CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 1 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología para garantizar que se intifique y se controle el producto o servicio no conforme, con el fin evitar su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Inicia con la intificación l producto o servicio no conforme y termina con la verificación la conformidad producto o servicio 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador Sistema Gestión Calidad 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES Producto o Servicio No Conforme: Es todo producto o servicio prestado por la entidad a sus clientes cuyo resultado no cumple con las disposiciones planificadas y/o con los requisitos previamente establecidos. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad tectada u otra situación no seable. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa una no conformidad potencial u otra situación potencial no seable. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad tectada Mejora continua: acción permanente realizada con el fin aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el sempeño los procesos la Universidad. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Conformidad: cumplimiento un requisito No conformidad: incumplimiento un requisito La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.
CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 2 6 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Intificar el Se intifica el producto y/o servicio no conforme antes o durante la Todo el personal Anexo - Control l producto y/o prestación l servicio, (ver anexo - Control l producto y/o servicio no producto y/o servicio 1. servicio no conforme). no conforme conforme Nota: La Institución be propenr y asegurar que el producto y/o servicio no conforme se intifique antes su entrega, en aras garantizar la conformidad l servicio y satisfacción l cliente. Registrar el Se registra el producto y/o servicio no conforme en el formato EV-CAL-FO- Todo el personal Formato EV-CAL-FO- 2. producto o servicio 06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME, una vez 06 Control l no conforme intificado. producto y-o servicio no conforme 3. 4. 5. Determinar Tratamiento producto servicio conforme Verificar y/o conforme l y/o no producto servicio Archivo documentación Se terminan las medidas (acciones) solución para dar tratamiento al Producto y/o Servicio No Conforme tectado(s), forma inmediata y se registra en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME. En caso que un producto y/o servicio no conforme sea repetitivo, su impacto (consecuencias) entorpezca el cumplimiento l objetivo l proceso y/o misión la Universidad o traumatice el normal sarrollo las actividas l proceso, se implementará una acción correctiva, lo contrario se implementara una corrección. Nota: un producto y/o servicio no conforme será entregado al cliente bajo previo consentimiento y autorización l mismo y/o l lír l Proceso. Se proce a verificar la eficacia las acciones implementadas para dar tratamiento l producto y/o servicio no conforme, evinciándose los resultados en el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME. En caso que los resultados las acciones implementadas para dar tratamiento al producto y/o servicio no conforme no son eficaces, se proce a la intificación e implementación una nueva acción. Repetir el procedimiento s la actividad 1 para subsanar el procedimiento o servicio no conforme. Se organiza y se archiva el formato EV-CAL-FO-06 CONTROL DEL PRODUCTO Y-O SERVICIO NO CONFORME en la carpeta archivo control l producto y/o servicio no conforme. Lír Proceso Lír l Proceso EV-CAL-FO-06 Control l producto y- o servicio no conforme Formato EV-CAL-FO- 06 Control l producto y-o servicio no conforme Personal SGC Carpeta archivo control l producto y/o servicio no conforme. La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.
CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 3 6 7. OBSERVACIONES: PROCESO FORMACIÓN FORMACIÓN PRODUCTO /SERVICIO Formación Pregrado y Postgrado. CARACTERÍSTICA S DE CALIDAD ESPACIOS FÍSICOS: Disponibilidad, infraestructura apropiada EQUIPOS: Disponibilidad, en buen estado (funcionando) LIQUIDACIÓN: Accesibilidad, oportunidad en la generación los comprobantes recaudo, confiabilidad la información. PLATAFORMA TECNOLÓGICA: Accesibilidad, oportunidad en la publicación la información, velocidad en el canal comunicación, confiabilidad la información. NOTAS: Accesibilidad, oportunidad en la publicación la información, confiabilidad la información PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME Espacios, escenarios, aulas, laboratorios, restaurante, entre otra planta física, en mal estado y no acuados. Equipos laboratorio, audiovisuales, muebles, equipo cómputo, impresoras, aires acondicionados, ventiladores e infraestructura, entre otros, en mal estado y fectuoso. Liquidación Matrícula u otros rechos pecuniarios con valor erróneo. Plataforma tecnológica no disponible o insuficiente para el acceso y registro la información académicofinanciera. Calificaciones finales erradas o no registradas o reportadas inoportunamente. ANEXO CONTROLES TRATAMIENTO RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Verificar periódicamente previo a la utilización l espacio físico, el estado la infraestructura mediante visitas inspección visual Verificar periódicamente previo a la utilización los equipos, el estado los mismos mediante visitas inspección visual. Verificación aleatoria las liquidaciones