ARCHIVOS MUNICIPALES ESTADO DE CHIHUAHUA Instituto Chihuahuense de la Cultura Archivos y Colecciones Especiales MBCI. Liliana Edith Rascón Sigala
Antecedentes: Con la aprobación de la Ley general del Sistema de Documentación e Información Pública del Estado de Chihuahua, publicada en el anexo No. 58 del Periódico Oficial del Estado con fecha 19 de junio de 1997, se otorga al Instituto Chihuahuense de la Cultura los objetivos y facultades de ser el centro de referencia de información sobre el Estado de Chihuahua y, a través del área de Archivos y Colecciones Especiales, el rescate, custodia, conservación, preservación, difusión y facilitador para consulta al público del patrimonio histórico documental de los chihuahuenses. Objetivos y facultades que son reforzadas con la Ley del Instituto Chihuahuense de la Cultura y por la Ley de Patrimonio Cultural del Estado. Con ello se crea: - La Red Estatal de Bibliotecas - El área de Archivos y Colecciones Especiales
Con esta misma legislación a partir del 2006 se implementa el programa de Rescate de Archivos tendiente a rescatar y organizar bajo lineamientos y procedimientos estandarizados, los archivos municipales principalmente, ya que en la mayoría de los casos, son los más olvidados y expuestos a siniestros y pérdida de la documentación. Fuente: Atlas de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua, pág. 50. Gobierno del Estado. ICHICULT. 2011
Cómo se trabajan los archivos municipales en Chihuahua Interinstitucionalmente: - Con recursos propios del municipio. - Con convenios de colaboración entre Ayuntamientos y Gobierno del Estado a través del Instituto Chihuahuense de la Cultura, con colaboración del INAH Delegación Chihuahua y Asociaciones Civiles como ADABI de México. - Por medio de la entrega en comodato al ICHICULT de su acervo histórico documental.
Problemática del trabajo en archivos históricos municipales - Falta de seguimiento en los trabajos o proyectos de archivos de una administración municipal a otra. Esto incluye los aspectos de: espacios, personal responsable, presupuestos, recursos materiales que se necesitan para esta labor. - Ausencia de una cultura archivística. - Accesibilidad territorial y problemáticas especificas que presentan algunos de los municipios para poder llegar a ellos. - Falta presupuesto, de personal y programas destinados para trabajos de organización, supervisión y capacitación en materia archivística.
Ley de Archivos del Estado de Chihuahua Publicación: Periódico Oficial, miércoles 26 de junio de 2013 -Creación del Archivo General del Estado integrado por: 1. Consejo Estatal de Archivos 2. Un Comité Técnico 3. Una Coordinación Estatal de Archivos 4. Un Departamento Jurídico y de Transparencia 5. Por los Responsables de los Archivos de cada sujeto obligado
- Sujetos obligados, entre otros: Los Ayuntamientos o Consejos Municipales y la Administración Pública Municipal. - Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos quien será el responsable de implementar y operar el Sistema Institucional de Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogéneo. - Red de Archivos del Estado de Chihuahua: mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemática de información entre sujetos obligados. - Sistemas Institucionales de Archivos: archivo de trámite, archivo de concentración, archivo histórico - Programas de Desarrollo Archivístico: Implementados anualmente por cada sujeto obligado.
Principales retos Presupuestarios: - Continuidad en los presupuestos destinados al recate y organización de archivos municipales. -Contratar profesionistas en materia de archivística y manejo de información. - Capacitación de personal que ya esta laborando en los archivos municipales. - Adecuación de los espacios de cada sujeto obligado para el área y trabajo archivístico. - Mobiliario e insumos adecuados. - Adquisición de tecnologías para automatización y sistematización del proceso de gestión documental. - Contar con recursos para visitas de supervisión y capacitación.
Principales retos Culturales: - Convencimiento de los mandos superiores- Presidentes Municipales, Secretarios del Ayuntamiento, Síndico y encargados de Cultura- de la importancia de implementar un sistema institucional de archivos. - Hacerles ver el costo-beneficio de un archivo organizado. - Concientizar a los sujetos obligados (Ayuntamientos) de la importancia que tiene la organización de su archivo para la transparencia y acceso a la información. - Falta de disposición de algunos servidores públicos para la organización de sus archivos. - Cambio de paradigma de todo lo que implica el concepto de ARCHIVO MUERTO por un nuevo lenguaje laboral y mental para el éxito de la Ley Estatal y Federal de Archivos.
ARCHIVO MUNICIPAL NUEVO CASAS GRANDES
ARCHIVOS MUNICIPALES DE ASCENCIÓN Y ROSALES CHIHUAHUA
ARCHIVO MUNICIPAL DE ALDAMA
Propuestas: - Que la Ley General de Archivos vincule a la Federación y los Estados con la finalidad de homogeneizar los trabajos de gestión documental yrecursosdestinadosalaorganizacióndelosarchivosmunicipales. - Que los recursos federales y estatales destinados a este fin sean etiquetados única y exclusivamente para los trabajo de archivos y los encargados de los archivos generales sean quienes dispongan del mismo. - Que se integren a los programas académicos del área de humanidades materias de archivística básica o incluir estos temas en las materias de metodología de la investigación.
Propuestas: - Crear comités de supervisión y vigilancia para apoyar los trabajos de rescate y organización de archivos en los municipios. -Propiciar convenios interinstitucionales para realizar los procesos de gestión documental de manera coordinada y multidisciplinaria. - Ofertar la licenciatura en archivonomía en más universidades del país. - Utilizar las tecnologías de información y comunicación (redes sociales) para la comunicación contante con los encargados de los archivos municipales: - http://archivoshistoricoschihuahua.wordpress.com
Propuestas: - Contar con un modelo de organización archivística para archivos municipales que permita agilizar procesos de administración, gestión y automatización documental, (base de datos estandarizada), que realice búsqueda y reprografía los contenidos de los documentos. - La Ley General debe contemplar la divulgación de programas del quehacer archivístico ya establecidos que sirven de apoyo a los municipios (PAICE).