Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISION TOLUCA, MEXICO, MAYO DEL 24
Contenido Págs. I. Presentación... 3 II. Objetivo General... 4 III. Base Legal... 5 IV. Políticas Generales... 7 V. Funciones... 11 VI. Sistema Operativo... 15 VII. Procedimiento para la Supervisión de Obra Pública en el ISEM 7.1 Objetivo... 17 7.2 Descripción de Actividades... 18 7.3 Diagrama de Flujo... 42 VIII. Formatos e instructivos... 68 1. Informe Mensual de Avance Físico y Financiero 2. Bitácora de Obra (apertura) 3. Oficio de Comisión 4. Variaciones de Volumen 5. Formato de Estimaciones 6. Finiquito 7. Acta de Entrega-recepción IX. Simbología... 95 X. Glosario de Términos... 99 XI. Validación... 1 XII. Créditos... 12 XIII. Hoja de Actualización... 13 2
I. Presentación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE ALIMENTOS 3
Uno de los objetivos principales de la Administración Pública Estatal, establecido en el Plan de Desarrollo del Estado de México 1999-25, es promover e impulsar decidida y coherentemente acciones de simplificación administrativa, que permitan facilitar una mejor relación entre el Gobierno y la sociedad, cuyo modelo de gestión se caracterice por su eficacia, legalidad y transparencia en el quehacer administrativo. Como parte de las acciones que se han venido realizando en materia de Modernización Administrativa y mejoramiento integral de la función pública, y como resultado del análisis objetivo de los elementos administrativos existentes, se formuló el presente Manual de Procedimientos para la Supervisión de Obra Pública en el Instituto de Salud del Estado de México, a efecto de que la supervisión de los trabajos de obra pública que requiere el Instituto, se lleven a cabo en tiempo y forma de acuerdo a los programas institucionales y en los términos y condiciones pactadas en el contrato. El manual en cuestión, es un instrumento administrativo que fija las bases para la supervisión de las Obras Públicas en el Instituto de Salud del Estado de México, mismas que se regirán conforme a la normatividad fijada en la materia, observando en todo momento criterios de economía, eficiencia y honradez, a fin de establecer las acciones conducentes para la optimización de los recursos asignados a los procesos de la obra pública, que realiza el Instituto de Salud del Estado de México. El manual descrito contiene secuencialmente: el objetivo general, políticas generales, la descripción detallada del procedimiento representado gráficamente a través de diagramas de flujo, lo que permite contar con una guía práctica y sencilla de las actividades inherentes al proceso correspondiente. Este documento al igual que otros instrumentos administrativos, se caracteriza por ser dinámico por tal motivo, se encuentra sujeto a las disposiciones que emita la Secretaria de Salud y que coadyuven a mejorar el proceso para la Supervisión de la Obra Pública en ISEM. 4
II. Objetivo General Corresponde a la Subdirección de Infraestructura en Salud, al Departamento de Concursos, Contratos y estimaciones, al Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, al Departamento de Precios Unitarios, en su caso al Departamento de Ingeniería Biomédica y al personal en cuyas funciones en cada uno de sus ámbitos de competencia esta la supervisión de la correcta ejecución de las obras, en el cumplimiento y observancia obligatoria de este Manual de Procedimientos para la Supervisión de Obra Pública en el ISEM Objetivo Especifico: Vigilar y supervisar la correcta ejecución de las obras de construcción, instalación, conservación, mantenimiento, reparación, ampliación, adecuación, remodelación, restauración, modificación y demolición que se realizan en el Instituto, así como efectuar el análisis y validación de las estimaciones y finiquito que presenten los contratistas, cuidando el cumplimiento de los programas y las especificaciones contractuales y de calidad. 5
III. Base Legal 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. ( Diario Oficial de la Federación del 5 de febrero de 1917 ) Reformas y adiciones. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. ( Gaceta de Gobierno del 14 de noviembre de 1917 ) Reformas y adiciones. 3. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. ( Diario Oficial de la Federación del 29 de diciembre de 1976 ) Reformas y adiciones. 4. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. ( Gaceta de Gobierno del 17 de septiembre de 1981 ) Reformas y adiciones. 5. Ley General de Salud. ( Diario Oficial de la Federación del 7 de febrero de 1984 ) Reformas y adiciones. 6. Ley Federal de Procedimientos Administrativos. ( Diario Oficial de la Federación del 3 de mayo de 2 ) 7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. ( Diario Oficial de la Federación del 31 de diciembre de 1976 ) Reformas y adiciones. 8. Ley de Planeación. ( Diario Oficial de la Federación del 5 de enero de 1983 ) Reformas y adiciones. 9. Ley de Planeación del Estado de México. ( Gaceta de Gobierno del 17 de enero de 1984 ) Reformas y adiciones. 1. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. ( Diario Oficial de la Federación del 26 de mayo de 1995 ) Reformas y adiciones. 11. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. ( Gaceta de Gobierno del 11 de septiembre de 199 ) Reformas y adiciones. 12. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. ( Diario Oficial de la Federación del 4 de enero de 2 ) 13. Ley de Obras Públicas para el Estado de México y sus Municipios. ( Gaceta de Gobierno del 26 de septiembre del 1984 ) Reformas y adiciones. 14. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. ( Diario Oficial de la Federación del 4 de enero de 2 ) 15. Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios. ( Gaceta de Gobierno del 7 de marzo del 2 ) 16. Ley Federal de Instituciones de Finanzas. ( Diario Oficial de la Federación del 29 de diciembre de 195 ) Reformas y adiciones. 17. Código Administrativo del Estado de México. ( Gaceta de Gobierno del 13 de diciembre de 21 ) Reformas y adiciones. 18. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. ( Gaceta de Gobierno del 7 de febrero de 1997 ) Reformas y adiciones. 19. Reglamento de Salud del Estado México. ( Gaceta de Gobierno del 13 de marzo de 22 ) 6
