Universidad Católica de Santiago de Guayaquil Dirección Administrativa MANUAL DE MANTENIMIENTO GENERAL Unidad de Mantenimiento
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL. UNIDAD DE MANTENIMIENTO Fecha de elaboración 10-11-2009 PLAN DE MANTENIMIENTO DE LAS DIFERENTES DE ÁREAS ACADÉMICAS, ADMINISTRATIVAS Y ÁREAS VINCULADAS CON LA. INTRODUCCION Con el propósito de obtener una mejor atención a las diversas necesidades que tiene la Universidad de Católica de Santiago de Guayaquil, en los aspectos de mantenimiento preventivo y correctivo tanto de bienes muebles e inmuebles de las diferentes áreas académicas y administrativas, se presenta este plan de mantenimiento, con el propósito de priorizar las actividades y acciones a implementar frente a las reparaciones, obras de mantenimiento, pintura, electricidad, gasfitería, y todo tipo de actividad donde la Unidad de Mantenimiento, tenga que intervenir de acuerdo a las funciones a su cargo. Además, en cumplimiento al desarrollo de uno de los proyectos de calidad universitaria Sistema Administrativo de Mantenimiento, el Centro de Desarrollo Tecnológico en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección Administrativa a través de la Unidad de Mantenimiento de la, elaboró e incluyó en el Sistema Integrado Universitario SIU, el Módulo de Mantenimiento. El sistema permite a las coordinaciones y jefaturas de cualquier dependencia de la, registrar su requerimiento, este a su vez asigna un registro numérico para el control y seguimiento del pedido. Los procesos para el uso del sistema, se detallan en el Manual de Mantenimiento anexo a este documento. A partir del 1 ero de junio del año del 2009 y por disposición del Sr. Vicerrector General, se convocó a las principales autoridades (Decanos) a la charla de presentación del sistema, que se llevo a cabo en el auditorio del Centro de Difusión Cultural, en los días subsiguientes se realizó la capacitación que incluía a todos los usuarios (Decanos, Coordinaciones, Jefes, Asistentes y Secretarias) de las diferentes dependencias de la. En la actualidad la Unidad de Mantenimiento, maneja gran cantidad de ordenes de servicio, con más de 1200 órdenes semestrales en promedio, que las diferentes Dependencias han ingresado y registrado sus requerimientos; adicionalmente debe coordinar labores de adquisición, suministro materiales, así como labores de suministro de agua y mantenimiento del Campus Universitario.. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 2
Misión Mantener en buen estado de funcionamiento los bienes y recursos físicos que posee, así como velar por el adecuado mantenimiento de los espacios y edificaciones que hacen parte integral de la Universidad. 1. OBJETIVO GENERAL Controlar eficazmente los procesos operativos para lograr un buen uso del sistema, así como también ofrecer a la comunidad universitaria, el mejor apoyo logístico oportuno y eficaz en lo relacionado con el mantenimiento de las diferentes dependencias en lo que respecta a bienes muebles e inmuebles. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Brindar un plan o cronograma que permita conocer la fecha en que las compañías de servicios de mantenimiento de equipos de climatización, audio/video, soporte a computadoras, ascensores, armarios de datos y reloj biométrico, ejecutarán los trabajos. Lograr la optimización de los recursos humanos y financieros a través de una adecuada priorización de las actividades. Mejorar la prestación de los servicios, mediante la oportuna respuesta a las órdenes de servicio. Comprometer a todos los actores que intervienen en el proceso de mantenimiento (Coordinadores. Asistentes, contratistas y cuadrilla) Velar por el cuidado y mantenimiento de la infraestructura física. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 3
2. ALCANCE El plan de mantenimiento incluye las siguientes áreas Edificio Principal Facultad de Jurisprudencia. Biblioteca General Centro de Desarrollo Tecnológico Salas de Cómputo de Especialidades Empresariales. Sindicato y Asociación de Empleados Facultad Técnica. Coliseo General Bodegas Unidad de Proveeduría e Inventarios Facultad de Medicina Facultad de Economía Facultad de Filosofía Facultad de Arquitectura Facultad de Ingeniería Aula Magna Centro de Idiomas Facultad de Artes y Humanidades Facultad de Especialidades Empresariales. Centro Gerontológico. Jardín Floresta. Jardín Sauces. Centro de Consultoría Jurídica. 3. RESPONSABLES y FUNCIONES Personal de la responsable de las actividades logística y operativa. Ing. Wilson Calvache Manrique - Jefe de Mantenimiento Responsable de: 1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades. 2. Asignar contratista o personal de cuadrilla responsable del mantenimiento. 3. Establecer costo de mantenimiento según presupuestos de contratistas. 4. Supervisar y controlar la ejecución de los trabajos y garantizar la calidad del Mantenimiento. 5. Cumplimiento y control del personal a su cargo, para el desarrollo y ejecución de las diferentes actividades. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 4
