H. AYUNTAMIENTO HUEHUETOCA MANUAL PROCEDIMIENTOS MARZO 2013
ÍNDICE Objetivo del Manual...3 Estructura Orgánica.. 4 Políticas y Lineamientos...5 Procedimiento y diagrama de flujo: entrada y salidas 6 Procedimiento y diagrama de flujo: resguardo de materiales inventariados..8 y no Inventariados. Procedimiento y diagrama de flujo: suministro de aceite 10 Procedimiento y diagrama de flujo: entradas y salidas a corto plazo..12 Procedimiento y diagrama de flujo: resguardo de material 14 inventariado obsoleto. Procedimiento y diagrama de flujo: salida de desperdicios 16 (chatarra y aceite quemado) y refacciones en el almacén. Hoja de Validación..18 Hoja de Actualización.19 2
OBJETIVO Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades realizadas por la jefatura de almacén; para garantizar que los bienes y materiales resguardados en el mismo; se encuentren en optimas condiciones de uso, funcionamiento y grado de conservación al momento de ser solicitados por las áreas que pertenecen al municipio, mediante la formalización e implementación de métodos y procedimientos de trabajo 3
ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. PRESINCIA MUNICIPAL 2. DIRECCION ADMINISTRACION 2.1 COORDINACION ADQUISICIONES Y RECURSOS MATERIALES 2.1.1 ALMACEN 4
POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES. Las personas que laboren dentro de la jefatura de almacén tienen la responsabilidad de brindar un servicio de calidad, buen trato a las dependencias que pertenecientes al h. ayuntamiento de Huehuetoca; así como a las personas que visiten al almacén. Personal que labora en la jefatura del almacén debe tener el perfil para el manejo del mismo y estos tendrán la obligación de recibir y entregar los bienes existentes en el mismo. Deberá verificar que todas las entradas se hayan realizado conforme al pedido o requisición de compra; así como las salidas de bienes se hayan realizado conforme a la solicitud de usuario. Deberá implementar un control de entradas y salidas de bienes muebles del almacén; así como realizar los inventarios físicos de los bienes del almacén. 5
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO ENTRADAS Y SALIDAS Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados 1 El personal de almacén realiza la recepción del material, mediante la copia fotostática de la factura o nota de venta y copia de la requisición de compra. Nota de Venta, Factura y requisición 2 Se asigna a un responsable de checar que el material solicitado este completo y sea el indicado 3 Se hace el registro por medio del Vale de Entrada, el cual se firma y sella por el Jefe Almacén, anexando la fotografía correspondiente. 4 El tiempo de almacenamiento será de a 1 a 5 días dentro del Almacén Reporte o vale de entrada y fotografía 5 Se asigna a un responsable para realizar la llamada telefónica e informar a la dependencia sobre la recepción de su material 6 Se hace el registro por medio del vale de salida el cual se firma y sella por el jefe de almacén 7 Se realiza la entrega del material a la Dependencia para que verifique que sea lo solicitado y posteriormente firme el vale de salida de conformidad Vale de Salida Vale de Salida 6
DIAGRAMA FLUJO PROCEDIMIENTO ENTRADAS Y SALIDAS Inicio Recepción del Material Llamar a la dependencia solicitante Registro de la salida Verificación del Material Entrega del Material Registro de la entrada Almacenamiento Fin 7
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA EL RESGUARDO MATERIALES INVENTARIADOS Y NO INVENTARIADOS (SERVIBLES) Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados PENNCIAS L H. AYUNTAMIENTO 1 La Dependencia deberá de traer un oficio describiendo el material a resguardar, condiciones específicas y tiempo a resguardo. Oficio 2 Se asigna a un responsable para que reciba y coteje que el material físico coincida con el oficio anexando una fotografía del material 3 Se procede a registrar el material en un vale de resguardo Vale de resguardo 4 Se procede a realizar el resguardo en la Bodega correspondiente. 8
PROCEDIMIENTO PARA EL RESGUARDO MATERIALES INVENTARIADOS Y NO INVENTARIADOS DIAGRAMA FLUJO Inicio Oficio de la Dependencia Recepción verificación del Material y Registro de la entrada Resguardo del Material Fin 9