2. Reglamento Interno del Instituto de Salud del Estado México. ( Gaceta de Gobierno del 7 de octubre de 23 ) 21. Reglamentos de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. ( Diario Oficial de la Federación del 2 de agosto del 21 ) 22. Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Estado de México. ( Gaceta de Gobierno del 5 de junio de 1987 ) Reformas y adiciones. 23. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda. ( Diario Oficial de la Federación del 31 de diciembre de 2 ) 24. Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica. ( Diario Oficial de la Federación del 14 de mayo de 1986 ) Reformas y adiciones. 25. Presupuesto Anual de Egresos del Estado de México. 26. Decreto Numero 173.- Se Adiciona el Libro Décimo Segundo de la Obra Pública al Código Administrativo del Estado de México. (Gaceta de Gobierno del 2 de septiembre del 23) 27. Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México. (Gaceta del Gobierno del 15 de diciembre del 23 ) 28. Especificaciones Generales en Construcción (IMSS) 1993. 29. Normas Oficiales Mexicanas. 7
IV. Políticas Generales 217B324/ 217B3243/ 1-2-4 El Departamento de Concursos Contratos y Estimaciones, en un plazo no mayor de tres días hábiles a partir de la fecha de la firma del contrato de obra pública, deberá enviar mediante oficio al Departamento de Construcción y Supervisión de Obra la siguiente documentación: Copia del contrato, Copia de las fianzas (anticipo y cumplimiento), Copia de la factura por anticipo, Proyecto ejecutivo (en su caso), Presupuesto de obra autorizado, Programa(s) de obra(s) autorizado(s), Datos del contratista: a).- Nombre del representante legal, b).- Domicilio fiscal, c).- Teléfonos. Documentos que acrediten la propiedad del inmueble. 217B324/ 217B3243/ 2-2-4 El Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, dentro de los primeros tres días hábiles siguientes, a partir de la recepción de la documentación antes mencionada, deberá enviar dicha documentación a la Residencia de Conservación y Mantenimiento correspondiente, ó de Construcción de Hospitales, para su seguimiento. 217B324/ 217B3243/ 3-2-4 La Subdirección de Infraestructura en Salud, deberá contar en todo momento con libros de bitácora para su entrega al pedido de los supervisores de obra. 217B324/ 217B3243/ 4-2-4 El Coordinador de la Residencia de Conservación y Mantenimiento, ó de Construcción de Hospitales, dentro de los dos días siguientes a partir de la recepción de la documentación, designará al supervisor de obra, indicándole la(s) obra(s) a supervisar y el programa de visitas periódicas a realizar en función del periodo de ejecución pactado, mediante memorandum, anexando la documentación correspondiente. 217B324/ 217B3243/ 5-2-4 El supervisor de obra, dentro de los dos días hábiles siguientes a partir de la recepción de la documentación, iniciará la integración del expediente técnico unitario de obra, conforme a las normas y lineamientos vigentes. 217B324/ 217B3243/ 6-2-4 El supervisor de obra, dentro de los cinco días hábiles siguientes a partir de la recepción de la documentación, deberá contactar a la empresa contratista, al jefe de la jurisdicción sanitaria, Director del hospital, según sea el caso, y presentar al responsable de la empresa contratista para la ejecución de los trabajos, así como obtener la disponibilidad del inmueble. 8
217B324/ 217B3243/ 7-2-4 El supervisor de obra deberá reportar al coordinador de la residencia de conservación y mantenimiento, los avances físico-financieros de las obras, cada 3 días, en el caso de obras nuevas el informe tendrá una periodicidad semanal; así como las situaciones propias de la obra, mediante nota informativa, cada vez que la circunstancia lo amerite. 217B324/ 217B3243/ 8-2-4 El supervisor de obra es el responsable de hacer cumplir a la empresa las cláusulas contractuales, relativas a la calidad, cantidad y tiempo de ejecución pactados. Cuando exista relación contractual con una empresa para la ejecución del servicio de supervisión externa, esta responsabilidad quedará a su cargo y el supervisor del ISEM, vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 9-2-4 El supervisor de obra es el responsable de realizar la supervisión de obra física para verificar de manera programada el avance y calidad de la misma, de reportar en todo momento cualquier situación que incida en la terminación de los trabajos, mediante nota informativa al coordinador de la residencia de conservación y mantenimiento, o la construcción de hospitales, la necesidad de realizar modificaciones contractuales, así como indicar de la misma forma la fecha de terminación de obra o cuando esta sea anticipada. Cuando exista relación contractual con una empresa para la ejecución del servicio de supervisión externa, esta responsabilidad quedará a su cargo y el supervisor del ISEM, vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 1-2-4 La bitácora de obra deberá ser firmada por el supervisor y el representante de la empresa, en el lugar físico de la obra, en el cual se indicarán con detalle las especificaciones y avances de la misma. Cuando exista relación contractual con una empresa para la ejecución del servicio de supervisión externa, esta responsabilidad quedará a su cargo y el supervisor del ISEM, vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 11-2-4 El supervisor de obra es el responsable y facultado para hacer cumplir en todo momento a la empresa, la oportuna y correcta ejecución de los trabajos y cuando se trate de atraso imputable a la misma, determinar la procedencia de aplicación de sanciones contractuales. Cuando exista relación contractual con una empresa para la ejecución del servicio de supervisión externa, esta responsabilidad quedará a su cargo y el supervisor del ISEM, vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 12-2-4 El supervisor de obra es el responsable de constatar la terminación de los trabajos, solicitando a la empresa la presentación del aviso de terminación de obra, para programar la recepción. Cuando exista una empresa de supervisión externa, esta será la responsable de hacer cumplir este procedimiento, y el supervisor de obra del ISEM vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 9
