Informe de Gestión Oficina de Auditoria Interna Aguas de Occidente 2011
CONTENIDO Función Básica de la Oficina de Auditoría Interna de la Filial Alineación con la Estrategia Avance Plan de Soporte Métricas
La Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno de Aguas de Occidente esta vinculada al procedimiento de verificación independiente dentro del proceso de verificación empresaria el cual su misión es Evaluar la existencia, implementación y efectividad del Sistema de Control Interno en cumplimiento de los objetivos de la Organización y las normas aplicables. Promueve la mejora de las operaciones, la gestión del control y facilita la auditoria, con valor agregado para la Entidad, por parte de los entes externos de control.
Los principales retos y puntos de interés de Dirección, se encuentran en alineación con los objetivos estratégicos: Finanzas Incrementar el valor para los grupos de interés Clientes y Mercados Operaciones Posicionar los negocios en nuevos mercados internacionales Lograr excelencia operacional en los procesos Consolidar los negocios en el mercado nacional Fortalecer las relaciones y las comunicaciones con los grupos de interés externos Actuar con responsabilidad social y ambiental en las zonas de influencia de los negocios Responsabilidad Social Empresarial (RSE) Aprendizaje y Desarrollo Desarrollar las capacidades Desarrollar las Garantizar la disponibilidad, confiabilidad e organizacionales capacidades del talento integridad de la información para la toma humano de decisiones Fortalecer las relaciones y la comunicación efectiva con los grupos de interés internos
Alineación con la Estrategia La Dirección de Control Interno aporta al logro de los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM a través del establecimiento de la actividad de aseguramiento y consulta, y el apoyo al mejoramiento del ambiente de control fortaleciendo de esta manera el Gobierno Corporativo, fomentando la transparencia y la confianza de los grupos de interés en las operaciones y en los procesos de Riesgo, Control y Gobierno.
Iniciativas de las Oficinas de Auditoría Interna Las siguientes son las iniciativas que permiten, desde la función de la oficina de auditoría interna, apoyar el logro de los objetivos estratégicos del Grupo EPM. Las mismas dan lineamiento a la formulación del plan de soporte de la dependencia y a la definición de las actividades desarrolladas en la vigencia INICIATIVAS 1. Brindar soporte en temas de control. 2. Verificar el cumplimiento, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno. 3. Fortalecer el ejercicio de la actividad de Auditoría Interna 4. Planeación y Ejecución de Consultoría en Control. 5. Desarrollar acciones de fortalecimiento del Ambiente de Control Interno. 6.) Fortalecer mecanismos de transparencia con los diversos grupos de interés de la entidad. 7.) Acompañar y verificar la implementación del Sistema de Información para la Gestión de los Planes de Mejoramiento elaborada por la Dirección de Control Interno de la casa matriz. 8.)Fortalecimiento del Sistema de Control Interno y homologación del proceso de verificación independiente.
Avance Plan de Soporte 1. Brindar soporte en temas de control. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Cierre de brechas en la implementación del MECI Evaluación del MECI 85.11% Seguimiento a planes de mejoramiento Planes de mejoramiento internos y externos 2. Verificar el cumplimiento, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Auditoria y monitoreo: proceso de contratación, Auditoria a contratos de obra y prestación de servicios 50% Ciclo de ingresos Ciclo de egresos Auditoria y seguimiento. Seguimiento a PQR s Auditoria y seguimiento
Avance Plan de Soporte 3. Fortalecer el ejercicio de la actividad de Auditoría Interna Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Mejorar el desempeño de la labor auditora con observancia de las Normas Internacionales de Auditoría. Capacitación en Normas internacionales de Auditoria y Actualización de la Guía de auditoria de acuerdo a las NIA 50%
Avance Plan de Soporte 4. Planeación y Ejecución de Consultoría en Control. Actividad Entregable %de cumplimient o Conceptuar y asesorar en temas de Control Interno, riesgos, calidad. Aplicación de las metodologías de autoevaluación del Sistema de Control Interno, autoevaluación de la gestión y autoevaluación del control en los procesos. Capacitación en control y riesgos Acompañamiento en la aplicación de la metodología de autoevaluación 50% Aplicación de procedimientos, metodologías y herramientas asociadas al proceso de coordinación con entes externos de control. Consultoría asociada a la implementación del modelo de Gestión Ética: Código de Ética. Comité de Ética Línea Ética. Tabla de informe a entes externos Acompañamiento al comité de ética y orientación en el tema ético 50%
Avance Plan de Soporte 5. Desarrollar acciones de fortalecimiento del Ambiente de Control Interno. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Participar en los programas de inducción y reinduccion del proceso Gestión del Talento Humano. Asesorar en la definición de planes de mejoramiento Realizar seguimiento a los indicadores del CMI Inducción en SCI y Proceso de Verificación Independiente al personal Nuevo ingresado en mayo y junio 2011 Capacitación al personal en la metodología para definir los planes de mejoramiento Consolidar y presentar el cuadro con el seguimiento a los indicadores del CMI
