1. OBJETIVO. Página 1 de 5 Determinar las acciones y requisitos para evaluar y seleccionar a los proveedores de servicios turísticos y soporte administrativo, de acuerdo a su capacidad para suministrar sus productos según los requerimientos de OSSA Y ASOCIADOS S.A. Realizar seguimiento a los proveedores para verificar su comportamiento a través del tiempo con el fin de que se tomen decisiones en pro de la mejora continua. 2. ALCANCE. Este proceso aplica desde la identificación de los proveedores, evaluación y selección hasta la comunicación de los resultados obtenidos para la toma de decisiones. 3. RESPONSABLES. 3.1 Gerente General. Es responsable de: Generar recursos para el cumplimiento del proceso de auditoría a proveedores, su respectiva evaluación, selección y reevaluación. 3.2 Gestor de. Es responsable de: Garantizar la implementación y cumplimiento de este documento. Evaluar, seleccionar de los proveedores de acuerdo a los requisitos definidos. Control y seguimiento a los proveedores con el fin de generar los criterios para la evaluación. Informar a los proveedores, los resultados de su evaluación. Mantener la comunicación con los proveedores. Generar visitas de inspección. Realizar nuevas alianzas con los proveedores. Definir si se continua o no con los proveedores actuales, de acuerdo a su comportamiento. Mantener actualizada la base de datos de los proveedores. 3.3 Agente de Viajes. Es responsable de: Informar el comportamiento de los proveedores para hacer la reevaluación. Realizar la reserva directamente con los proveedores, de acuerdo al tipo de servicio.
Página 2 de 5 3.4. Personal Administrativo. Responsable de proveedores administrativos: DIRECTOR DE TECNOLOGÍA: Tiene la responsabilidad de los proveedores de tecnología como cámaras, equipos de informática y cableado y mantenimiento. GESTOR DE TALENTO HUMANO: Tiene la responsabilidad de los proveedores de Papelería, Aseo y cafetería, Seguridad, Dotaciones, Archivo y Gestión documental. ASISTENTE DE PRESIDENCIA: Tiene la responsabilidad de los proveedores de infraestructura tales como mantenimiento, Sillas y mantenimiento, Fumigaciones, Ventilación mecánica y Extintores. 4. DEFINICIONES. 4.1 Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto. 4.2 Compra. Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio. 4.3 Requerimiento. Es la necesidad de una compra. 4.4 Evaluación. Recopilar y analizar información que permita determinar un rango de calificación. Nota: Realizar nuevamente la evaluación al proveedor de acuerdo a los seguimientos, en caso de no cumplir con un aspecto dentro de la evaluación. 5. CONDICIONES GENERALES. 5.1 Tipo de proveedores. Para evaluar y seleccionar proveedores OSSA Y ASOCIADOS S.A, tiene en cuenta el tipo de proveedor determinando los siguientes: Hoteles. Mayoristas: Agencias de viajes especializados en destinos turísticos, específicos y/o especializados. Aerolíneas Administrativo Otros (Transporte terrestre, Cruceros y Tarjetas de asistencia) Se debe registrar el proveedor con el formato de calidad 001 más la carta de compromiso sostenibilidad con proveedores 018.