217B324/ 217B3243/ 13-2-4 El supervisor de obra debe asistir y coordinar el acto de entrega-recepción, validar estimaciones y finiquito de obra. Cuando exista una empresa de supervisión externa, esta será la responsable de hacer cumplir este procedimiento, y el supervisor de obra del ISEM vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 14-2-4 El supervisor de obra debe recabar la documentación necesaria y suficiente de todas las etapas de supervisión, para integrar el expediente técnico unitario respectivo y gestionar su envío al área concentradora. Cuando exista una empresa de supervisión externa, esta será la responsable de hacer cumplir este procedimiento, y el supervisor de obra del ISEM vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 15-2-4 El supervisor junto con el representante de la empresa, deberá certificar que la calidad de los trabajos cumple con las especificaciones del catálogo de conceptos, estando facultado para: ordenar las correcciones necesarias al proceso constructivo; Autorizar la ejecución de conceptos extraordinarios (por proceso constructivo o por obras inducidas); Autorizar variaciones de volumen en más y en menos; Verificar en sitio de fabricación de compras o de resguardo aquellos materiales que sean empleados en obra; autorizar cambio de especificación de materiales, de marcas por causas fundadas y explicitas, que deberán ser avaladas por el proyectista y por el Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. Cuando exista relación contractual con una empresa para la ejecución del servicio de supervisión externa, esta responsabilidad quedará a su cargo y el supervisor del ISEM, vigilará el cumplimiento de esta responsabilidad. 217B324/ 217B3243/ 16-2-4 Cuando la visita de supervisión tenga por objeto la revisión de números generadores, el supervisor responsable deberá contar con el apoyo de otro supervisor de obra comisionado por el coordinador respectivo, para tal fin. Solo en los casos que no exista empresa de supervisión externa. 217B324/ 217B3243/ 17-2-4 Las instrucciones que sean giradas al contratista deberán establecerse a través del libro de bitácora de obra, oficios, minutas de trabajo o comunicados oficiales debidamente firmados por las partes que intervengan. 217B324/ 217B3243/ 18-2-4 El proceso de medición de conceptos de obra ejecutada, se regirá bajo los siguientes lineamientos: a).- La unidad de medida está especificada en el catálogo de conceptos. b).- Para cualquier aclaración con el proceso constructivo de ejecución de cualquier concepto, se deberá hacer referencia a las especificaciones de construcción del IMSS. c).- Las correcciones a los números generadores, deberán ser realizadas con puño y letra del supervisor, directamente en el formato elaborado por la empresa, siendo estas integradas en las estimaciones correspondientes. 1
217B324/ 217B3243/ 19-2-4 El supervisor deberá notificar mediante nota informativa al coordinador con copia al Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, cuando ocurran sucesos relevantes que afecten el desarrollo de la obra y cuando su capacidad resolutiva sea rebasada, o esté fuera de su ámbito de competencia la solución al problema. 11
Subdirección de Infraestructura en Salud: V. Funciones Vigilar a través de las unidades responsables, que los procesos de licitación, adjudicación, contratación y ejecución de las obras de construcción, conservación y mantenimiento de obras, equipo médico y electromecánico del Instituto, se realicen de acuerdo con los montos y normatividad aplicable en la materia. Vigilar a través de las unidades responsables que las obras que contrata el Instituto se realicen de acuerdo con las condiciones y especificaciones técnicas, así como de calidad y tiempo indicado en los contratos correspondientes. Recibir y atender las solicitudes de obras, conservación y mantenimiento de infraestructura, equipo médico y electromecánico que le presenten las unidades administrativas del Instituto de acuerdo a los programas emitidos por la Subdirección de Planeación y Evaluación del Instituto. Dirigir, aprobar y vigilar el cumplimiento del programa de supervisión de obras del Instituto. Dirigir, aprobar a través del Departamento de Construcción y Supervisión de Obras y vigilar a través de la unidad responsable, el cumplimiento del programa de cada obra o acción de conservación y mantenimiento ejecutada por la Subdirección. Recibir autorizada por el supervisor o la empresa de supervisión externa, asi como por le Departamento de Construcción y Supervisión de Obras y, en su caso, avalar para su pago, las estimaciones y finiquitos de obra que presenten las empresas contratistas y remitirlas a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad o a la de Planeación y Evaluación para su pago correspondiente. Vigilar la Integración y actualización de los expedientes técnicos de las diferentes obras que se ejecuten en el Instituto, con financiamiento estatal y/o federal, a través del Departamento de Precios Unitarios, de conformidad con lo dispuesto en normatividad aplicable y presentarlo a las instancias correspondientes. Verificar a través del Departamento de Precios Unitarios la actualización de los catálogos de precios unitarios para obra nueva, conservación y mantenimiento de infraestructura, equipo médico y electromecánico, de acuerdo con los costos de materiales, equipo, herramienta y mano de obra vigentes. Departamento de Precios Unitarios Elaborar y mantener actualizado el catálogo de precios unitarios del Instituto, respecto a la construcción, conservación y mantenimiento de las obras públicas y de los servicios relacionados con las mismas. Elaborar el presupuesto base de las obras y servicios relacionados con las mismas que el Instituto tenga previsto desarrollar en cada ejercicio presupuestal, de acuerdo con el catálogo de precios unitarios vigentes y conseguir el respaldo de las matrices de precios unitarios de cada obra o acción. Recibir, revisar, conciliar y validar con las empresas contratistas y los Departamentos de Construcción y Supervisión de Obras e Ingeniería Biomédica e Instalaciones, los precios 12
unitarios fuera de catálogo (extraordinarios), que presenten los contratistas en sus estimaciones y finiquitos. 13
