PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN NUMERAL No. 30-09-2013/V1 3/ 5.1/ 6.1.3 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Página 1 de 9
1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para el manejo de la correspondencia interna y externa de CECAR en cuanto a su recepción, radicación y distribución a las diferentes unidades administrativas y académicas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las dependencias y para la correspondencia tanto interna como externa, que se maneja en la Institución. 3. RESPONSABLE El Jefe de Archivo es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación emitida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con objeto de hacer más eficiente y eficaz, su utilización, conservación y consulta. 4.2 Documento: Información y su medio de soporte. 4.3 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o emitidas por la Institución, en razón al cumplimiento de misión, independientemente del medio utilizado. 4.4 Comunicación Interna: Está determinada por la interrelación entre el personal de la institución. 4.5 Comunicación Externa: Está determinada por la información que tiene impacto fuera de la institución en su relación constante con la sociedad civil, las empresas y el estado. 4.6 Correspondencia Interna: Es toda comunicación que cursa entre dependencias, por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas. 4.7 Correspondencia Externa: Es la que cursa entre la institución y otras entidades o particulares. A demás entre empleados de la misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad. Página 2 de 9
4.8 Correspondencia Externa Recibida: Es la que llega a la institución de entidades o personas externas, por medio del servicio de mensajería, entrega personal o apartado aéreo. 4.9 Correspondencia Externa Despachada: Es la que se produce en la institución de manera oficial, dirigida a entidades particulares o a empleados de la misma institución, localizados en otras ciudades. 4.10 Guía de entrega: Es el comprobante de envío y recibo en original y copia que queda como constancia del servicio postal, en el que se registran los datos del remitente y del destinatario. Se usa para el correo enviado hacia o recibido desde fuera de la Institución. 5. POLITICAS 5.1 Todas las comunicaciones y/o documentos oficiales ya sea de carácter interno o externo, deben ser radicadas, registradas y distribuidas a través de la Oficina de Archivo Central de la Institución. 5.2 Las comunicaciones generadas en las dependencias, serán identificadas con el código correspondiente a su centro de costos, seguido por un guion y el consecutivo interno de la dependencia remitente. 5.3 Para la radicación de la correspondencia interna y externa de documentos, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y no se repetirán números de radicado en ningún oficio. No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. 5.4 La correspondencia enviada a las oficinas serán devueltas a la dependencia remitente, con la firma de recibido de la dependencia destino, máximo en un plazo de 24 horas. Página 3 de 9
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 TRAMITE DE CORRESPONDENCIAINTERNA 6.1.1 Recolección de la Correspondencia en las dependencias: El mensajero interno realiza dos (2) recorridos en las horas de la mañana y dos (2) recorridos en las horas de la tarde, por cada dependencia asignada. En cada oficina hay una carpeta donde la Secretaria o persona encargada, introduce la correspondencia de circulación interna que va a enviar a otras dependencias, la cual ha sido relacionada en una planilla de control que se maneja internamente en la dependencia. 6.1.2 Verificación de la correspondencia: Antes de radicar el oficio, el mensajero interno verifica que los documentos estén completos, firmados, y que tengan los anexos enunciados, tanto el original como las copias. 6.1.3 Radicación de la correspondencia: Inmediatamente después de ser verificado el documento, el mensajero interno procede a llevarlo a la oficina de Archivo Central para radicarlo, utilizando un sello fechador y un sello numerador que rota de forma consecutiva. Los sellos se ubican en la parte superior derecha del documento, tanto en los originales como en las copias, y la fecha asignada para radicación es la del día en que se recibe la correspondencia por parte de Archivo central; y no, la de emisión del oficio. El mensajero interno anota el No. de radicado de archivo en el formato Control de correspondencia interna enviada entre dependencias Nota: Al comenzar cada año, se inicia la radicación consecutiva a partir del número uno (1), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. 6.1.4 Clasificación de la correspondencia: El mensajero interno clasifica la correspondencia por dependencias y entrega a su compañero, las que le correspondan de acuerdo al recorrido que le fue asignado. Seguidamente organiza la correspondencia en su carpeta, de acuerdo a las rutas y oficinas a las que son remitidas. Página 4 de 9
