LIQUIDAR Y PAGAR NÓMINA Código: PGF-03 Versión:01 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para liquidar y pagar la nómina Institución en los periodos correspondientes. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el reporte de de contratación hasta el registro del pago nómina en Gestasoft. 3. DEFINICIONES Asentar nómina: Generar la afectación contable después de haber liquidado la nómina Gestasoft: Área de gestión del software Academusoft utilizado para optimizar y sistematizar la información gestión administrativa y financiera Institución. Nómina: Es una herramienta administrativa que le permite a la Institución realizar el pago remuneración del personal de manera legal y organizada. Novedad laboral: Reporte periódico s diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios, entre otros conceptos que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago 4. CONDICIONES INICIALES 4.1 Las de personal deberán ser reportadas de acuerdo al FGF18 Calendario reporte de enviado por el al iniciar el año vigente. 4.2 Todas las personas nuevas deberán estar registradas en Gestasoft como personas y tener un centro de costos asociado. 4.3 En la primera quincena se deberá asentar la nómina y las provisiones, en la segunda, se asentará la nómina, salud, pensión, provisión, ICBF, Sena y Caja de compensación. 4.4 Para el desarrollo s actividades de este procedimiento se deberá tener en cuenta el módulo de liquidación de Gestasoft. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA 01 Diligenciar el Reportar y enviarlo por correo Gestión Humana al Elaboró/ Modificó Cargo Firma Fecha Martha Celenis Mercado Coordinadora de Físico 29/02/2016 Revisó Cargo Firma Fecha Comité de Calidad N/A N/A 14/03/2016 Aprobó Cargo Firma Fecha Comité de Calidad N/A N/A 14/03/2016 Vigente a partir de: 20/04/2016
de acuerdo a la condición inicial 4.1 Verificar que todos los campos del se encuentren diligenciados correctamente. 02 03 Revisar Registrar 04 Liquidar Nómina 05 Verificar la liquidación que el FGF22 reporte de se encuentre diligenciado correctamente actividad 03. que el FGF21 reporte de este incompleto se deberá enviar correo al Gestión Humana notificando la información faltante y actividad 01 Registrar en el módulo de tesorería de Gestasoft el de acuerdo a su naturaleza Liquidar la nómina en Gestasoft y descargar el FGF19 Verificar FGF19 nómina respecto al y AL Nómina quincena anterior. Registro en Gestasoft FGF19 listado de pre-liquidación de la FGF19 listado de pre-liquidación de la nómina (verificado) PFG03 Página 2 de 5
que el FGF19 nómina este correcto continuar con la actividad 06 06 Cerrar nómina 07 08 Solicitar autorización de pago nómina Autorizar pago ser necesario realizar ajustes actividad 03 Cerrar la prenómina en Gestasoft y descargar el FGF20 Listado de Nómina del periodo respectivo. Enviar por correo al Administrativo y Financiero el Nómina del periodo respectivo. Revisar el FGF20 Listado de Nómina del periodo respectivo y enviar correo al con la aprobación Revisar el correo con la información autorización Nómina Nómina 09 Verificar autorización que no se requieran ajustes continuar con la actividad 10. 10 Asentar nómina requerir ajustes actividad 03 Asentar la nómina y otros conceptos en el módulo de Talento Humano de Archivo plano de PFG03 Página 3 de 5
11 12 13 Gestionar pago Reportar nómina en Plataforma Solicitar pago en Plataforma Gestasoft de acuerdo a la condición inicial 4.3 y descargar el archivo plano de pago Registrar el archivo plano del pago nómina y descargar el Pago por Archivo Registrar el pago por archivo plano en el módulo de pagos por archivo plano de la plataforma virtual del banco Enviar correo al Vicerrector Administrativo Informando que la nómina se encuentra lista para el pago Verificar que los valores reportados nómina en la banca virtual coincida con los valores reportados en el FGF20 Listado pago Pago por Archivo Registro en la banca virtual 14 Revisar nómina que los valores coincidan continuar con la actividad 15. 15 16 Realizar pago Notificar pago que los valores no coincidan notificar al y actividad 10 Aplicar el pago nómina en la banca virtual Generar en el Modulo de Talento Humano el envío del FGF23 Desprendible de nómina Pago aplicado FGF23 Desprendible de PFG03 Página 4 de 5
17 Pagar Nómina en Gestasoft Descargar el extracto del pago de la nómina banca virtual e ingresarlo al módulo de Pagaduría y y dar clic en la opción pagar la Registro en Gestasoft 6. ANEXOS N/A 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Modulo liquidación en Gestasoft 8. CONTROL DE CAMBIOS Versión Modificó Aprobó Fecha Naturaleza del cambio PFG03 Página 5 de 5