La directiva presidencial No. 02 y 04 de 2012 sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política de cero papeles en la administración pública, propone identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel en los procesos al interior de la identidad y dispone la promoción del uso de herramientas electrónicas. Con el fin de cumplir dicha directiva en el Programa de Condiciones Esenciales de Calidad para laboratorios de la Universidad del Valle, se establecieron los lineamientos a seguir para la de documentos, promoviendo el uso de información magnética y la reducción de física de documentos. OBJETIVO: Identificar la forma de y archivo de los documentos de acuerdo con el plan de condiciones esenciales para laboratorios. En la siguiente tabla Usted encontrará quién es el responsable del documento, la forma de y el tiempo de según el documento y las disposiciones de archivo de la Universidad: Documento INFORMACIÓN FÍSICA DE CONTROL DOCUMENTAL A TRAVÉS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTRATO O CONVENIO POR VENTA DE SERVICIOS O INVESTIGACIÓN En este tipo de documentación se debe elaborar una carpeta física de acuerdo con las disposiciones de gestión documental de la Universidad. Se deben tener las carpetas físicas dispuestas para archivo y codificarlas de acuerdo con las directrices de En la carpeta asociada a cada contrato o convenio se deben conservar todos los registros y soportes que se desprende de éste: Orden de pedido o solicitud del servicio o acuerdo de realización de actividad Ingreso al laboratorio (sí es requerido para de evidencia de las personas que Persona encargada en el laboratorio o en la Escuela / Departamento para el control administrativo Persona encargada en el laboratorio o en la Escuela / Departamento para el control administrativo Físico Físico De acuerdo con las disposiciones de De acuerdo con las disposiciones de documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 1
INFORMACIÓN FÍSICA DE CONTROL DOCUMENTAL A TRAVÉS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL asistieron o estuvieron en el tiempo de realización del convenio o contrato) Registro de dificultades que se presenten en el momento de realizar los análisis, mediciones u operaciones del objeto del convenio o contrato. Acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento tomadas frente a las dificultades que se presentaron en la operación objeto del convenio o contrato. Resultados parciales y totales de la investigación o prestación del servicio. CARPETA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL LABORATORIO Carpeta física en donde se conservarán todos los registros que deben ser físicos del Se debe tener la carpeta autorizada por y nombrarla de acuerdo con las tablas de Retención. En esta carpeta se conservan todos los documentos de apoyo o soporte del Persona encargada en el laboratorio o en la Escuela / Departamento para el control de la carpeta de gestión de calidad del laboratorio Físico De acuerdo con las disposiciones de Acto administrativo de creación del Este documento es expedido por el Consejo de la Facultad. Ficha técnica del laboratorio Documento anexo al acto administrativo de creación del El Decanato y/o el Consejo de la Facultad lo solicita para aprobar la del Docente, documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 2
INFORMACIÓN FÍSICA DE CONTROL DOCUMENTAL A TRAVÉS DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL creación o la oficialización del Ficha técnica de los equipos De acuerdo con las Tablas de Retención este es un tipo documental, por tanto debe ser conservado. A cada equipo se le debe crear una carpeta física en donde su inicio sea la ficha técnica del equipo, seguidamente se deben conservar todos los registros asociados al equipo: Manual de Instrucciones Control metrológico del equipo Registros o soportes de mantenimientos y/o calibraciones realizadas al equipo Información de Apoyo: Los documentos utilizados como apoyo o soporte para la gestión de los laboratorios, no ingresan al Sistema de (Tablas de retención documental. La forma de puede ser electrónica o física. A pesar de no tener tiempos de retención su es anual y posteriormente pueden ser eliminados. Nota: Las versiones obsoletas de estos documentos son destruidos en el momento y se conserva sólo lo de aplicación. documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 3
Anual Programa de Condiciones Esenciales de Calidad Crear una carpeta electrónica en el computador oficial del laboratorio y crear subcarpetas por temas. Cada vez que se realicen cambios borrar el obsoleto laboratorio Ficha Técnica del En la subcarpeta denominada con el mismo título crear el archivo del formato, en caso de tener anexos, ubíquelos en la misma subcarpeta. NOTA: En el caso de tener documentos físicos, escanear y colocar en la subcarpeta. No conservar documentos físicos innecesarios. Anual Cada vez que se realicen cambios borrar el obsoleto. Organigrama del En la subcarpeta Organigrama del. Si tiene anexos, ubíquelos en Cada vez que se realicen cambios borrar el obsoleto. documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 4
la misma subcarpeta. NOTA: En el caso de tener documentos físicos, escanear y colocar en la subcarpeta. No conservar documentos físicos innecesarios. Anual Tipo: Impreso Formato de Ingreso al Formato de Manejo de Equipos, Instrumentos, Insumos o Documentos Diligenciar: físicamente en cada evento. NOTA: El laboratorio decide la periodicidad de cambio de acuerdo con el flujo de demanda En la carpeta de archivo físico del documento, colocar pestañas o separadores con el nombre del formato diligenciado y conservar. Tipo: Impreso Diligenciar: físicamente en cada evento. NOTA: El laboratorio decide la periodicidad de cambio de acuerdo con el flujo de demanda En la Consultar forma de almacenamient o electrónico a escanear los documentos de forma mensual Si este formato es muy trascendental para el laboratorio comuníquese con para definir tiempos de retención. Anual Consultar forma de almacenamient o electrónico a escanear los documentos de forma mensual documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 5