matrícula (aplica para estudiantes antiguos) y Verificación reporte renta Vs liquidación matrícula (aplica para estudiantes nuevos) Implementación certificado digital, afinamiento base datos, actualización servidor (service base datos), adquisición equipo seguridad para proteger aplicaciones más críticas. Verificación aleatoria previa al cargue en el sistema las calificaciones, Definición programación académica. Acuaciones. Mantenimientos correctivos. Corrección l valor en el sistema en forma inmediata. Balancear cargas sistema. Personal Mantenimiento y Aseo, Coordinadores laboratorios, Docentes, Administrador Servicio Restaurante Personal Mantenimiento Coordinador Mantenimiento, Coordinador Aseo, Coordinador Deportes, Docente, Coordinadores laboratorios La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana. las l Corrección, aplicación notas inmediatamente. Auxiliar Administrativo Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Ingeniero Soporte Centro Tecnologías Docente Docentes, Coordinador Mantenimiento Coordinadora Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios Jefe Centro Tecnologías Jefe Programa, Jefe Registro y Control Académico
CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 4 6 INVESTIGACI ÓN Formación Pregrado y Postgrado Gestión la Producción Intelectual Gestión y Apoyo a Proyectos Investigació n PROGRAMACIÓN ACADÉMICA: Divulgación oportuna, disponibilidad cursos, docentes y espacios, personal competente PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Pertinencia, disponibilidad. SERVICIO MÉDICO, ODONTOLÓGICO, PSICOLÓGICO: disponibilidad horarios, personal competente, PRODUCCIÓN INTELECTUAL: Información confiable, completa y oportuna PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el cumplimiento los objetivos y compromisos los proyectos No asignación, no disponibilidad suficiente e inoportunidad docentes, monitores y personal administrativo para la atención requerimientos, sarrollo actividas académicas como cátedras, consejerías académicas, cursos vacacionales, adicionales, dirigidos, monitorias, pasantías y prácticas. Programación aulas, escenarios, laboratorios y más planta física, equivocada, cruzada, no asignada e inoportuna. Docentes programados con cursos sin estudiantes y estudiantes sin docentes asignados. Desactualización, no disponibilidad material bibliográfico suficiente y necesario para el proceso formación. No acceso, inoportunidad, poca cobertura y baja calidad los servicios y programas Institucionales referente a servicio médico, odontológico, psicológico. Publicaciones o producción intelectual inconsistente, errada, incompleta e inoportuna. Incumplimiento los compromisos l Proyecto Definición programación académica en el sistema académico Verificación la pertinencia las colecciones bibliográficas y documentales por parte l Comité Biblioteca Sistema Asignación Citas, aplicación protocoles médicos y odontológicos. Verificación requisitos mínimos por parte l editor o comité evaluador, evaluación por parte los pares. Acta inicio y compromiso proyectos investigación y/o proyección social, acta finalización proyectos investigación y/o proyección social Personal alterno para suplir inasistencia. Asignación espacios alternos. Adquisición pertinente material bibliográfico. Prestación l servicio con instituciones externas. Recoger los ejemplares o emitir fe erratas Requerir al docente para que presente los resultados los compromisos adquiridos Profesional Apoyo Vicerrectoría Académica Comité Biblioteca Coordinador Médico Autor l producto Dirección Investigación Vicerrector Académico Director Biblioteca y Bibliotecólogo La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana. Servicio Jefe Bienestar Universitario Editor Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social
CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 5 6 PROYECCIÓN SOCIAL Gestión y apoyo en la ejecución la oferta educación continuada. Gestión y apoyo en Proyectos Solidarios y Remunerad os. EDUCACIÓN CONTINUADA: Personal competente, pertinencia en los contenidos, cumplimiento fechas, horarios, sitio y contenidos. PROYECTOS SOLIDARIOS Y REMUNERADOS: Disponibilidad recursos, mecanismos seguimiento que aseguren el cumplimiento los objetivos y compromisos los proyectos Incumplimiento la programación (cambio fecha, sitio, contenido, docentes, entre otros). Incumplimiento los compromisos l Proyecto Programación educación continuada en el plan acción, aprobación mediante acto administrativo. Acta inicio y compromiso proyectos investigación y/o proyección social, acta finalización proyectos investigación y/o proyección social, informe parcial e informe final Informar a los usuarios los cambios en la programación. Reasignar responsabilidad es para ejecución l proyecto. Director(a) Social Director(a) Social Proyección Proyección Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social Vicerrector(a) Investigación y Proyección Social La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.
CÓDIGO EV-CAL-PR-01 VERSIÓN 6 VIGENCIA 2016 Página 6 6 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Julio 30 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Febrero 02 2015 Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 2016 Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC La versión vigente y controlada este documento, solo podrá ser consultada a través l sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será consirada como documento no controlado y su uso inbido no es responsabilidad la Universidad Surcolombiana.