Recibir, revisar y conciliar las solicitudes de las empresas contratistas respecto al pago de escalatorias y gastos no recuperables de las obras que se encuentren en proceso de ejecución, de conformidad con la normatividad aplicable en la materia. Realizar visitas a las obras para verificar rendimientos y costos de precios que lo requieran, en coordinación con el Departamento de Construcción y Supervisión de Obras. Departamento de Concursos, Contratos y Estimaciones Desarrollar y controlar que los procesos de contratación de las obras por realizar en el Instituto, estableciendo coordinación con los Departamentos de Precios Unitarios, Construcción y Supervisión de Obras, Ingeniería Biomédica e Instalaciones, así como con la Unidad de Asuntos Jurídicos del Instituto, aplicando el marco jurídico aplicable. Efectuar el seguimiento de la vigencia de los contratos, convenios y fianzas de obra pública y de mantenimiento a equipo médico y electromecánico y servicios relacionados con los mismos, a efecto de mantenerlos actualizados. Elaborar los informes a las instancias correspondientes, de la adjudicación y modificación a los contratos de obra pública y de mantenimiento a equipo médico y electromecánico y servicios relacionados con la misma. Departamento de Construcción y Supervisión de Obras. Coordinar las actividades de supervisión vigilancia, revisión y control a cargo de los supervisores de obra. Elaborar y presentar el programa de supervisión de trabajos, de acuerdo con el programa anual de obras. Supervisar a través del personal asignado por el Jefe del Departamento, el proceso de ejecución de las obras y servicios relacionados con las mismas de acuerdo a las especificaciones técnicas de calidad y tiempo de ejecución indicados en los proyectos y contratos correspondientes y en su caso proponer la supervisión a través de empresas consultoras o de supervisión externa Recibir de la Subdirección de Infraestructura en Salud, las solicitudes de obras o de conservación y mantenimiento que requieran las Unidades Médicas y Administrativas del Instituto y realizar las visitas físicas a través del personal de supervisión para detectar las necesidades. Efectuar a través de los supervisores, el seguimiento a las bitácoras de las obras del Instituto, registrando las incidencias ocurridas en cada una de las supervisiones realizadas, de acuerdo con las funciones de supervisión de obras. Efectuar a través de los supervisores o del personal de la empresa de Supervisión Externa, el seguimiento a las bitácoras de las obras a cargo del Instituto, registrando las incidencias técnicas ocurridas en cada una de las fases de la obra. Constatar y verificar, a través de los supervisores de obra o del personal de supervisión externa, los números generadores por trabajos ejecutados en el lugar de la obra, para que las contratistas integren las estimaciones correspondientes y las presenten para su trámite respectivo. 14
Validar las estimaciones y finiquitos de obra, que presenten las empresas contratistas, previa revisión y autorización del supervisor asignado o del personal de supervisión externa, responsable, en el lugar de la obra. Registrar en la bitácora a través del supervisor o del personal de supervisión externa, las anomalías detectadas en las obras, a efecto de solicitar de manera oficial o en su caso legal, a las empresas contratistas, la resolución de las mismas. Preparar y participar a través de los supervisores de obra o del personal de supervisión externa, en los actos de entrega recepción de las obras, debidamente concluidas, a satisfacción del Instituto, observando los lineamientos aplicables en la materia. Elaborar los informes a Instancias correspondientes, del inicio y término de las obras o en su caso de la suspensión o rescisión de los contratos de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma, contratados por el Instituto. Remitir a través del supervisor asignado, al área de expedientes técnicos unitarios, la documentación generada durante el periodo de ejecución de la obra. Departamento de Ingeniería Biomédica e Instalaciones Supervisar físicamente a través del personal de supervisión asignado al Departamento, que las acciones de mantenimiento y conservación a cargo del prestador de servicios, se lleven a cabo cumpliendo lo establecido en la propuesta técnico económica del proveedor y quede a satisfacción de la unidad usuaria, dando cumplimiento en materia legal técnica, tiempo y calidad requerida. Definir un programa de supervisión en conjunto con el proveedor y la unidad médicoadministrativa para verificar la instalación y operación de equipos médicos que por su complejidad y sofisticación, requieran de vigilancia, haciendo compromiso con el proveedor de realizar vigilancia especializada en función del manual de la casa fabricante Diseñar y proponer un programa de supervisiones al equipo médico e instalaciones especiales y electromecánicas de las unidades médicas, a fin de verificar su estado de uso, esto siendo responsabilidad del personal de supervisión asignado al Departamento. Emitir juicio conforme a las políticas internas de propuestas de calidad y mejores ventajas para con el Instituto, sobre la probable contratación de proveedores que realicen trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo a determinado equipo e instalaciones y sujeto a la aprobación del área encargada de ello. Validar las estimaciones y finiquitos que presenten las empresas contratistas, previa revisión y validación del supervisor responsable del equipo, toda vez que estas sean correctas. Integrar en expedientes la documentación que se genera por los proyectos de instalaciones especiales y de tipo electromecánico, así como de conservación y mantenimiento de equipo médico que se genere en coordinación con el Departamento de Construcción y Supervisión de Obras. Verificar que los proveedores, previo al montaje y una vez montado, en común acuerdo con la unidad médico-administrativa, proporcionen la adecuada capacitación e información, sobre las normas de cuidado y operación en que habrá de funcionar todo equipo médico, electromecánico e instalaciones especiales. 15
Preparar y participar en los actos de entrega-recepción de los trabajos y/o servicios de mantenimiento, debidamente concluidas a plena satisfacción de la unidad médicoadministrativa del bien y servicio, observando los lineamientos vigentes en la materia. Unidad de Contraloría Interna Vigilar el desarrollo de las revisiones necesarias tendientes a verificar que en las diferentes unidades del Instituto se observen las normas y disposiciones emitidas en materia de sistemas de registro y contabilidad, contratación y pago de personal, contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación, baja de bienes y demás activos y recursos materiales del Instituto. 16
