Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 1 de 7 1. Objetivo Establecer los lineamientos para la solicitud, elaboración y liberación de publicaciones en CESVI MÉXICO. 2. Alcance Este procedimiento aplica para las áreas que intervienen en la elaboración de medios de comunicación internos y externos. 3. Definiciones SIC: Sistema Integral Cesvi 4. Referencias MPT-DIVU-002 MPT-COMP-001 Procedimiento Técnico Operativo Divulgación Procedimiento Técnico Operativo Compras 5. Responsabilidades Director Comercial y de Administración: Autoriza y valida el Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-01 y el presente procedimiento. Gerente de Área Correspondiente: Desarrolla las listas y el número de publicaciones a realizar por cada una de las áreas a su cargo. Realiza la revisión de la información generada. Área de Ventas: Consigue los contratos publicitarios que llenaran los espacios para los anunciantes en las publicaciones. Gerente de Divulgación: Realiza la revisión del presente procedimiento. Asegura y aprueba que la información cumpla con los requisitos establecidos. así como asegura la oportuna distribución de las publicaciones tanto impresas como electrónicas. Actualiza e implementa el presente procedimiento. Diseño y Video: Revisa y da el cumplimiento del presente procedimiento. 6. Actividades 6.1 El Gerente de Divulgación elabora una vez al año, el Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT- DIVU-01 que se producirán de acuerdo al presupuesto anual. A la par envía a los responsables de las áreas involucradas vía mail un archivo en Excel Distribución de temas publicaciones para que los responsables realicen la lista de los temas propuestos. 6.2 El Director Comercial y de Administración revisa y aprueba en forma física o a través de un mail, el Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-01. 6.2.1 En caso de no ser aprobado se regresa al Gerente de Divulgación para su ajuste de acuerdo a las observaciones realizadas.
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 2 de 7 6.2.2 Sí el Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-01 es aprobado, se regresa al Gerente de Divulgación para la ejecución del mismo. 6.3 El Gerente de Divulgación recibe las propuestas de temas por los responsables de las áreas involucradas vía mail. Los presenta en la reunión anual del comité editorial para la autorización final. Posteriormente se realizarán tres reuniones cuatrimestrales para dar seguimiento a las fechas de entrega de las diferentes publicaciones, en donde se convocará a dirección general. 6.3.1 El Gerente de divulgación realiza la asignación y programación de los temas aprobados a través del archivo en Excel Distribución de temas publicaciones y lo envía a los responsables de entregar la información, para su conocimiento. 6.3.2 El gerente de divulgación solicita la información a través de las órdenes de trabajo en el Sistema Integral Cesvi (SIC). 6.4 Los gerentes de las áreas involucradas elaboran los trabajos programados de acuerdo al Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-01 mismos que deberán entregar al Gerente de Divulgación en tiempo y forma para su ejecución. Previamente autorizados por el Jefe Inmediato, el Gerente, el Subdirector o Director del área. 6.4.1 La entrega de los trabajos programados se realizará de acuerdo a los siguientes puntos: El archivo deberá subirse al servidor en tiempo y forma en formato word a la carpeta CESVI/mac/SILVIA asignada para tal fin con las fotos correspondientes (las fotos en el archivo de word solo son ilustrativas) Entregar el archivo impreso al área de divulgación para llenar la bitácora de trabajos de diseño FOR-MPT-DIVU-06. En ese momento se coordina la toma de fotos o búsqueda en internet de las mismas en caso de que no se cuente con ellas. 6.5 El Área de Ventas recibe el Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-01 para considerar la entrega de los anuncios publicitarios que se integraran en los medios impresos y electrónicos, mismos que deberán entregar de acuerdo al Manual de Lineamientos y Especificaciones para las Publicaciones y Videos publicados en la Intranet. 6.6 El Área de Ventas a través del Asesor Comercial consigue los contratos publicitarios que llenaran los espacios para los anunciantes en las publicaciones y envía de acuerdo al calendario, el material publicitario al Gerente de Divulgación y/o diseñador. 6.7 Sí los gerentes responsables de entregar la información en tiempo y forma no cumplen con las fechas pactadas, será responsabilidad del Gerente de Divulgación declarar el Producto No Conforme FOR-MPG-03/01 al área responsable. 6.8 El Gerente de Divulgación y/o diseñador recibe la información generada por los Gerentes, Jefes y/o coordinadores de las áreas correspondientes y la revisa, asegura que la información cumpla con los requisitos establecidos. Para un mejor seguimiento sobre el desarrollo de las fichas técnicas y manuales de reparación se registra en la bitácora de trabajos de diseño FOR-MPT-DIVU-06 el proceso de elaboración.
