El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº. 1838, Ordinaria, celebrada el día treinta de enero del año dos mil ocho, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO Modificación de los Procedimientos: Ejecución Administrativa del Fondo en Anticipo, y, con respecto a la exoneración del requisito de Solvencia Laboral a los gastos que se efectúen por Caja Chica EJECUCION ADMINISTRATIVA DEL FONDO EN ANTICIPO Objetivo: Comenzar con la ejecución de los diferentes gastos previstos en la planificación de acuerdo a las partidas presupuestarias asignadas Normas Específicas: 1. Antes de comenzar a ejecutar el presupuesto del fondo asignado, se deberá registrar en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), los montos comprometidos para cada una de las partidas señaladas en la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo. 2. Para proceder a ejecutar el presupuesto, se debe contar con el dinero presupuestaria y financieramente disponible. 3. Los Fondos en Anticipo serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias: 401 Gastos de Personal (De acuerdo a lo estipulado en el artículo 14). 402 Materiales y Suministros. 403 Servicios no Personales (que no estén centralizados) 404 Activos Reales (que no estén centralizados) 4. El pago de los gastos que afectan el fondo, deberá hacerse con efectivo de la caja chica o cheque de la cuenta asociada al fondo NO ENDOSABLE, emitido a nombre de los legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques AL PORTADOR. 5. Las facturas o recibos deberán ser relacionadas en orden secuencial, firmadas por el administrador y custodio dentro del cuerpo del recibo o factura.
6. Cada factura o recibo debe llevar el sello de cancelado. 7. No se podrá incluir facturas o recibos cuyas fechas de cancelación correspondan a reposiciones o liquidaciones anteriores. 8. Los administradores y custodios de Fondos, no podrán realizar adquisiciones o contratar servicios con personas naturales y jurídicas (proveedores) con los cuales tengan algún vínculo de consanguinidad o afinidad. 9. Los administradores y custodios no podrán pagar facturas de compras a los proveedores que no tengan solvencia laboral y no entreguen la Carta de Declaración (modelo 21) firmada y sellada por el Representante legal de la Empresa. Se exceptúa de este requisito los pagos a realizar por caja chica. Responsable 1. Recibe solicitudes de gastos por el Director o Jefe de la Unidad respectiva. 2. De acuerdo al gasto, verifica la disponibilidad en las diferentes partidas 401, 402, 403 y 404 y en sus específicas en el SIAD. 3. En caso de no tener disponibilidad en la partida específica, realiza el traspaso interno según el procedimiento establecido para ello. (Ir procedimiento Traspaso Interno entre Partidas). 4. Una vez constatada la disponibilidad presupuestaria y financiera, determina el tipo de gasto y procede de acuerdo a lo siguiente: 1.1. Si la solicitud se refiere a: 1.1.1. Compra de Materiales y Equipos ejecuta el procedimiento. 1.1.2. Reparación de Vehículo ejecuta el procedimiento Reparación de Vehículo 1.1.3. Obras Internas ejecuta el procedimiento Pago de Obras y Servicios 1.1.4. Servicios Personales ejecuta el procedimiento Pago de Servicios Prestados para Trabajos Específicos. 1.1.5. Viático ejecuta el procedimiento Pago de Viático. 2. Si el pago va a ser realizado en efectivo: 2.1. Entrega el dinero en efectivo al proveedor o prestador del servicio, registrando en la factura el indicativo de cancelado y la fecha. De ser necesario, se le entrega un recibo de pago. 2.2. Registra en el SIAD la factura y actualiza el libro de caja chica. 3. Si el pago va a ser realizado en cheque, procede de la siguiente manera: 3.1. Antes de pagar la factura, verifica si se debe efectuar la retención de impuesto y ejecuta el procedimiento Retención de Impuesto, en caso contrario, continua con el paso 6.2.
Responsable 3.2. Elabora cheque a nombre del proveedor, firma y hace firmar al administrador. 3.3. Entrega cheque al proveedor o prestador del servicio y recibo de pago (Si fuere el caso), colocando en la factura número de cheque, fecha, banco y el indicativo de cancelado firmado por el receptor del pago. 3.4. Efectúa el débito del monto pagado en la chequera, registra la factura en el SIAD y actualiza el libro de banco. 4. Coloca la factura en el formato 22 y codifica la misma según el gasto. 5. Archiva temporalmente la factura, hasta el momento del reembolso/liquidación del Fondo ante la Dirección de Finanzas. COMPRA DE MATERIALES Y EQUIPOS Objetivo: Efectuar la compra de materiales y equipos, siguiendo la normativa estipulada para ello Normas Específicas: 1. Para efectuar la compra de materiales y equipos, se debe tener presente lo establecidos en la Normativa de Fondos en Anticipo Artículo 32. 2. Cuando el gasto se trate de adquisiciones o contrataciones de servicios cuyos proveedores existan en la localidad, no se podrán realizar fuera de la misma, en caso contrario se deberá anexar la debida correspondencia de exclusividad. 3. Para proceder a pagar un bien por la Partida 404, el mismo deberá ser sometido al control perceptivo y la emisión del registro de BN por la unidad competente. 4. Se deberá solicitar presupuestos o cotizaciones a los proveedores registrados (si es el caso). 5. Las compras a proveedores exclusivos, quedan exentas del requisito de cotizaciones descritas en el Artículo 32, debiendo anexar la carta de exclusividad del proveedor, avalado por la unidad responsable del Registro de Proveedor. 6. Analice las cotizaciones de acuerdo al precio, garantía, servicio o cualquier otra característica que beneficie la compra del bien y escoja.