VI. Sistema Operativo INSUMOS O PROCESO RESULTADOS DEMANDAS I S E M LA SUBDIRECCION DE INFRAESTRUCTURA EN SALUD, A TRAVES DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCION Y SUPERVISION DE OBRA, Y CON BASE EN SUS MECANISMOS REALIZA EL PROCEDIMIENTO: OFICIOS DE AUTORIZACION DE RECURSOS PROGRAMA ANUAL DE OBRAS DICTAMEN DE ADJUDICACION CONTRATO OFICIO DE INICIO DE OBRA (EMPRESA) PRESUPUESTO AUTORIZADO (CONTRATADO) PROGRAMA (S) DE EJECUCION (CONTRATADO) SUPERVISIÓN DE OBRA PUBLICA EN EL FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA DE LAS UNIDADES MEDICAS Y ADMINISTRATIVAS QUE LES PERMITAN BRINDAR UNA ATENCION OPORTUNA Y DE CALIDAD A LA POBLACION ABIERTA DEL ESTADO DE MEXICO FIANZAS FACTURA DE ANTICIPO AVISO DE PAGO DE ANTICIPO DE LA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD. SOLICITA LOS SERVICIOS A: QUE PERMITE EL LOGRO DE LOS SIGUIENTES: QUE EVALUADOS EN RELACION A LA EFECTIVIDAD GENERAN UNA: RETROALIMENTACION QUE ES EL RESULTADO DE MANISFESTAR UN LOGRO O UNA DESVIACION, OBIEN, UN ACUERDO O DESACUERDO PROVOCANDO MODIFICACIONES A: 17
VII. Procedimiento para la Supervisión de Obra Pública en el ISEM 18
7.1. Objetivo Vigilar mediante supervisión física, el cumplimiento del avance de obra de las empresas contratadas para la realización de la construcción, instalación, conservación, mantenimiento, reparación, ampliación, adecuación, remodelación, restauración, modificación y demolición de los inmuebles del propio ISEM, conforme a los términos y condiciones pactadas en el contrato. 19
7.2 Descripción de Actividades Procedimiento para la Supervisión de Obra Publica en el Instituto de Salud del Estado de México. No. Responsable Descripción 1 Subdirección de Infraestructura en Salud/ Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Jefatura Recibe de manera oficial copia de la documentación generada por el Departamento de Concursos, Contratos y Estimaciones, relativa a las adjudicaciones de obra (directas, concursos por invitación restringida o licitación pública): Copia del contrato, Copia de las fianzas (anticipo y cumplimiento), Copia de la factura por anticipo, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición), Presupuesto de obra autorizado, Programa(s) de obra(s) autorizado(s), Datos del contratista: a).- Nombre del representante legal, b).- Domicilio fiscal, c).- Teléfonos. Documentos que acrediten la propiedad del inmueble. Analiza la información y la turna mediante libreta de tramite al Coordinador de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales correspondiente, para su ejecución. 2 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales Recibe la documentación: Copia del contrato, Copia de las fianzas (anticipo y cumplimiento), Copia de la factura por anticipo, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición), Presupuesto de obra autorizado, Programa(s) de obra(s) autorizado(s), Datos del contratista: a).- Nombre del representante legal, b).- Domicilio fiscal, c).- Teléfonos. Documentos que acrediten la propiedad del inmueble. Prepara los oficios de aviso de inicio de obra que indica la normatividad aplicable, dirigidos a las instancias correspondientes: Secretaría de Agua, Obra Pública e Infraestructura para 2
el Desarrollo, 21
Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración, y Secretaría de la Contraloría. Indicando copias a: Dirección General del ISEM, Coordinación de Administración y Finanzas, Dirección de Finanzas y Planeación, Dirección de Administración, Contraloría Interna, Unidad de Asuntos jurídicos, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, y Supervisor de Obra. Turna los oficios al Subdirector de Infraestructura en Salud para su firma y distribución, previa rubrica del Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. 3 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales Con base a la documentación relativa a la adjudicación de la obra, procede a determinar mediante la lista de jurisdicciones y hospitales, al supervisor que será responsable de la misma, elaborando memorandum de asignación, anexa y turna la documentación correspondiente: Copia del contrato, Copia de las fianzas (anticipo y cumplimiento), Copia de la factura por anticipo, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición), Presupuesto de obra autorizado, Programa(s) de obra(s) autorizado(s), Datos del contratista: a).- Nombre del representante legal, b).- Domicilio fiscal, c).- Teléfonos. Documentos que acrediten la propiedad del inmueble. Indicando copias al Subdirector de Infraestructura en Salud y al Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. Con base a la información recibida, registra la información básica contenida en el formato Informe mensual de avance físico y financiero. 22
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4 Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra 5 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales 6 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales Recibe el memorandum de asignación de obra y la documentación correspondiente: Copia del contrato, Copia de las fianzas (anticipo y cumplimiento), Copia de la factura por anticipo, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición), Presupuesto de obra autorizado, Programa(s) de obra(s) autorizado(s), Datos del contratista: a).- Nombre del representante legal, b).- Domicilio fiscal, c).- Teléfonos. Documentos que acrediten la propiedad del inmueble. Inicia la integración del Expediente Técnico Unitario con toda la documentación que reciba hasta el termino de la obra. Contacta a la empresa responsable de la ejecución de los trabajos indicados en el contrato, notifica a la Jurisdicción, Dirección del Hospital, o Unidad Aplicativa, según sea el caso, obteniendo la disponibilidad del inmueble para el inicio y desarrollo de los trabajos. Obtiene del área de Recursos Materiales de la Subdirección de Infraestructura en Salud, el Libro de Bitácora de Obra. Solicita oficio de comisión al Coordinador, por cada salida programada que realiza. Se entera, elabora y autoriza a solicitud del supervisor de obra el oficio de comisión correspondiente a cada salida programada que realiza, indicando copia a la oficina de personal. Elabora para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, el oficio de presentación de la empresa ante la instancia, Jurisdicción, Hospital, o Unidad aplicativa, donde se realizará la obra, indicando copia a: Coordinación de Administración y Finanzas, Coordinación de Salud, Dirección de Finanzas y Planeación, Dirección de Administración, Contraloría Interna, Unidad de Asuntos jurídicos, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, 24