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 3 de 7 6.8.1 Si la información recibida no cumple con lo solicitado el Gerente de Divulgación regresa el material al Jefe del área correspondiente para realizar las correcciones necesarias y cumpla con lo establecido en el punto 6.4 del presente procedimiento. 6.8.2 Sí la información recibida si cumple con lo solicitado, el Gerente de Divulgación la envía al Diseñador asignado para la ejecución del trabajo. 6.9 El Diseñador responsable, revisa la información y hace la propuesta de diseño, búsqueda de imágenes, armado, trazo y ajuste de color de las mismas así como la distribución de texto de acuerdo a las plantillas de diseño establecidas. (Manuales Descriptivos, Fichas Técnicas, etc.) 6.10 El Diseñador responsable presenta la propuesta de Diseño al Gerente de Divulgación. 6.11 El Gerente de Divulgación recibe y revisa el armado grafico de los medios impresos y electrónicos mismos que entrega el área correspondiente para su aprobación. 6.11.1 Sí el material a elaborar no cumple con lo solicitado, se requieren las correcciones a los diseñadores. 6.11.2 Sí el material a elaborar cumple con lo solicitado, se autoriza por el Gerente de Divulgación la generación del trabajo final. 6.12 El Jefe del área correspondiente recibe y revisa el diseño final de los medios impresos y electrónicos. En el caso particular de las fichas técnicas de Herramientas y Equipos se envían al proveedor oficial de CESVI MEXICO para su aprobación. 6.12.1 Sí el material a elaborar no cumple con lo solicitado, se piden las correcciones a los diseñadores. 6.12.2 Sí el trabajo final cumple con lo solicitado, se autoriza por el Jefe de Departamento o el Gerente del Área Técnica. 6.13 El Gerente de Divulgación canaliza la publicación de acuerdo al tipo de difusión. Impresión de Publicaciones 6.14 El Gerente de Divulgación solicita la autorización del Director Comercial y de Administración y Director Operaciones para hacer la impresión de la información. 6.14.1 Sí el material no es autorizado, se detiene el proceso. 6.14.2 Sí el material es autorizado, se inicia el proceso de producción. 6.15 El Diseñador responsable con la autorización de impresión, prepara el archivo para enviarse al proveedor y respalda en CD la información aprobada. 6.16 El proveedor imprime los ejemplares solicitados de acuerdo a lo señalado en el procedimiento Técnico Operativo de Compras MPT-COMP-001, alojado en el SIC.
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 4 de 7 6.17 El Área de Divulgación recibe los ejemplares impresos y revisa que cumpla con las características de calidad requeridas. 6.18 En caso de que el producto final cumpla con los requisitos de calidad se deberán registrar en el inventario de publicaciones FOR-MPT-DIVU-02 para su control. En caso contrario se declara el Producto No Conforme FOR-MPG-03/01. 6.19 El Área de Divulgación realiza la distribución de las publicaciones impresas a través de mensajería, a todos sus clientes, proveedores, socios y toda entidad cautiva por el centro. Archivos Electrónicos 6.20 El Gerente de Divulgación solicita al Diseñador transformar las publicaciones (Manuales Descriptivos y Fichas Técnicas) en formato PDF. 6.20.1 El Diseñador realiza el PDF del archivo final y entrega al Gerente de Divulgación para su aprobación. 6.20.2 Si el archivo final PDF es aprobado, el Gerente de Divulgación, informa al diseñador para que éste realice las portadas correspondientes y entregue al administrador de la Cesviteca. 6.21 El administrador de la Cesviteca (Auxiliar Divulgación), publica el archivo en el servidor de CESVI y lo deja disponible para consulta. Video 6.22 El Gerente de Divulgación elabora la orden de trabajo a través del SIC al Jefe del área responsable, solicitando el guión literario que servirá como guía en la creación del video. 6.23 El Jefe del área elabora un guión literario para el video solicitado y lo envía por mail al Gerente de Divulgación y al Responsable de Video. 6.24 El Gerente de Divulgación y el responsable de video revisan que la información cumpla con los lineamientos y especificaciones para las publicaciones y videos publicados en la Intranet. 6.24.1 Si el guion literario no cumple con los requisitos, regresa la información al Jefe del área responsable solicitando las correcciones marcadas. 6.24.2 Si el guion literario cumple con los requisitos, el Gerente de Divulgación asigna la realización del video al responsable de Video. 6.25 El Responsable de Video realiza el guión técnico. 6.25.1 El Responsable de Video convoca a una reunión de planeación con el autor del Guión Literario para acordar los pormenores de la toma de video.