carpeta de archivo físico del documento, colocar pestañas o separadores con el nombre del formato diligenciado y conservar. / Físico Préstamo de Equipos del Diligenciar: El formato puede ser diligenciado de forma electrónica. electrónica en la subcarpeta creada NOTA: En caso que exista dificultad de medios electrónicos, puede ser impreso pero posteriormente ser escaneado para su electrónica (El laboratorio debe definir la periodicidad en que escanea el documento y lo destruye) Anual Registro de Novedades del Docencia Tipo: Impreso Anual documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 6
Diligenciar: El docente, el formato debe colocarse en un sitio visible del Nota: El responsable del laboratorio y el Comité de Calidad de la Facultad deben definir la periodicidad de recoger la información consignada en el formato con el fin de tomar las ACPM correspondientes. Una vez recogida la información, el formato puede ser escaneado y conservado en una subcarpeta electrónica Registro de Dificultades en el Nota: Después de escaneado el documento físico puede ser destruido / Físico / Escaneado Diligenciar: El formato puede ser diligenciado de forma electrónica. Electrónica en la NOTA: En caso que exista dificultad de medios electrónicos, puede ser impreso documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 7
pero posteriormente, al mes, ser escaneado para su electrónica El responsable del debe definir la periodicidad de recoger la información consignada en el formato con el fin de tomar las ACPM correspondientes. Evaluación de la Satisfacción de Usuarios Una vez recogida la información, el formato puede ser escaneado y conservado en una subcarpeta electrónica. Destruir el documento físico Tipo: Impreso / Electrónico / Escaneado Diligenciar: Se puede hacer uso de medios virtuales para solicitar el diligenciamiento de la encuesta a los usuarios o clientes. En el caso de recibir la información de forma electrónica, conservar en la En el caso de recibir de forma física, escanear y conservar en la carpeta electrónica Cronograma de Mantenimiento, laboratorio, hasta tanto la Sección de elabore políticas al respecto documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 8
Verificación y Calibración de Equipos Registros de los mantenimientos y controles metrológicos Proveedor del servicio En la subcarpeta denominada con el mismo título crear el archivo del formato, de caso de tener anexos, colocar los archivos electrónicos en la misma subcarpeta. En el caso de tener documentos físicos, escanear y colocar en la subcarpeta. No conservar documentos físicos innecesarios Tipo: Física En la carpeta física crear una pestaña o separador y conservar los registros de forma física consecutivamente. laboratorio, hasta tanto la Sección de elabore políticas al respecto La Sección de debe definir el control documental para este tipo de documentos. Distribución Física del Encargado del Electrónica en la laboratorio, hasta tanto la Sección de elabore documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 9
Listado de Equipos, Instrumentos y Documentos Documento de carácter institucional Electrónica en la políticas al respecto Matriz de Roles y Responsabilidades El laboratorio debe documentar la forma como cumplen los roles y responsabilidades en su laboratorios. Es decir, con base en el documento institucional redactar un documento (sin forma) en donde expliquen cómo funciona al interior. Electrónica en la Borrar aquellas matrices obsoletas por cambios en las responsabilidad es o roles del personal. Declaración de Independencia e Imparcialidad Debe ser actualizado al momento de cambios en perfiles, funciones o roles Representante del El laboratorio (Escaneado) Electrónica en la Borrar la declaración obsoleta por documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 10
debe declarar su independencia, imparcialidad, confidencialidad y. Puede utilizar el documento modelo del GICUV. NOTA: Realizar el documento, FIRMA del responsable, escanear y destruir. cambios en la dirección del Debe actualizarse cuando se realicen cambios dentro de la dirección del PQRS ACPM S Institucional: Secretaria General de la Universidad Por dependencia: laboratorio, especial para laboratorios que realizan actividades de investigación y extensión. Diseño del formato: Área de Calidad y Diligenciamiento: Se debe diligenciar resultado de: Informes de Auditorías Tipo: Físico / Electrónico Consultar la posibilidad de escanear los documentos Diligenciar: El formato se puede diligenciar de forma electrónica. Electrónica en la Los seguimientos pueden conservarse de la misma forma. Definición de la Sección de Definición de la Sección de documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 11
Internas, PQRS, Dificultades o novedades en el laboratorio, análisis de indicadores, resultados de seguimiento a tareas. Documentos de personal que no se conserve en RRHH Resultados de investigación o actividades de extensión (convenios, contratos, análisis, órdenes de pedido, solicitudes demás) Responsabilidad del laboratorio Responsabilidad del laboratorio Electrónica, crear subcarpeta con el nombre de Administración de Personal, solicite al personal contratista y monitores las hojas de vida y soportes en medio magnético y ubíquelos allí. Recuerde actualizar novedades. NO COLOCAR LAS HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL NOMBRADO PUES SU CONSERVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN ES RESPONSABILIDAD DE RRHH Tipo: Físico / Electrónico Revisar las disposiciones de Ley y por la Universidad para este tipo de documentos. NOTA: Lo importante es no conservar laboratorio, hasta tanto la Sección de elabore políticas al respecto Pendiente que la Sección de establezca disposiciones para información del laboratorio documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 12
copias innecesarias y sin el control documental requerido. Procedimientos técnicos y operativos: protocolos, manuales de instructivos, guías, folletos, etc. Modelos: Área de Calidad y Operativos y Técnicos: laboratorio Revisar posibilidad de escanear documentos físicos y ubicarlos en la subcarpeta correspondiente. Si no es posible, conservar en la carpeta física en un separador. NOTA: Recuerde utilizar formatos oficiales y evitar el uso de documentación impresa innecesaria. documentos Programa Condiciones Esenciales de Calidad s - Página 13