6.1.5 Entrega de la correspondencia a las dependencias destino: El mensajero interno lleva el oficio a su destinatario en un plazo máximo de 24 horas a partir de la hora de recibido del oficio, en la dependencia remitente. La secretaria o persona encargada de la dependencia que recibe, firma las copias de los documentos con fecha y hora, como constancia de recibido. 6.1.6 Digitalización de la correspondencia interna: Luego de recoger la firma de recibido en el documento copia, el mensajero interno lo lleva hasta la oficina de Archivo Central, donde el Auxiliar de Archivo escanea el documento y lo guardada en la carpeta magnética Correspondencia escaneada, dentro de la subcarpeta de la dependencia, y en el mes correspondiente, para que quede constancia de la entrega del oficio a la dependencia destinataria. La información con la que se registra el oficio para la digitalización es el número consecutivo interno de correspondencia de la dependencia remitente y el nombre del destinatario Ejemplo: 325-JOSE MANUEL MENDOZA. 6.1.7 Devolución de copias a las dependencias remitentes. Luego de la digitalización de las copias, el mensajero interno las clasifica, de acuerdo a los recorridos asignados y verifica que estén relacionados en los formatos para el Control de Correspondencia interna enviada entre dependencias. Al momento de la devolución de las copias firmadas, a las dependencias remitentes, el mensajero interno debe recoger la firma de la secretaria o persona encargada de recibirlas, en el formato de Control de Correspondencia interna enviada entre dependencias anotando también la fecha y hora de la devolución. 6.2 TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA 6.2.1 Recepción de la correspondencia externa: La oficina de Archivo Central, es la encargada de recepcionar, todos los documentos y paquetes que llegan a través de mensajería externa o que son traídos personalmente a la institución. La recepción de la correspondencia externa la realiza el auxiliar de archivo, Página 5 de 9
colocando un sello en la guía, o copia del documento que recibe, en el que anota su nombre, número de identificación, fecha y hora de recibido. Posteriormente diligencia el formato Control de ingreso de correspondencia externa a archivo central donde anota la fecha de recibido, nombre o entidad de procedencia y dependencia destino. Nota: La oficina de Archivo Central debe recibir únicamente las comunicaciones externas que conciernan a la institución, en caso de llegar documentos o paquetes cuyo destinatario no sea la Institución o alguno de sus empleados, se devuelven al respectivo destinatario (Guía para administración de comunicaciones oficiales, 2003, Pág. 19). 6.2.2 Verificación de la correspondencia externa: La verificación la realiza el Auxiliar de Archivo, dependiendo si la correspondencia va dirigida a un Órgano Colegiado o a una Dependencia interna. 6.2.2.1 Correspondencia para órganos colegiados: La correspondencia que se recibe para Órganos colegiados se revisa, para verificar los datos de origen de la entidad o ciudadano que las remite, el órgano colegiado a la que viene dirigida, el asunto correspondiente, los anexos, y la dirección a donde se deba enviar respuesta, cuando aplique. Si la correspondencia es de competencia de la institución, se procede a su radicación. Nota: Cuando la correspondencia para órganos colegiados viene en sobre cerrado, se abre para hacer la verificación respectiva. 6.2.2.2. Correspondencia para otras dependencias: Si vienen en sobre cerrado, no se abre, y se hace la anotación sobre cerrado, en el formato Control de ingreso de correspondencia externa a archivo central, además de los datos del remitente y destinatario. Si viene sin sobre se hace además la verificación del asunto correspondiente y los anexos. Nota: Cuando una comunicación llegue sin remitente, es decir no se pueda verificar quien es el responsable de su contenido, se considera anónima y se remite, sin radicar, a la oficina de destino, donde se determinarán las acciones a seguir. Página 6 de 9