Sr. Héctor Ramírez Quinde - Asistente de Mantenimiento Responsable de: 1. Supervisar y controlar la ejecución de los trabajos de la cuadrilla de mantenimiento y garantizar la calidad de los trabajos. 2. Cumplimiento y control del personal a su cargo, para el desarrollo y ejecución de las diferentes actividades. Mgs. Madelaine Atiencia Criollo - Asistente de Mantenimiento Responsable de: 1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades 2. Entrega de solicitudes a personal de supervisión de la Unidad de Mantenimiento, para la evaluación respetiva. 3. Codificación de artículos de servicios y suministro previo al ingreso de los presupuestos en cada solicitud. 4. Ingreso de presupuestos en el sistema, para conocimiento de costos y asignación presupuestaria por parte de las dependencias 5. Consulta de solicitudes con asignación presupuestaria. 6. Elaboración de órdenes de compra por servicios. 7. Entrega a contratistas orden de compra por servicios para inicio de trabajos. 8. Recepción de facturas por trabajos terminados. 9. Elaboración de recibí conforme y seguimiento para respectiva aprobación de las diferentes dependencias. 10. Ingreso de facturas al Módulo de pagos del Sistema Financiero y elaboración de solicitud de orden de pago. Sr. Carlos Lara Marmolejo - Asistente de Mantenimiento Responsable de: 1. Análisis de las solicitudes y determinación de prioridades 2. Entrega de solicitudes a personal de supervisión de la Unidad de Mantenimiento, para la evaluación respetiva. 3. Codificación de artículos de servicios y suministro previo al ingreso de los presupuestos en cada solicitud. 4. Ingreso de presupuestos en el sistema, para conocimiento de costos y asignación presupuestaria por parte de las dependencias 5. Consulta de solicitudes con asignación presupuestaria. 6. Elaboración de órdenes de compra por servicios. 7. Entrega a contratistas orden de compra por servicios para inicio de trabajos. 8. Recepción de facturas por trabajos terminados. 9. Elaboración de recibí conforme y seguimiento para respectiva aprobación de las diferentes dependencias. 10. Ingreso de facturas al Módulo de pagos del Sistema Financiero y elaboración de solicitud de orden de pago. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 5
Personal que conforma la cuadrilla de Mantenimiento. Sr. Danilo Morales Supervisor Sr. Stalyn Cercado Supervisor Sr. Carlos Zambrano - Supervisor Sr. Jimmy Morales Zea Electricista Sr. Eduardo Candelario Electricista Sr. Pablo Mendoza Electricista, telefonista. Sr. Adolfo Mendoza - Electricista Sr. Tito García Pintor Sr. Luis García Pintor. Sr. Javier Alarcón Pintor. Sr. Alfredo Lino Gafitero Sr. Joffre Espinoza Gafitero 4. MANUAL DE MANTENIMIENTO PARA USO DE SISTEMA PROCESOS PARA EL TRÁMITE DE REQUERIMIENTOS A TRAVÉS DEL SIU Módulo de Mantenimiento SOLICITUD DE MANTENIMIENTO. PASO # 1: Pedido Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Asistentes, Secretarias) Ingreso\Solicitud de Mantenimiento (Pantalla MANA001F).- En esta pantalla, las Jefaturas y Coordinaciones Administrativas de los Departamentos y Facultades Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 6
informan a la Dirección Administrativa un breve detalle del mantenimiento que requieren. La pantalla requiere la siguiente información Unidad Subunidad Descripción del Requerimiento Centros de Costos de la Unidad que solicita el Mantenimiento Breve resumen de tipo de mantenimiento que requiere Nota: La solicitud debe ser aprobada por el Jefe Superior de Cada Unidad, para que pueda ser visualizada por la Dirección Administrativa. PASO # 2: Aprobación de la Solicitud de Mantenimiento Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Coordinadores y Jefes de área) Aprobación\Aprobación de solicitud (jefe área)\ Solicitud de Mantenimiento Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 7
