realiza de la siguiente manera:
Página 4 de 6 Para el número de consecutivo de la solicitud se debe verificar en la carpeta compartida de Calidad/Solicitudes Cambios de Versión/Solicitudes. Allí se encuentra por orden numérico la solicitud y el código del documento al cual pertenece esa solicitud, en este caso la solicitud nueva debe ser guardada en la ruta mencionada anteriormente con el número de consecutivo que le corresponda, colocando seguidamente el código del documento al cual pertenece esa solicitud. Los espacios donde se encuentran los nombres de los responsables de Gestión Documental y Mejora Continua, son diligenciados según el nombre que están al final de los procedimientos. La Fecha se diligencia teniendo en cuenta el día en que se recibió el correo o el día que se va a realizar la solicitud al área de sistemas. (máximo un día después de recibir la solicitud) Se imprime este formato para obtener las Firmas correspondientes, primero del líder de área que realizo la solicitud, luego por el líder de Gestión documental para que tenga en cuenta el control para las tablas de retención documental y por último la firma de líder de Mejora Continua que revisa y aprueba la solicitud. 8. El formato adjunto al cual el líder le realizo la modificación se guarda en la carpeta compartida de calidad/ SIG (Versión Actual), con el nombre del documento separados por guiones bajos y al final del archivo de debe poner una letra V (Versión) y seguido el número de versión actual. Ejemplo:
Página 5 de 6 9. Se debe tener en cuenta el tipo de documento (Caracterización, Procedimiento, Formatos, Instructivos, Guías, entre otros) y el área a la cual pertenece (Dirección, Planeación, Registro, Entre otras). Para guardarlo correctamente en las subcarpetas de la carpeta compartida de Calidad/SIG (versión Actual), Realizando el cambio de versión, la vigencia, actualizar el numeral 9 de cada procedimiento (control de cambios) y quitando el color con el que viene resaltado los cambios, para dejar la versión actualizada. 10. Se debe tener en cuenta que para aquellos formatos que requieren firma como los procedimientos, diagramas de flujo, caracterizaciones entre otros, estos deben ser impresos, para obtener las firmas correspondientes, en este caso es necesario tener primero la firma del líder de área, luego del asesor y por último la firma del Director General. Para los documentos que no requieren firmas como los formatos, guías, instructivos entre otros se debe tener en cuenta la actividad 8. 11. Luego de tener las firmas correspondientes se escanean los documentos, este escáner se guarda en la carpeta compartida de Calidad/SIG PDF (Versión Actual), en este caso se guarda el archivo como se indica en la actividad 8, se eliminan las páginas en blanco y se guarda. 12. Se redacta el correo electrónico al área de sistemas, adjuntado el formato actualizado según el requerimiento, para tener mayor control en el asunto del correo electrónico se escribe el número de solicitud y la fecha en la cual se realiza, de esta manera se puede hacer un muestreo de cuantas solicitudes se realizan al mes o al día si así se requiere. 13. El formato GA-GD-FT-018 el cual ya se encuentra firmado debe ser guardado en la carpeta física, para tener control de los documentos en caso de que no se tenga acceso a la carpeta compartida o se presente algún inconveniente, también sirve como soporte ya que este tiene las firmas y se evidencia la solicitud del cambio de versión. 14. Se debe actualizar el listado maestro GA-GD-FT-022, ubicando el documento al cual se le realizo el cambio de versión, se diligencian las columnas Versión, Fecha de aprobación y en la columna de observaciones de control de cambios, se transcribe el cambio realizado y la razón de la solicitud según el formato GA-GD-FT-018. Si se tiene dudas para diligenciar el listado maestro remítase a la guía de listado maestro GA-GD-GU-002 allí encontrara un video tutorial para diligenciar a la perfección el listado maestro. Este listado maestro debe ser enviado en formato PDF al área de sistemas para ser publicado en la intranet, en este caso como el listado maestro no cambia de versión si no que se actualiza mensualmente se guarda en la carpeta compartida de Calidad/SIG PDF (Versión Actual), y guarda como se indica en el paso 8 teniendo en cuenta que al final se pondrá el mes del reporte.
Página 6 de 6 15. Se debe actualizar el listado de codificación para tener en cuenta el código se le va asignar a los documentos nuevos que se generen en las diferentes áreas, este listado es un documento de control que va de la mano con el instructivo de codificación. 16. Al recibir respuesta por correo electrónico del área de sistemas informando que en la intranet ya se encuentra el cambio solicitado, se debe revisar y confirmar que el cambio solicitado fue realizado según los requerimientos y de esta manera informar por correo electrónico a toda la entidad que en la intranet se encuentra la versión actual de dicho documento, esto se debe realizar según la actividad 6 del procedimiento Producción y Control de Documentos GA-GD-PD-005. 17. El correo electrónico de respuesta del área de sistemas se archiva en la carpeta de correo electrónico Sistemas/Cambios del SIG, y el correo electrónico enviado por el líder de área realizando la solicitud, se debe archivar en la carpeta de Mejora Continua/Solicitud Cambios de versión, esto con el fin de tener mayor control de lo solicitado y lo contestado por el área de Sistemas. 18. Se debe enviar un correo electrónico mensual a los líderes de área recordando el procedimiento que se debe realizar para hacer cambios de versión en los documentos internos del SIG.