6.2.3 Radicación de la correspondencia externa: Inmediatamente después de ser verificada la correspondencia externa, el auxiliar de archivo procede a radicar el documento, colocando en la parte superior derecha del oficio un sello de radicado, donde se anota el nombre y código de la dependencia del destinatario, el consecutivo de correspondencia externa de la oficina y la fecha que es la del día que se recibe la correspondencia, y no la que venga en el documento o paquete. 6.2.4 Digitalización de la correspondencia externa: Luego de ser radicados los documentos externos, el Jefe de Archivo lo escanea para guardarlo en la carpeta magnética Correspondencia Escaneada dentro de la subcarpeta del año en curso, el mes correspondiente, la dependencia, el cargo y la subcarpeta de recibida. La información con la que se registra el oficio para la digitalización es el nombre del remitente o el de la entidad o institución. Ejemplo: JOSE MANUEL MENDOZA o MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. 6.2.5 Clasificación y relación de la correspondencia externa: El Auxiliar de Archivo clasifica la correspondencia por dependencias, entrega a cada mensajero interno la que le corresponda a su recorrido asignado. El mensajero interno relaciona en el formato Control de Recibidos de Correspondencia Externa en Dependencias los documentos o sobres a entregar en cada oficina y procede a hacer el recorrido para distribuirlas. 6.2.7 Distribución de la correspondencia: El mensajero interno lleva el oficio a su destinatario. La secretaria o persona encargada de recibir la correspondencia verifica que la información registrada en el formato Control de Recibidos de Correspondencia Externa en Dependencias concuerde con la información física. Si es así, firma el formato con la fecha y hora de recibido, como constancia. 6.2.8 Archivo del Formato de Control: El Mensajero Interno archiva y guarda el formato Control de Recibidos de Correspondencia Externa en Dependencias, ya diligenciado, para que quede como evidencia, de que la correspondencia fue entregada a la dependencia y en caso de algún inconveniente, poder constatarlo. Página 7 de 9
6.3 MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA 6.3.1 Recolección de la correspondencia externa a despachar: El mensajero interno en sus cuatro (4) recorridos diarios por las dependencias establecidas, recoge la correspondencia externa a despachar, la cual debe estar previamente relacionada en la planilla de manejo interno de cada dependencia. La correspondencia externa a enviar debe entregarse organizada en un sobre sellado debidamente marcado con letra legible con los datos del nombre, dirección y teléfono del destinatario y el remitente. Se debe entregar también una copia de la correspondencia a enviar en la que el mensajero interno firma como recibido y donde se asigna el número de guía postal, para hacerle seguimiento al envío. 6.3.2 Asignación de numero de guía postal: El mensajero interno entrega la correspondencia externa a despachar al auxiliar de archivo, quien procede a diligenciar guía de despacho proveída por la empresa de mensajería con la cual se tiene contrato, en cuanto finaliza su diligenciamiento anota en la copia de la correspondencia el número de guía, nombre de la empresa de mensajería y fecha de envío. 6.3.3 Digitalización de la correspondencia: Luego de asignarle el número de guía postal al oficio, el Jefe de Archivo lo ingresa al sistema por medio de escaneo quedando en formato PDF, guardado en la Carpeta de Correspondencia Escaneada, subcarpeta del año en curso, subcarpeta del mes correspondiente, subcarpeta de la dependencia, subcarpeta del cargo, subcarpeta de enviada. 6.3.4 Distribución de la copia de la correspondencia: Seguidamente el mensajero interno distribuye a cada dependencia la copia de la correspondencia externa despachada y relaciona su recepción en el formato Control de Correspondencia interna enviada entre dependencias. 6.3.5 Seguimiento de la correspondencia externa despachada: Finalmente, el Jefe de Archivo o dependencia remitente puede realizar el respectivo seguimiento y monitoreo del estado de la entrega de la correspondencia externa despachada, a través de la página web de la empresa de mensajería, con el número de guía asignado en la copia del oficio. Página 8 de 9
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001. Archivo General de la Nación Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Guía para administración de comunicaciones oficiales, 2003 6. REGISTROS Control de Correspondencia Interna enviada entre Dependencias Control de Ingreso de Correspondencia Externa a Archivo Central Control de Recibidos de Correspondencia Externa en Dependencias Elaborado por Aprobado por Nombre Evelin Suarez Mercado Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe de Archivo Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 9 de 9