Se cambia el estado de la Solicitud APROBADO, luego se graba PASO # 3: Aprobación de la Solicitud de Mantenimiento Proceso realizado por: Director Administrativo Aprobación\Aprobación de solicitud (Dir. Adm.)\ Solicitud de Mantenimiento PASO # 4: Asignar Empleados para el Mantenimiento Proceso realizado por: Jefe y Asistentes de la Unidad de Mantenimiento En esta pantalla como primera instancia, el Jefe de Mantenimiento solo delega un Asistente de Mantenimiento, para que realice la evaluación e inspección técnica. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 8
2. - Se cambia el estado de la Solicitud REVISADO, luego se graba 1- Se asigna el empleado responsable de la visita técnica. Nota: La Unidad de Mantenimiento en la pantalla MANC003F, solo visualiza las solicitudes aprobadas por el Director Administrativo PASO 5: Impresión de Reporte para Visita Técnica Proceso realizado por: ASISTENTES DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO IMPRESIÓN DE REPORTE DE VISITA TÉCNICA Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 9
PASO # 6: Visita Técnica Proceso realizado por: JEFE Y ASISTENTES DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO VISITA TÉCNICA El supervisor emitirá por escrito en el reporte de visita técnica un detalle de la evaluación realizada en la que constará lo siguiente. 1. Informe del tipo de daño 2. Personal que ejecutará el trabajo (cuadrilla contratistas) 3. Lista de materiales (si lo ejecuta la cuadrilla) 4. Proformas de trabajo con detalle del costo de la mano de obra y material (si lo realizan los contratistas) 5. En los casos de que los presupuestos superen los US $ 1.000,00 se cotizará con 3 Proveedores. 6. Levantamiento topográficos (Si lo requiere) 7. Diseños Arquitectónicos (Si lo requiere) 8. Diseños eléctricos, estructurales (Si lo requiere) Nota: La visita técnica se la realizará con los Coordinaciones Administrativos, Jefes de Áreas o delegados; Todas las proformas deben indicar el tiempo de garantía del trabajo. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 10
PASO # 7: Ingreso de la información de la Visita Técnica. Proceso realizado por: Asistentes de la Unidad de Mantenimiento (PANTALLA MANA003F) Se registran datos de la visita técnica PANTALLA PARA INGRESAR DATOS DE LA VISITA TÉCNICA Se Cambia el estado de la solicitud, VBUENO Jefe de Mantenimiento, luego se Graba PERSONA QUE INSPECCIONA CONTRATISTA QUE REALIZA EL LISTA DE ARTÍCULOS LISTA DE SERVICIO MANO DE OBRA Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 11
PASO # 8: Impresión de Orden de Trabajo Proceso realizado por: Facultades y Departamentos REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES EVALUADAS POR LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO. Luego que la Unidad de Mantenimiento ingresa la información de la visita técnica en el sistema, las Facultades y Departamentos pueden visualizar la lista de materiales y el costo de la mano de obra, para que posteriormente emitan los pedidos de materiales requeridos y las solicitudes de servicio, las mismas que tendrán que realizar por medio del SIU. Una vez realizada las solicitudes de materiales y servicios, estas deben ser aprobadas por el jefe superior para que puedan ser visualizadas y aprobadas o negadas por el Director Administrativo. NOTA: Cada Unidad al momento de realizar los pedidos de materiales o servicios, afectará a una partida de gasto, el cual comprometerá el saldo de sus presupuestos. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 12
SOLICITUD DE ORDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO Detalle del pedido efectuado por las Facultades o Departamentos Detalle del informe de la Visita Técnica Lista de Materiales requeridos Detalle de la mano de Obra Personal empleado para el Mantenimiento SOLICITUD DE SUMINISTROS, BIENES Y SERVICIOS Módulo de Mantenimiento PASO # 9: Elaboración de pedidos de suministros, bienes y servicios. Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Asistentes, Secretarias) De acuerdo a la información reflejada en el reporte SOLICITUD DE ORDEN DE TRABAJO que emite la Unidad de Mantenimiento, las Facultades y Departamento realizarán los pedidos de SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS, que se detallen en dicho reporte. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 13