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO ACEITE Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados PENNCIAS L H. AYUNTAMIENTO Y COORDINACIÓN MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR 1 La dependencia solicitante deberá de traer un vale de autorización para que se le suministre a alguna unidad propiedad del H. Ayuntamiento; el cual deberá de firmar también la Coordinación de Parque Vehicular 2 Verifica el vale y se suministra el aceite a un mecánico que designe la coordinación de parque vehicular Vale autorización de 3 Se registra en la bitácora de la unidad correspondiente, la cual deberá de firmar el operador avalando el suministro del aceite y en la tarjeta del control del Almacén 4 Se archiva el vale respectivamente Bitácora de las unidades 10
PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO AEITE DIAGRAMA FLUJO Inicio Vale de Autorización Suministro del aceite Registro en la bitácora y Archivo del vale de autorización Fin 11
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO ENTRADAS Y SALIDAS A CORTO PLAZO Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados PENNCIAS L H. AYUNTAMIENTO 1 La dependencia solicitante deberá traer un oficio con las siguientes características: a) Cantidad de material a resguardo, b) Características, c)condiciones, d) Nombre del responsable del material de la dependencia solicitante Oficio 2 Se asigna a un responsable para recibir y cotejar que el material coincida con el oficio 3 Se procede a registrar el material en una bitácora. Bitácora PERSONAL LA PENNCIA 4 Se procede a almacenar el material en la zona asignada y se pondrá de acuerdo con el responsable de la dependencia para la salida y entrada a corto plazo de su material 5 Para la salida del material el responsable designado por la dependencia deberá de firmar la bitácora del Almacén por todo el material y en caso de que se requiera el material por partes el responsable deberá de enviar un vale de autorización para la salida del material 6 El personal de almacén recibirá el material verificando que sea el mismo al que se le dio salida; en caso de que no se procederá a realizar un nuevo vale Vale autorización de 12
PROCEDIMIENTO ENTRADAS Y SALIDAS CORTO PLAZO DIAGRAMA FLUJO Inicio Oficio de la dependencia Recepción y verificación del Material Salida del material Entrada del Material Registro de la entrada Almacenamiento Fin 13
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA EL RESGUARDO MATERIALES INVENTARIADOS (OBSOLETOS) Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados PENNCIAS L H. AYUNTAMIENTO 1 La Dependencia deberá de traer un oficio describiendo el material a resguardar, condiciones específicas y tiempo a resguardo. 2 Se asigna a un responsable para que reciba y coteje que el material físico coincida con el oficio anexando una fotografía del material 3 Se procede a registrar el material en un vale de resguardo 4 Se procede a realizar el resguardo en la Bodega correspondiente. Oficio Vale de resguardo 14
PROCEDIMIENTO PARA EL RESGUARDO MATERIALES INVENTARIADOS (OBSOLETOS) DIAGRAMA FLUJO Inicio Oficio de la Dependencia Recepción y verificación del Material Registro de la entrada Resguardo del Material Fin 15
SCRIPCIÓN ACTIVIDAS NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA SPERDICIO (CHATARRA Y ACEITE QUEMADO) Y REFACCIONES ACUMULABLES EN EL Descripción del procedimiento Área responsable Actividad No Descripción de la actividad Documentos involucrados 1 Se procede entregar las refacciones nuevas y aceite a la Coordinación de Parque vehicular COORDINACIÓN MANTENIMIENTO Y PARQUE VEHICULAR 2 Entrega al almacén los cambios de las refacciones y el aceite (usado) 3 Se acumula el material de cambio y desperdicio 4 Informa al área correspondiente sobre el material de desperdicio y refacciones que se encuentran en el almacén; el cual se realizara a falta de espacio en el mismo Oficio 16
PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA SPERDICIO (CHATARRA Y ACEITE QUEMADO) Y REFACCIONES ACUMULABLES EN EL DIAGRAMA FLUJO Inicio Entrega de material nuevo Recepción de los cambios de material Acumulación del material Oficio al área correspondiente Fin 17
HOJA VALIDACIÓN VALIDA REVISA CP. BENITO JIMÉNEZ MARTÍNEZ PRESINTE MUNICIPAL REVISA LIC. OSCAR BASURTO CALZADILLA SÍNDICO MUNICIPAL REVISA ING. EDUARDO BARRAGÁN LICEA SECRETARIO L H. AYUNTAMIENTO ELABORO ING. IVONNE HERNÁNZ GARCÍA DIRECTORA ADMINISTRACIÓN C. JORGE LUÍS LÓPEZ GARCÍA JEFE 18
HOJA ACTUALIZACIÓN FECHA ELABORACIÓN 14 MARZO 2013 ACTUALIZACIÓN 31 DICIEMBRE 2013 19