7. Si el bien requerido es Equipo de Computación, Materiales y Equipos de Telecomunicaciones y Redes de Datos, Aire Acondicionado y Electricidad, o se refiere a un servicio de reparación de la planta física, deberá solicitar la autorización al ente respectivo, tal y como se establece en el Artículo 38 de la Normativa de Fondos en Anticipo. 8. Cuando la compra sea de artículos de limpieza y papelería, se requerirá presentar una cotización adicional a lo descrito en el Artículo 31 de la Normativa de Fondos en Anticipo. 9. Las cotizaciones anexas a las facturas deberán indicar el período de garantía ofrecido por el proveedor, estar cercana a la fecha de la factura, coincidir en las cantidades con lo especificado en la factura, con el objeto de realizar un análisis del precio real. 10. En todos los casos tanto el Administrador y Custodio, deben garantizar que el precio del material, servicio o bien sea el mejor del mercado y se ajuste a lo requerido por la Institución. 11. Para el registro del bien, el Departamento de Bienes Nacionales indicará la fecha en que se realizará el control, la cual será dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos. 12. En ninguno de los casos, se podrá pagar la factura del bien sin que este haya sido objeto del control perceptivo. 13. Los administradores y custodios no podrán pagar facturas de compras a los proveedores que no tengan solvencia laboral y no entreguen la Carta de Declaración (modelo 21) firmada y sellada por el Representante legal de la Empresa. Se exceptúa de este requisito los pagos a realizar por caja chica 14. La unidad mensualmente debe remitir al Ministerio del Trabajo, el formato 23 Declaración Mensual de la Información Relativa a las Contrataciones Menores a las 1.100 Unidades Tributarias, excepto los pagos realizados por Caja Chica, así como lo estipula el Decreto 4.248 de fecha 30 de enero del año 2006 para su respectivo control.
Responsable 1. De acuerdo a la solicitud recibida, verifica la requisición interna y determina el (los) proveedor (es) según el registro de la UCLA. 2. Solicita cotización, tomando en cuenta lo estipulado en la Normativa de Fondos en Anticipo, Artículo 32. 3. Analiza los precios, selecciona el proveedor, y procede de la siguiente manera: 3.1. S el pago es por caja chica, siga con el paso 4. 3.2. Si el pago no es por caja chica y el proveedor seleccionado tiene la solvencia laboral, continua el procedimiento en el paso Nro. 4. 3.3. Si el pago no es por caja chica y el proveedor seleccionado no cuenta con la solvencia laboral, se debe comprometer al proveedor de la siguiente manera: al momento de entregar la mercancía o el bien, se le entrega la carta de declaración (modelo 21) la cual debe ser firmada y sellada por el representante legal de la Empresa, para proceder al pago correspondiente. 4. Procede de la siguiente manera: 4.1. Si la compra se refiere a materiales de oficina, se comunica con el proveedor seleccionado para realizar el pedido respectivo. 4.2. Si la compra se refiere a equipos verifica si el mismo se encuentra establecido en el artículo 38 de la Normativa del Fondo Vigente. 4.2.1. Prepara memorando en original y copia según modelo N 19, dirigido a la Comisión de Informática o Dirección de Planta Física según el caso, para solicitar aprobación del equipo seleccionado. 4.2.2. Hace firmar el mismo por el Responsable de la Unidad y remite al ente respectivo. 4.2.3. Una vez recibido el documento de aprobación por el ente autorizado, se comunica con el proveedor y solicita el (los) equipo(s). 5. Al recibir el pedido por parte del proveedor (materiales o equipos), verifica los datos de la factura según lo solicitado, condiciones de garantía si las hubiere y funcionamiento de ser necesario. 6. Si la factura se corresponde a materiales continua con el paso N 5 del Procedimiento Ejecución Administrativa del Fondo en Anticipo.
Responsable 7. Si la factura se corresponde a equipos, procede de la siguiente manera: 7.1. Elabora memorando para la solicitud del control perceptivo (modelo 17) en original y copia y remite al Departamento de Bienes Nacionales. 7.2. Recibe al representante de Bienes Nacionales el cual realiza el control perceptivo, quedando registrada la fecha del mismo en el formato Control Perceptivo de Bienes Muebles. 7.3. Una vez aprobada la compra, continúa con el paso N 5 del Procedimiento Ejecución Administrativa del Fondo en Anticipo. 8. Una vez cancelada la compra, remite factura en original y copia, al Departamento de Bienes Nacionales, recibiendo copia en señal de realizado el trámite. 9. Recibe BN del Departamento de Bienes Nacionales, hace firmar por el Director o Jefe de la Unidad receptora del bien y recibe dos (2) copias de la BN. 10. Registra en la Relación de Bienes y Equipos (Formato 15) las características del bien adquirido. 11. Elabora legajo para el archivo interno con una copia de la BN, copia de la factura, copia modelo 17, copia del formato 15, garantía y otros documentos. 12. Continúa con el paso N 7 del procedimiento Ejecución Administrativa del Fondo en Anticipo. Dado, firmado y sellado en el salón de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión N 1838 Ordinaria, celebrada el día treinta de enero de dos mil ocho. Dr. Francesco Leone Durante Rector Dr. Francisco Ugel Garrido Secretario General