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Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, y Supervisor de Obra. 7 Empresa Recibe oficio de presentación, elabora y presenta el oficio de aviso de inicio de obra a la Subdirección de Infraestructura en Salud, con copia al Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. 8 Subdirección de Infraestructura en Salud/ Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Jefatura 9 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales 1 Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra 11 Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra Recibe el oficio de inicio de obra y lo turna a la Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, para su seguimiento. Recibe el oficio de inicio de obra, se entera y lo turna al supervisor de obra, para su seguimiento, e integración al expediente técnico unitario. Recibe oficio de inicio de obra, se entera y supervisa. Acude al lugar físico donde se esta desarrollando la obra y conjuntamente con el representante de la empresa contratista, supervisan, verifican los trabajos, toman mediciones, efectúan anotaciones, revisa la integración de los formatos: Números generadores de obra ejecutada, estimaciones, facturas, fotografías, variaciones de volúmenes y conceptos extraordinarios, en su caso elabora notas informativas, indicando los pormenores de las condiciones en que se encuentra la obra, deslindando responsabilidades en caso de incumplimiento, o bien constata la conclusión de los trabajos. Turna toda esta información al Coordinador de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, quien a su vez integra la información referente al formato de avance físico y financiero. Cuando se requiera de supervisión externa, se aplicará la política: 217B324/ 217B3243/ 8-2-4 Recibe los documentos: números generadores de obra ejecutada, estimaciones, facturas, fotografías, variaciones de volumen, conceptos extraordinarios y notas informativas, en su caso, y determina: Si se cumplió.- continúa en la operación 12. 26
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No se cumplió.- se conecta con los siguientes procedimientos, según sea el caso: 11. A.- Incumplimiento de Contrato por Causas Imputables a la Empresa. a).- Coordinación Construcción de Hospitales. b).- Coordinación de Conservación y Mantenimiento. 11. B.- Incumplimiento de Contrato por Causas no Imputables a la Empresa. a).- Suspensión Total o Temporal. b).- Terminación Anticipada. 11. C.- Precios Unitarios Extraordinarios. 11. D.- Estimaciones. 11. E.- Modificaciones al Contrato. 12 Empresa Si se cumplió con las condiciones pactadas en el contrato, la empresa presenta el aviso de término de obra, de manera oficial, a la Subdirección de Infraestructura en Salud, con copias para: Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, y Supervisor de Obra 13 Subdirección de Infraestructura en Salud/ Subdirector 14 Subdirección de Infraestructura en Salud/ Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Jefatura Recibe el oficio de aviso de término de obra, y lo turna mediante volante de tramite al Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. Recibe el oficio de aviso de término de obra, verifica la terminación, y elabora para firma de la Subdirección de Infraestructura en Salud los oficios de invitación a las instancias que corresponden, especificando fecha, lugar y hora de la entrega-recepción, previa cita conciliada con los responsables de la ejecución y recepción de las obras. Señalando copias para: Coordinación de Administración y Finanzas, Coordinación de Salud, Dirección de Finanzas y Planeación, Dirección de Administración, Contraloría Interna, Unidad de Asuntos jurídicos, Jurisdicción Sanitaria y/o Hospital, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, Supervisor de Obra, y Empresa 28
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15 Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra Recibe el oficio de invitación de entrega-recepción, asiste al acto, realiza recorrido de manera conjunta con el representante de la Jurisdicción, Hospital, Unidad Aplicativa, Contraloría y Empresa, para mostrar los trabajos realizados. Se firma y se sella el acta de entregarecepción (correspondiente a la fuente de financiamiento), cerrando el libro de bitácora. 16 Empresa Recibe el oficio de invitación de entrega-recepción, acude, realiza recorrido, firma el acta y entrega la estimación de finiquito conforme a la normatividad aplicable, con toda la documentación que exige como requisito el Departamento de Contabilidad: Factura, Formato de estimaciones (de acuerdo a la fuente de financiamiento), Carátula del finiquito, Números generadores (firmados por el supervisor), Acta de entrega-recepción, Fianza de vicios ocultos, Formato de variación de volúmenes (en su caso oficio de autorización de transferencias) Fotografías, y Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. Balance físico y financiero conciliado (en caso de las obras nuevas), y Garantías de calidad (en su caso), Garantías y manuales de operación de recursos, Actas de capacitación.- otorgada en la operación de equipos al personal de la unidad aplicativa. Y la ingresa al Area de Control de Estimaciones. 17 Departamento de Concursos, Contratos y Estimaciones/ Area de Control de Estimaciones Recibe la documentación: Factura, Formato de estimaciones (de acuerdo a la fuente de financiamiento), Carátula del finiquito, Números generadores (firmados por el supervisor), Acta de entrega-recepción, Fianza de vicios ocultos, Formato de variación de volúmenes (en su caso oficio de autorización de transferencias) Fotografías, y Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. 3