Criterios de Selección Página 3 de 5 Para la selección de un proveedor de servicios turísticos se debe tener en cuenta los criterios establecidos en el formato de calidad 015 y realizar la FMTO- SGC-PRT-004 - Evaluación a de acuerdo a los criterios establecidos en dicho formato. 5.2 Evaluación del proveedor. Para la evaluación de proveedores turísticos el Gestor de diligencia el formato FMTO-SGC-PRT-004, con el cual define si el proveedor cumple con los requisitos de OSSA Y ASOCIADOS S.A para prestar el servicio. 5.2.1 Criterios de Evaluación. CRITERIOS SELECCIÓN PROVEEDORES NUEVOS NRO. ITEM DESCRIPCION CALIFICA CION 1 CALIDAD DEL PRODUCTO Los productos ofrecidos cumplen con las características presentadas en su propuesta comercial. 2 CALIDAD DEL SERVICIO Cuenta con el personal calificado, para estar tendiente a satisfacer todas las necesidades del cliente. 3 4 TRAMITE DE QUEJAS Y RECLAMOS RENTABILIDAD PARA LA AGENCIA Presenta una línea o persona dedicada para atención y tratamiento de PQRS 10 Ofrece beneficio para la agencia o con tarifas competitivas o porcentaje de comisión como mínimo al 10% 10 5 SOSTENIBILIDAD 6 LEGALIDAD Conocen los aspectos de sostenibilidad en tres factores (Ambiental, Económico y Sociocultural), tienen implementado un sistema de gestión de sostenibilidad Cumple con requisitos legales y reglamentarios exigidos en el formato de calidad FMTO-SGC- COM-001 Envío de documentación Completa y a tiempo 10 7 CAPACITACIÓN Realiza capacitaciones de productos / servicios y ofrece material publicitario 10 TOTAL 100 NRO. ITEM CRITERIOS SELECCIÓN PROVEEDORES NUEVOS: HOTELES CALIFICACION Puntaje 1 =MENOR A 60% 5 = ENTRE 60% Y 80% 10 = ENTRE 80% Y 100% Calificación proveedor NO CONFORME POR MEJORAR CONFORME OBSERVA CIONES
Nota: Página 4 de 5 El 50% del papel utilizado en la agencia debe tener en cuenta criterios ambientales, para lo cual debe solicitarse evidencia al proveedor. En caso de comprar nuevos equipos adquirir aquellos diseñados con ahorro de energía. 5.3 Clasificación evaluados. Los proveedores se clasifican según el puntaje obtenido en la evaluación de proveedores así: CALIFICACIÓN PUNTAJE OBTENIDO Conforme 10 Por Mejorar 5 No Conforme 1 Proveedor Conforme: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 10 puntos. Este proveedor será incluido en el FMTO-SGC-PRT-017 Listado de. Este formato debe ser actualizado cada vez que exista inclusión de un nuevo proveedor. Proveedor Por Mejorar: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 5 puntos. Este proveedor será incluido en el FMTO-SGC-PRT-017 Listado de. Este formato debe ser actualizado cada vez que exista inclusión de un nuevo proveedor. Proveedor No Conforme: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 1 punto. Este proveedor no será tenido en cuenta para ser proveedor de OSSA Y ASOCIADOS. Cuando el proveedor ya es seleccionado, el responsable del proceso hace la apertura de la hoja de vida del proveedor con el formato Registro de proveedores 001, con el fin de ser enviado a los agentes de viajes, para que identifiquen a que proveedor se le puede generar la compra. Nota: Los documentos que los proveedores deben enviar a OSSA Y ASOCIADOS S.A son: los descritos dentro del formato de Calidad 001, como anexos digitales Esta información reposa digitalmente en la Intranet y en la computadora del gestor de proveedores. 5.4 Seguimiento y Evaluación de. La evaluación corresponde a una valoración estadística que corresponde y debe ser el 25% sobre el total de proveedores, estos mismos deben ser los más recurrentes y/o más utilizados (Que hayan tenido ventas durante el año) que se hace para ver el comportamiento y desempeño de los proveedores a través del tiempo.
Página 5 de 5 Cada vez que el proveedor nos presta un servicio, el responsable de la verificación de los servicios prestados, se actualiza el formato (mínimo 1 vez al año) Evaluación y de proveedores SGC-PRT-004 evaluando el nivel de desempeño de los, según corresponda, donde se valida en cumplimiento del proveedor en los aspectos definidos por OSSA Y ASOCIADOS, esta evaluación debe hacerse anualmente. 6. REGISTROS DE CALIDAD. Código y Nombre 001 Registro de Responsable Protección Física y Magnética Tiempo de Retención Disposición Final FMTO-SGC-PRT- 004 - Evaluación a 015 Criterio Selección FMTO-SGC-PRT- 017 - Listado de Provees APROBADOS 018 - Carta Compromiso Gestor de Turísticos. Digital: Carpeta de nombre De acuerdo a lo establecido dentro del SGD. De acuerdo a lo establecido dentro del SGD.