En esta opción se solicitan los materiales En esta opción se solicita la mano de obra En esta opción se solicitan los bienes, como equipos, muebles, etc. APROBACIONES DE SOLICITUDES DE SUMINISTROS, BIENES Y SERVICIOS Módulo de Adquisiciones PASO # 10: Aprobación de Solicitudes de suministros, bienes y servicios. Proceso realizado por: Facultades y Departamentos (Jefes de área, Coordinadores, Decanos) Aprobación de Solicitud de Suministros Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 14
IMPORTANTE!!! Como requisito obligatorio, para los trámites que requieran una solicitud de servicios y estén vinculadas con una solicitud de suministro, las Facultades y Departamentos deberán constatar lo siguiente: STOCK DE MATERIAL: Si no existiere disponible el material en bodegas de Proveeduría, no podrán elaborar la solicitud de servicios hasta que no hallan sido adquiridos los materiales, para no ocasionar un retraso en la atención del servicio. Aprobación de Solicitud de bienes Aprobación de Solicitud de Servicios PASO # 11: Aprobación de Solicitudes de suministros, bienes y servicios. Proceso realizado por: Dirección Administrativa Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 15
La Aprobación del Director Administrativo se la realiza de igual manera que el paso # 10 de este proceso, pero se escoge la opción Aprobación de Solicitudes (Dir. Adm) de la cual se desprenden las solicitudes de suministros, bienes y servicios. PASO # 12: Generar pedidos a proveedores Proceso realizado por: Asistentes de la Unidad de Mantenimiento En esta opción se genera un pedido de cotización de proveedores, Clic, se desplaza una lista de los servicios y materiales a cotizar Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 16
Clic, Genera e imprime el pedido de cotización Clic, selecciona los suministros y servicios a cotizar PASO # 13: Ingreso al sistema de las cotizaciones emitidas por los contratistas Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 17
PASO # 14: Elaboración de cuadros comparativos Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento Se realiza este proceso para los montos que superen los US $ 1.000.00 Se seleccionan las cotizaciones ingresadas y se genera el cuadro comparativo Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 18
APROBACIONES SEGÚN LOS MONTOS Todas las solicitudes serán aprobadas por el Director Administrativo, y para los casos en que los presupuestos superen montos de US $ 1.000.00, se imprimirá toda la información que respalde el trabajo para la aprobación de las autoridades según detalle. Director Administrativo (hasta US $ 1.000.00) Rector Vicerrector (hasta US $ 5.000.00) Comité de Adquisiciones (hasta US $ 50.000.00) Consejo Universitario (valores > US $ 50.000.00) Luego de que la información es analizada y aprobada por las Autoridades, la Dirección Administrativa ordena la ejecución de los trabajos. PASO # 15: Generar Orden de Compra de Servicio Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento Una vez que se autorizan los presupuestos, se genera la orden de compra de servicios, para que los proveedores den inicio a la ejecución de los trabajos. Nota: la compra de materiales es realizada por la Unidad de Adquisiciones. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 19
Se Ingresan solo los servicios que fueron aprobados y que se van a ejecutar. SUPERVISIÓN DE TRABAJOS Y EMISIÓN DE RECIBÍ CONFORME Módulo de Adquisiciones PASO # 16: Visto bueno de trabajos Proceso realizado por: Jefe de Mantenimiento Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 20
Se cambia el estado de Visto Bueno a la Solicitud. PASO # 17: Elaboración de Recibí Conforme para trámite de pago. Proceso realizado por: Asistentes de Mantenimiento Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 21
PASO # 18: Recibí Conforme para trámite de pago. Proceso realizado por: Facultades o Departamentos (Unidad solicitante) Se cambia el estado Recibí Conforme _Jefe. PASO # 19: Aprobación de Recibí Conforme para trámite de pago. Proceso realizado por: Jefe de Mantenimiento. Se cambia el estado APROBADO Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 22
PASO # 19: Emisión de Recibí Conforme para cierre definitivo de solicitud. Proceso realizado por: Facultades y Departamentos Se describe un detalle del trabajo conforme y se cambia el estado de la solicitud. PASO # 20: Cierre de las solicitudes de Mantenimiento Proceso realizado por: Director Administrativo PASO # 21: Elaboración de solicitud de pago Proceso realizado por: Unidad de Mantenimiento. Dirección Administrativa Unidad de Mantenimiento. Página 23