1.0 Propósito Control de las actividades de caja, para el cobro de las ventas del día. 2.0 Alcance 2.1 Atención al cobro de clientes de Ferretera Renovando S.A. de C.V. en ventas al contado 2.2 En ventas a crédito, emisión de factura, firma de factura original por el cliente, entrega de copia al cliente, y entrega de factura original al Crédito y cobranza. 2.3 Corte de caja y arqueos de caja 3.0 Responsabilidades Crédito y cobranza: emitir y mantener el presente procedimiento de operación. Responsable de asegurar su aplicación. 4.0 Definiciones: No aplica 5.0 Procedimiento: 5.1 Emisión de Emisión de El Cliente o vendedor, indica el número de venta (número de factura), indicando en caso de ser mercancía por enviar. La cajera imprime la factura, confirmando si es venta de contado o a crédito... 5.2 Pago de Contado (efectivo, TDC. Tarjeta de débito, cheque) Pago de Contado La cajera cobra y sella de pagado el juego de las cuatro facturas con la leyenda contado (en la parte inferior) y las firma. Entrega la original y copias de la factura de la siguiente forma:: Copia amarilla a almacén, para la entrega de los productos al cliente, o en caso de mercancía por enviar, entrega la copia amarilla de la factura sellada con la leyenda por enviar. Original de factura (blanca) al cliente Copia verde, resguardo provisional, para su entrega en el corte de caja diario a contabilidad. Copia rosa, resguardo provisional para su entrega a contabilidad para el corte de caja.
5.2.1 Efectivo efectivo La cajera recibe el pago y lo aplica a la venta en SIRE. Entrega el monto del pago a contabilidad, durante el corte de caja del día. 5.2.2 Pago con Tarjetas de Débito o Crédito pago con Tarjeta 5.2.3 Pago con Cheque cheque Cheque Se firma baucher por cliente y se adjunta a copia rosa de factura, anotándose en la factura los datos del banco, número de tarjeta y número de autorización. La cajera aplica el pago a la venta en SIRE (nombre del banco, No. de autorización, monto, fecha y No. de Tarjeta).. confirma en SIRE, si por primera vez el cliente realizará el pago con cheque, en este caso si el monto es igual o mayor a $10,000, caja pide autorización a Prochemex y anota en parte posterior del cheque el No. de autorización. En montos menores informa a contabilidad para su cobro inmediato. Se admiten cheques post-fechados solo de máximo 30 días. aplica SIRE dando de alta el monto del cheque, banco y No. De Cheque y anota en la factura los datos de: banco, número de cheque, monto, fecha de cheque. NOTA: Cuando el monto del cheque es mayor al monto de compra se anota el saldo a favor en la factura, y al cliente se le entrega copia del cheque con el dato de saldo a favor y firma de cajera. 5.3 Transferencias Bancarias cheque Transferencia Bancaria La cajera recibe el documento de la transferencia, autorizado por crédito y cobranza, quien previamente confirmó que la aplicación ya este realizada en el banco. Adjunta el documento de transferencia a copia rosa de factura.
5.4 Anticipos Pago de Anticipos Recibo de anticipo Cliente realiza pago de contado por concepto de anticipo, aplica el el SIRE y entrega al cliente recibo por el monto del anticipo correspondiente. 5.5 Pago por Crédito (no aplica a sucursales) Tramites de pago por crédito entrega al cliente original de factura para su firma, cajera la resguarda para su entrega a Crédito y cobranza al corte del día. Producto entrega inmediata: copia amarilla de factura la entrega a almacén quien proporciona los productos al cliente y sella como mercancía entregada. La factura original, copia verde y rosa se entrega a Crédito y Cobranza. Mercancía por enviar: cajera sella copia amarilla de factura con leyenda por enviar. Cliente se queda con esta copia. entrega factura original al Gerente de Logística, llevando un registro de las facturas originales entregadas con datos de No. factura quien recibe y firma. Gerente de Logística, programa envío del producto al cliente, se entrega la mercancía al cliente quien firma en la factura original de recibido. La factura original se regresa a caja y se entrega a crédito y cobranza. Posteriormente el cliente realiza caja, y se le entrega la factura original. 5.6 Monedero Electrónico Aplicación de Puntos Tarjeta Club Renovando Si el cliente es de primera compra, se captura la información del cliente en SIRE, con los datos de credencial de elector y se expide la tarjeta club renovando. Por cada compra se otorgan por sistema el 2% del monto de la venta. Operación que se realiza al momento del pago de la factura.
Uso de Puntos Club Renovando Se desliza tarjeta y aparece el monto (1 punto = $1) Se imprime el documento (juego de 2) Club Renovando, que indica nombre, fecha, hora y se da el juego a cliente para su firma. En caja se resguarda un documento y el otro se anexa a copia rosa de factura que se entrega a contabilidad al cierre del día. Puede ser el monto al 100% de lo facturado o solo parte, en cuyo caso se cobra la diferencia en pago de contado (efectivo. efectivo, TDC. Tarjeta de débito o cheque). Se aplica SIRE y se emite nota de crédito Ver. AD-07 5.7 Corte de Caja Corte de Caja / Auxiliar Administrativo Corte del día Operaciones en el programa renovando El Jefe de Sistemas, entrega a crédito y cobranza el corte al final del día, con este documento: a. Se confirma la entrega física del efectivo y físicamente factura contra datos del corte, realizándose el arqueo y la diferencia no debe ser mayor a $5.00, considerándose el fondo fijo. b. Se revisan cheques, que concuerden datos de cheque monto y banco, con factura y corte. c. Revisión de pagos con tarjeta de crédito y debito, se revisa nombre del cliente, monto y número de tarjeta contra factura y corte. Monedero electrónico: mediante reportes del sistema EMPATHEE, Operaciones en el programa club Renovando operaciones de suma y operaciones de redención, se realiza la conciliación respecto a datos de facturación de SIRE y notas de crédito. 5.8 Arqueos de Caja (aplica a matriz) Arqueos de Caja Se realizan al día dos arqueos, a medio día de efectivo y revisión de ingreso de los pagos en forma oportuna. / Auxiliar Administrativo
6.0 Documentos Asociados Recibo de Anticipo VT-01-03 -01 7.0 Aprobaciones: Elaborado por: Josefina Jiménez Mercado Revisado por: I. Salvador Fernández Carreón Jorge Hernández Aprobado por: Juan Carlos Rubio Nava Fecha Firma