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Balance físico y financiero conciliado (en caso de las obras nuevas), y Garantías de calidad (en su caso), Garantías y manuales de operación de recursos, Actas de capacitación.- otorgada en la operación de equipos al personal de la unidad aplicativa. Analiza la(s) estimación(es) parcial(es), o de finiquito, revisa su integración documental, las registra, rubrica y la turna al supervisor de obra para su revisión y firma. 18 Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra Recibe la documentación: Factura, Formato de estimaciones (de acuerdo a la fuente de financiamiento), Carátula del finiquito, Números generadores (firmados por el supervisor), Acta de entrega-recepción, Fianza de vicios ocultos, Formato de variación de volúmenes (en su caso oficio de autorización de transferencias) Fotografías, y Oficio de autorización de precios unitarios extraordinarios. Balance físico y financiero conciliado (en caso de las obras nuevas), y Garantías de calidad (en su caso), Garantías y manuales de operación de recursos, Actas de capacitación.- otorgada en la operación de equipos al personal de la unidad aplicativa, La revisa, y en su caso, avala con su firma las estimaciones presentadas. Una vez ingresada la estimación de finiquito, toda la documentación se anexa al Expediente Técnico Unitario, el cual debe contener como mínimo: Copia del contrato, Copia de fianzas, Copia de factura por anticipo, Copia del catálogo aprobado, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición) Aviso de inicio de obra por la empresa, Solicitud de reprogramación por la empresa (en su caso), Convenio modificatorio (en su caso), Estimaciones tramitadas, 32
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Aviso de término por empresa, Oficio de invitación a entrega, Estimación de finiquito, Fotografías, y Bitácora de obra. Y lo turna a la Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, para su envío al área de expedientes técnicos, previa rubrica del Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra. 19 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales Recibe la documentación: Copia del contrato, Copia de fianzas, Copia de factura por anticipo, Copia del catálogo aprobado, Proyecto ejecutivo (no se requiere en los casos de conservación y mantenimiento, reparación y demolición) Aviso de inicio de obra por la empresa, Solicitud de reprogramación por la empresa (en su caso), Convenio modificatorio (en su caso), Estimaciones tramitadas, Aviso de término por empresa, Oficio de invitación a entrega, Estimación de finiquito, Fotografías, y Bitácora de obra, Y con base en los lineamientos que establece la normatividad aplicable, se prepara para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, el oficio de aviso de término de obra, dirigido a las instancias correspondientes: Secretaría de Agua, Obra Pública e Infraestructura para el Desarrollo, Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración, y Secretaría de la Contraloría. Indicando copias a: Dirección General del ISEM, Coordinación de Administración y Finanzas Dirección de Finanzas y Planeación, Dirección de Administración, Contraloría Interna, Unidad de Asuntos jurídicos, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, 34
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Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales, y Supervisor de Obra. 2 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento, ó Construcción de Hospitales Recibe el Expediente Técnico Unitario, revisa y verifica que este completo y lo envía a través de oficio al área de expedientes técnicos. El oficio es firmado por el Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra con copias a la Subdirección de Infraestructura en Salud y archivo. F i n 36
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11.A Incumplimiento de Contrato por Causas Imputables a la Empresa. a).- Coordinación de Construcción de Hospitales. No. Responsable Descripción 1 Coordinación de Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra Verifica en todo momento que los avances de obra cumplan con el programa pactado, y de existir atraso deberá conciliar con la contratista dichos avances a efecto de calcular mediante un dictamen técnico el monto de las retenciones indicadas en el contrato. Deberá notificar a la contratista vía bitácora de obra o mediante oficio, la aplicación de las retenciones en las estimaciones subsecuentes. Adicionalmente elaborará oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, dirigido a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad, para la aplicación de estas retenciones, especificando el monto y los números de estimaciones que se deberán afectar. Y lo turna al Coordinador Construcción de Hospitales. Si persiste el atraso y se observa que la empresa no manifiesta recuperación en los atrasos, informará al Coordinador de la situación que persiste en la obra mediante nota informativa. 2 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Construcción de Hospitales Recibe el oficio dirigido a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad, para la aplicación de las retenciones, lo verifica y rubrica, enviándolo al Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, para su envío. Recibe la nota informativa, se entera, valora la situación y si es el caso, elabora un oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, dirigido a la empresa contratista, notificándole el lugar, fecha y hora, para el inicio del procedimiento de rescisión de su contrato, mediante la elaboración de un acta circunstanciada de incumplimiento. 3 Empresa. Recibe oficio de retenciones y en su caso oficio de rescisión de contrato, se entera y acude a la cita para el evento de la elaboración del acta circunstanciada de incumplimiento, manifestando en ésta lo que a su derecho convenga. 4 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Construcción de Hospitales Elabora y preside el acta circunstanciada de incumplimiento en el sitio pactado, obteniendo la firma de todos los que intervienen en el evento (supervisor de obra, coordinador, superintendente de obra de la empresa y el representante legal de la misma), y les entrega copia a 38
cada uno. 39
Cuando existe una empresa de supervisión externa, ésta se hará cargo de hacer cumplir y presidir este evento y la elaboración de la documentación arriba mencionada. 5 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Construcción de Hospitales Obtiene el acta circunstanciada de incumplimiento y lo integra al expediente técnico unitario, y mediante la elaboración de oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, la remite a la Unidad de Asuntos Jurídicos, para su seguimiento. F i n 4