Avance Plan de Soporte 6.) Fortalecer mecanismos de transparencia con los diversos grupos de interés de la entidad. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Participar en las actividades de fortalecimiento de transparencia del Grupo Empresarial. Coordinar la medición del Indicador de Transparencia con base en la metodología que disponga la casa matriz. Apoyar la adopción y divulgación de la política de Transparencia y probidad elaborada por la casa matriz. Visita con líderes comunitarios de los distintos municipios a las plantas, Entrega del balance social a la comunidad Encuesta de medición del transparencia Comunicación a los grupos de interés sobre la politica de transparencia adoptada de casa matriz 85%
Avance Plan de Soporte 7.) Acompañar y verificar la implementación del Sistema de Información para la Gestión de los Planes de Mejoramiento elaborada por la Dirección de Control Interno de la casa matriz. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Obtener capacitación en el manejo del Capacitación Sistema de Información para la Gestión de los Planes de Mejoramiento
Avance Plan de Soporte 8.)Fortalecimiento del Sistema de Control Interno y homologación del proceso de verificación independiente. Actividad Entregable Porcentajede cumplimiento Participar en los Comités y encuentros de Control Interno Coordinar por parte de la empresa las auditorías que realicen entes externos. Realizar evaluación independiente al MECI 1000:2005, Actualizar procesos y procedimientos de Verificación Independiente e incorporar tecnología que apoye la labor de acuerdo a las necesidades de la empresa. Participación en los comités y encuentros Auditoria contraloría y EPM Evaluación Independiente del MECI Proceso de Verificación Independiente 90% 70%
Métricas Indicador 2009 2010 2011 % Cumplimiento Plan de Soporte (Aseguramiento y consulta) % Cumplimiento Plan de Comunicación y Formación en control x x 80% x x 70% % Personal Certificado 0 0 0 Percepción de la calidad de la Consultoría x x x Calificación del Sistema de Control Interno ( DAFP) 77,78 83,21 85,11 Autoevaluación de Control en Procesos 3,06 3,53 3,46 Indicador de Transparencia 53 61 67,45
Gestión Oficina de Auditoría Interna Principales Logros y retos 2012 Iniciativa Logros Retos 1. Brindar soporte en temas de control. Se socializo el tema de control con todos los funcionarios, logrando mayor conocimiento y conciencia del mismo en su gestión. 2. Verificar el cumplimiento, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno. 3. Fortalecer el ejercicio de la actividad de Auditoría Interna Empoderamiento de los funcionarios en relación con el modelo de proceso para el cierre de brechas en la implementación del MECI - GP1000 Haber cumplido el plan de auditoria desde mi ingreso y actualizado la guía de auditoria Acompañar a la gerencia y demás funcionarios en el reconocimiento de los riesgos asociados al proceso Superar el resultado del SCI el cual fue de 85,11 mediante el acompañamiento al sistema de gestión Cumplir con el plan de auditoria y fortalecer los programas mejorándolos mediante la metodología NIA 4. Planeación y Ejecución de Consultoría en Control. Desarrollar como mínimo una consultoría
Gestión Oficina de Auditoría Interna Principales Logros y retos 2012 Iniciativa Logros Retos 5. Desarrollar acciones de fortalecimiento del Ambiente de Control Interno. Se socializó el tema de autocontrol con todos los funcionarios, logrando mayor conocimiento y conciencia del mismo en su gestión. Fortalecer la cultura del control mediante la campaña de autocontrol 6.) Fortalecer mecanismos de transparencia con los diversos grupos de interés de la entidad. 7.) Acompañar y verificar la implementación del Sistema de Información para la Gestión de los Planes de Mejoramiento elaborada por la Dirección de Control Interno de la casa matriz. 8.)Fortalecimiento del Sistema de Control Interno y homologación del proceso de verificación independiente. Haber logrado el 67,45 del indicador de transparencia Se acompaño a todos los funcionarios en la elaboración de los planes de mejoramiento internos y externos Recopilar el procedimiento y estructurar la documentación Cumplir y superar la meta de 72,4 propuesta y acordada por casa matriz Estructurar y Desarrollar el plan de comunicaciones de la OCI Obtener y completar la unificación del procedimiento de Verificación Independiente
Concepto General Gestión Oficina de Auditoría Interna La Oficina de Auditoria Interna de Aguas de Occidente en el año 2011 fruto de la restructuración de la planta de cargos, suprime el cargo de Profesional Control Interno y se crea el cargo Jefe de Control Interno, cuya vacante fue suplida para el 1 de junio de 2011, consecuencia de ello se requirió un periodo de inducción y entrenamiento aproximado de 4 meses, en los cuales se da el acercamiento al modelo de gestión, gobernabilidad y de procesos, para con base en ello iniciar el proceso de auditoria de acuerdo al plan formulado para dicho objetivo. Las auditorias realizadas en este periodo fueron: Proceso Adquisición Bienes y Servicios (Contratos de Servicios), Proceso Atención Clientes y Venta de Productos y Servicios (PQRs. y Ciclo de Ingresos)