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 5 de 7 6.26 El Gerente de Divulgación programa la fecha de grabación (en acuerdo con el Jefe de área responsable) en función de la disponibilidad del taller. Se informa a todos los involucrados a través de correo electrónico y/o teléfono. 6.27 Se realiza la grabación del Video con la intervención del responsable de video, el técnico asignado y bajo la supervisión del autor del guión literario. 6.28 Se revisa la calidad de las tomas hasta obtener material adecuado y suficiente. 6.29 El Responsable de Video realiza la edición (digitalización, grabación de voz, gráficos, animaciones, títulos, musicalización). 6.30 El Responsable de Video genera previsualización del video. 6.31 El Responsable de Video presenta la previsualización al creador del Guión Literario y al Gerente de Divulgación. 6.31.1 Si la previsualizacion no es aprobada, el responsable de Video hace las correcciones marcadas por el Gerente de Divulgación y el autor del guión literario, quienes finalmente verifican que los cambios solicitados hayan sido ejecutados para emitir la autorización final vía e-mail. 6.31.2 Si la previsualizacion es aprobada, el responsable de Video realiza la compresión del mismo y emite el archivo final, una copia del video se entrega al área que lo va a utilizar y otra se queda como master de respaldo, realizando el registro de los mismos. 6.32 Para la realización de los trabajos no programados dentro del Calendario Anual de Publicaciones, el área solicitante debe realizar la Orden de Trabajo en el SIC, especificando el tipo de servicio. Para trabajos con requerimientos especiales es necesario realizar la orden de trabajo en el SIC enviar un correo electrónico al Gerente de Divulgación, el material a trabajar así como las características y especificaciones del mismo. 7. Documentos aplicables FOR-MPT-DIVU-01 Calendario Anual de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-02 Inventario de Publicaciones FOR-MPT-DIVU-06 Bitácora de Trabajos de Diseño Manual de Lineamientos y especificaciones para las publicaciones y videos en Intranet Orden de Trabajo en el Sistema SIC
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 6 de 7 8. Registros Clave Descripción Retención Disposición FOR-MPT-DIVU-01 Calendario Anual de 1 año en el área Se destruye el Publicaciones documento y se archiva el documento electrónico FOR-MPT-DIVU-02 Inventario de Publicaciones 1 año en el área Se destruye el documento y se archiva el documento electrónico FOR-MPT-DIVU-06 Bitácora de Trabajos de Diseño 1 año en el área 1 año más y de destruye Orden de Trabajo en el En servidor por tiempo indefinido Sistema SIC 9. Anexos N/A 10. Bitácora de cambios Revisión Fecha de Rev. Descripción de cambio 0 15.05.09 Emisión 1 29.06.09 Revisión general y optimización del proceso 2 29.10.09 Revisión general y complementación del punto 7.4 3 10.05.10 Revisión general y optimización del proceso 4 15.06.10 En los puntos 8 y 9 se anexa la Orden de Trabajo del Sistema O.T. de Intranet 5 24.05.11 Se realizaron modificaciones en los puntos 6, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.3.2, 7.3.4, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.5, 7.6, 7.7, 7.7.2, 7.8.2, 7.9, 7.10, 7.16, 7.16.1, 7.16.2, 7.17, 7.18, 7.19, 7.20, 7.20.2, 7.21, 7.22, 7.27, 7.27.1 y 7.28. Se elimina Jefe de Formación 6 15.06.11 Se agregara en el punto No.9 tabla de control de Registros 7 17.10.11 Se realizaron modificaciones en los puntos 3, 6, 7.1, 7.2, 7.3.1, 7.3.5, 7.5, 7.14. 8 16.04.12 Se realizaron modificaciones en los puntos 7.3.1, 7.12, 7.18, 7.28 se agrega SIC y redacción 9 25.04.12 Se realizaron modificaciones de redacción y optimización del proceso en los puntos: 7.3.1, 7.4, 7.11.1, 7.18, y se reenumeró desde el punto 7.3.2
Revisión No.: 15 Clave : MPT-DIVU-001 Página 7 de 7 10 26.11.12 Se modifican los puntos 7.1 y 7.3 especificando el uso del archivo en Excel para la distribución de temas de las publicaciones. 11 07.02.13 Se agrega el punto 7.4.1 especificando el procedimiento de entrega de los trabajos para divulgación. Cambio de Subdirector Comercial a Subdirector Técnico. 12 09.06.14 Modificación del formato de procedimiento. 13 15.08.14 Se agrega al punto 6.3 la realización de 3 reuniones cuatrimestrales del comité editorial, donde se convocara a dirección general. 14 25.03.15 Se modifican los puntos 7 referenciados en el procedimiento y se cambian por número 6. 15 08.06.15 Modificación de la estructura organizacional. Elaboró: Gerente Divulgación Revisó: Director Comercial y de Administración Autorizó: Director Comercial y de Administración