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b).- Coordinación de Conservación y Mantenimiento. No. Responsable Descripción 1 Coordinación de Conservación y Mantenimiento/ Supervisor de Obra Verifica en todo momento que los avances de obra cumplan con el programa pactado. Para el caso en el cual se identifique atraso en la ejecución de los trabajos, abandono o incumplimiento en la fecha de término, deberá calcular mediante dictamen técnico, el monto de las retenciones y/o penas convencionales, que indica el contrato para su aplicación en la estimación subsecuente, debiendo registrar esta situación en la bitácora de obra. Si persiste el atraso y se observa que la empresa no manifiesta recuperación en los atrasos, informará al Coordinador de la situación que persiste en la obra mediante nota informativa. 2 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento Recibe la nota informativa, se entera, valora la situación de atraso de la obra y si es el caso, elabora un oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, dirigido a la empresa contratista, para indicarle que cuenta con un lapso determinado para corregir el avance, apercibiéndole que en caso de incumplimiento, será iniciado el proceso de rescisión de su contrato. Indicando copias a: Coordinación de Administración y Finanzas, Dirección de Administración, Dirección de Finanzas y Planeación, Contraloría Interna, Unidad de Asuntos jurídicos, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Archivo. 3 Empresa. Recibe el oficio y realiza lo correspondiente. 4 Coordinación de Conservación y Mantenimiento/ Supervisor de Obra. Una vez concluido el plazo que se otorga para regularizar el avance, constata en obra esta situación, en caso de incumplimiento deberá registrar en la bitácora la situación que prevalece en la obra e informar a la coordinación los hechos, a través de nota informativa. 5 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento Recibe nota informativa en donde se manifiestan los hechos reales del incumplimiento. Elabora un oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, dirigido a la empresa contratista, notificándole el lugar, fecha y hora, para el inicio del procedimiento de rescisión de su contrato, mediante la 42
elaboración de un acta circunstanciada de incumplimiento. 43
6 Empresa. Recibe oficio y acude a la cita el día y hora indicada, para la elaboración del acta circunstanciada de incumplimiento, manifestando en ésta lo que a su derecho convenga. 7 Coordinación de Conservación y Mantenimiento/ Supervisor de Obra. Elabora y preside el acta circunstanciada de incumplimiento en el sitio pactado, donde consten antecedentes, hechos y conclusiones, pormenorizando el estado que guardan los trabajos y el estado financiero de obra, determinando el total de obra ejecutada y obra faltante, obteniendo la firma de todos los que intervienen en el evento (supervisor de obra, representante de le empresa, autoridades jurisdiccionales, hospital o unida aplicativa.), y les entrega copia a cada uno. Intrega el acta circunstanciada y la documentación soporte al Expediente Técnico Unitario y la entrega al Coordinador de Conservación y Mantenimiento.. Cuando existe una empresa de supervisión externa, ésta se hará cargo de hacer cumplir y presidir este evento y la elaboración de la documentación arriba mencionada. 8 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinación de Conservación y Mantenimiento. Obtiene el acta circunstanciada de incumplimiento junto con la documentación soporte, y mediante la elaboración de oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, la remite a la Unidad de Asuntos Jurídicos, para su seguimiento. Indicando copias a: Coordinación de Administración y Finanzas, Coordinación de Salud, Dirección de Administración, Dirección de Finanzas y Planeación, Contraloría Interna, Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Empresa, y Archivo. F i n 44
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11.B Incumplimiento de Contrato por Causas No Imputables a la Empresa. a).- Suspensión Total ó Temporal. No. Responsable Descripción 1 Coordinación de Construcción de Hospitales/ Supervisor de Obra Verifica en todo momento que los avances de obra cumplan con el programa pactado, y de existir atraso deberá conciliar con la contratista dichos avances, a efecto de calcular mediante un dictamen técnico el monto de las retenciones indicadas en el contrato. Notifica a la empresa mediante oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, la aplicación de las retenciones en las estimaciones subsecuentes. 2 Empresa. Recibe oficio de notificación de aplicación de retenciones, elabora y remite a la Subdirección de Infraestructura en Salud oficio de justificación de los atrasos, manifestando las causas no imputables a ella, que originan la situación de los avances de obra. 3 Subdirección de Infraestructura en Salud 4 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinador de Construcción de Hospitales Recibe el oficio de justificación de la empresa y turna copia al Jefe del Departamento de Construcción y Supervisor de Obra y al Coordinador de Construcción de Hospitales Recibe copia del oficio de la empresa, analiza, determina, y mediante la elaboración de un oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, notifica a la empresa que las retenciones no son aplicables por las causas manifestadas. Si persiste el atraso y se observa que no hay posibilidades que la obra pueda continuar, elabora un oficio para firma del Subdirector de Infraestructura en Salud, notificado a la empresa lugar, fecha y hora, para iniciar con el Procedimiento de Suspensión Total y Temporal de la Obra, mediante un acta circunstanciada de supervisión. 5 Empresa. Recibe el oficio y acude a la cita para el evento de la elaboración del acta circunstanciada de suspensión total ó temporal, manifestando en esta lo que a su derecho convenga. 6 Departamento de Construcción y Supervisión de Obra/ Coordinador de Construcción de Hospitales Elabora el acta circunstanciada de suspensión total o temporal y preside el evento, con la participación de: Jefe del Departamento de Construcción y Supervisión de Obra, Coordinador de Construcción de Hospitales, Supervisor de Obra del ISEM, Superintendente de Obra de la Empresa y representante legal de la misma. Cuando exista una empresa de supervisión externa, ésta será la responsable de llevar a cabo la elaboración del 46